Tilsettingssaker

Ved begynnelsen av en tilsettingsprosess opprettes det en sak i saksarkivet med all dokumentasjon frem til ansettelse. Så sendes tilbud om ansettelse ut fra en korresponderende personalsak (personalmappe) som opprettes i personalarkivet. Unntaket gjelder tilsettinger uten utlysning, hvor anmodning om tilsetting legges direkte i personalmappen til den som skal ansettes.

I saksarkivet

Sakstittel

Sakstitler for tilsettingssaker i saksarkivet følger dette oppsettet:

  • Tilsettingssak - Stillingsnavn (% midlertidig) ved enhet, overliggende enhet

Her er et par eksempler på titler på tilsettingssaker:

  • Tilsettingssak - Seniorkonsulent ved Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning, HR-avdelingen

  • Tilsettingssak - Vitenskapelig assistent (50 %, midlertidig) ved Kunstakademiet, Institutt for samtidskunst, Fakultet for kunst, musikk og design

Stillingsprosent tas kun med dersom stillingsprosenten er under 100 %, og det samme om stillingen er midlertidig. Det er altså ikke nødvendig å spesifisere i tittelen om en stilling er fast eller 100 %.

Ordningsverdi

UiBs arkivnøkkel inneholder en rekke arkivkoder for forskjellige stillingsforhold, her er de som brukes mest:

Ordningsverdi

Type stilling

212.11

Fast stilling

212.22

Midlertidig stilling

212.12

Vikariat

212.21

Stipendiat

233

Honorar

215

Bistilling

212.3

Lærling

Kontakt mellom tilsettingsrådet og fakultetene/avdelingene

Personalmedarbeideren med saksansvar for de konkrete sakene har ansvar for at disse journalpostene og dokumentene er registrert i saksarkivsystemet før behandlingen i tilsettingsrådet begynner:

  1. Notat hvor instituttet ber fakultetet om å lyse ut en stilling. Endelig utlysningstekst må være registrert i saken.

  2. Offentlig søkerliste registreres snarest etter at søknadsfristen er gått ut.

  3. Utvidet søkerliste.

  4. Komiteens forslag til innstilling. Dette dokumentet må være signert av komiteens medlemmer.

  5. Innstilling til Tilsettingsrådet.

Tekniske og administrative stillinger

Sakstittel: Tilsettingssak - Stillingsnavn ved enhet, overliggende enhet

Administrativ enhet: Enheten
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.xx

Journalposter

Dok

U. off.

Anmodning om utlysning

N

Stillingsannonse
Fakultetene bruker N-notat om det skal sendes til instituttene
X
N
Offentlig søkerliste
Genereres fra Jobbnorge
X

Utvidet søkerliste
Genereres fra Jobbnorge
X

P § 25,1

Trekker søknad på stilling

I

Oppnevning av komité

X/U

Notat fra intervju, referanser, konsulentvurderinger

X

P § 25,1

Komiteens forslag til innstilling

N

P § 25,1

Innstilling til Tilsettingsrådet

N

P § 25,1

Oversendelse til likestillingskomiteen
Mottaker 2190
N

P § 25,1

Merknad fra likestillingskomiteen i tilsettingssak

N

P § 25,1

Tilsettingsrådets vedtak sak nr. xx/åå – stillingstittel ved enhet

N

P § 25,1

Signert protokoll om vedtak i Tilsettingsrådet
Ved ansettelse av direktører o.l.
N

P § 25,1

Tilbud om tilsetting som stillingstittel
Ved avslag, ellers skal denne i personalmappen
U

P § 25,1

Tar ikke imot tilbud om tilsetting

I

P § 25,1

Annen gangs utlysning
Hvis ingen blir ansatt og saken lyses ut på nytt, skal ny utlysning
registreres på samme saksnummer.
N





Vitenskapelige stillinger

Dersom stillingen ikke blir besatt ved første gangs utlysning, skal det for professor eller førsteamanuensis opprettes en ny sak med nytt saksnummer dersom stillingen skal lyses ut på nytt. Den nye saken lenkes toveis til den gamle.

