Tilganger og skjerming i WebSak¶
Hva vil det si å skjerme informasjon?¶
Å skjerme informasjon betyr å begrense hvem som har tilgang til den.
I WebSak skjermes informasjon ved hjelp av tilgangskoder og avskjermingskoder. Skjermingen kan begrunnes med en paragraf.
Tilgangskoder (S, PT, TB …) angir type informasjon og klassifisering (skjermingsgrad) og brukes for å begrense hvilke brukere som har tilgang til filer og skjermede metadata.
Avskjermingskoder (0, 1 eller 3) brukes for å begrense hvilke metadata som skjermes: Avskjermingskode 3 skjermer tittel 2, avsender/mottaker og klassering, 0 og 1 gjør det ikke. (Sistnevnte brukes bare i kombinasjonen INT-0.)
Paragraf brukes når det skal begrunnes hvorfor et dokument unntas fra innsyn. Paragrafen vises i brev/notater/saksframlegg og på eInnsyn.
Overordnede prinsipper for skjerming¶
Vi skiller mellom åpen (🟢), begrenset (🟡), fortrolig (🔴) og strengt fortrolig (⚫) informasjon i henhold til UiBs lagringsguide. Tilgangskodene bruker også disse fargekodeene.
Vi skiller mellom intern skjerming (hos UiB, i WebSak) og ekstern skjerming (for publikum, på eInnsyn)
Taushetsbelagte opplysninger og annen fortrolig informasjon skal alltid skjermes slik at bare personer med en saklig grunn til å se opplysningene («tjenstlig behov») har tilgang til dem.
Dette gjelder både internt og eksternt. Det er lovpålagt hvis opplysningene er underlagt lovfestet taushetsplikt, og kan også være det i andre tilfeller.
Sørg for at eventuelle taushetsbelagte opplysninger er i tittel 2-feltet. Tittel 1-feltet skjermes aldri.
Viktig
Dersom saken eller dokumentet har fortrolige informasjon, må du sørge for at den har en tilgangskode med fargekode rød 🔴 eller sort ⚫ og avskjermingskode 3.
Med tanke på intern skjerming er det ellers virksomhetens egne behov som er styrende. Der hvor det er hensiktsmessig, kan man skjerme begrenset (🟡) informasjon strengere.
Med tanke på ekstern skjerming er det viktig at vi bare skjermer taushetsbelagte opplysninger i offentlig journal på eInnsyn.
Er det ikke taushetsbelagt hvem som er avsender eller mottaker av et brev, skal ikke avkjermingskode 3 brukes, da denne vil føre til at opplysningene blir skjermet.
Viktig
Skjerm også korrespondanse med studenter (eller potensielle studenter) som gjelder eksamensresultater, tap av studierett, overflytting til et lavere kull eller lignende, med avskjermingskode 3. Det vil si S-3 dersom det ikke er snakk om taushetsbelagte opplysninger.
Overfor publikum skal vi også unngå unødvendig forhåndsklassifisering.
Velg en paragraf bare dersom denne skal flettes inn i brevet/notatet eller det er snakk om informasjon om er underlagt lovfestet taushetsplikt. Ellers forskutterer vi en eventuell innsynsvurdering, men denne skal vi først foreta dersom noen faktisk ber om innsyn.
Hvordan skjermes informasjon i WebSak?¶
Hvordan du endrer skjerming for en konkret sak eller et konkret dokument i WebSak, er beskrevet i denne kunnskapsartikkelen under overskriften «Hvordan skjerme en sak eller et dokument».
Hvilke tilgangskoder brukes for hva?¶
Det finnes en rekke tilgangskoder for forskjellige typer dokumentasjon. Men av tekniske årsaker har også saker og dokumenter som skal være tilgjengelig for alle WebSak-brukere i virksomheten, en tilgangskode, nemlig INT.
Generelle tilgangskoder¶
Kode |
Klass. |
Beskrivelse |
Stikkord/eksempler |
|---|---|---|---|
INT |
🟢🟡 |
Internt åpen informasjon |
[Bruk INT-0] ikke-fortrolig informasjon, åpen for alle i virksomheten |
TB |
🟡🔴 |
Annen begrenset eller fortrolig dokumentasjon |
[Bruk TB-1/TB-3] Brukes dersom ingen annen tilgangskode passer. |
IA |
🔴⚫ |
Ingen autorisert |
[Bruk IA-3] Bare medlemmer i tilknyttede tilgangsgrupper har tilgang. |
INT brukes dersom informasjonen ikke skal skjermes internt.
TB brukes dersom det er behov for å skjerme noe og ingen annen tilgangskode passer. TB erstatter tilgangskoden UO i Elements. Bruk avskjermingskode 3 hvis det er taushetsbelagt hvem som er avsender/mottaker, ellers avskjermingskode 1.
