Daglig drift

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning har flere ansvarsområder, og blant dem er daglig drift av sakarkivsystemet ephorte og Elements. Driftsoppgavene fordeles mellom de ansatte i faggruppen i en ukeplan som lages i planleggingsfunksjonen i Teams.

Ukeplan: fordeling av driftsoppgaver

Ukeplanen deler driften inn i følgende oppgaver:

  • Brukerstøtte (UiBhjelp og brukerstøttetelefon)

  • Brukerstøtte på chat

  • Behandling av papirpost

  • Kurs

  • Ansvar for de enkelte journalenhetene faggruppen forvalter (DS01, DS02, DS03, DS04, DS05, DS06, DS07, DS08, DS24 og DS99)

Oppgaver som ikke er inkludert i ukeplanen, er listet opp i dokumentet Hvem gjør hva? i Teams.

Oppgaver knyttet til journalenhetene

Hver journalenhet har flere oppgaver som utføres daglig (eller jevnlig):

  • E-postmottak:

    • Videresending av e-post

    • Import av e-post

  • Import av scannede dokumenter

  • Kontroll av gårsdagens offentlige journal

  • Venstremenysøk (kontrolloppgaver):

    • Journalføring

    • Journalføring av styresaker

    • DPI med fors.status S/F

    • Saker til kontroll

    • Personalsaker til kontroll

    • Avslutning av saker

  • Venstremenysøk som jevnlig bør sjekkes:

    • Til omfordeling

    • JP med status M

    • Til godkjenning uten godkjenner

    • JP med status R

    • Saker uten klassering

Unntaket er DS99 (varslingsarkiv) hvis oppgaver består i journalføring og kontroll av offentlig journal.

Prioritering av oppgaver

Dersom dokumentasjonsforvalteren er under tidspress og ikke kan utføre alle driftsoppgavene ved enheten hun er tildelt, prioriteres e-postmottaket, import av scannede dokumenter, kontroll av journal og journalføring.

Ved journalføring prioriteres utgående brev, slik at all utgående post blir ekspedert så fort som mulig.

Møter

I en vanlig uke har faggruppen følgende faste møter:

  • Mandagsmøte med statistikk

  • Statusmøte på tirsdag

  • Faggruppemøte på onsdag

  • Statusmøte på fredag

Det skrives kun referat fra faggruppemøtet. Denne oppgaven går på omgang, og planen ligger i Teams kalt Referat. Selve referatet skrives i OneNote.