Rutiner for tilretteleggingssaker

Arkivering i ephorte

Hver student som har søkt tilrettelegging, har en sak for dette i ephorte. All korrespondanse utenom rent praktiske avklaringer er journalføringspliktig og skal arkiveres i studentens tilretteleggingssak. Husk å legge til merknader med opplysninger av betydning for saken og andre som saksbehandler den!

Når studenten bruker skjemaene, opprettes og gjenbrukes denne saken automatisk. Dersom du oppretter en slik sak manuelt, må du følge veiledningen nedenfor for at skjemaløsningen skal finne saken ved innsending av nye søknader. Skjemaløsningen fungerer heller ikke når det finnes flere slike saker for samme person. Derfor er det viktig at du alltid søker etter eksisterende saker før du oppretter en selv.

Saksdetaljer

Sakstittel: Tilrettelegging - Fornavn og etternavn på studenten

Administrativ enhet: 2180 Studieavdelingen
Tilgangskode: ST - Studentsaker - taushetsplikt
Tilgangsgruppe: Tilrettelegging
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 371
Sekundærklassering: Studentnummer, 6 siffer, U. off.

Journalposter

Dok

U. off.

Søknad om tilrettelegging av skoleeksamen - første eksamen dd.mm.åååå

I

ST § 13,1

Søknad om tilrettelegging ved enhet

I

ST § 13,1

Dokumentasjon

I

ST § 13,1

Tilbakemelding etter dysleksiutredning

I

ST § 13,1

Svar på søknad om tilrettelegging

U

ST § 13,1
Henvisning til utredning for lese- og skrivevansker
Skjema fra studenten gjennom skjemaløsningen
I
ST § 13,1
Henvisning til utredning for lese- og skrivevansker
Fra studieavdelingen til Bergen kommune
U
ST § 13,1

Andre dokumenter kan forekomme

ST § 13,1

Navnet, her vist i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Obs

Se også følgende veiledninger for å

Tilgangsgruppe for tilrettelegging

Tilgangsgruppen «Tilrettelegging» i ephorte er for dem som jobber med tilrettelegging, slik at de har tilgang til saker, journalposter og dokumentasjon på tvers av fakultetene. Husk å bruke tilgangsgruppen når du oppretter en tilretteleggingssak i ephorte. Den vil da som standard bli satt for alle journalposter i saken.

Dersom du jobber med tilrettelegging, men ikke er medlem av tilgangsgruppen, be lederen din om å bestille tilgang til deg.

Dersom saken oversendes Klagenemnden settes tilgangsgruppen «Den sentrale klagenemnd – sekretariatet» på sak og journalposter.

Hvordan skjemaene fungerer

Det finnes nå to tilretteleggingsskjema, det vanlige søknadsskjemaet hvor en velger vurderinger m.m. og tiltak fra lister, og et enkelt skjema som bare har et fritekstfelt og mulighet for opplasting av vedlegg. Her bestemmer saksbehandleren selv hva skjemaet skal hete og ved hvilken enhet det innsendte skjemaet skal arkiveres.

Felles for skjemaene er at de blir arkivert i studentens tilretteleggingssak. Dersom det ikke finnes noen, oppretter de en ny.

Vanlig søknadsskjema

På første side får innsenderen valget mellom å sende inn en søknad eller bare ettersende dokumentasjon. I det siste tilfellet klikker hen på en lenke til skjemaet for ettersending av dokumentasjon, som består av et fritekstfelt og en knapp for å laste opp vedlegg.

Skjemaet arkiverer én søknad per saksbehandlende enhet, det vil si

  • en søknad hos studieavdelingen dersom søknaden gjelder skoleeksamen

  • en søknad per fakultet (ved HF per institutt) hvor studenten har valgt vurderinger/undervisningsmeldinger/studieretter

Enkelt skjema

Ved hjelp av lenkegeneratoren kan du lage en lenke en lenke som peker til et enkelt skjema. Skjemaet har et fritekstfelt og mulighet for å laste opp vedlegg. Innsendte skjema arkiveres i tilretteleggingssaken for innsenderen av skjemaet. Når du lager lenken, velger du hva journalposten skal hete (dette blir også tittelen på skjemaet), og hvilken enhet den skal arkiveres hos.

Dette skjemaet kan for eksempel brukes for søknader (eller andre innsendinger) som gjelder et konkret tiltak (som er tilrettelegging), hvor søkeren vet hva det dreier seg om, og man ønsker at søknaden blir arkivert direkte hos enheten som skal saksbehandle den.

Men det kan også brukes til andre ting. Skjemaet for ettersending av dokumentasjon er laget med lenkegeneratoren. I den engelske versjonen er tittelen «Supporting dokumentation» og enheten det arkiveres hos, 2180 (studieavdelingen).

Lenken ser slik ut: https://digiforms.uib.no/ettersending/435/2180/InnsendingTilrettelegging/0/Submit+documentation&language=en_GB. Du finner igjen stedkoden og journalposttittelen i den.

Dersom du selv åpner lenken i nettleseren, ser den slik ut: https://digiforms.uib.no/digiforms/htmlViewer?xsessiontag=1110982253. Denne lenken vil ikke fungere dersom du sender den til studenten. Du må sende lenken som faktisk inneholder 435 og stedkode.

Dette skjemaet ser slik ut:

Skjema for ettersending av dokumentasjon (engelsk)

Skjema for ettersending av dokumentasjon (engelsk)

Journalposten i tilretteleggingssaken ser slik ut:

Journalpost opprettet av ettersendingsskjema

Journalpost opprettet av ettersendingsskjema

Du kan for eksempel lage et tilsvarende skjema for din administrative enhet, dersom det er hensiktsmessig. (Bare husk å informere saksbehandlere ved andre enheter som kan ha nytte av å vite at studenten har sendt inn dokumentasjon.

Les mer om lenkegeneratoren og universalskjemaet som det enkle skjemaet er basert på.