Brukerstøtte og driftsmeldinger =============================== Brukerstøtte er tilgjengelig for UiBs ansatte gjennom UiBhjelp, telefon (55 58 39 39) og chat. Oppgavene roteres mellom de ansatte i faggruppen og fordeles gjennom ukeplanen. Les mer om `brukerstøtten `_ eller ta en titt på :doc:`serviceerklæringen vår `. .. contents:: Innhold på denne siden :depth: 2 :local: Oppretting og avslutning av brukere i ephorte --------------------------------------------- Det er kun leder som kan autorisere brukere med rolle og tilganger i ephorte. `Bestillinger opprettes her `_. Bestillingen dukker opp i ephorte, i den årlige saken for bestilling/endring/lukking av brukere. Bestillingen utløser samtidig en sak i UiBhjelp og tas hånd om av personen som er på brukerstøtte. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: ephortetilgang åååå** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen | | | | | Arkivdel: Saksarkiv | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 041.1 | | | | | Én sak per kalenderår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Søknad om å opprette eller slette tilgang i ePhorte - kode for administrativ enhet | Y | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Oppretting av bruker ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ * Ved autorisering av brukere i ephorte kontrolleres alltid følgende: * Den som autoriserer skal ha myndighet til dette: Leder autoriserer. * Tilgangene det bes om, skal være rimelige med tanke på stillingstype. * Rett feide/alias må være oppgitt: Feiden søkes opp i Outlook. * For å søke opp feiden, velg knappen for ny e-post. * Når du har valgt ny e-post, klikk på knappen for hvem du vil sende til (til-knappen). I vinduet som da åpner seg, skriver du inn navnet på brukeren du vil opprette – i feltet øverst til venstre. * Sjekk at det i feltet Adressebok står Global adresseliste. Dette da alternativet Offline Global Address List ikke alltid er helt oppdatert. * Høyreklikk på navnet til den nye brukeren og velg Egenskaper. Brukerinformasjonen (alias, navn, tlf. etc.) limes inn fra Outlook - slik minimeres muligheten for feilkilder. * Sjekk at saksbehandler-initialene ikke allerede er i bruk. Sjekk også kursbasen for dette. Søk etter initialene i Verktøy, Brukeradministrasjon/tilgangsstyring, Person/roller og Initialer. * Sjekk også at initialene ikke allerede er brukt i kursbasen. Dette da det også skal opprettes en bruker i kursbasen. I kursbasen er det ikke nødvendig å legge inn de samme tilgangskodene som brukeren er registrert med i produksjonsbasen. I stedet benyttes bare tilgangskoden UO. For brukerrollen saksbehandler registreres UO-koden på personnivå, for ledere på enhetsnivå. * Initialene skal være på minimum tre bokstaver. * Velg først de to første bokstavene i fornavnet og den første i etternavnet. * Er disse i bruk velges de to første i fornavnet og de to første i etternavnet. * Er disse i bruk velges de tre første i fornavnet og de to første i etternavnet. * Er disse i bruk velges de tre første i fornavnet og de tre første i etternavnet. * Osv. * Merk at feltet for mellomnavn ikke er i bruk. Ved innføring av ephorte ble det bestemt at dette feltet ikke skulle benyttes. * Ved to etternavn skrives det første i samme felt som feltet for fornavn. Doble etternavn (navn med bindestrek) skrives i feltet for etternavn. Avslutning av bruker ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Når saksbehandlere eller ledere slutter, er det viktig at de rydder i sakarkivsystemet før siste arbeidsdag. Før ephortebrukeren slutter, må brukeren, brukerens leder og en arkivar sjekke følgende: **Brukerens ansvar:** * Journalposter må være ferdigstilt. Det vil si at ingen journalposter skal stå i status Reservert eller Midlertidig registrert. * Journalposter må være ferdig godkjent (ingen har status G). Eventuelle journalposter som ikke ennå er godkjent, må overføres til en annen saksbehandler. * Restanser må enten være avskrevet, eller journalpostene må overføres til en annen saksbehandler. * Utgående brev (journalposter med dokumenttype U) i status Ferdig må være ekspedert til mottaker. Dette skal framkomme i feltene Forsendelsesmåte og Forsendelsesstatus. * Journalposter sendt ut som signeringsoppdrag – men som ikke er signert eller avvist - må overføres til en annen saksbehandler. Dette