Sakstittel: Tilsettingssak - Stillingsnavn ved enhet, overliggende enhet

Administrativ enhet: Enheten
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.xx

Journalposter

Dok

U. off.

Anmodning om utlysning
Med forslag til utlysningstekst og stillingsomtale
N

Fakultetsstyresak XXX til møte dato
Saken legges frem for tilsettingsorganet (fakultetsstyre/tilsettingsråd)
X

Tilsettingsrådets vedtak – utlysning
Tilsettingsrådets godkjenning/merknader skannes inn samlet
X

Orienterer om utlysning
Fakultetet effektuerer utlysningen i henhold til tilsettingsorganets vedtak og
gjeldende rutine, og orienterer instituttet/enheten om søknadsfrist og hvor
stillingen er lyst ut
Vedlagt endelig utlysningstekst og godkjent stillingsomtale
X




Offentlig søkerliste
Genereres fra Jobbnorge
X

Utvidet søkerliste
Genereres fra Jobbnorge
X

P § 25,1

Trekker søknad på stilling

I

Forslag til sakkyndig komité
Forslag til komité fra institutt/enhet til fakultetet
N

Fakultetsstyresak XXX til møte dato
Saken legges frem for tilsettingsorganet (fakultetsstyre/tilsettingsråd)
X

P § 25,1

Tilsettingsrådets vedtak – oppnevning av komité

X

Oppnevnningsbrev
Enheten skriver brev til komiteens medlemmer og orienterer søkerne om komiteen
U



Sakkkyndigkomiteens vurdering
Saksbehandler: Fakultetet
I

P § 25,1

Sender komiteens vurdering til søkerne
Enheten sender vurderingen konfidensielt til søkerne for merknader, med 14 dagers
merknadsfrist
U


P § 25,1


Merknader fra søker til komiteens vurdering

I

P § 5,1

Sender søkers merknader til komiteen

U

P § 5,1

Komiteens tilsvar

I

P § 5,1

Sender komiteens tilsvar til søker

U

P § 5,1

Oversendelse til likestillingskomiteen
Mottaker 2190
N

P § 25,1

Merknad fra likestillingskomiteen i tilsettingssak

N

P § 25,1

Intervjunotat

I

P § 25,1

Instituttleders innstilling,
Evt. vedlagt uttalelse fra intern instituttkomité og karaktervurdering iht. UiBs
formelle opptakskrav til PhD
Innstilling fra innstillingsmyndighet til tilsettingsmyndighet
N



P § 25,1



Fakultetsstyresak XXX til møte dato
Saksforelegg til fakultetsstyre/tilsettingsmyndighet
X

P § 25,1

Tilsettingsrådets vedtak - tilsetting
Tilsettingsrådets godkjenning og merknader
Skannes inn samlet
X


P § 25,1


Tilbud om tilsetting som stillingstittel
Ved avslag, ellers skal denne i personalmappen
U

P § 25,1

Tar ikke imot tilbud om tilsetting

I

P § 25,1

I personalarkivet

Oppretting av personalmapper ved tilsetting

Personalmapper opprettes i saksarkivsystemet når det skal sendes ut et tilbud om stilling, og slik vil et utgående brev, som regel et signeringsoppdrag, være den første journalposten i en personalmappe om tilsetting. Dersom søkeren svarer nei, flyttes tilbud og svar tilbake til den korresponderende tilsettingssaken i saksarkivet, og personalmappen utgår.

I tilsettingssaker uten utlysning skal det kun opprettes personalmappe.

Personalansvarlig for tilsettingssaken skal registrere søknad, CV, attester og vitnemål til den ansatte i personalmappen. De forskjellige dokumentene skjermes etter UiBs retningslinjer for offentlighet i personalsaker.

Vi benytter likelydende sakstittel som tilsettingssaken i saksarkivet samt etternavn og fornavn.

Personalarkiv

Personalmappe

Sakstittel

Etternavn, Fornavn - sakstype ved enhet
Navnet (markert her i kursiv) merkes som skjermet og får rød skrift i ephorte.

Saksansvarlig

Enheten: institutt eller avdeling

Tilgangskode

P - Personalmappe

Arkivdel

Personal

Primærklassering

Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 (Finnes i SAP)

Sekundærklassering

Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi:

Toveis lenke

Toveis lenke mellom tilsettingssaken i saksarkivet og personalmappen i personalarkivet.

Tekniske og administrative stillinger

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Tilsettingssak - Stillingstittel ved enhet

Administrativ enhet: Enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.xx

Journalposter

Dok

U. off.

Tilbud om stilling som stillingstittel (sendes med aksept- og opplysningsskjema)

U

P § 25,1

Aksepterer tilbud
Fagforeningstilhørighet skjermes med PT.
I

P § 25,1
PT § 13,1
Opplysningsskjema
Fagforeningstilhørighet skjermes med PT.
I

P § 25,1
PT § 13,1

Søknad, CV, vitnemål og attester

X

P § 25,1

Arbeidsavtale dd.mm.åååå – dd.mm.åååå (sendes som signeringsoppdrag)

U

P § 25,1

Eventuelle forhandlinger om lønn og ny arbeidsavtale

I/U

P § 25,1

Signert: Arbeidsavtale dd.mm.åååå – dd.mm.åååå

I

P § 26,5

Orientering om at ansatt omfattes av norsk trygd
Brev fra NAV om ansatte som skal arbeide i utlandet eller ansatte med utenlandsk
statsborgerskap
Mottaker: HR-avdelingen 2190. Kopi: Økonomiavdelingen 2170, Fagspesialistteam 2179
og enheten
I




