Forskningssaker¶
Produksjonsarkivet (2026–)¶
Saksmaler som gjelder forskning¶
Generell avtale/kontrakt¶
Avtale/kontrakt som ikke gjelder anskaffelse eller forskning
- Tittel 1
Avtale om <tema> mellom <samarbeidsinstitusjon> og <enhet ved UiB>
- Skjerming
INT-0 (🟢🟡 Internt åpen informasjon)
Internt åpent (metadata skjermet for personer utenfor virksomheten)
- Klassering
FK: A.a.4 Organisere strategisk samarbeid
null: null
HE-prosjekt¶
Forskningsprosjekt finansiert med midler fra EU/REA/ERC
- Tittel 1
HE-prosjekt «<prosjekttittelakronym>» - <prosjektnummer> - <enhet>
- Tittel 2:
Prosjektleder: <Fornavn Etternavn>
- Skjerming
INT-0 (🟢🟡 Internt åpen informasjon)
Internt åpent (metadata skjermet for personer utenfor virksomheten)
- Klassering
FK: B.a.6 Etablere og utvikle forskningssamarbeid
null: null
Generell prosjektavtale¶
Forskningsprosjekt finansiert med midler fra diverse oppdragsgivere
- Tittel 1
Prosjekt «<prosjekttittel>» mellom <finansiør> og <enhet> - <prosjektnummer>
- Tittel 2:
Prosjektleder: <Fornavn Etternavn>
- Skjerming
INT-0 (🟢🟡 Internt åpen informasjon)
Internt åpent (metadata skjermet for personer utenfor virksomheten)
- Klassering
FK: B.a.6 Etablere og utvikle forskningssamarbeid
null: null
Material Transfer Agreement (MTA)¶
Forskningssak om avtale om utveksling av forskningsmaterialer
- Tittel 1
Material Transfer Agreement (MTA) – materiale fra <institusjon> til UiB, <enhet>
- Tittel 2:
Prosjektleder: <Fornavn Etternavn>
- Skjerming
INT-0 (🟢🟡 Internt åpen informasjon)
Internt åpent (metadata skjermet for personer utenfor virksomheten)
- Klassering
FK: B.a.6 Etablere og utvikle forskningssamarbeid
null: null
Memorandum of Understanding (MoU)¶
Forskningssak om intensjonsavtale
- Tittel 1
Memorandum of Understanding (MoU) mellom <institusjon> og UiB
- Skjerming
INT-0 (🟢🟡 Internt åpen informasjon)
Internt åpent (metadata skjermet for personer utenfor virksomheten)
- Klassering
FK: B.a.6 Etablere og utvikle forskningssamarbeid
null: null
NFR-prosjekt med samarbeidspartnere¶
Forskningsprosjekt finansiert med midler fra Norsk forskningsråd (NFR)
- Tittel 1
NFR-samarbeid ”<prosjekttittel>” <prosjektnummer> - <enhet>
- Tittel 2:
Prosjektleder: <Fornavn Etternavn>
- Skjerming
INT-0 (🟢🟡 Internt åpen informasjon)
Internt åpent (metadata skjermet for personer utenfor virksomheten)
- Klassering
FK: B.a.6 Etablere og utvikle forskningssamarbeid
null: null
NFR-prosjekt uten samarbeidspartnere¶
Forskningsprosjekt finansiert med midler fra Norsk forskningsråd (NFR)
- Tittel 1
NFR-prosjekt ”<prosjekttittel>” <prosjektnummer> - <enhet>
- Tittel 2:
Prosjektleder: <Fornavn Etternavn>
- Skjerming
INT-0 (🟢🟡 Internt åpen informasjon)
Internt åpent (metadata skjermet for personer utenfor virksomheten)
- Klassering
FK: B.a.6 Etablere og utvikle forskningssamarbeid
null: null
Non-disclosure agreement (NDA)¶
Forskningssak om konfidensialitetsavtale
- Tittel 1
NDA mellom <institusjon> og UiB, <enhet>
- Tittel 2:
Prosjektleder: <Fornavn Etternavn>
- Skjerming
INT-0 (🟢🟡 Internt åpen informasjon)
Internt åpent (metadata skjermet for personer utenfor virksomheten)
- Klassering
FK: B.b.3 Forvalte prosjektsamarbeidsavtaler
