Brukerstøtte og driftsmeldinger
Brukerstøtte er tilgjengelig for UiBs ansatte gjennom UiBhjelp, telefon (55 58 39 39) og chat. Oppgavene roteres mellom de ansatte i faggruppen og fordeles gjennom ukeplanen. Les mer om brukerstøtten eller ta en titt på serviceerklæringen vår.
Innhold på denne siden
Oppretting og avslutning av brukere i ephorte
Det er kun leder som kan autorisere brukere med rolle og tilganger i ephorte. Bestillinger opprettes her.
Bestillingen dukker opp i ephorte, i den årlige saken for bestilling/endring/lukking av brukere. Bestillingen utløser samtidig en sak i UiBhjelp og tas hånd om av personen som er på brukerstøtte.
Sakstittel: ephortetilgang åååå
Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 041.1
Én sak per kalenderår
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Søknad om å opprette eller slette tilgang i ePhorte - kode for administrativ enhet |
Y |
Oppretting av bruker
Ved autorisering av brukere i ephorte kontrolleres alltid følgende:
Den som autoriserer skal ha myndighet til dette: Leder autoriserer.
Tilgangene det bes om, skal være rimelige med tanke på stillingstype.
Rett feide/alias må være oppgitt: Feiden søkes opp i Outlook.
For å søke opp feiden, velg knappen for ny e-post.
Når du har valgt ny e-post, klikk på knappen for hvem du vil sende til (til-knappen). I vinduet som da åpner seg, skriver du inn navnet på brukeren du vil opprette – i feltet øverst til venstre.
Sjekk at det i feltet Adressebok står Global adresseliste. Dette da alternativet Offline Global Address List ikke alltid er helt oppdatert.
Høyreklikk på navnet til den nye brukeren og velg Egenskaper. Brukerinformasjonen (alias, navn, tlf. etc.) limes inn fra Outlook - slik minimeres muligheten for feilkilder.
Sjekk at saksbehandler-initialene ikke allerede er i bruk. Sjekk også kursbasen for dette. Søk etter initialene i Verktøy, Brukeradministrasjon/tilgangsstyring, Person/roller og Initialer.
Sjekk også at initialene ikke allerede er brukt i kursbasen. Dette da det også skal opprettes en bruker i kursbasen. I kursbasen er det ikke nødvendig å legge inn de samme tilgangskodene som brukeren er registrert med i produksjonsbasen. I stedet benyttes bare tilgangskoden UO. For brukerrollen saksbehandler registreres UO-koden på personnivå, for ledere på enhetsnivå.
Initialene skal være på minimum tre bokstaver.
Velg først de to første bokstavene i fornavnet og den første i etternavnet.
Er disse i bruk velges de to første i fornavnet og de to første i etternavnet.
Er disse i bruk velges de tre første i fornavnet og de to første i etternavnet.
Er disse i bruk velges de tre første i fornavnet og de tre første i etternavnet.
Osv.
Merk at feltet for mellomnavn ikke er i bruk. Ved innføring av ephorte ble det bestemt at dette feltet ikke skulle benyttes.
Ved to etternavn skrives det første i samme felt som feltet for fornavn. Doble etternavn (navn med bindestrek) skrives i feltet for etternavn.
Avslutning av bruker
Når saksbehandlere eller ledere slutter, er det viktig at de rydder i sakarkivsystemet før siste arbeidsdag. Før ephortebrukeren slutter, må brukeren, brukerens leder og en arkivar sjekke følgende:
Brukerens ansvar:
Journalposter må være ferdigstilt. Det vil si at ingen journalposter skal stå i status Reservert eller Midlertidig registrert.
Journalposter må være ferdig godkjent (ingen har status G). Eventuelle journalposter som ikke ennå er godkjent, må overføres til en annen saksbehandler.
Restanser må enten være avskrevet, eller journalpostene må overføres til en annen saksbehandler.
Utgående brev (journalposter med dokumenttype U) i status Ferdig må være ekspedert til mottaker. Dette skal framkomme i feltene Forsendelsesmåte og Forsendelsesstatus.
Journalposter sendt ut som signeringsoppdrag – men som ikke er signert eller avvist - må overføres til en annen saksbehandler. Dette da signeringsoppdrag må returneres til en aktiv saksbehandler. Ikke-signerte oppdrag vises i saksbehandlersøket Teknisk feil (digital post).