P § 25,1




Ber om registrering i SAP - Stilling ved enhet - Tiltredelsesdato dd.mm.åååå

N

P § 25,1

Avtale om hjemmearbeid (sendes som signeringsoppdrag)

U

P § 26,5

Signert: Avtale om hjemmearbeid

I

P § 26,5

Andre dokumenter kan forekomme

P § 25,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Vitenskapelige stillinger

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Tilsettingssak - Stillingstittel ved enhet

Administrativ enhet: Enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.xx

Journalposter

Dok

U. off.

Tilbud om stilling som stillingstittel (sendes med aksept- og opplysningsskjema)

U

P § 25,1

Aksepterer tilbud
Fagforeningstilhørighet skjermes med PT.
I

P § 25,1
PT § 13,1
Tilsetting i eksternfinansiert virksomhet
For eksternfinansierte stillinger skal det fylles ut et eget skjema
N

P § 25,1

Opplysningsskjema
Fagforeningstilhørighet skjermes med PT.
I

P § 25,1
PT § 13,1

Arbeidstillatelse (ved behov)

I

P § 25,1

Søknad, CV, vitnemål og attester

X

P § 25,1

Arbeidsavtale dd.mm.åååå – dd.mm.åååå (sendes som signeringsoppdrag)

U

P § 25,1

Eventuelle forhandlinger om lønn og ny arbeidsavtale

I/U

P § 25,1

Signert: Arbeidsavtale dd.mm.åååå – dd.mm.åååå

I

P § 26,5

Orientering om at ansatt omfattes av norsk trygd
Brev fra NAV om ansatte som skal arbeide i utlandet eller ansatte med utenlandsk
statsborgerskap
Mottaker: HR-avdelingen 2190. Kopi: Økonomiavdelingen 2170, Fagspesialistteam 2179
og enheten
I




P § 25,1




Ber om registrering i SAP - Stilling ved enhet - Tiltredelsesdato dd.mm.ååååå

N

P § 25,1

Avtale om hjemmearbeid (sendes som signeringsoppdrag)

U

P § 26,5

Signert: Avtale om hjemmearbeid

I

P § 26,5

Prosjektomtale og fremdriftsplan (se informasjonsboks under)

P § 25,1

Andre dokumenter kan forekomme

P § 25,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Obs

For postdoktorstillinger skal prosjektomtale og fremdriftsplan inngå som en del av (vedlegg til) arbeidsavtalen for åremålstilsettingen og skal inneholde navn på den som har plikt å være faglig rådgiver for den ansatte.

Eksternt finansierte prosjekter

Institutt eller tilsvarende enhet skal fylle ut og sende skjemaet «Tilsetting i eksternfinansiert virksomhet». Det er kun tilsettingssaken som legges frem for Tilsettingsrådet.

Den aktuelle kandidaten kan allerede ha begynt i stillingen før tilsettingsbrev og arbeidsavtale skrives. Personalmappen opprettes i slike tilfeller fra og med tilsettingsbrevet.

Ved «bestilling» av tilsetting i eksternt finansiert virksomhet uten utlysning, der saken kun gjelder en person fra begynnelsen, registreres hele saken i personalarkivet.

Time- og oppdragsavtaler («Toa-løsningen»)

For oppretting av månedskontrakter, timekontrakter (timelønnet arbeid) og oppdragskontrakter benyttes den såkalte Toa-løsningen fra DFØ. («Toa» står for «tilsetting og arbeidskontrakt».)

En egen integrasjon («toa-ms») arkiverer disse kontraktene etter hvert som de signeres. Hvis arkiveringen feiler, forsøker den igjen hver dag i to uker. Toa-ms sender fagspesialistteamet ukentlige rapporter over avtaler den har arkivert, fortsatt forsøker å arkivere og har gitt opp å arkivere. For avtaler den ikke har klart å arkivere, står også feilmeldingen i rapporten.

Avtaler toa-løsningen har gitt opp å arkivere, må fagspesialistteamet arkivere manuelt, med samme metadata som når toa-ms arkiverer avtaler:

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Oppdragskontrakt

Administrativ enhet: Enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 233

Journalposter

Dok

U. off.

Signert arbeidsavtale (oppdragskontrakt) - enhet - dd.mm.åååå-dd.mm.åååå

I

P § 26,5

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Timekontrakt

Administrativ enhet: Enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.22

Journalposter

Dok

U. off.

Signert arbeidsavtale (timekontrakt) - enhet - dd.mm.åååå-dd.mm.åååå

I

P § 26,5

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Midlertidig ansatte

De fleste midlertidige stillinger lyses ut og følger vanlige rutiner for personalsaker. I noen tilfeller gjøres det midlertidige tilsettinger uten utlysning; da opprettes det ingen korresponderende tilsettingssak i saksarkivet, og personalmappen begynner med en anmodning om tilsetting.