null: null
Oppdragsavtale for forskningsprosjekt¶
Forskningsprosjekt finansiert med midler fra diverse oppdragsgivere
- Tittel 1
Oppdrag ”<prosjekttittel>” mellom <oppdragsgiver> og <enhet>
- Tittel 2:
Prosjektleder: <Fornavn Etternavn>
- Skjerming
INT-0 (🟢🟡 Internt åpen informasjon)
Internt åpent (metadata skjermet for personer utenfor virksomheten)
- Klassering
FK: B.a.6 Etablere og utvikle forskningssamarbeid
null: null
REK-prosjekt¶
Forskningsprosjekt tilknyttet de regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK)
- Tittel 1
REK <region> <prosjektnummer> <prosjekttittel>
- Tittel 2:
Prosjektleder: <Fornavn Etternavn>
- Skjerming
INT-0 (🟢🟡 Internt åpen informasjon)
Internt åpent (metadata skjermet for personer utenfor virksomheten)
- Klassering
FK: B.b.9 Innhente godkjenning (regionale komiteer (REK)/Datatilsynet/Personvernombudet mv.)
null: null
Vitenskapelig uredelighet¶
Forskningssak
- Tittel 1
Bekymringsmelding - mistanke om vitenskapelig uredelighet
- Skjerming
IA-3 (🔴⚫ Ingen autorisert)
Skjerming av filer, tittel 2, klassering og tilleggsdata
- Klassering
FK: B.b.15 Håndtere avvik og behandle forskningsetiske brudd
null: null
Samarbeidsmidler mellom UiB og CMI¶
Forskningssak
- Tittel 1
Samarbeidsmidler mellom Christian Michelsens institutt (CMI) og UiB <ÅÅÅÅ>
- Skjerming
INT-0 (🟢🟡 Internt åpen informasjon)
Internt åpent (metadata skjermet for personer utenfor virksomheten)
- Klassering
FK: B.a.5 Tildele interne forsknings- og utviklingsmidler og -stipend
null: null
Historisk arkiv (2006–2026)¶
EU-prosjekter¶
Prosjekter finansiert med midler fra EU/REA/ERC.
Sakstittelen følger dette oppsettet:
HE-prosjekt ”Tittel på prosjektet-akronym» 1011xxxxx, enhet, prosjektleders navn
For eksempel: HE-prosjekt «HORIZON-CL5-2022 Impetus4Change» - 101081555 - NORCE koordinator, Geofysisk institutt
Sakstittel: HE-prosjekt «Tittel på prosjektet-akronym»
1011xxxxx, enhet
prosjektleders navn
Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Grant areement - akronym – prosjektnummer 1011xxxxx
Vedlegg: erklæring, host letter, proposal, supplementary
agreement, etc.
|
N
|
Vurderes
|
Consortium Agreement – akronym – prosjektnummer 1011xxxxx
|
N
|
Vurderes
|
Generelle avtaler¶
Prosjekter finansiert med midler diverse oppdragsgivere.
Sakstittelen følger dette oppsettet:
Prosjekt ”Tittel på prosjektet” mellom navn på finansiør og enhet, prosjektnummer xxxxxx, prosjektleder navn
Prosjekt «Law and order» ml Hudson University og Det juridiske fakultet, 334455, Dominick Carisi
Sakstittel: Oppdrag ”Tittel på prosjektet” mellom navn på
finansiør og enhet,
prosjektleders navn
Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Signert NDA/konfidensialitetsavtale mellom institusjon og UiB |
N |
Vurderes |
Material Transfer Agreement (MTA)¶
Sakstittelen følger dette oppsettet:
Material Transfer Agreement – Materiale fra institusjon til UiB, enhet ved UiB - prosjektleder: navn
For eksempel: Material Transfer Agreement – Materiale fra University of Gallifrey til UiB, Institutt for biomedisin, prosjektleder: Kari Nordmann
Data transfer agreement (DTA) følger samme oppsett, om man bytter ut ordet «material» med «data».
