Forskningssaker

EU-prosjekter

Prosjekter finansiert med midler fra EU/REA/ERC.

Sakstittelen følger dette oppsettet:

  • HE-prosjekt ”Tittel på prosjektet-akronym» 1011xxxxx, enhet, prosjektleders navn

  • For eksempel: HE-prosjekt «HORIZON-CL5-2022 Impetus4Change» - 101081555 - NORCE koordinator, Geofysisk institutt

Sakstittel: HE-prosjekt «Tittel på prosjektet-akronym» 1011xxxxx, enhet
prosjektleders navn

Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482

Journalposter

Dok

U. off.
Grant areement - akronym – prosjektnummer 1011xxxxx
Vedlegg: erklæring, host letter, proposal, supplementary agreement, etc.
N
Vurderes
Consortium Agreement – akronym – prosjektnummer 1011xxxxx
N
Vurderes

Generelle avtaler

Prosjekter finansiert med midler diverse oppdragsgivere.

Sakstittelen følger dette oppsettet:

  • Prosjekt ”Tittel på prosjektet” mellom navn på finansiør og enhet, prosjektnummer xxxxxx, prosjektleder navn

  • Prosjekt «Law and order» ml Hudson University og Det juridiske fakultet, 334455, Dominick Carisi

Sakstittel: Oppdrag ”Tittel på prosjektet” mellom navn på oppdragsgiver og enhet,
prosjektleders navn

Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482

Journalposter

Dok

U. off.

Signert NDA/konfidensialitetsavtale mellom institusjon og UiB

N

Vurderes

Material Transfer Agreement (MTA)

Sakstittelen følger dette oppsettet:

  • Material Transfer Agreement – Materiale fra institusjon til UiB, enhet ved UiB - prosjektleder: navn

  • For eksempel: Material Transfer Agreement – Materiale fra University of Gallifrey til UiB, Institutt for biomedisin, prosjektleder: Kari Nordmann

Data transfer agreement (DTA) følger samme oppsett, om man bytter ut ordet «material» med «data».

Sakstittel: Material Transfer Agreement – Materiale fra institusjon til UiB,
enhet ved UiB - prosjektleder: navn

Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482

Journalposter

Dok

U. off.

Signert MTA - prosjektnummer

U/I

Vurderes

Memorandum of understanding (MoU)

Sakstittelen følger dette oppsettet:

  • Memorandum of Understanding (MoU) mellom institusjon og UiB

  • For eksempel: Memorandum of Understanding (MoU) mellom Hudson University og UiB

Sakstittel: Memorandum of Understanding (MoU) mellom institusjon og UiB

Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 072-074

Journalposter

Dok

U. off.

Signert Memorandum of Understanding (MoU) mellom institusjon og UiB

NFR-prosjekter

Prosjekter finansiert med midler fra Norsk forskningsråd (NFR).

For prosjekter med samarbeidspartnere

Sakstittelen følger dette oppsettet:

  • NFR-samarbeid ”Tittel på prosjektet” prosjektnummer xxxxxx, enhet, prosjektleders navn

  • For eksempel: NFR-samarbeid ”Levende organismer” 334455, Institutt for biologi

Sakstittel: NFR-samarbeid ”Tittel på prosjektet” prosjektnummer xxxxxx, enhet
prosjektleders navn

Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482

Journalposter

Dok

U. off.
Oversendelse av kontrakt - prosjektnummer xxxxxx
Kontrakt fra NFR
Vedlegg: Prosjektbeskrivelse, generelle retningslinjer
I
Vurderes
Akseptering av kontrakt - prosjektnummer xxxxxx
Til institutt med frist for akseptering, knyttes til hoveddokumentet
N
Vurderes
Godkjent kontrakt - prosjektnummer xxxxxx
Godkjent kontrakt
Signerte samarbeidsavtaler
X
Vurderes

For prosjekter uten samarbeidspartnere

Sakstittelen følger dette oppsettet:

  • NFR-prosjekt ”Tittel på prosjektet” prosjektnummer xxxxxx, enhet, prosjektleders navn