Søket Utsjekkede dokumenter skal være tomt. Dokumenter som måtte finnes i dette søket, må sjekkes inn.
Saker i søket Mine aktive saksmapper må ferdigstilles eller flyttes til en annen bruker.
Lederens ansvar:
Journalposter mottatt for godkjenning (i søket Mottatte oppgaver) må enten være godkjent eller avvist .
Arkivaren stenger brukerrollen når alt over er klart:
Autorisasjoner stenges – på enhetsnivå (Til dato) der dette er aktuelt, og på personnivå (i feltet Klarering).
Brukerroller påføres en dato – i feltet Til dato.
Varsling og oppfølgning av tekniske problemer
Denne rutinen beskriver tiltak som skal iverksettes av dokumentasjonsforvalter dersom ephorte/Elements eller sentrale funksjoner i ephorte/Elements er nede. Den som først oppdager problemet, melder det inn og følger punktene nedenfor.
Feilsituasjoner hos driftsleverandør USIT (UiO)
Feilsituasjoner hos driftsleverandør USIT (UiO) kan eksempelvis være:
Webserver for ephorte/Elements er nede
Oracle-database(r) er nede
Server for autentisering (UHAD) er nede
Det er fullt på fillager
Dette er feilsituasjoner som stort sett gjør at ephorte/Elements er utilgjengelig, med unntak av siste punkt, som berører lagring, men ikke søk.
Hva du må gjøre:
Send en e-post til ephorte-drift@usit.uio.no, og beskriv feilsituasjonen, gjerne med feilmelding du får opp.
Gi beskjed til resten av faggruppen i Teams om at e-posten er sendt, for å unngå at flere melder inn til USIT om det samme.
Om det er tidlig på dagen, og feilen sannsynligvis berører få, avvent noen minutter for å se om feilen blir løst raskt.
Om feilen ikke løses raskt, eller det er litt utpå dagen, send en e-post til ephorte@uib.no, og beskriv feilsituasjonen, og hvilke tiltak som er iverksatt. Husk at du må godkjenne utsendelsen under «Behandle forespørsler» i Mailman.
Om det er en omfattende feilsituasjon der det kan påregnes lang nedetid, legg ut en driftsmelding i UiBhjelp, se KI 0832. Denne vil vises til venstre på hovedsiden i UiBhjelp, og forebygge at mange oppretter sak som skyldes nedetiden. e. Når feilsituasjonen er løst, send en ny e-post til ephorte@uib.no, og informer om dette, og lukk evt. driftsmelding i UiBhjelp.
Nedetid i sentrale funksjoner
Nedetid i en eller flere av sentrale funksjoner, som f.eks sending av digital post eller signeringsoppdrag, eller oppslag i Folkeregisteret. Dette kan eksempelvis skyldes:
Digital post til innbygger er nede
eSignering er nede
Driftsforstyrrelser hos underleverandør TietoEVRY til Folkeregisteret
Hva du må gjøre:
Sjekk Digdirs nettside. Her vil du kunne se om noen av de statlige fellestjenestene er nede Om oppslag i Folkeregisteret ikke fungerer, send en e-post til onlineservice@tietoevry.com, og be om status for Folkeregisteret. Dersom Digdirs side ikke indikerer at noe er nede, samtidig som det er problemer med sentrale funksjoner i ephorte/Elements, så kan problemet ligge hos USIT. Send i så fall en e-post til ephorte-drift@usit.uio.no.
Gi beskjed til resten av faggruppen i Teams om at e-posten er sendt, for å unngå at flere melder inn til USIT om det samme.
Om det er tidlig på dagen, og feilen sannsynligvis berører få, avvent noen minutter for å se om feilen blir løst raskt
Om feilen ikke løses raskt, eller det er litt utpå dagen, send en e-post til ephorte@uib.no, og beskriv feilsituasjonen, og hvilke tiltak som er iverksatt. Husk at du må godkjenne utsendelsen under «Behandle forespørsler» i Mailman.
Om det er en omfattende feilsituasjon der det kan påregnes lang nedetid, legg ut en driftsmelding i UiBhjelp, se KI 0832. Denne vil vises til venstre på hovedsiden i UiBhjelp, og forebygge at mange oppretter sak som skyldes nedetiden. e. Når feilsituasjonen er løst, send en ny e-post til ephorte@uib.no, og lukk evt. driftsmelding i UiBhjelp.