Daglig drift

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning har flere ansvarsområder, og blant dem er daglig drift av sakarkivsystemet ephorte og Elements. Driftsoppgavene fordeles mellom de ansatte i faggruppen i en ukeplan som lages i planleggingsfunksjonen i Teams.

Ukeplan - fordeling av driftsoppgaver

Ukeplanen deler driften inn i følgende oppgaver:

• Brukerstøtte (UiBhjelp og brukerstøttetelefon)

• Brukerstøtte på chat

• Behandling av papirpost

• Kurs

• Ansvar for de enkelte journalenhetene faggruppen forvalter (DS01, DS02, DS03, DS04, DS05, DS06, DS07, DS08, DS24 og DS99)

Oppgaver knyttet til journalenhetene

Hver journalenhet har flere oppgaver som utføres daglig (eller jevnlig):

• E-postmottak:

  • Videresending av e-post

  • Import av e-post

• Import av scannede dokumenter

• Kontroll av gårsdagens offentlige journal

• Venstremenysøk (kontrolloppgaver):

  • Journalføring

  • Journalføring av styresaker

  • DPI med fors.status S/F

  • Saker til kontroll

  • Personalsaker til kontroll

  • Avslutning av saker

• Venstremenysøk som jevnlig bør sjekkes:

  • Til omfordeling

  • JP med status M

  • Til godkjenning uten godkjenner

  • JP med status R

  • Saker uten klassering

Unntaket er DS99 (varslingsarkiv) hvis oppgaver består i journalføring og kontroll av offentlig journal.

Prioritering av oppgaver

Dersom dokumentasjonsforvalteren er under tidspress og ikke kan utføre alle driftsoppgavene ved enheten hun er tildelt, prioriteres e-postmottaket, import av scannede dokumenter, kontroll av journal og journalføring.

Ved journalføring prioriteres utgående brev, slik at all utgående post blir ekspedert så fort som mulig.

Møter

I en vanlig uke har faggruppen følgende faste møter:

• Mandagsmøte med statistikk

• Statusmøte på tirsdag

• Faggruppemøte på onsdag

• Statusmøte på fredag

Det skrives kun referat fra faggruppemøtet. Denne oppgaven går på omgang, og planen ligger i Teams kalt «Referat». Selve referatet skrives i OneNote.