Arkivinndeling i WebSak

Arkivdeler

Dokumentasjonen i WebSak forvaltes i forskjellige arkivdeler avhengig av

• hvordan dokumentasjonen er ordnet/klassert

• behov for intern tilgangsstyring

• behov med tanke på periodisering

• om det skal publiseres offentlig journal med dokumentasjonen på eInnsyn

• om det skal være mulig å fulltekstpublisere filer på eInnsyn

• hvilken virksomhet som skaper dokumentasjonen

Vi skiller mellom generelle arkivdeler som brukes ved hele UiB, spesielle arkivdeler som brukes ved enkelte enheter, og arkivdeler som brukes av andre arkivskapere enn UiB.

Merknad

Bare dersom det publiseres offentlig journal fra arkivdelen på eInnsyn, er det mulig å fulltekstpublisere filer via samme kanal. Hvilke filer som kan fulltekstpubliseres, styres av tilgangskoden.

Generelle arkivdeler

Dette er arkivdeler som kan brukes på tvers av administrative enheter ved UiB.

Alle ansatte ved UiB har tilgang til uskjermet dokumentasjon i disse arkivdelene.

SAK

Generell dokumentasjon ordnet etter arbeidsprosess

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn	mulig

PERSONAL

Personaldokumentasjon ordnet etter ansattnummer

Ved manglende ansattnummer bruk arkivdel ANDRE.

Påkrevd klassering	Ansattnummer (UiB ANR) Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn	mulig

STUDENT

Studentdokumentasjon ordnet etter studentnummer

Ved manglende studentnummer bruk arkivdel ANDRE.

Påkrevd klassering	Studentnummer (UiB SNR) Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn	mulig

ANDRE

Dokumentasjon som gjelder personer uten ansatt- eller studentnummer

Har personen anr. eller snr., brukes hhv. arkivdel PERSONAL og STUDENT

Påkrevd klassering	Fødsels- eller d-nummer (UiB FNR) Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn	mulig

EIENDOM

Eiendomsdokumentasjon ordnet etter byggnummer

Påkrevd klassering	Byggnummer (UiB BYGGNR) Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn	mulig

Arkivering av personal- og studentdokumentasjon

Personalsaker som gjelder en person uten ansattnummer, samt studentsaker som gjelder en person uten studentnummer, arkiveres i arkivdel ANDRE med fødselsnummer som primærklassering i stedet for henholdsvis ansattnummer eller studentnummer.

Viktig

Unntak: Dersom saksforholdet som gjelder en person, i seg selv er taushetsbelagt, skal saken ikke opprettes i vedkommendes samlemappe. Uvedkommende vil da kunne se hvem saken gjelder, selv om navnet på vedkommende er skjermet i selve saken og alle dokumentene i den.

Slike saker skal opprettes i samme arkivdel som samlemappen og med samme primærklassering. De kan da søkes opp av dem som har til tilgang, uten at andre ser koblingen mellom saken og personen.

Dette er typisk aktuelt for saker med tilgangskode PX eller SX.

Det finnes egne saksmaler for alle typer samlemapper:

• student (med studentnummer)

• ansatt/oppdragstaker (med ansattnummer)

• student uten studentnummer

• ansatt/oppdragstaker uten ansattnummer

Alle WebSak-brukere har tilgang til alle samlemapper (skjerming: INT-0), men ikke til alle sakene i de enkelte samlemapene.

Samlemapper opprettes fortløpende for de fleste ansatte og studenter. Hvis du ikke finner en samlemappe personen det gjelder, må du opprette en fra saksmalen som passer (avhengig om du har ansattnummer hvis det gjelder en ansatt/oppdragstaker, eller studentnummer dersom det gjelder en student).

Samlemapper klasseres med ansatt- eller studentnummer. Når man arkiverer dokumentasjon i saker i en slik samlemappe, har man en entydig kobling til personen det gjelder. Dette sikrer at dokumentasjonen er gjenfinnbar.

Saker som ikke gjelder bestemt person, arkiveres i arkivdel SAK. Dette inkluderer saker hvor flere henvendelser skal besvares samlet (særlig ved fletting). De som er ansvarlig for slike saker, må sørge for at det opprettes en kryssreferanse mellom saken og samlemappen til hver av personene som saken gjelder.

Samlesaker, hvor dokumentasjon for flere personer samles i én sak, skal i størst mulig grad unngås. Når man samler dokumentasjon på denne måten, øker risikoen for at man (andre enn en selv) ikke finner den igjen senere. Det er nok med en skrivefeil i navnet.

