Brukerstøtte og driftsmeldinger

Brukerstøtte er tilgjengelig for UiBs ansatte gjennom UiBhjelp, telefon (55 58 39 39) og chat. Oppgavene roterer mellom de ansatte i faggruppen og fordeles gjennom ukeplanen. Les mer om brukerstøtten eller ta en titt på faggruppens serviceerklæringen.

Oppretting og avslutning av brukere i ephorte

Det er kun ledere som kan autorisere brukere med rolle og tilganger i ephorte. Ved å fylle ut bestillingsskjemaet.

Bestillingen dukker opp i ephorte, i den årlige saken for bestilling/endring/lukking av brukere. Bestillingen utløser samtidig en sak i UiBhjelp og tas hånd om av personen som er på brukerstøtte.

Sakstittel: ephortetilgang åååå

Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 041.1
Én sak per kalenderår

Journalposter

Dok

U. off.

Søknad om å opprette eller slette tilgang i ePhorte - kode for administrativ enhet

Y

Oppretting av bruker

  • Ved autorisering av brukere i ephorte kontrolleres alltid følgende:

    • Den som autoriserer, skal ha myndighet til dette: Leder autoriserer.

    • Tilgangene det bes om, skal være rimelige med tanke på stillingstype.

    • Rett brukernavn må være oppgitt: Brukernavnet søkes opp i Outlook.

      • For å søke opp brukernavnet, velg knappen for ny e-post.

      • Når du har valgt ny e-post, klikk på knappen for hvem du vil sende til (til-knappen). I vinduet som da åpner seg, skriver du inn navnet på brukeren du vil opprette – i feltet øverst til venstre.

      • Sjekk at det i feltet Adressebok står Global adresseliste. Dette da alternativet Offline Global Address List ikke alltid er helt oppdatert.

      • Høyreklikk på navnet til den nye brukeren og velg Egenskaper. Brukerinformasjonen (alias, navn, tlf. etc.) limes inn fra Outlook - slik minimeres muligheten for feilkilder.

  • Sjekk at saksbehandler-initialene ikke allerede er i bruk. Sjekk også kursbasen for dette. Søk etter initialene i Verktøy, Brukeradministrasjon/tilgangsstyring, Person/roller og Initialer.

  • Initialene skal være på minimum tre bokstaver.

    • Velg først de to første bokstavene i fornavnet og den første i etternavnet.

    • Er disse i bruk velges de to første i fornavnet og de to første i etternavnet.

    • Er disse i bruk velges de tre første i fornavnet og de to første i etternavnet.

    • Er disse i bruk velges de tre første i fornavnet og de tre første i etternavnet.

    • Osv.

  • Merk at feltet for mellomnavn ikke er i bruk. Ved innføring av ephorte ble det bestemt at dette feltet ikke skulle benyttes.

  • Ved to etternavn skrives det første i samme felt som feltet for fornavn. Doble etternavn (navn med bindestrek) skrives i feltet for etternavn.

  • Opprett også brukeren i kursbasen. Her er det ikke nødvendig å legge inn de samme tilgangskodene som brukeren er registrert med i produksjonsbasen. I stedet benyttes bare tilgangskoden UO. For brukerrollen saksbehandler registreres UO-koden på personnivå, for ledere på enhetsnivå.

Avslutning av bruker

Når saksbehandlere eller ledere slutter, er det viktig at de rydder i sakarkivsystemet før siste arbeidsdag. Før ephortebrukeren slutter, må brukeren, brukerens leder og en arkivar sjekke følgende:

Brukerens ansvar:

  • Journalposter må være ferdigstilt. Det vil si at ingen journalposter skal stå i status Reservert eller Midlertidig registrert.

  • Journalposter må være ferdig godkjent (ingen har status G). Eventuelle journalposter som ikke ennå er godkjent, må overføres til en annen saksbehandler.

  • Restanser må enten være avskrevet, eller journalpostene må overføres til en annen saksbehandler.

