Avslutning av saker
Saker dukker opp i søket ”Saker til avslutning” når den saksansvarlige saksbehandleren har ferdigstilt saken (endret status til Ferdig) ved endt saksforløp. Arkivtjenesten kontrollerer da at saken følger gjeldende rutiner før saken avsluttes (endrer status til Avsluttet).
Ideelt sett skulle alle saker i dette søket allerede vært kontrollert i forbindelse med kontroll av saker, men fordi det over en lang periode har vært et betydelig etterslep på kontrolloppgavene, rekker ofte saksbehandlerne å ferdigstille saken (endre status fra Reservert til Ferdig) før en dokumentasjonsforvalter har rukket å kontrollere den. Av den grunn er rutinen beskrevet her mer omfattende enn vi tenker oss at rutinen for avslutning av saker vil være når vi går over i en ny arkivperiode i et nytt sakarkivsystem.
Obs
I forbindelse med periodiseringen av ephorte har vi en forenklet rutine for avslutning av saker som er listet opp i regnearket «Ukompliserte saker». Rutinen ligger i mappen Periodisering, i fillageret i kanalen Drift, i teamet for Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning.
Kontrollpunkter på saksnivå
Sakstittel skal være beskrivende og etter gjeldende rutine (dersom det finnes en rutine) og
følge norsk rettskrivning,
ikke inneholde forkortelser med unntak av forkortelser i parentes eller allment kjente forkortelser som UiB eller NAV,
ikke være skrevet med STORE BOKSTAVER,
ha skjermet personnavn dersom temaet for saken tilsier dette.
Saken skal ligge ved rett administrativ enhet og være fordelt til en saksbehandler.
Saken skal ligge i rett arkivdel. Personaldokumentasjon skal ikke ligge i saksarkivet!
Saken skal ha en fornuftig klassering etter gjeldende rutine (dersom det finnes en rutine).
Vurder om saken bør slås sammen med en annen for å unngå fragmentering av saker.
Særlige kontrollpunkter ved personalmapper
Personaldokumentasjon skal alltid registreres i arkivdel Personal, og saken skal ha tilgangskode P med hjemmel Personalmappe.
Personalsaker skal ha ansattnummer (som unntas offentlighet). Ansattnummer settes som 999999 dersom personen aldri fikk tildelt et ansattnummer.
Det skal være en toveis lenke mellom tilsettingssaken i saksarkivet og korresponderende personalmappe om tilsettingen i personalarkivet.
Kontrollpunkter for journalpostene
Alle journalposter i saken må ha status Journalført.
Innkommende søknader skal ha et utgående svar. Her finnes det noen unntak!
Journalposttittel skal være beskrivende og etter gjeldende rutine (dersom det finnes en rutine).
Eventuelle vedlegg skal ha en beskrivende tittel.
Journalposten skal ha korrekt skjerming og inkludert skjerming av mottagers/avsenders navn dersom temaet tilsier dette.
Alle dokumenter skal være i et arkivgyldig format og uten noen form for passordbeskyttelse.
Journalposten skal i utgangspunktet ikke ha restanser eller ufordelte mottakere.
Saken skal være komplett.
Den som kontrollerer saken bør åpne alle filene for å se at de ser ut som de skal og er uten noen åpenbare feil, for eksempel tomme dokumenter, at de omhandler noe helt annet eller at mottager/avsender i brevet ikke samsvarer med metadata fra journalposten. Bruk gjerne funksjonen «vis sammenstilling av dokumenter» til dette.
I utgangspunktet skal ikke saken avsluttes dersom journalpostene har restanser eller ufordelte mottakere, men på grunn av det tidligere nevnte etterslepet, må dokumentasjonsforvalteren bruke skjønn på dette området. Saker med åpenbart gamle restanser eller ufordelte mottakere kan avsluttes.
Dersom saken åpenbart mangler dokumenter, tar man kontakt med saksbehandleren for å etterspørre disse, og dersom den manglende dokumentasjonen er forvunnet, kan det skrives en merknad om hvilken dokumentasjon det gjelder og at den må regnes som tapt. Skriv også inn en merknad når forespørselen om det manglende dokumentet er sendt til saksbehandleren, så vi unngår dobbeltarbeid.