Journalføring¶

I snever forstand betyr journalføring å registrere opplyninger i en journal.

I vid forstand betegner det kvalitetssikring av dokument i sakarkivsystemet. Dokumentasjonstjenesten kontrollerer at dokumentet

er arkivert i rett sak
har riktig skjerming (tilgangskode og skjerming av alle taushetsbelagte metadata)
har en tittel og andre metadata som viser hva dokumentet gjelder (og som står seg i offentlig journal)
- Tittel 1 skal ikke ha personnavn (unntak bare for offentlige personer).
har riktig navn på eventuelle avsendere og mottakere og at fysiske personer er markert
har riktig dokumentdato
har riktig dokumenttype
har riktige og lesbare filer
er sendt (hvis det er et utgående brev)

Konvertering av filer til gyldig arkivformat kontrolleres ikke ved journalføring.

Kvalitetssikring i dokumentets ulike faser¶

I de typiske fasene for et dokument fungerer kvalitetssikringen som følger:

Dokumenter under arbeid (uten en aktiv oppgaveflyt) blir som regel ikke kontrollert av dokumentasjonstjenesten. Dokumenter som har vært lenge i status R, kontrolleres imidlertid. Dette pleier å være dokumenter som skal utgå («feilregistreres») eller som saksbehandleren har glemt å sende.

Dokumentasjonsforvaltere ser dokumentene i kurvene for dokumenter i status R.
Dokumenter med en aktiv oppgaveflyt blir som regel heller ikke kontrollert.

Dokumentasjonsforvaltere ser dokumentene i kurvene for oppgaver.
Dokumenter til ekspedering, blir overvåket. Det sendes regelmessig meldinger til saksbehandlerne – og til ledere dersom dokumentet har lagt til ekspedering i mer enn en uke. Disse dokumentene vises ikke i kurvene for journalføring.

Dokumentasjonsforvaltere ser dokumentene i kurven «Til ekspedering (alle)».
Dokumenter hvis ekspedering har feilet, blir overvåket. Dersom ikke saksbehandleren håndterer disse selv (ved å lese feilmeldingen, gjøre eventuelle justeringer og ekspedere dem på nytt), gjør dokumentasjonsforvalterne det.

Dokumentasjonsforvaltere ser dokumentene i kurven «Ekspedering feilet (alle)».
Dokumenter som er ekspedert (uten feil), blir journalført.

Dokumentasjonsforvaltere ser dokumentene i kurvene for journalføring.
Dokumenter som er journalført, blir kvalitetssikret og publisert på eInnsyn.

Dokumentasjonsforvalterne ser dokumentene under «Kontrollrutiner».

Dokumenter som registreres av dokumentasjonsforvaltere, journalføres i samme operasjon. De blir kvalitetssikret sammen med andre dokumenter.
Dokumenter som registreres av en arkivintegrasjon, blir ofte journalført i samme operasjon.
Dokumenter i møtemodulen kan publiseres på eInnsyn av møtesekretæren uten at de er journalført eller kvalitetssikret av en dokumentasjonsforvalter. Saksframlegg blir også journalført av dokumentasjonsforvaltere, men dette skjer uavhengig av publisering.