  • Utgående brev (journalposter med dokumenttype U) i status Ferdig må være ekspedert til mottaker. Dette skal framkomme i feltene Forsendelsesmåte og Forsendelsesstatus.

  • Journalposter sendt ut som signeringsoppdrag – men som ikke er signert eller avvist - må overføres til en annen saksbehandler. Dette da signeringsoppdrag må returneres til en aktiv saksbehandler. Ikke-signerte oppdrag vises i saksbehandlersøket Teknisk feil (digital post).

  • Søket Utsjekkede dokumenter skal være tomt. Dokumenter som måtte finnes i dette søket, må sjekkes inn.

  • Saker i søket Mine aktive saksmapper må ferdigstilles eller flyttes til en annen bruker.

Lederens ansvar:

  • Journalposter mottatt for godkjenning (i søket Mottatte oppgaver) må enten være godkjent eller avvist .

Arkivaren stenger brukerrollen når alt over er klart:

  • Autorisasjoner stenges – på enhetsnivå (Til dato) der dette er aktuelt, og på personnivå (i feltet Klarering).

  • Brukerroller påføres en dato – i feltet Til dato.


Varsling og oppfølgning av tekniske problemer

Denne rutinen beskriver tiltak som skal iverksettes av dokumentasjonsforvalteren dersom ephorte/Elements eller sentrale funksjoner i ephorte/Elements er nede. Den som først oppdager problemet, melder det inn og følger punktene nedenfor.

  1. Varsle kollegene: Gi beskjed i Teams til resten av faggruppen om feilen og avklar hvem som følger den opp, for å unngå at flere gjør det samme.

  2. Identifiser feilen og varsle rett leverandør (se nedenfor).

  3. Varsle brukerne:

    • Hvis feilen er av betydning av brukerne (og du ikke forventer at den kan løses raskt), send en e-post til postlisten vår (ephorte@uib.no) der du kortfattet beskriver feilen, hvilke tiltak som er iverksatt og eventuelt hvor lenge vi forventer at den vil vare. Godkjenn deretter utsendelsen under «Behandle forespørsler» i Mailman.

    • Om det er en omfattende feilsituasjon der det kan påregnes lang nedetid, legg også ut en driftsmelding i UiBhjelp (se veiledning i kunnskapsartikkelen KI 0832. Driftsmeldingen vil da vises til venstre på hovedsiden i UiBhjelp og forebygge at mange oppretter sak som skyldes nedetiden.

    • Når feilen er løst, send en ny e-post til ephorte@uib.no og lukk en eventuell driftsmelding i UiBhjelp.

Melde feil til rett leverandør

  • Ved problemer som gjelder digital post (inkludert signeringsoppdrag) eller oppslag i folke- eller enhetsregisteret, sjekk først status.digdir.no. Hvis feilen forklares av en melding her, er det normalt sett ikke nødvendig å varsle en leverandør.

  • Feil som gjelder oppslag i folkeregisteret (og ikke forklares av en melding på status.digdir.no), meldes til Tietoevry på onlineservice@tietoevry.com. Oppgi feilmeldingen (eller lignende) som vises i stedet for søkeresultatene.

  • Feil som gjelder digital post (inkludert signeringsoppdrag), kontaktregisteret eller enhetsregisteret, meldes til Digdir på servicedesk@digdir.no.

  • Feil med arkivering fra SAP (time- og oppdragskontrakter eller permisjonssaker) meldes til BOTT INT på bott-int-drift@usit.uio.no.

  • Andre feil meldes til driftsleverandøren UiO på ephorte-drift@usit.uio.no og eventuelt til vedlikeholdsleverandøren Sikri i kundeportalen (av noen med en bruker der). Typiske feil:

    • ephorte og/eller Elements er utilgjengelig (svarer ikke eller gir feilmelding).

    • Pålogging fungerer ikke.

Beskriv feilen i henvendelsen og oppgi eventuelle feilmeldinger (husk å skjerme eventuelle personopplysninger!). Sett relevante personer i faggruppen på kopi.

Lenker til e-postlisten