Studiesaker

Her finner du rutiner for studiesaker (saker som gjelder studenter eller studier) ved Universitetet i Bergen. Vi har prioritert å legge ut rutiner som gjelder på tvers av enhetene ved universitetet. Se lokale rutiner her.

Stadig flere studiesaker opprettes automatisk i sakarkivsystemet når det kommer inn søknader via skjemaløsningen. Dersom slike saker skal opprettes manuelt, for eksempel om det kommer inn en søknad utenom skjemaløsningen, og vi ønsker at skjemaløsningen skal finne frem til saken til bruk for fremtidige søknader, må saken opprettes nøyaktig etter gjeldende rutine for det aktuelle skjemaet. Les mer om generelle arkivrutiner for Digiforms-skjemaer her.

Eksamen

Eksamensoppgaver

Eksamensoppgavene skal registreres i ephorte, men legges først inn etter at eksamen er avviklet. Det opprettes én sak for hvert emne, og samme saksnummer løper i hele arkivperioden eller til emnet eventuelt utgår.

Sakstittel: Eksamensoppgaver emnekode emnetittel Administrativ enhet: Fakultetet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 372 Én sak per emne for hele arkivperioden
Journalposter	Dok	U. off.
Eksamensoppgave emnekode semester Versjoner på nynorsk og engelsk legges inn som vedlegg	X	Nei

Eksamensprotokoller

Eksamensprotokoller (vurderingsprotokoller) registreres i samlesaker, med én sak per fakultet per år eller semester. Det varierer mellom fakultetene om de har én samlesak per år eller semester. Det er viktig at disse sakene ikke fragmenteres!

Den eksamensansvarlige på fakultetet mottar den papirbaserte eksamensprotokollen, skanner og registrerer denne som en journalpost i ephorte og kontroller samtidig at den innskannede versjonen av protokollen er identisk med den papirbaserte versjonen. Sjekk alltid først om det finnes en sak før det opprettes en ny! Når journalposten gis status F- ferdig, kontrollerer arkivtjenesten journalposten før den journalføres.

Etter registrering i ephorte sender den eksamensansvarlige den papirbaserte protokollen til faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning for oppbevaring (se rutiner for behandling av post).

Eksempler på sakstittel:

• Eksamensprotokoller Det medisinske fakultet 2017

• Eksamensprotokoller Det samfunnsvitenskapelige fakultet V-24

Eksempler på journalposttitler:

• Eksamensprotokoll JUS101 H-24

• Eksamensprotokoll JUS101 høst 2024

• Eksamensprotokoll JUS901 H-24 Jan Johansen

Sakstittel: Eksamensprotokoller fakultet år/semester Administrativ enhet: Fakultetet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 373 Én sak per fakultet, per år eller semester
Journalposter	Dok	U. off.
Eksamensprotokoll emnekode semester årstall	X	S § 26,1
Eksamensprotokoll emnekode semester årstall Navn på student Navnet merkes som skjermet og får rød skrift i ephorte	X	S § 26,1

Ekstra eksamen

Søknad om ekstra eksamen kommer inn i ephorte gjennom skjemaløsningen og fordeles automatisk til fakultetet. Denne typen søknader har også vært kalt «dispensasjon fra tregangersregelen» og «4. gangs eksamen».

Sakstittel: Ekstra eksamen Administrativ enhet: Fakultetet Tilgangskode: S - Studentsaker § 13,1 Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 377 Sekundærklassering: Studentnummer, 6 siffer, U. off.
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om ekstra eksamen - emnekode - snr. XXXXXX Studentnummeret merkes som skjermet og får rød skrift i ephorte	I	S § 13,1
Svar på søknad om ekstra eksamen - emnekode	U	S § 13,1

Klage på karakterfastsetting

Klage på karakterfastsetting kommer inn i ephorte gjennom skjemaløsningen og fordeles automatisk til fakultetet (eller institutt hos Det humanistiske fakultet). Klagene har tidligere også vært kalt «klage på sensurvedtak».