Sakstittel: Material Transfer Agreement – Materiale fra
institusjon til UiB,
enhet ved UiB - prosjektleder: navn
Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Signert MTA - prosjektnummer |
U/I |
Vurderes |
Memorandum of understanding (MoU)¶
Sakstittelen følger dette oppsettet:
Memorandum of Understanding (MoU) mellom institusjon og UiB
For eksempel: Memorandum of Understanding (MoU) mellom Hudson University og UiB
Sakstittel: Memorandum of Understanding (MoU) mellom
institusjon og UiB
Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi:
072-074
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Signert Memorandum of Understanding (MoU) mellom institusjon og UiB |
NFR-prosjekter¶
Prosjekter finansiert med midler fra Norsk forskningsråd (NFR).
For prosjekter med samarbeidspartnere¶
Sakstittelen følger dette oppsettet:
NFR-samarbeid ”Tittel på prosjektet” prosjektnummer xxxxxx, enhet, prosjektleders navn
For eksempel: NFR-samarbeid ”Levende organismer” 334455, Institutt for biologi
Sakstittel: NFR-samarbeid ”Tittel på prosjektet”
prosjektnummer xxxxxx, enhet
prosjektleders navn
Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Oversendelse av kontrakt - prosjektnummer xxxxxx
Kontrakt fra NFR
Vedlegg: Prosjektbeskrivelse, generelle retningslinjer
|
I
|
Vurderes
|
Akseptering av kontrakt - prosjektnummer xxxxxx
Til institutt med frist for akseptering, knyttes til
hoveddokumentet
|
N
|
Vurderes
|
Godkjent kontrakt - prosjektnummer xxxxxx
Godkjent kontrakt
Signerte samarbeidsavtaler
|
X
|
Vurderes
|
For prosjekter uten samarbeidspartnere¶
Sakstittelen følger dette oppsettet:
NFR-prosjekt ”Tittel på prosjektet” prosjektnummer xxxxxx, enhet, prosjektleders navn
For eksempel: NFR-prosjekt ”Levende organismer” 334455, Institutt for biologi
Sakstittel: NFR-prosjket ”Tittel på prosjektet”
prosjektnummer xxxxxx, enhet
prosjektleders navn
Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Oversendelse av kontrakt - prosjektnummer xxxxxx
Kontrakt fra NFR
Vedlegg: Prosjektbeskrivelse, generelle retningslinjer
|
I
|
Vurderes
|
Akseptering av kontrakt - prosjektnummer xxxxxx
Til institutt med frist for akseptering, knyttes til
hoveddokumentet
|
N
|
Vurderes
|
Godkjent kontrakt - prosjektnummer xxxxxx
Godkjent kontrakt
Signerte samarbeidsavtaler
|
X
|
Vurderes
|
Non-disclosure Agreement (NDA) / Konfidensialitetsavtaler¶
Sakstittelen følger dette oppsettet:
NDA mellom institusjon og UiB, enhet - prosjektleder: navn
For eksempel: NDA mellom University of Gallifrey og UiB, Institutt for biomedisin, prosjektleder: Kari Nordmann
Sakstittel: NDA mellom institusjon og UiB, enhet -
prosjektleder: navn
Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Signert NDA/konfidensialitetsavtale mellom institusjon og UiB |
Oppdragsavtaler¶
Prosjekter finansiert med midler diverse oppdragsgivere.