  • For eksempel: NFR-prosjekt ”Levende organismer” 334455, Institutt for biologi

Sakstittel: NFR-prosjket ”Tittel på prosjektet” prosjektnummer xxxxxx, enhet
prosjektleders navn

Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482

Journalposter

Dok

U. off.
Oversendelse av kontrakt - prosjektnummer xxxxxx
Kontrakt fra NFR
Vedlegg: Prosjektbeskrivelse, generelle retningslinjer
I
Vurderes
Akseptering av kontrakt - prosjektnummer xxxxxx
Til institutt med frist for akseptering, knyttes til hoveddokumentet
N
Vurderes
Godkjent kontrakt - prosjektnummer xxxxxx
Godkjent kontrakt
Signerte samarbeidsavtaler
X
Vurderes

Non-disclosure Agreement (NDA) / Konfidensialitetsavtaler

Sakstittelen følger dette oppsettet:

  • NDA mellom institusjon og UiB, enhet - prosjektleder: navn

  • For eksempel: NDA mellom University of Gallifrey og UiB, Institutt for biomedisin, prosjektleder: Kari Nordmann

Sakstittel: NDA mellom institusjon og UiB, enhet - prosjektleder: navn

Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482

Journalposter

Dok

U. off.

Signert NDA/konfidensialitetsavtale mellom institusjon og UiB

Oppdragsavtaler

Prosjekter finansiert med midler diverse oppdragsgivere.

Sakstittelen følger dette oppsettet:

  • Oppdrag ”Tittel på prosjektet” mellom navn på oppdragsgiver og enhet, prosjektleders navn

  • For eksempel: Oppdrag ”Radium og menneskekroppen” mellom Universitetet i Paris og Institutt for biovitenskap, Marie Curie

Sakstittel: Oppdrag ”Tittel på prosjektet” mellom navn på oppdragsgiver og enhet,
prosjektleders navn

Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482

Journalposter

Dok

U. off.

Signert oppdragsavtale prosjektnavn

N

Vurderes

Ph.d.-saker

Kandidatmapper

Den samme saken følger kandidaten (studenten) gjennom hele ph.d.-forløpet.

Ved permisjoner eller utsettelser som skyldes sykdom eller andre taushetsbelagte årsaker, skjermes kandidatens navn i sakstittelen, og journalposttittelen får tilgangskode ST.

Sakstittel: Ph.d.-kandidat – Kandidatens navn, institutt

Administrativ enhet: Institutt
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 474

Journalposter

Dok

U. off.
Søknad om opptak til organisert forskerutdanning (ph.d.-graden)
Søknaden kommer inn gjennom skjemaløsningen. Navnet skjermes ikke.
I
S § 13,1
Anbefaling av opptak til ph.d.-programmet


Opptak til organisert forskerutdanning
Avslag om opptak
U
U

S § 13,1

Avtale om opptak til ph.d.-utdanning

I
Søknad om bytte av veileder
Skjermes når årsaken for bytte er personlig, men ikke når årsaken er praktisk
I
Vurderes

Svar på søknad om bytte av veileder

U

Vurderes

Søknad endringer i opplæringsdelen

I

Godkjenning av endringer i opplæringsdelen

U

Fremdriftsrapport

X

S § 26,1

Søknad om å få avhandlingen bedømt

I
Avhandling
Dersom avhandlingen ikke er vedlagt søknad om bedømmelse
X
S § 5,1
Forslag til bedømmelseskomité
Fra hovedveileder
I


Godkjent bedømmelseskomité

X

Oppnevning av komité

U

Papirer til leder for disputas

X
Orientering om disputas
For dr.philos
U


Habilitetserlæringer

I
Bedømmelseskomiteens innstilling
Se eget handlingsforløp ved underkjenning
I


Oversender komiteens innstilling til kandidaten

U

Merknad fra kandidaten

I

Tilsvar fra komiteen

U

Forslag til tema for prøveforelesning

U

S § 5,1

Godkjenning av prøveforelesning

I

Godkjenning av disputas

I

Custosbrev

I

Bedømmelse for PhD-graden

I

Obs

Ved innføring av skjemaløsningen ble sakstittel til doktorgradssaker bestemt å følge det samme oppsettet for hele universitetet. I en tidligere rutine var tittelen «Doktorgrad (PhD) – Ola Normann». Søk derfor kun etter kandidatnavnet når du skal søke opp kandidatmapper.

