samlemappe for student

sak i samlemappe for student

All dokumentasjon som gjelder forholdet til en konkret student, skal i utgangspunktet arkiveres i en samlemappe for vedkommende.

Dette gjelder også delvis for opptak, se rutinene for denne type saker.

Unntaket er dersom saksforholdet i seg selv er taushetsbelagt. Da skal saken ikke ligge i samlemappen, siden det ellers vil være mulig for alle brukere å se hvem saken gjelder. Dette gjelder først og fremst saker med tilgangskode SX (fusk, skikkethet med mer).

Varslingssaker skal ikke arkiveres i noens samlemappe.

Hint

Les mer om samlemapper under «Arkivering av personal- og studentdokumentasjon».

Før du oppretter en sak som gjelder en student, søk etter studentens navn eller studentnummer for å se om det allerede finnes en sak du skal gjenbruke.

Når du oppretter en ny sak, bruk fortrinnsvis en saksmal. Da blir tittel, skjerming og andre metadata forhåndsutfylt. Meld behov om nye saksmaler til brukerstøtten.

Se liste over tilgjengelige saksmaler på siden om studiesaker.

For dokumentasjonsforvaltere

Ved kontroll av saken sjekk at den har studentnummer som primærklassering og riktig prosess fra det funksjonsbaserte klassifikasjonssystemet (FK) som sekundærklassering.

skjerming av studentsaker

En studentsak skal skjermes med tilgangskode S, SF, ST eller SX. For mer informasjon om de ulike tilgangskodene se «Tilganger og skjerming i WebSak».

Skjerming av studentens navn i tittel 2 følger avskjermingskoden (tallet etter tilgangskoden). Tittel 2 skjermes når man bruker tilgangskode PT eller PX (avskjermingskode 3), ellers ikke (avskjermingskode 1).

Viktig

Ikke legg til eller fjerne haken for skjerming for tittel eller klassering.

Hint

Tittel 2 og klassering er ikke synlig i offentlig journal på eInnsyn.no.

Se bort fra at det er haket av for skjerming av tittel og klassering ved tilgangskode INT-0.