Oversikt over hvor forskjellige type dokumentasjon skal arkiveres.

Gjelder bestemt person	Taushetsbelagt saksforhold	Har anr./snr.	Arkivering
ja	ja	ja	sak i samlemappe i arkivdel PERSONAL/STUDENT
ja	ja	nei	sak i samlemappe i arkivdel ANDRE
ja	nei	ja	enkeltstående sak i arkivdel PERSONAL/STUDENT
ja	nei	nei	enkeltstående sak i arkivdel ANDRE
nei	–	–	sak i arkivdel SAK
ja, men med felles svar	–	–	sak i arkivdel SAK med kryssreferanse til samlemapper

Spesielle arkivdeler

Disse arkivdelene av bestemte administrative enheter til fagdokumentasjon og av Studentombudet.

I utgangspunktet har bare ansatte ved disse enhetene tilgang til dokumentasjon i sine respektive arkivdeler.

Dersom dokumentasjonen er uskjermet (har tilgangskode INT), kan de imidlertid gi andre brukere tilgang ved behov.

Dokumentasjon som er skjermet med en såkalt spesiell tilgangskode, kan i utgangspunktet ikke deles med brukere utenfor enheten det gjelder.

HOLBERG

Fagdokumentasjon som gjelder Holbergprisen

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

PASIENT

Pasientdokumentasjon ordnet etter fødselsnummer

Brukes av klinikker ved UiB.

Påkrevd klassering	Fødsels- eller d-nummer til pasient (UiB PASFNR) Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

SKA

Faglig dokumentasjon ved Skeivt arkiv

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

STOMB SAK

Dokumentasjon hos UiBs Studentombud ordnet etter prosess

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

STOMB STUD

Studentdokumentasjon hos UiBs Studentombud ordnet etter studentnummer

Tas i bruk ved behov.

Påkrevd klassering	Studentnummer (studentombud) (STOMB SNR) Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

Arkivdeler som brukes av andre arkivskapere

WebSak brukes også av andre arkivskapere enn UiB. Disse har egne arkiv med arkivdelene nedenfor.

Brukere ved UiB har i utgangspunktet tilgang til uskjermet dokumentasjon hos fond og stiftelser, men ikke hos eiendomsselskapene.

DNBFOND

Arkiv for DnB Banks Asas jubileumsfond til Universitetet i Bergen sti

Org.nr. 977152569

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

EVATORHILD

Arkiv for Eva Torhilds minnefond for medisinsk forskning sti

Org.nr. 944639357

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

FALCH

Konsul Søren Falch og øyenlege Sigurd Falchs fond for med. vit. sti

Org.nr. 977153484

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

FOLKEHELSE

Arkiv for Fond til tiltak for folkehelsen i Bergen kommune stiftelse

Org.nr. 980540812

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

HEGERMANN

Arkiv for Rebekka Ege Hegermanns legat sti

Org.nr. 938102740

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

HORMONLAB

Arkiv for Hormonlaboratoriets fond sti

Org.nr. 944641238

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

KRYBBEFOND

Arkiv for Forskningsfond for krybbedød ved Det med. fakultet, UiB sti

Org.nr. 971050276

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

MAGØR

Arkiv for Magør eiendom AS

Hvert eiendomsselskap har eget arkiv og egen arkivdel.

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

MELTZER

Arkiv for L. Meltzers universitetsstiftelse

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

NEAS

Arkiv for Nygårdshøyden eiendom AS

Hvert eiendomsselskap har eget arkiv og egen arkivdel.

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

NYQUIST

Gerda Meyer Nyquist Gulbrandson og Gerdt Meyer Nyquists legat sti

Org.nr. 977152925

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

RIISØEN

Arkiv for Astri og Edvard Riisøens legat til fremme av vit. forskning

Org.nr. 977152623

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

SPUIBFOND

Studentparlamentet ved UiBs fond for fremme av studentengasjement sti

Org.nr. 999208827

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

TJOMSLAND

Arkiv for Olav Tjomslands legat sti

Org.nr. 944642676

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

UiBeiendom

Arkiv for Universitetet i Bergen eiendom AS

Hvert eiendomsselskap har eget arkiv og egen arkivdel.

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

UNIFOB

Arkiv for Stiftelsen Universitetsforskning Bergen

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

UNIFOND

Arkiv for Unifond AS

Stiftelsene har egne arkiv/arkivdeler.

Påkrevd klassering	Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn	nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn	nei (sperret)

Klassering

Samlemapper og saker