Arkivinndeling i WebSak¶
Arkivdeler¶
Dokumentasjonen i WebSak forvaltes i forskjellige arkivdeler avhengig av
hvordan dokumentasjonen er ordnet/klassert
behov for intern tilgangsstyring
behov med tanke på periodisering
om det skal publiseres offentlig journal med dokumentasjonen på eInnsyn
om det skal være mulig å fulltekstpublisere filer på eInnsyn
hvilken virksomhet som skaper dokumentasjonen
Vi skiller mellom generelle arkivdeler som brukes ved hele UiB, spesielle arkivdeler som brukes ved enkelte enheter, og arkivdeler som brukes av andre arkivskapere enn UiB.
Merknad
Bare dersom det publiseres offentlig journal fra arkivdelen på eInnsyn, er det mulig å fulltekstpublisere filer via samme kanal. Hvilke filer som kan fulltekstpubliseres, styres av tilgangskoden.
Generelle arkivdeler¶
Dette er arkivdeler som kan brukes på tvers av administrative enheter ved UiB.
Alle ansatte ved UiB har tilgang til uskjermet dokumentasjon i disse arkivdelene.
- SAK¶
Generell dokumentasjon ordnet etter arbeidsprosess
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn
mulig
- PERSONAL¶
Personaldokumentasjon ordnet etter ansattnummer
Ved manglende ansattnummer bruk arkivdel ANDRE.
Påkrevd klassering
Ansattnummer (UiB ANR)
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn
mulig
- STUDENT¶
Studentdokumentasjon ordnet etter studentnummer
Ved manglende studentnummer bruk arkivdel ANDRE.
Påkrevd klassering
Studentnummer (UiB SNR)
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn
mulig
- ANDRE¶
Dokumentasjon som gjelder personer uten ansatt- eller studentnummer
Påkrevd klassering
Fødsels- eller d-nummer (UiB FNR)
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn
mulig
- EIENDOM¶
Eiendomsdokumentasjon ordnet etter byggnummer
Påkrevd klassering
Byggnummer (UiB BYGGNR)
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn
mulig
Arkivering av personal- og studentdokumentasjon¶
Personalsaker som gjelder en person uten ansattnummer, samt studentsaker som gjelder en person uten studentnummer, arkiveres i arkivdel ANDRE med fødselsnummer som primærklassering i stedet for henholdsvis ansattnummer eller studentnummer.
Viktig
Unntak: Dersom saksforholdet som gjelder en person, i seg selv er taushetsbelagt, skal saken ikke opprettes i vedkommendes samlemappe. Uvedkommende vil da kunne se hvem saken gjelder, selv om navnet på vedkommende er skjermet i selve saken og alle dokumentene i den.
Slike saker skal opprettes i samme arkivdel som samlemappen og med samme primærklassering. De kan da søkes opp av dem som har til tilgang, uten at andre ser koblingen mellom saken og personen.
Dette er typisk aktuelt for saker med tilgangskode PX eller SX.
Det finnes egne saksmaler for alle typer samlemapper:
student (med studentnummer)
ansatt/oppdragstaker (med ansattnummer)
student uten studentnummer
ansatt/oppdragstaker uten ansattnummer
Alle WebSak-brukere har tilgang til alle samlemapper (skjerming: INT-0), men ikke til alle sakene i de enkelte samlemapene.
Samlemapper opprettes fortløpende for de fleste ansatte og studenter. Hvis du ikke finner en samlemappe personen det gjelder, må du opprette en fra saksmalen som passer (avhengig om du har ansattnummer hvis det gjelder en ansatt/oppdragstaker, eller studentnummer dersom det gjelder en student).
Samlemapper klasseres med ansatt- eller studentnummer. Når man arkiverer dokumentasjon i saker i en slik samlemappe, har man en entydig kobling til personen det gjelder. Dette sikrer at dokumentasjonen er gjenfinnbar.
Saker som ikke gjelder bestemt person, arkiveres i arkivdel SAK. Dette inkluderer saker hvor flere henvendelser skal besvares samlet (særlig ved fletting). De som er ansvarlig for slike saker, må sørge for at det opprettes en kryssreferanse mellom saken og samlemappen til hver av personene som saken gjelder.
Samlesaker, hvor dokumentasjon for flere personer samles i én sak, skal i størst mulig grad unngås. Når man samler dokumentasjon på denne måten, øker risikoen for at man (andre enn en selv) ikke finner den igjen senere. Det er nok med en skrivefeil i navnet.
Gjelder bestemt person |
Taushetsbelagt saksforhold |
Har anr./snr. |
Arkivering |
|---|---|---|---|
ja |
ja |
ja |
sak i samlemappe i arkivdel PERSONAL/STUDENT |
ja |
ja |
nei |
sak i samlemappe i arkivdel ANDRE |
ja |
nei |
ja |
enkeltstående sak i arkivdel PERSONAL/STUDENT |
ja |
nei |
nei |
enkeltstående sak i arkivdel ANDRE |
nei |
– |
– |
sak i arkivdel SAK |
ja, men med felles svar |
– |
– |
sak i arkivdel SAK med kryssreferanse til samlemapper |
Spesielle arkivdeler¶
Disse arkivdelene av bestemte administrative enheter til fagdokumentasjon og av Studentombudet.
I utgangspunktet har bare ansatte ved disse enhetene tilgang til dokumentasjon i sine respektive arkivdeler.
Dersom dokumentasjonen er uskjermet (har tilgangskode INT), kan de imidlertid gi andre brukere tilgang ved behov.
Dokumentasjon som er skjermet med en såkalt spesiell tilgangskode, kan i utgangspunktet ikke deles med brukere utenfor enheten det gjelder.
- HOLBERG¶
Fagdokumentasjon som gjelder Holbergprisen
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- PASIENT¶
Pasientdokumentasjon ordnet etter fødselsnummer
Brukes av klinikker ved UiB.
Påkrevd klassering
Fødsels- eller d-nummer til pasient (UiB PASFNR)
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- SKA¶
Faglig dokumentasjon ved Skeivt arkiv
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- STOMB SAK¶
Dokumentasjon hos UiBs Studentombud ordnet etter prosess
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- STOMB STUD¶
Studentdokumentasjon hos UiBs Studentombud ordnet etter studentnummer
Tas i bruk ved behov.
Påkrevd klassering
Studentnummer (studentombud) (STOMB SNR)
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
Arkivdeler som brukes av andre arkivskapere¶
WebSak brukes også av andre arkivskapere enn UiB. Disse har egne arkiv med arkivdelene nedenfor.
Brukere ved UiB har i utgangspunktet tilgang til uskjermet dokumentasjon hos fond og stiftelser, men ikke hos eiendomsselskapene.
- MAGØR¶
Arkiv for Magør eiendom AS
Hvert eiendomsselskap har eget arkiv og egen arkivdel.
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- MELZER¶
Arkiv for L. Meltzers universitetsstiftelse
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- NEAS¶
Arkiv for Nygårdshøyden eiendom AS
Hvert eiendomsselskap har eget arkiv og egen arkivdel.
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- UiBeiendom¶
Arkiv for Universitetet i Bergen eiendom AS
Hvert eiendomsselskap har eget arkiv og egen arkivdel.
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- UNIFOB¶
Arkiv for Stiftelsen Universitetsforskning Bergen
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- UNIFOND¶
Arkiv for Unifond AS og for FOL-stiftelsene
Meltzers universitetsstiftelse og Stiftelsen Unifob har egne arkiv.
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)