IA brukes i særlige tilfeller hvor det er behov for streng skjerming og full kontroll over hvem som har tilgang.
Viktig
Vær oppmerksom at leder ved en enhet vil få tilgang også til dokumenter skjermet med denne tilgangskoden (IA) hvis den eller oppgaver knyttet til den fordeles enheten, ikke direkte til en person.
Hen vil da beholde tilgangen inntil tilgangsgruppen fjernes fra dokumentet.
Rådfør deg med brukerstøtten før du tar i bruk denne tilgangskoden.
Studie¶
Kode |
Klass. |
Beskrivelse |
Stikkord/eksempler |
|---|---|---|---|
S |
🟡 |
Begrenset studentdokumentasjon |
[Bruk S-1 eller S-3] karakterer, vurderingsprotokoll, vitnemål |
ST |
🔴 |
Fortrolig studentdokumentasjon: helseopplysn. |
[Bruk ST-3] tilrettelegging, gyldig fravær, legeattest, foreldrepermisjon |
SX |
🔴⚫ |
Fortrolig studentdok.: reglementsbrudd |
[Bruk SX-3] fusk, skikkethetsvurdering, uredelig opptreden, politiattest |
VS |
🔴⚫ |
Varsel om kritikkverdige forhold (uhl.) |
[Bruk VS-3] varsel fra student (universitets- og høyskoleloven) |
All informasjon som gjelder studenter, skal skjermes med en av disse tilgangskodene.
Personal¶
Kode |
Klass. |
Beskrivelse |
Stikkord/eksempler |
|---|---|---|---|
P |
🟡 |
Begrenset personaldokumentasjon |
[Bruk P-1] arbeidsavtale, lønnsopplysninger, fødselsnummer; ikke rekruttering |
PF |
🔴⚫ |
Fortrolig personaldokumentasjon: forhandlinger |
[Bruk PF-1] lønns- og tarifforhandlinger, forhandlingsutvalget |
PT |
🔴 |
Fortrolig personaldokumentasjon: helseopplysn. |
[Bruk PT-3] sykemelding, foreldrepremisjon, dialogmøte |
PX |
🔴⚫ |
Fortrolig personaldok.: reglementsbrudd |
[Bruk PX-3] reglementsbrudd, disiplinærstraff, advarsel, ordensstraff |
V |
🔴⚫ |
Varsel om kritikkverdige forhold (aml.) |
[Bruk V-3] varsel fra arbeidstaker (arbeidsmiljøloven) |
All informasjon som gjelder ansatte (eller oppdragstakere), skal skjermes med en av disse tilgangskodene.
Til forskjell fra Elements brukes tilgangskode P ikke lenger for dokumentasjon i rekrutteringssaker. Der er meningen at alle som har behov for oversikt over ansettelser, kan søke om autorisasjon for denne tilgangskoden ved hele UiB.
Rekruttering¶
Kode |
Klass. |
Beskrivelse |
Stikkord/eksempler |
|---|---|---|---|
R |
🟡🔴 |
Rekruttering |
[Bruk R-1] utvidet søkerliste, innstilling, sakkyndig bedømmelse, uttalelse, søknad med CV |
Tilgangskoden brukes på begrenset og fortrolig informasjon som gjelder søkere til en stilling.
I Elements ble tilgangskoden I ofte brukt for innstillinger (og tilgangkode PL en sjelden gang). Tilgangskode P ble brukt for annen dokumentasjon.
Økonomi¶
Kode |
Klass. |
Beskrivelse |
Stikkord/eksempler |
|---|---|---|---|
Ø |
🟡🔴 |
Økonomi og innkjøp |
[Bruk Ø-1] budsjett, revisjon, økonomistyring |
IK |
🟡🔴 |
Innkjøp |
[Bruk IK-1] konkurransestrategi, ANSK-avtale |
Forskning¶
Kode |
Klass. |
Beskrivelse |
Stikkord/eksempler |
|---|---|---|---|
FK |
🟡🔴 |
Forskningskontrakter |
[Bruk FK-1] |
Spesielle tilgangskoder¶
Følgende tilgangskoder for spesiell type dokumentasjon er bare til bruk ved bestemte enheter, herunder Skeivt arkiv.
