Post i Altinn

Universitetet i Bergen bruker Altinn for dialog med andre statlige virksomheter.

Mange ansatte har tilgang til å utføre oppgaver på vegne av UiB i Altinn.

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning (dokumentasjonstjenesten) håndterer meldinger i Altinn som skal registreres i sakarkivsystemet, og gir beskjed videre dersom de oppdager meldinger som ikke blir behandlet av noen.

Viktig

Dokumentasjonstjenesten kan bare fange opp arkivpliktige og ubehandlede meldinger dersom andre brukere følger ordensreglene nedenfor.

Dokumentasjonstjenesten følger ikke med på meldinger som er blitt flyttet til arkivet eller papirkurven i Altinn.

Oppgavefordeling

Brukergruppe	Oppgave
Dokumentasjonstjenesten	Overvåke UiBs innboks i Altinn, som innebærer å følge med på varsler til e-postmottaket sjekke innboksen i Altinn jevnlig registere arkivpliktige meldinger i WebSak og flytte dem til papirkurven i Altinn følge opp meldinger som blir liggende ulest, ved å ta kontakt med ansvarlig enhet eller saksbehandler gi beskjed til kollegaer med utvidede tilganger dersom de får varsel om meldinger som de ikke selv har tilgang til
Økonomiavdelingen (først og fremst ved tjenestesenter for lønn, reise og fravær)	Håndtere meldinger som gjelder egne ansvarsområder.
Andre brukere	Følge ordensreglene under.

Ordensregler

For å unngå misforståelser med tanke på behandling av meldinger, er det viktig at alle Altinn-brukere behandler meldinger i henhold til følgende prinsipper

• En ulest melding i innboksen regnes som ubehandlet. Åpner en en melding som en ikke skal behandle selv, må en markere den som ulest. Ellers vil andre anta at meldingen er under behandling.

• En lest melding antas å være under behandling av den siste som åpnet den.

• Den som behandler en melding i Altinn, må vurdere om meldingen skal forvaltes som arkiv (er arkivpliktig). I så fall må en også arkivere den i WebSak. Dette gjelder både meldinger UiB mottar, og meldinger/skjema UiB sender i Altinn.

• Når en melding er ferdigbehandlet, skal den flyttes til arkivet i Altinn. Bare hvis det er avklart med dokumentasjonstjenesten, kan meldinger flyttes til papirkurven.

Viktig

Dokumentasjonstjenesten følger bare med på meldinger i innboksen, ikke meldinger i arkivet eller papirkurven.

Merknad

I noen tilfeller kan en velge «Del og gi fullmakt». Da får personen(e) en velger, tilgang til meldingen. En må selv gi beskjed til vedkommende.

Roller og tilganger

Les mer om tilganger i Altinn i artikkelen «Altinn tilganger» i medarbeiderhåndboken.

Alle i dokumentasjonstjenesten har tilgangspakken «ordinær post til virksomheten», som «gir tilgang til all mottatt post som ikke innholder sensitiv/taushetsbelagt informasjon som sendes virksomheten.»

Noen i dokumentasjonstjenesten har tilgangspakken «post til virksomheten med taushetsbelagt innhold», som «gir tilgang til all mottatt post som innholder sensitiv/taushetsbelagt informasjon som sendes virksomheten.»

Noen i dokumentasjonstjenesten har midlertidig alle tilgangspakker (utenom for tilgangsadministrasjon) samt roller i gamle Altinn.[1]

Registrering av meldinger mottatt i Altinn

Logg på Altinn med MinID eller BankID.

Når du er innlogget, kan du velge mellom å bruke Altinn på vegne av deg selv eller UiB. Velg «Universitetet i Bergen» eller en undervirksomhet.

Merknad

Du vil ikke se noen spor av meldinger som du ikke har tilgang til.

Når du registrerer meldinger i WebSak, må du først mellomlagre vedleggene til meldingen på din egen datamaskin, så opprette et dokument i WebSak og laste opp filen(e) til dette.

Dersom selve meldingen også har tekst, må du sørge for at også denne teksten blir registrert i WebSak, eventuelt ved å lime den inn i en fil.

Etter registrering i WebSak flytt meldingen til arkivet i Altinn. Kun etter avtale med dokumentasjonstjenesten skal meldinger flyttes til papirkurven.

Viktig

Meldinger med tittelen «Til utfylling» må ikke slettes før de er ferdig utfylt.

Meldinger som ikke skal journalføres

Noen av meldingene vi mottar i Altinn trenger vi ikke gjøre noe med. E-poster med varsel om slike meldinger kan legges rett i postmottakets ferdigmappe i Outlook. Det gjelder blant annet

• søknad om sykepenger fra NAV

• ny sykmelding fra NAV

• mange av brevene fra Skatteetaten (for eksempel om skattekort eller mva-oppgave)

Et lite utvalg av brev UiB mottar via Altinn

Brev	Handling
Ny sykemelding	Ferdigmappe i Outlook
Søknad om sykepenger	Ferdigmappe i Outlook
Ledige stillinger SSB	Til WebSak. Se rutine her
Bedriftsundersøkelse fra NAV	Videresend på e-post, slett fra Altinn etter ett år
Frist for EU-kontroll av bil	Videresend til enhet som har bilen, som regel EIA, evt. se liste
Taushetsbelagt post fra NAV	Til WebSak, krever egen rolle
Nabovarsel	Til WebSak, EIA får også varsel og registrerer dette. Gi dem beskjed
Brev om skatt og avgift	Ferdigmappe i Outlook
Rapportering på tilskudd, Helsedirektoratet	Skjema som fylles ut i Altinn av noen som har rettighet til dette. Skjemaet arkiveres automatisk i Altinn når det er ferdig utfylt og signert. Varsel om rapportering legges i WebSak
Tilskuddsbrev	Til WebSak, må ha egen rettighet

[1]

Er dette nok? Det kan i teorien finnes korrespondansetjenester som ikke er knyttet til en fullmaktspakke eller delegerbar rolle (en må for eksempel ha rollen «daglig leder») eller ikke er knyttet til en rolle i det hele tatt (det vil si må gis som enkeltrettighet).