Skal du slutte?
Skal du slutte ved Universitetet i Bergen, eller bare gå over til en ny enhet, er det viktig at du rydder etter deg i ephorte. I papirets tidsalder var det lett å se når det lå igjen gamle papirer på skrivebordet, men uferdig arbeid kan være vanskelig å få øye på når vi bruker et digitalt sakarkivsystem.
Her er derfor en liten sjekkliste for hva du må gjøre før du slutter:
Journalposter må være ferdigstilt. Det vil si at ingen journalposter skal stå i status Reservert eller Midlertidig registrert.
Journalposter må være ferdig godkjent (ingen har status G). Eventuelle journalposter som ikke ennå er godkjent, må overføres til en annen saksbehandler.
Restanser må enten være avskrevet, eller journalpostene må overføres til en annen saksbehandler.
Utgående brev (journalposter med dokumenttype U) i status Ferdig må være ekspedert til mottaker. Dette skal framkomme i feltene Forsendelsesmåte og Forsendelsesstatus.
Journalposter sendt ut som signeringsoppdrag – men som ikke er signert eller avvist - må overføres til en annen saksbehandler. Dette da signeringsoppdrag må returneres til en aktiv saksbehandler. Ikke-signerte oppdrag vises i saksbehandlersøket Teknisk feil (digital post).
Søket Utsjekkede dokumenter skal være tomt. Dokumenter som måtte finnes i dette søket, må sjekkes inn.
Saker i søket Mine aktive saksmapper må ferdigstilles eller flyttes til en annen bruker.
Lederen din må også godkjenne (eller avvise) journalposter mottatt for godkjenning (i søket Mottatte oppgaver).
Lederen din må sende inn skjema for avslutning av bruker.
Bruk gjerne de predifinerte søkene «Rydding i mine ting» under «Mine søk» i venstremenyen i ephorte/Elements, og ta kontakt med brukerstøtten vår ved behov for hjelp.
Lykke til videre!