Kode |
Klass. |
Beskrivelse |
Stikkord/eksempler |
|---|---|---|---|
QK |
🟡 |
Begrenset dok. ved Skeivt arkiv [UB-SPES-SKA] |
[Bruk QK-1] fagsaker |
QS |
🔴⚫ |
Fortrolig dok. ved Skeivt arkiv [UB-SPES-SKA] |
[Bruk QS-3] fagsaker |
KP |
🔴⚫ |
Pasientklage [MED-IKO] |
[Bruk KP-3] pasient- og brukerrettighetsloven |
PS |
🔴⚫ |
Fortrolig pasientdokumentasjon [MED-IKO] |
[Bruk PS-3] bekymringsmelding til barnevernet, undersøkelse, pasientjournal |
VB |
🔴⚫ |
Bekymringsmeldinger til barnevernet [PSY-IKOB] |
[Bruk VB-3] bekymringsmelding |
HP |
🟡🔴 |
Holbergprisen [ADM-UDIR-HOL] |
[Bruk HP-1] nominiasjon, sakkyndig vurdering |
HP: Bruk avskjermingskode 3 (altså HP-3) dersom avsender/mottaker er taushetsbelagt.
Vær obs på at tittel 2 ikke skjermes ved avskjermingskode 3.
Forhåndsdefinerte tilgangsgrupper¶
Dersom det er behov for at flere brukere får tilgang til en type dokumentasjon på tvers av enheter, brukes såkalte forhåndsdefinerte tilgangsgrupper.
Dersom tilgangsgruppen knyttes til en sak, får medlemmene av gruppen tilgang til saken og alle dokumentene i den (med mindre det er bruk spesielle tilgangskoder som de ikke er autorisert for). Det er ikke nødvendig å knytte tilgangsgruppen til dokumentene i saken i tillegg.
Dersom tilgangsgruppen knyttes til et dokument, får medlemmene av gruppen tilgang til dokumentet.
Forhåndsdefinerte tilgangsgrupper administeres av prosesseier i UiBtilgang. Ved behov kan slike grupper bestilles hos brukerstøtten.
Gruppenavn |
Adm. av |
|---|---|
Ansettelsesrådet (ferie) [UiBtilgang] |
ADM-HR |
Ansettelsesrådet for administrative stillinger [UiBtilgang] |
ADM-HR |
Ansettelsesrådet for tekniske stillinger [UiBtilgang] |
ADM-HR |
Ansettelsesrådet for universitetsbiblioteket [UiBtilgang] |
ADM-HR |
Forhandlingsutvalget [UiBtilgang] |
ADM-HR |
Gyldig fravær (forvaltes av ADM-SA) [UiBtilgang] |
ADM-SA |
HF sykefraværsoppfølging og permisjon [UiBtilgang] |
HF |
Innkjøpere [UiBtilgang] |
ADM-OKA-INNK |
JUR infosenter [UiBtilgang] |
JUR |
JUR sensorgodkjenning [UiBtilgang] |
JUR |
JUR studieseksjonen [UiBtilgang] |
JUR |
JUR sykefraværsoppfølging og permisjon [UiBtilgang] |
JUR |
KMD sykefraværsoppfølging og permisjon [UiBtilgang] |
KMD |
MED HR [UiBtilgang] |
MED |
MED forskning [UiBtilgang] |
MED |
MED stab [UiBtilgang] |
MED |
MED studie [UiBtilgang] |
MED |
MED sykefraværsoppfølging og permisjon [UiBtilgang] |
MED |
MED økonomi [UiBtilgang] |
MED |
Melding om personskade [UiBtilgang] |
ADM-HR-BHT |
NT sykefraværsoppfølging og permisjon [UiBtilgang] |
NT |
PSY sykefraværsoppfølging og permisjon [UiBtilgang] |
PSY |
SV rekruttering [UiBtilgang] |
SV |
SV sykefraværsoppfølging og permisjon [UiBtilgang] |
SV |
Særskilt skikkethetsvurdering [UiBtilgang] |
ADM-UDIR |
Tilrettelegging (forvaltes av ADM-SA) [UiBtilgang] |
ADM-SA |
Universitetsstyret – styresaker hos ADM-EIA [UiBtilgang] |
ADM-UDIR |
Universitetsstyret – styresaker hos ADM-FIA [UiBtilgang] |
ADM-UDIR |
Universitetsstyret – styresaker hos ADM-HR [UiBtilgang] |
ADM-UDIR |
Universitetsstyret – styresaker hos ADM-IT [UiBtilgang] |
ADM-UDIR |
Universitetsstyret – styresaker hos ADM-KA [UiBtilgang] |
ADM-UDIR |
Universitetsstyret – styresaker hos ADM-OKA [UiBtilgang] |
ADM-UDIR |
Universitetsstyret – styresaker hos UB [UiBtilgang] |
ADM-UDIR |
Universitetsstyret – styresaker hos universitetsledelsen [UiBtilgang] |
ADM-UDIR |
Hvilke tilgangskoder brukes i Elements?¶
Personalsaker: P, PT, PX (samt I, PL og KL)¶
Tilgangskoden P brukes for opplysninger som ikke er underlagt taushetsplikt, men som heller ikke skal være tilgjengelig for alle WebSak-brukere, for eksempel opplysninger om lønn eller fødselsnummer og lignende.
