Journalføring

Arkivpliktig dokumentasjon skal registreres i rett sak og arkivdel, til rett enhet og i en journalpost med korrekte og tydelige metadata. Dette er nødvendig for saksbehandlernes oppfølging av restanser, for senere gjenfinning og rett og slett for at offentlig journal skal være forståelig for eksterne lesere.

Når dokumentasjonsforvaltere importerer og registrerer dokumenter i sakarkivsystemet, journalfører de som regel på samme tid. Saksbehandlere derimot importerer og registrerer dokumenter i journalposter som siden kontrolleres av arkivtjenesten før journalføring. I begge tilfeller er det viktig med gode rutiner for kontroll av både dokumenter og metadata.

Hva menes med metadata?

Dokumenter registreres i sakarkivsystemet med følgende informasjon, kalt metadata:

• Dokumentdato

• Journalføringsdato

• Saksnummer og dokumentnummer

• Avsender/mottaker

• Dokumentinnhold, også kalt tittel

• Eventuell forfallsdato

• Eventuell hjemmel for unntatt offentlighet i henhold til rutiner for meroffentlighet ved UiB

Metadataene, altså ikke selve dokumentinnholdet, vises på UiBs offentlige journal med mindre de er skjermet.

Journalføring ved dokumentregistrering

Dette er prinsippene som følges når dokumentasjonsforvalteren importerer og registrerer dokumentasjon i sakarkivsystemet, før journalposten får status Journalført:

• Journalposten skal knyttes til rett sak i rett arkivdel. Søk i ephorte etter temaet dokumentet omhandler, for å se om det allerede eksisterer en passende sak. Refereres det for eksempel i dokumentet til tidligere korrespondanse? Det er viktig at sakene ikke fragmenteres!

• Journalposten skal registreres som korrekt dokumenttype. Særlig viktig er det at inngående og utgående korrespondanse registreres som nettopp det.

• Journalposttittelen skal være etter gjeldende rutine (dersom det finnes en rutine) og

  • følge norsk rettskrivning,

  • ikke inneholde forkortelser med unntak av forkortelser i parentes eller allment kjente forkortelser som UiB eller NAV,

  • ikke være skrevet med STORE BOKSTAVER,

  • ha skjermet personnavn dersom temaet for saken tilsier dette,

  • være uten prefiks av typen FW: eller RE:,

  • være lik på journalpost og hoveddokument,

  • være beskrivende (svar på søknader skal ikke begynne med «søknad om»).

• Vedleggstitler bør være beskrivende for innholdet.

• Journalposten registreres ved rett administrativ enhet etter gjeldende rutiner.

• Nyopprettede journalposter eller saker skal ikke være direktefordelt til en saksbehandler, men stå ufordelt. Fordeling er et lederansvar!

• Ved behov skal journalpost og sak gis tilgangskode og hjemmel i henhold til rutiner for skjerming av metadata og dokumentinnhold. Det må vurderes hvorvidt deler av tittelen og avsender/mottaker skal skjermes.

• Dokumentdato skal reflektere hoveddokumentet, med unntak av dokumentasjon som er sendt inn med Digiforms, hvor det sentrale dokumentet ligger som vedlegg.

• Noen journalposter skal også ha forfalldato, for eksempel høringer.

• Hoveddokument og alle vedlegg skal ha kommet inn i ephorte, og de skal ligge i riktig rekkefølge.

• Ved import av dokumenter er det det meningsbærende dokumentet som skal være hoveddokument, og dokumentdato i journalposten skal samsvare med hoveddokumentets dokumentdato. Når en e-post har det meningsbærende dokumentet som vedlegg, registreres e-posten som vedlegg kalt «Oversendelse» i journalposten.

• Alle dokumenter i journalposten skal være i et gyldig arkivformat.

Journalføring ved kvalitetskontroll

Når saksbehandlere ved UiB har lagt dokumentasjon inn i ephorte og gitt journalposten status Ferdig, havner den i venstremenysøket «Til journalføring». Det er dette søket arkivtjenesten bruker når de skal journalføre. Dokumentasjonsforvalterne går gjennom listen og kontrollerer hver enkelt journalpost før journalføring, det vil si at status endres fra Ferdig til Journalført.

