Kurs i ephorte og Elements
Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning holder kurs i ephorte flere ganger hvert semester. Vi tilbyr også skreddersydde kurs ved behov, og vi holder for tiden på med å utvikle et eget kurs for ledere.
Kurs i ephorte og Elements
Kursene i ephorte og Elements består av to moduler som bygger på hverandre, hvor Modul A er et introduksjonskurs. Målet med kursene er å gi en grunnleggende innføring i UiBs sakarkivsystem.
Etter å ha fullført de to modulene, skal du vite hvordan du kan opprette utgående brev og interne notater, få disse godkjent av lederen din før de sendes, motta kopier og besvare brev og notater du selv har mottatt. Du vil også få opplæring i hvordan brev skjermes slik at vi ikke bryter taushetsplikten eller lar noe være offentlig som ikke skal være det. Det er likevel viktig at du gjør deg godt kjent med de interne saksbehandlingsrutinene i avdelingen din.
Kursoversikt våren 2024
I vår holdes kursene digitalt i Teams eller fysisk i Nygårdsgaten 5, 6. etasje, rom 6A601. Digitale kursdeltakere får tilsendt lenke på e-post samme morgen som kurset avholdes.
Kurs i Nygårdsgaten 5 (maks 10 deltakere):
tirsdag 16. januar (Modul A - 09:00-12:00)
tirsdag 30. januar (Modul B - 09:00-11:00)
tirsdag 12. mars (Modul A - 09:00-12:00)
tirsdag 19. mars (Modul B - 09:00-11:00)
onsdag 22. mai (Modul A - 09:00-12:00)
mandag 3. juni (Modul B - 09:00-11:00)
Kurs i Teams (maks 20 deltakere):
torsdag 15. februar (Modul A - 09:00-12:00)
tirsdag 20. februar (Modul B - 09:00-11:00)
torsdag 18. april (Modul A - 09:00-12:00)
torsdag 2. mai (Modul B - 09:00-11:00)
Påmelding til kurs gjøres her: Påmelding
MERK: Kurset avslyses ved færre enn 5 påmeldte deltagere.
Modul A
Modul A er et introduksjonskurs rettet mot saksbehandlere som ikke er kjent med saksarkivsystemet ephorte. Her går vi igjennom følgende:
Hvorfor har vi arkiv?
Lovmessig rammeverk og retten til innsyn
Saksbehandlers ansvar
Introduksjon til programvaren ephorte
Gjennomgang av de ulike skjermbildene i ephorte
Opprette saker og journalposter
Avskriving og besvaring av restanser
Sende brev og notater på godkjenning
Modul B
På modul B går vi igjennom følgende:
Repetisjon av modul A: Besvare restanser, opprette journalposter og sende brev og notater på godkjenning.
Skjerming (tilgangsstyring): Opplæring i hvordan brev skjermes, slik at vi ikke bryter taushetsplikten.
Søk i ephorte: Opplæring i hvordan man søker frem ulike saker og journalposter i ephorte.