Ved underkjenning

Dersom bedømmelseskomiteen underkjenner avhandlingen sendes saken til fakultetsstyret for videre behandling.

Bedømmelseskomiteens innstilling – underkjent

I

S § 13,1

Oversender underkjent innstilling til kandidaten

U

S § 13,1

Fakultetsstyresak: Opprettholder underkjenning / Overstyrer underkjenning

X

S § 13,1
Oversender fakultetsstyrets vedtak til kandidaten
Om fakultetsstyret opprettholder underkjenning
U
S § 13,1
Saken oversendes til Universitetsstyret for endelig vedtak
Om fakultetsstyret opprettholder underkjenning
N
S § 13,1

Cotutelle-avtaler

Cotutelle-avtaler er avtaler med UiB og utenlandske utdanningsinstitusjoner angående PhD-kandidater som tar en grad ved begge institusjonene samtidig. PhD-kandidater med cotutelle-avtale får sin egen kandidatmappe på linje med andre PhD-kandidater, med et tillegg av «cotutelle» i sakstittelen: «Ph.d.-kandidat – Ola Nordmann, Kjemisk institutt (cotutelle)»

De signerte avtalene arkiveres både i papirform og digitalt som en egen journalpost i kandidatens mappe etter følgende oppsett:

  • Cotutelle-avtale for kandidatens navn mellom utenlandsk utdanningsinstitusjon og UiB, enhet ved UiB

  • For eksempel: Cotutelle-avtale for Jane Doe mellom Aarhus Universitet og UiB, Institutt for geovitenskap

Fremdriftsrapportering ph.d.

Sakstittel: Fremdriftsrapportering ph.d. åååå

Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 400
En samlesak per kalenderår

Journalposter

Dok

U. off.

Fremdriftsrapportering åååå. Forberedelse til gjennomføring

X

Brukertilganger enhet

X

Oppsummering av fremdriftsrapportering åååå

X

REK-prosjekter hvor UiB er forskningsansvarlig

Det opprettes én saksmappe per prosjekt tilknyttet de regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK). Den samme saksstrukturen gjelder uavhengig av hvilken komité det gjelder (REK vest, REK nord, og så videre). Både sak og journalposter legges ufordelt ved fakultetet tilknyttet prosjektet.

Sakstitler følger følgende oppsett:

  • REK region prosjektnummer prosjekttittel - prosjektleder: navn på leder

  • For eksempel: REK vest 720964 Hvordan opplever bruker og pårørende oppgavedeling mellom helsetjenester i hjemmebaserte tjenester - prosjektleder Gunnhild Namtveit

Journalposttittelen skal inneholde besrkivelse av vedtaket, og det er vedtaksbrevet som er hoveddokument. Oversendelsen legges ved som vedlegg med navnet «Oversendelse».

Eksempler på journalposttitler:

  • Prosjektsøknad - søknaden avvist, prosjektet faller utenfor mandat

  • Prosjektsøknad - søknaden godkjennes

  • Prosjektsøknad - utsatt vurdering av prosjektsøknaden

Sakstittel: REK prosjektnummer prosjekttittel - prosjektleder: navn

Administrativ enhet: fakultetet
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482

Journalposter

Dok

U. off.
Prosjektsøknad - vedtak
I

Uredelighet i forskning

Melding om mulig uredelighet i forskning kommer i hovedsak inn gjennom skjemaløsningen og fordeles til universitetsdirektørens kontor som eventuelt fordeler saken videre til det aktuelle fakultet. Meldingen blir så gjenstand for videre behandling, og den samme saken skal benyttes under hele forløpet.

Det kan være aktuelt å flytte saken til personalarkivet.

Sakstittel: Bekymringsmelding - Mistanke om vitenskapelig uredelighet

Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 459

Journalposter

Dok

U. off.

Melding om mulig uredelighet i forskning

I

UO § 24,2