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Tilsettingssak - Stilling (midlertidig) ved enhet

Administrativ enhet: Enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.22

Journalposter

Dok

U. off.

Ber om midlertidig tilsetting (uten utlysning)

N

P § 25,1

Arbeidsavtale dd.mm.åååå – dd.mm.åååå (sendes som signeringsoppdrag)

U

P § 25,1

Signert: Arbeidsavtale dd.mm.åååå – dd.mm.åååå

I

P § 26,5

Ber om registrering i SAP - Stilling ved enhet - dd.mm.åååå - dd.mm.åååå

N

Vurderes

Orientering om at ansatt omfattes av norsk trygd
Brev fra NAV om ansatte som skal arbeide i utlandet / ansatte med utenlandsk statsborgerskap
Mottaker: HR-avdelingen 2190. Kopi: Økonomiavdelingen 2170, Fagspesialistteam 2179 og enheten
I


P § 25,1


Ber om forlengelse
Dersom forlengelsen skyldes taushetsbelagte forhold, som sykdomsfravær:
N

P § 25,1
PT § 13,1
Ber om registrering i SAP - Forlengelse av stilling - Sluttdato dd.mm.åååå
Dersom forlengelsen skyldes taushetsbelagte forhold, som sykdomsfravær:
N

P § 25,1
PT § 13,1

Varsel om opphør av midlertidig tilsetting

U

P § 25,1

Andre dokumenter kan forekomme

P § 25,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Lærlinger

Som ved alle tilsettingssaker er et utgående tilbud gjerne det første dokumentet i lærlingens personalmappe (personalsak). HR-avdelingens medarbeider med ansvar for lærlingene er sakseier og saksbehandler for personalmappene (per 22.01.2024 er det ephortebruker MARWE). Fordi saken fordeles til HR-avdelingen, må det opprettes en tilgangsgruppe som gjør at nærmeste leder på enheten får skrivetilgang. Tilgangsgruppen må lages på saksnivå og overføres til journalposter.

Etter vanlig rutine for ansatte ved UiB, opprettes det også personalmapper for lærlinger ved saker som permisjon, sykelønn og lignende.

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Tilsettingssak - Lærling i fag ved enhet

Administrativ enhet: HR-avdelingen 2190
Tilgangskode: P - Personalmappe
Tilgangsgruppe:
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.3

Journalposter

Dok

U. off.

Tilbud om lærling i fag ved enhet (sendes med aksept- og opplysningsskjema)

U

P § 25,1

Aksepterer tilbud

I

P § 25,1

Arbeidsavtale dd.mm.åååå – dd.mm.åååå (sendes som signeringsoppdrag)

U

P § 25,1

Signert: Arbeidsavtale dd.mm.åååå – dd.mm.åååå

I

P § 26,5

Ber om registrering i SAP - Lærling i fag ved enhet - Tiltredelsesdato dd.dd.åå

N

P § 25,1

Andre dokumenter, svenneprøve, etc.

P § 25,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Advarsel

Til og med året 2020 var gjeldende rutine å opprette en felles, årlig sak for lærlinger i saksarkivet og personalmapper for de enkelte lærlingene i personalarkivet (jf. ephortesak 2019/25150). Disse mappene hadde en toveis lenke, og alle dokumenter mellom fylkeskommunen og UiB, inkludert svennebrev, ble lagt i saksarkivet. Dette har vi siden gått bort fra. Vi ønsker i størst mulig grad å holde rettighetsdokumentasjon sikret i personalarkivet for ettertiden.

Personaldokumentasjon i gamle samlesaker

Personaldokumentasjon skal alltid legges i en personalmappe, enten det allerede eksisterer en passende mappe eller om det må opprettes en ny. Tidligere har det imidlertid vært praksis ved flere enheter å bruke samlesaker ved tilsetting av midlertidig ansatte, for eksempel én sak i saksarkivet med arbeidsavtaler for alle timelærere ved et institutt for et bestemt semester. Når dokumentasjonsforvaltere oppdager slike saker, bør dokumentene aller helst flyttes over i individuelle personalmapper. Dette lar seg likevel ikke alltid gjøre, og da kan saken i sin helhet flyttes over i personalarkivet med noen justeringer.

Personalarkiv

Tilgangskode

P - Personalmappe

Arkivdel

Personal

Primærklassering

Samlesak; Beskrivelse: Personaldokumentasjon

Sekundærklassering

Arkivnøkkel UiB