da signeringsoppdrag må returneres til en aktiv saksbehandler. Ikke-signerte oppdrag vises i saksbehandlersøket Teknisk feil (digital post). * Søket Utsjekkede dokumenter skal være tomt. Dokumenter som måtte finnes i dette søket, må sjekkes inn. * Saker i søket Mine aktive saksmapper må ferdigstilles eller flyttes til en annen bruker. **Lederens ansvar:** * Journalposter mottatt for godkjenning (i søket Mottatte oppgaver) må enten være godkjent eller avvist . **Arkivaren stenger brukerrollen når alt over er klart:** * Autorisasjoner stenges – på enhetsnivå (Til dato) der dette er aktuelt, og på personnivå (i feltet Klarering). * Brukerroller påføres en dato – i feltet Til dato. ------------ Varsling og oppfølgning av tekniske problemer --------------------------------------------- Denne rutinen beskriver tiltak som skal iverksettes av dokumentasjonsforvalter dersom ephorte/Elements eller sentrale funksjoner i ephorte/Elements er nede. Den som først oppdager problemet, melder det inn og følger punktene nedenfor. Feilsituasjoner hos driftsleverandør USIT (UiO) ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Feilsituasjoner hos driftsleverandør USIT (UiO) kan eksempelvis være: - Webserver for ephorte/Elements er nede - Oracle-database(r) er nede - Server for autentisering (UHAD) er nede - Det er fullt på fillager Dette er feilsituasjoner som stort sett gjør at ephorte/Elements er utilgjengelig, med unntak av siste punkt, som berører lagring, men ikke søk. **Hva du må gjøre:** a. Send en e-post til ephorte-drift@usit.uio.no, og beskriv feilsituasjonen, gjerne med feilmelding du får opp. b. Gi beskjed til resten av faggruppen i Teams om at e-posten er sendt, for å unngå at flere melder inn til USIT om det samme. c. Om det er tidlig på dagen, og feilen sannsynligvis berører få, avvent noen minutter for å se om feilen blir løst raskt. d. Om feilen ikke løses raskt, eller det er litt utpå dagen, send en e-post til ephorte@uib.no, og beskriv feilsituasjonen, og hvilke tiltak som er iverksatt. Husk at du må godkjenne utsendelsen under «Behandle forespørsler» i Mailman. e. Om det er en omfattende feilsituasjon der det kan påregnes lang nedetid, legg ut en driftsmelding i UiBhjelp, `se KI 0832 `_. Denne vil vises til venstre på hovedsiden i UiBhjelp, og forebygge at mange oppretter sak som skyldes nedetiden. e. Når feilsituasjonen er løst, send en ny e-post til ephorte@uib.no, og informer om dette, og lukk evt. driftsmelding i UiBhjelp. Nedetid i sentrale funksjoner ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Nedetid i en eller flere av sentrale funksjoner, som f.eks sending av digital post eller signeringsoppdrag, eller oppslag i Folkeregisteret. Dette kan eksempelvis skyldes: - Digital post til innbygger er nede - eSignering er nede - Driftsforstyrrelser hos underleverandør TietoEVRY til Folkeregisteret **Hva du må gjøre:** a. Sjekk `Digdirs nettside `_. Her vil du kunne se om noen av de statlige fellestjenestene er nede Om oppslag i Folkeregisteret ikke fungerer, send en e-post til onlineservice@tietoevry.com, og be om status for Folkeregisteret. Dersom Digdirs side ikke indikerer at noe er nede, samtidig som det er problemer med sentrale funksjoner i ephorte/Elements, så kan problemet ligge hos USIT. Send i så fall en e-post til ephorte-drift@usit.uio.no. b. Gi beskjed til resten av faggruppen i Teams om at e-posten er sendt, for å unngå at flere melder inn til USIT om det samme. c. Om det er tidlig på dagen, og feilen sannsynligvis berører få, avvent noen minutter for å se om feilen blir løst raskt d. Om feilen ikke løses raskt, eller det er litt utpå dagen, send en e-post til ephorte@uib.no, og beskriv feilsituasjonen, og hvilke tiltak som er iverksatt. Husk at du må godkjenne utsendelsen under «Behandle forespørsler» i Mailman. e. Om det er en omfattende feilsituasjon der det kan påregnes lang nedetid, legg ut en driftsmelding i UiBhjelp, `se KI 0832 `_. Denne vil vises til venstre på hovedsiden i UiBhjelp, og forebygge at mange oppretter sak som skyldes nedetiden. e. Når feilsituasjonen er løst, send en ny e-post til ephorte@uib.no, og lukk evt. driftsmelding i UiBhjelp. Lenker for driftsmeldinger ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ * `Påmelding for brukere `_ * `Avmelding for brukere `_ * `Pålogging for dokumentasjonsforvaltere `_