Det opprettes én samlesak per emne per semester, og tittelen følger dette oppsettet:

• Klage på karakterfastsetting - emnekode semester

• For eksempel: Klage på karakterfastsetting - GEOV114 H-23

Sakstittel: Klage på karakterfastsetting - emnekode semester Administrativ enhet: Fakultetet Tilgangskode: S - Studentsaker § 13,1 Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 375 Én sak per emne per semester
Journalposter	Dok	U. off.
Klage på karakterfastsetting - emnekode - snr. XXXXXX Studentnummeret merkes som skjermet og får rød skrift i ephorte	I	S § 13,1

Klage på formelle feil ved eksamen

Klage på formelle feil ved eksamen kommer i hovedsak inn gjennom e-post og fordeles til fakultetet. Normalt sett skjermes ikke en slik klage med mindre klagen for eksempel inneholder opplysninger om karakter (S § 26,1) eller taushetsbelagt informasjon (ST § 13,1).

Sakstittel: Klage på formelle feil ved eksamen - emnekode semester Administrativ enhet: Fakultetet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 375
Journalposter	Dok	U. off.
Klage på formelle feil ved eksamen - emnekode semester	I	Vurderes
Svar på klage på formelle feil ved eksamen - emnekode semester	U	Vurderes

Godkjenning av utdanning

Søknad om godkjenning av utdanning kommer inn i ephorte gjennom skjemaløsningen og fordeles automatisk til fakultetet (eller institutt hos Det humanistiske fakultet). Sakstittel inneholder tema, tittel på studieprogram samt navnet på søkeren, og navnet skjermes som regel ikke.

Sakstittel: Godkjenning av utdanning - Studieprogram - Navn på søker Administrativ enhet: Fakultetet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 376.1/376.2
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om godkjenning av utdanning	I	S § 26,5
Svar på søknad om godkjenning av utdanning	U

Gyldig fravær ved eksamen

Søknad om gyldig fravær ved eksamen kommer inn i ephorte gjennom skjemaløsningen og fordeles automatisk til fakultetet.

Det opprettes én samlesak per fakultet per semester, og tittelen følger dette oppsettet:

• Fravær ved eksamen – semester – fakultet

• For eksempel: Fravær ved eksamen V-2024 – Det psykologiske fakultet

Sakstittel: Fravær ved eksamen semester - fakultet Administrativ enhet: Fakultetet Tilgangskode: ST - Studentsaker - taushetsplikt Tilgangsgruppe: Fravær ved eksamen – egenmelding Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 371 En samlesak per fakultet per semester
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om gyldig fravær – emnekode semester – snr. XXXXXX Studentnummeret merkes som skjermet og får rød skrift i ephorte	I	ST § 13,1
Svar på søknad om gyldig fravær emnekode semester	U	ST § 13,1

Klager til den sentrale klagenemnd

Den sentrale klagenemnd er universitetets klageorgan i studiesaker og behandler også saker om mistanke om fusk. I tidligere rutiner skulle det opprettes egen sak i sakarkivsystemet for hver klage til klagenemnda, men det har med tiden bli mer vanlig å oversende saken til klagenemnda ved å bruke et N-notat med alle relevante dokumenter som vedlegg i saken som klagen dreier seg om.

Journalposter	Dok	U. off.
Oversendelse til Den sentrale klagenemnd: tema Sendes fra enheten til 2120 Universitetsdirektørens kontor Tilgangsgruppe: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet	N	SX § 13,1
Varsel om oversendelse til Den sentrale klagenemnd Sendes fra 2120 til studenten Tilgangsgruppe: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet	U	SX § 13,1
Oversendelse av vedtak fra Den sentrale klagenemnd Sendes fra 2120 til studenten Tilgangsgruppe: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet	U	SX § 13,1

Klausulering av masteroppgaver

Saksbehandleren oppretter først en sak i saksarkivet, og bruker så lenkegeneratoren for å opprette et innsendingsskjema slik:

• Velg skjemaet «Generisk innsendingsskjema med fritekstfelt: Velg sak, JP-tittel og evt. Tilgangskode».

• Legg inn saksnummeret fra saken som ble opprettet i ephorte.

• Legg inn språk/målform.

• Legg inn journalposttittelen: «Søknad om klausulering av masteroppgave».

• Legg inn tilgangskode S.