Sakstittelen følger dette oppsettet:
Oppdrag ”Tittel på prosjektet” mellom navn på oppdragsgiver og enhet, prosjektleders navn
For eksempel: Oppdrag ”Radium og menneskekroppen” mellom Universitetet i Paris og Institutt for biovitenskap, Marie Curie
Sakstittel: Oppdrag ”Tittel på prosjektet” mellom navn på
oppdragsgiver og enhet,
prosjektleders navn
Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Signert oppdragsavtale prosjektnavn |
N |
Vurderes |
Ph.d.-saker¶
Kandidatmapper¶
Den samme saken følger kandidaten (studenten) gjennom hele ph.d.-forløpet.
Ved permisjoner eller utsettelser som skyldes sykdom eller andre taushetsbelagte årsaker, skjermes kandidatens navn i sakstittelen, og journalposttittelen får tilgangskode ST. Det samme gjelder ved avslag om opptak eller underkjenning av avhandling.
Sakstittel: Ph.d.-kandidat – Kandidatens navn, institutt
Administrativ enhet: Institutt
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 474
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Søknad om opptak til organisert forskerutdanning (ph.d.-graden)
Søknaden kommer inn gjennom skjemaløsningen. Navnet skjermes
ikke.
|
I
|
S § 13,1
|
Anbefaling av opptak til ph.d.-programmet
|
||
Opptak til organisert forskerutdanning
Avslag om opptak
|
U
U
|
S § 13,1
|
Avtale om opptak til ph.d.-utdanning |
I |
|
Søknad om bytte av veileder
Skjermes når årsaken for bytte er personlig, men ikke når
årsaken er praktisk
|
I
|
Vurderes
|
Svar på søknad om bytte av veileder |
U |
Vurderes |
Søknad endringer i opplæringsdelen |
I |
|
Godkjenning av endringer i opplæringsdelen |
U |
|
Fremdriftsrapport |
X |
S § 26,1 |
Søknad om søknad om forlenget doktorgradsperiode
Skjermes når årsaken for forlengelsen krever det
Pass på å skille mellom forlenget doktorgradsperiode
(studierett, i kandidatmappen)
og stipendiat (ansettelsesperiode, i tilsettingssaken)
|
I
|
Vurderes
|
Svar på søknad om forlenget doktorgradsperiode |
U |
Vurderes |
Søknad om å få avhandlingen bedømt |
I |
|
Avhandling
Dersom avhandlingen ikke er vedlagt søknad om bedømmelse
|
X
|
S § 5,1
|
Forslag til bedømmelseskomité
Fra hovedveileder
|
I
|
| |
Godkjent bedømmelseskomité |
X |
|
Oppnevning av komité |
U |
|
Papirer til leder for disputas |
X |
|
Orientering om disputas
For dr.philos
|
U
|
| |
Habilitetserlæringer |
I |
|
Bedømmelseskomiteens innstilling
Se eget handlingsforløp ved underkjenning
|
I
|
| |
Oversender komiteens innstilling til kandidaten |
U |
|
Merknad fra kandidaten |
I |
|
Tilsvar fra komiteen |
U |
|
Forslag til tema for prøveforelesning |
U |
S § 5,1 |
Godkjenning av prøveforelesning |
I |
|
Godkjenning av disputas |
I |
|
Custosbrev |
I |
|
Bedømmelse for PhD-graden |
I |
Merknad
Ved innføring av skjemaløsningen ble sakstittel til doktorgradssaker bestemt å følge det samme oppsettet for hele universitetet. I en tidligere rutine var tittelen «Doktorgrad (PhD) – Ola Normann». Søk derfor kun etter kandidatnavnet når du skal søke opp kandidatmapper.
Ved underkjenning¶
Dersom bedømmelseskomiteen underkjenner avhandlingen sendes saken til fakultetsstyret for videre behandling.