Sjekkliste før endring av status til Journalført:

• Journalposten skal ligge i riktig sak.

• Utgående brev må være sendt før de journalføres, og feltene for forsendelsesmåte og forsendelsesstatus skal være utfylt.

• Dokumentet skal være i gyldig arkivformat, uten noen form for passordbeskyttelse og stå riktig vei. Snu ark som ligger opp ned!

• Journalposttittelen skal være etter gjeldende rutine (dersom det finnes en rutine) og

  • følge norsk rettskrivning,

  • ikke inneholde forkortelser med unntak av forkortelser i parentes eller allment kjente forkortelser som UiB eller NAV,

  • ikke være skrevet med STORE BOKSTAVER,

  • ha skjermet personnavn dersom temaet for saken tilsier dette,

  • være uten prefiks av typen FW: eller RE:,

  • være lik på journalpost og hoveddokument,

  • være beskrivende (svar på søknader skal ikke begynne med «søknad om»).

• Vedleggstitler bør være beskrivende for innholdet

• Vi fjerner ikke overskjerming, men vi øker skjerming der den er mangelfull.

• Dokumentdato skal reflektere hoveddokumentet.

• Det skal være rett avsender/mottager.

• Kopimottagere (interne) nevnt i brevet skal også gis kopi i ephorte.

• Dokumentene skal være uten åpenbare feil og mangler.

• Styresaker journalføres først etter at møtet er avholdt.

Verdt å vite:

• Sjekk alltid eventuelle merknader før journalføring!

• Underskjerming er svært vanlig. Her er en liste over ord som ofte brukes i dokumenter som krever skjerming.

• Studentnummer behandles på samme måte som vi behandler personnavn, det vil si at nummeret skjermes der vi ville skjermet navnet. Fødselnummer og ansattnummer skjermes med S/P § 26,5.

• Det hender svært ofte at dokumentdatoen oppført i journalposten er feil.

• Tomme journalposter journalføres aldri.

• Excelfiler (regneark) med store tabeller eller flere ark tåler dårlig automatisk konvertering til PDF, og det er ofte en bedre løsning å konvertere regneaket manuelt til PDF før det importeres til sakarkivsystemet.

• Når en journalpost får status Ekspedert uten å gå gjennom status Ferdig (altså at journalposten går rett fra Reservert til Ekspedert), dannes det ikke et journalpostnummer. Man må i så fall tilbakestille status til Reservert, så til Ferdig og så til Journalført.

• Journalførte signeringsoppdrag tilbakestilles til status Ferdig dersom signeringsoppdraget blir avvist eller utløper. Gi saksbehandleren beskjed om dette.

• Det oppstår ofte feil ved ekspedering av digital post. Se oversikt over feilmeldinger her.

• Pass på at du ikke journalfører en test! Se opp for sønader saksbehandlere som avsender, journalposter i testsaker og uvanlige titler.

Kontakt med saksbehandlere og bruk av arkivmerknader

Når dokumentasjonsforvalteren oppdager mangler ved journalposter som skal journalføres, tar hun kontakt med saksbehandleren og oppgir dette i en merknad. Har man for eksempel tatt kontakt med saksbehandleren om et utgående brev som ikke er sendt, kan en legge inn en merknad i journalposten der det står: «Sendt e-post om ekspedering» eller «Sendt e-post om feilmelding». (Det er i så fall underforstått at e-posten er sendt til saksbehandleren.)

Ved å bruke merknadsfunksjonen aktivt unngår vi at flere personer kontakter saksbehandlerne om det samme, og vi kan bedre vurdere når det er på tide å purre på en henvendelse.

Det kan også være fornuftig å ta kontakt med saksbehandlere som stadig gjør de samme feilene, for å tilby hjelp til selvhjelp. Det kan for eksempel dreie seg om stadige tilfeller av feilskjerming, inngående brev som legges inn som X-notat, taushetsbelagt informasjon som sendes på e-post, og så videre.

Ellers skal vi gi beskjed til saksbehandleren når vi har flyttet journalposter til en annen sak, for eksempel en oppsigelse plassert i en tilsettingssak.