• Klipp og lim resultatet over i brev saksbehandleren sender til studenten.

Når studenten sender inn skjemaet, blir skjemaet arkivert som en inngående journalpost med tittel «Søknad om klausulering av masteroppgave». Tilgangskoden arves fra saksmappen og eventuelle filer som er lastet opp i skjemaet, blir vedlegg til journalposten.

Søknaden besvares med et utgående brev sendt som signeringsoppdrag til studenten og eventuelt andre parter.

Sakstittelen skal følge dette oppsettet:

• Klausulering av masteroppgave - Emnekode - Semester åååå

• For eksempel: Klausulering av masteroppgave - ENERGI399 - Høst 2023

Sakstittel: Klausulering av masteroppgave - Emnekode - Semester åååå Administrativ enhet: Enhet, som regel fakultet Tilgangskode: S - Studentsaker § 13,1 Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 372
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om klausulering av masteroppgave	I	S § 13,1
Avtale om klausulering av masteroppgave Sendes som signeringsoppdrag	U	S § 13,1

Opptak, studierett, utestenging

Inndragning av studierett - betinget opptak til toårig master

Sakstittel: Inndragning av studierett - betinget opptak til toårig master åååå Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 512.7 Én samlesak per kalenderår
Journalposter	Dok	U. off.
Vedtak om inndragning av studierett	U	S § 13,1

Klage på (vedtak om) opptak

Klage på vedtak om opptak gjennom Samordna opptak kommer inn gjennom skjemaløsningen og fordeles automatisk til 2180. I saken legges også korrespondanse mellom UiB og Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse / Nasjonal klagenemnd for opptak gjennom Samordna opptak.

Sakstittelen skal følge dette oppsettet:

• Samordna opptak åååå - Klage på vedtak

• For eksempel: Samordna opptak 2024 - Klage på vedtak

Sakstittel: Samordna opptak åååå - Klage på vedtak Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen Tilgangskode: ST - Studentsaker § 13,1 Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 515 Én sak per kalenderår
Journalposter	Dok	U. off.
Klage på vedtak - Samordna opptak	I	ST § 13,1
Svar på klage på vedtak - Samordna opptak	U	ST § 13,1
Behandling av klage på søknad om opptak åååå Brev fra Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse	I	ST § 13,1

Klage på vedtak om opptak til toårig master

Klage på vedtak om opptak til toårig master kommer i hovedsak inn gjennom Studieavdelingens kontaktskjema og oversendes deretter til Den sentrale klagenemnda.

Sakstittelen skal følge dette oppsettet:

• Klage på vedtak - opptak til toårig master UiB 2024

• For eksempel: Klage på vedtak - opptak til toårig master UiB åååå

Sakstittel: Klage på vedtak - opptak til toårig master UiB åååå Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 515
Journalposter	Dok	U. off.
Klage på vedtak - opptak til toårig master	I	S § 13,1
Oversendelse til Den sentrale klagenemnd: Klage på avslag på søknad om opptak til toårig master Sendes fra 2180 til 2120 Universitetsdirektørens kontor Tilgangsgruppe: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet	N	SX § 13,1
Kopi av oversendelse til Den sentrale klagenemnd Sendes fra 2120 til studenten Tilgangsgruppe: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet	U	SX § 13,1
Oversendelse av vedtak fra Den sentrale klagenemnd Sendes fra 2120 til studenten Tilgangsgruppe: Den sentrale klagenemnd – sekretariatet	U	SX § 13,1

Særskilt eksamen ved UiB på grunnlag av realkompetanse

Sakstittelen skal følge dette oppsettet:

• Særskilt eksamen ved UiB på grunnlag av realkompetanse semester åååå

• For eksempel: Særskilt eksamen ved UiB på grunnlag av realkompetanse vår 2024

Sakstittel: Særskilt eksamen ved UiB på grunnlag av realkompetanse semester åååå Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 371 En samlesak per semester
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om særskilt eksamen grunnet realkompetanse semester-år (f.eks. V-24)	I
Svar på søknad om særskilt eksamen grunnet realkompetanse semester-år	U	Vurderes

Vedtak om utstenging og bortvisning

Sakstittelen skal følge dette oppsettet:

• Vedtak om utestenging og bortvising etter universitets- og høyskoleloven – åååå

• For eksempel: Vedtak om utestenging og bortvising etter universitets- og høyskoleloven – 2024

Sakstittel: Vedtak om utestenging og bortvising etter universitets- og høyskoleloven – åååå Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 525 En samlesak per år
Journalposter	Dok	U. off.
Vedtak om utestenging og bortvising etter universitets- og høyskoleloven	I	SX § 13,1

Vurdering av ekstern utdanning for opptak til praktisk pedagogisk utdanning

Søknad om vurdering av ekstern utdanning for opptak til praktisk pedagogisk utdanning kommer inn som skjema på e-post og importeres av arkivtjenesten.

Sakstittel: Vurdering av ekstern utdanning for opptak til praktisk pedagogisk utdanning Administrativ enhet: Fakultetet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 376.1/376.2
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om vurdering av ekstern utdanning for opptak til praktisk-pedagogisk utdanning	I	S § 26,5
Vurdering av ekstern utdanning for opptak til praktisk-pedagogisk utdanning	U

Permisjon

Melding om permisjon

Melding om permisjon kommer inn i ephorte gjennom skjemaløsningen og fordeles automatisk til fakultetet (eller institutt hos Det humanistiske fakultet). Sakstittel inneholder tema, tittel på studieprogram samt navnet på studenten, og navnet skjermes som regel ikke.

Sakstittelen skal følge dette oppsettet:

• Melding om permisjon - Studieprogram - Navn på studenten

• For eksempel: Melding om permisjon - Studieprogram - Bruce Wayne

Sakstittel: Melding om permisjon - Studieprogram - Navn på studenten Administrativ enhet: Fakultetet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 377
Journalposter	Dok	U. off.
Melding om permisjon semester	I
Svar melding om permisjon semester	U

Søknad om permisjon

Søknad om permisjon kommer inn i ephorte gjennom skjemaløsningen og fordeles automatisk til fakultetet (eller institutt hos Det humanistiske fakultet).

Sakstittelen skal følge dette oppsettet:

• Permisjon (velferd) - studieprogram - Navn på studenten

• For eksempel: Permisjon (velferd) - studieprogram - Clark Kent

Sakstittel: Permisjon (velferd) - studieprogram - Navn på studenten Administrativ enhet: Fakultetet Tilgangskode: ST - Studentsaker - taushetsplikt Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 377 Sekundærklassering: Studentnummer, 6 siffer, U. off.
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om permisjon semester	I	ST § 13,1
Dokumentasjon	I	ST § 13,1
Svar på søknad om permisjon semester	U	ST § 13,1

Navnet på studenten, her vist i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Personskade

Melding om personskade for studenter kommer inn gjennom skjemaet ved samme navn og fordeles automatisk til 2190 HR-avdelingen. Melding om personskade for ansatte sendes inn med et annet skjema og arkiveres i personalarkivet.

Sakstittelen skal følge dette oppsettet:

• Melding om personskade** Etternavn, Fornavn

• For eksempel: Melding om personskade** Prince, Diana

Sakstittel: Melding om personskade Etternavn, Fornavn Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen Tilgangskode: ST - Studentsaker - taushetsplikt Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 254.2 Sekundærklassering: Studentnummer, 6 siffer, u. off.
Journalposter	Dok	U. off.
Melding om personskade med medisinsk behandling	I	ST § 13,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Ph.d.

Rutine for ph.d.-kandidater finner du under forskningssaker.

Politiattester

Politiattester kommer inn gjennom skjemaløsningen i ephorte i en årlig samlesak tilhørende Studieavdelingen. Studieavdelingen fordeler de enkelte journalpostene til fakultetet studenten tilhører.

Sakstittel: Politiattester åååå - Studieavdelingen Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 510 Én sak per kalenderår
Journalposter	Dok	U. off.
Dokumentasjon - attest Politiattesten ligger som vedlegg	I	ST § 13,1

Reservasjon av studieplass

Reservasjon av studieplass kommer inn gjennom skjemaløsningen i ephorte i en årlig samlesak tilhørende Studieavdelingen.