Eksempler: personalmapper (med hjemmel «Personalmappe»), ansettelser, oppsigelser, lønnsopprykk
Tilgangskoden PT brukes for helseopplysninger, inkludert foreldrepermisjon. Dette er taushetsbelagte opplysninger.
Eksempler: sykefraværsoppfølging, permisjon (av helseårsaker, foreldrepermisjon)
Tilgangskoden PX brukes for taushetsbelagte opplysninger og særlige kategorier av personopplysninger – med unntak av helseopplysninger.
Eksempler: personkonflikter, tjenesterelaterte reaksjoner (disiplinærsaker, avskjed)
Tilgangskoden I brukes i stedet for tilgangskoden P når opplysningene ikke skal være tilgjengelig for brukere med autorisasjon for tilgangskoden P ved enheten det gjelder. Et typisk tilfelle er når innstillingen i en ansettelsessak ikke skal være tilgjengelig for leder ved en enhet.
Tilgangskoden PL brukes ytterst sjelden, når heller ikke de som er autorisert for tilgangskoden I, skal ha tilgang til opplysningene.
Tilgangskoden KL¶
Tilgangskoden ble innført i september 2025 og brukes i et lite antall ansettelsessaker hvor det er en forutsetning at den som ansettes, kan sikkerhetsklareres. Da kan sikkerhetsrådgiver i samråd med instituttledelsen utarbeide en sikkerhetsvurdering.
Dokumenter som inneholder slike vurderinger, skal skjermes med tilgangskode KL. Dokumentene kan imidlertid ikke inneholde opplysninger som er sikkerhetsgradert etter sikkerhetsloven. WebSak er ikke godkjent for sikkerhetsgraderte opplysninger.
Se «Vurderinger om sikkerhetsklarering» for mer om bruk av denne tilgangskoden.
Sak 2025/11231 inneholder dokumentasjon knyttet til opprettelse av denne tilgangskoden.
Studentsaker: S, ST, SX¶
Tilgangskoden S brukes for opplysninger som ikke er underlagt taushetsplikt, men som heller ikke skal være tilgjengelig for alle WebSak-brukere. Det kan for eksempel være opplysninger om karakterer eller fødselsnummer og lignende.
Eksempler: klage over karakterfastsetting, vitnemål (som dokumentasjon i en sak)
Tilgangskoden ST brukes for helseopplysninger, inkludert foreldrepermisjon. Dette er taushetsbelagte opplysninger.
Eksempler: tilrettelegging, permisjon (av helseårsaker, foreldrepermisjon)
Tilgangskoden SX brukes for taushetsbelagte opplysninger og særlige kategorier av personopplysninger – med unntak av helseopplysninger.
Eksempler: fusk, utestenging, skikkethet
Varsel: V og VS¶
Tilgangskoden V brukes for varsel fra arbeidstakere.
Tilgangskoden VS brukes for varsel fra studenter (Si fra).
Kontrakter: K¶
Tilgangskoden K brukes for taushetsbelagte opplysninger om «forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår» (forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 2), for eksempel i forbindelse med anskaffelser om tilbud og protokoll til valg av leverandør er gjort.
Økonomisaker: ض
Tilgangskoden Ø kan brukes hvor opplysninger som har med økonomi å gjøre, ikke skal være tilgjengelig for alle WebSak-brukere, eller for å skjerme taushetsbelagte opplysninger i offentlig journal.
Annet: UO¶
Tilgangskoden UO brukes for brukes både for andre opplysninger som ikke passer inn i kategoriene ovenfor (personal, studenter, kontrakter, økonomi), men som heller ikke skal være tilgjengelig for alle WebSak-brukere, og for opplysninger som er taushetsbelagte og må skjermes i offentlig journal.
Skeivt arkiv: QK og QS¶
Skeivt arkiv har egne tilgangskoder.
Tilgangskoden QK med hjemmelen «Intern skjerming (ikke offentlighetsvurdert)» brukes på korrespondanse som ikke er taushetsbelagt, men som av ulike grunner ikke skal være tilgjengelig for WebSak-brukere utenfor Skeivt arkiv.
Tilgangskoden QK med hjemmelen § 13, 1. ledd brukes på korrespondanse som er taushetsbelagt, mens tilgangskoden QS brukes om særlig sensitive opplysninger. Det er kanskje til hjelp å tenke på forskjellen mellom QK og QS som forskjellen mellom henholdsvis S/P - § 13, 1. ledd og ST/PT - § 13, 1. ledd.