Bedømmelseskomiteens innstilling – underkjent |
I |
S § 13,1 |
Oversender underkjent innstilling til kandidaten |
U |
S § 13,1 |
Fakultetsstyresak: Opprettholder underkjenning / Overstyrer underkjenning |
X |
S § 13,1 |
Oversender fakultetsstyrets vedtak til kandidaten
Om fakultetsstyret opprettholder underkjenning
|
U
|
S § 13,1
|
Saken oversendes til Universitetsstyret for endelig vedtak
Om fakultetsstyret opprettholder underkjenning
|
N
|
S § 13,1
|
Cotutelle-avtaler¶
Cotutelle-avtaler er avtaler med UiB og utenlandske utdanningsinstitusjoner angående PhD-kandidater som tar en grad ved begge institusjonene samtidig. PhD-kandidater med cotutelle-avtale får sin egen kandidatmappe på linje med andre PhD-kandidater, med et tillegg av «cotutelle» i sakstittelen: «Ph.d.-kandidat – Ola Nordmann, Kjemisk institutt (cotutelle)»
De signerte avtalene arkiveres både i papirform og digitalt som en egen journalpost i kandidatens mappe etter følgende oppsett:
Cotutelle-avtale for kandidatens navn mellom utenlandsk utdanningsinstitusjon og UiB, enhet ved UiB
For eksempel: Cotutelle-avtale for Jane Doe mellom Aarhus Universitet og UiB, Institutt for geovitenskap
Fremdriftsrapportering ph.d.¶
Sakstittel: Fremdriftsrapportering ph.d. åååå
Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 400
En samlesak per kalenderår
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Fremdriftsrapportering åååå. Forberedelse til gjennomføring |
X |
|
Brukertilganger enhet |
X |
|
Oppsummering av fremdriftsrapportering åååå |
X |
REK-prosjekter hvor UiB er forskningsansvarlig¶
Det opprettes én saksmappe per prosjekt tilknyttet de regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK). Den samme saksstrukturen gjelder uavhengig av hvilken komité det gjelder (REK vest, REK nord, og så videre). Både sak og journalposter legges ufordelt ved fakultetet tilknyttet prosjektet.
Sakstitler følger følgende oppsett:
REK region prosjektnummer prosjekttittel - prosjektleder: navn på leder
For eksempel: REK vest 720964 Hvordan opplever bruker og pårørende oppgavedeling mellom helsetjenester i hjemmebaserte tjenester - prosjektleder: Gunnhild Namtveit
Journalposttittelen skal inneholde besrkivelse av vedtaket, og det er vedtaksbrevet som er hoveddokument. Oversendelsen legges ved som vedlegg med navnet «Oversendelse».
Eksempler på journalposttitler:
Prosjektsøknad - søknaden avvist, prosjektet faller utenfor mandat
Prosjektsøknad - søknaden godkjennes
Prosjektsøknad - utsatt vurdering av prosjektsøknaden
Sakstittel: REK prosjektnummer prosjekttittel -
prosjektleder: navn
Administrativ enhet: fakultetet
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Prosjektsøknad - vedtak
|
I
|
Uredelighet i forskning¶
Melding om mulig uredelighet i forskning kommer i hovedsak inn gjennom skjemaløsningen og fordeles til universitetsdirektørens kontor som eventuelt fordeler saken videre til det aktuelle fakultet. Meldingen blir så gjenstand for videre behandling, og den samme saken skal benyttes under hele forløpet.
Det kan være aktuelt å flytte saken til personalarkivet.
Sakstittel: Bekymringsmelding - Mistanke om vitenskapelig
uredelighet
Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 459
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Melding om mulig uredelighet i forskning |
I |
UO § 24,2 |
Samarbeidsmidler mellom UiB og Christian Michelsens institutt (CMI)¶
Sakstittel: Samarbeidsmidler mellom UiB og Christian
Michelsens institutt (CMI) åååå
Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 081
Én sak per søkeår med toveis lenke til forrige sak
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Søknad om samarbeidsmidler mellom CMI og UiB åååå |
I |
|
Tildeling av samarbeidsmidler mellom CMI og UiB åååå |
U |