Sakstittel: Reservasjon av studieplass åååå Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 377 Én sak per kalenderår
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om reservasjon av studieplass Dokumentasjon ligger som vedlegg	I	ST § 13,1

Tilrettelegging

Her finner du rutiner for tilretteleggingssaker med informasjon om skjemaene som brukes.

Tilskudd til høyere utdanning

Dette gjelder tilskudd til høyere utdanning for enkeltstudenter fra NAV. Det opprettes én sak per student.

Sakstittel: Tilskudd til høyere utdanning - Fornavn og etternavn på studenten Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen Tilgangskode: ST - Studentsaker - taushetsplikt Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 532
Journalposter	Dok	U. off.
Tilsagn om tilskudd til høyere utdanning Brev fra NAV	I	ST § 13,1

Navnet, her vist i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Tvilsmelding - særskilt skikkethetsvurdering

Tvilsmelding om skikkethet kommer inn i ephorte gjennom skjemaløsningen og fordeles automatisk til Universitetsdirektørens kontor. Det opprettes én sak per student. Slike saker kan inneholde en lang rekke dokumenter, og alle skal gis tilgangskode SX § 13,1.

Sakstittel: Tvilsmelding om skikkethet - særskilt skikkethetsvurdering - Navn på studenten Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor Tilgangskode: SX - Studentsaker - taushetsplikt Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 532 Én sak per student
Journalposter	Dok	U. off.
Tvilsmelding - særskilt skikkethetsvurdering - Navn på studenten	I	SX § 13,1
Andre dokumenter i saken		SX § 13,1

Navnet, her vist i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Utveksling

Avtale om utveksling

De fleste avtalene ligger under Studieavdelingen, men avtaler gjort på fakultet- eller instituttnivå legges ofte til den aktuelle enheten. Sakstittelen skal inneholde navnet på institusjonen der er gjort avtale med, for eksempel:

• Avtale om utveksling mellom Fontys Hogeschool og UiB

Journalposttittelen skal inneholde navn på institusjonen samt avtalens varighet:

• Avtale om utveksling mellom Fontys Hogeschool og UiB 2013-2016

Sakstittel: Avtale om utveksling mellom utdanningsinstitusjon og UiB Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen eller enheten Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 306 En samlesak per institusjon
Journalposter	Dok	U. off.
Signert avtale om utveksling mellom utdanningsinstitusjon og UiB åååå - åååå	I

Erasmusavtale

Erasmusprogrammet er et utvekslingsprogram for studenter i EU og EØS. De fleste avtalene ligger under Studieavdelingen, men avtaler gjort på fakultet- eller instituttnivå legges ofte til den aktuelle enheten. Sakstittelen skal inneholde navnet på institusjonen der er gjort avtale med, for eksempel:

• Erasmusavtale med Fontys Hogeschool

Journalposttittelen skal inneholde navn på institusjonen samt avtalens varighet:

• Erasmusavtale med Fontys Hogeschool 2013-2016

Sakstittel: Erasmusavtale med utdanningsinstitusjon Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen eller enhet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 306 En samlesak per institusjon
Journalposter	Dok	U. off.
Signert Erasmusavtale med utdanningsinstitusjon åååå - åååå	I

Utveksling ut fra UiB

Sakstittel: Svar på søknad om utveksling semester åååå Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 566 En samlesak per semester
Journalposter	Dok	U. off.
Svar på søknad om utveksling semester åååå	U	S § 13,1

Vurderingsmelding etter frist

Søknad om vurderingsmelding etter frist kommer inn i ephorte gjennom skjemaløsningen og fordeles automatisk til fakultetet.

Det opprettes én samlesak per fakultet per semester, og tittelen følger dette oppsettet:

• Vurderingsmelding etter frist semester - fakultet

• For eksempel: Vurderingsmelding etter frist V-2024 - Det samfunnsvitenskapelige fakultet

Sakstittel: Vurderingsmelding etter frist semester - fakultet Administrativ enhet: Fakultetet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 377 Én sak per fakultet per semester
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om vurderingsmelding etter frist	I	ST § 13,1
Svar på søknad om vurderingsmelding etter frist	U	ST § 13,1