Offentlig journal

Alle journalførte dokumenter vises i UiBs offentlige journal, som publiseres på Internett med omtrent en ukes forsinkelse etter gjennomført kvalitetskontroll utført av faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning.

Hva vises på offentlig journal?

Journalen gir opplysninger om metadata for hver journalpost og saken journalposten tilhører:

  • journalposttittel

  • sakstittel

  • dokumenttype

  • saks- og dokumentnummer (løpenummer)

  • dato for journalføring

  • dokumentets dato

  • forfallsdato

  • saksansvarlig

  • eventuell hjemmel for unntatt offentlighet

  • arkivkode

  • avsender/mottaker

  • saksbehandler

  • avskrivingsdato

  • avskrivingsmåte

Kontroll av offentlig journal før publisering

Dette er siste kvalitetssjekk før publisering av offentlig journal. Vi følger prinsippene fra journalføring og kontroll av saker. Når dokumentasjonsforvalteren finner feil under kontroll av offentlig journal, skal disse korrigeres umiddelbart i ephorte. Men i likhet med når vi journalfører, retter vi kun på underskjerming og ikke på overskjerming.

Hver dag kontrollerer dokumentasjonsforvalterne gårsdagens journal. Ingen skal kontrollere sin egen journal, så dersom man journalfører ved juridisk fakultet en dag, skal en annen kontrollere journalen for juridisk fakultet dagen etter. Dette løses ved at de som tildeles en enhet i ukeplanen, sjekker journalen for enheten før deres. For eksempel vil den som har ansvar for juridisk fakultet (DS06), kontrollere journalen for humanistisk fakultet (DS05). I tilfeller der en person er satt på to enheter etter hverandre, sjekker personen med påfølgende enhet begge to. For eksempel kan den som har ansvar for universitetsbiblioteket (DS08) måtte sjekke journalen for både psykologisk (DS07) og juridisk (DS06) fakultet.

Når journalen er ferdig kontrollert og alle feil er rettet opp i, går dokumentasjonsforvalteren inn i regnearket «Postliste og offentlig journal» i Teams og fører navnet sitt i feltet for den aktuelle enheten og dato.

Sjekkliste:

  • Tittel på journalpost og sak skal ikke røpe sensitiv eller taushetsbelagt informasjon.

  • Titler skal også være uten skrivefeil.

  • Journalposten skal være plassert i riktig sak.

  • Journalposten skal ha rett tilgangskode.

  • Avsender/mottager skal være skjermet der rutinen tilsier det.

  • Er det mistanke om at en journalpost kan være underskjermet, går man inn og sjekker!

Her er en liste over søkeord for kontroll av offentlig journal.

Viktig å være klar over:

  • Når en journalpost journalføres i en personalsak som ikke har vært kontrollert, kan det være at navnet ikke er skjermet i sakstittelen. Da må navnet skjermes.

  • Noen ganger vil man oppdage at en underskjermet journalpost er ledsaget av mange eldre journalposter i samme sak som ikke har rett skjerming. Da skjermes også disse.

  • Journalposter av typen «ber om registrering i SAP» kan inneholde ansattnummer, fødselsnummer, bankkontonummer og informasjon om sykdom. Disse må skjermes deretter.

  • Alt som gir indikasjoner om sykdom må skjermes med PT/ST. Særlig dokumenter vedrørende permisjoner, vikariater, forlengelser og utsettelser kan inneholde informasjon om sykdom hos navngitte personer.

  • Personnavn i tittelen på Phd-saker skjermes normalt ikke, men når saken inneholder dokumenter som normalt krever skjerming av navn, skjermes også navnet i tittelen. Skjermingen kan fjernes når det er gått 3 måneder og ingen sensitive dokumenter i saken lenger ligger på offentlig journal.

  • Noen ganger glipper det, og tester blir journalført - disse må i så fall tilbakestilles. Se opp for sønader med saksbehandlere som avsender, journalposter i testsaker samt uvanlige titler.

Publisering av offentlig journal

Offentlig journal publiseres omtrent en uke etter at dokumentene er journalført, men er i utgangspunktet klar for publisering så snart hvert DS er blitt kontrollert på den aktuelle datoen. Oversikten over hvem som har sjekket hva ligger i Teams.

Journalen lastes opp på nettsiden Offentlig journal for UiB, hvor man logger inn med sin vanlige brukerkonto. Det er IT-avdelingen som administrerer tilgang for nye brukere som skal publisere.

Før man kan laste opp filen med offentlig journal, må en hente den fra ephorte. Søk fram journalen for den aktuelle datoen og alle journalenhetene, det vil si DS01-8, DS24 og DS99. Ta en siste sjekk før publisering ved å søke opp visse ord som ofte brukes i dokumenter som krever skjerming. Her er noen nyttige søkeord for kontroll av offentlig journal.

Mellomlagre filen når den er ferdigsjekket og last den opp ved å klikke på «Velg fil», fylle ut feltet for hvilken dato det gjelder og til slutt velge «Last opp fil». Datoene hvor offentlig journal er lastet opp markeres som turkise i kalenderen. Vi har ikke mulighet til å slette en opplastet journal, men de blir slettet automatisk etter tre måneder.

Husk å skrive opp navnet ditt i listen i Teams i kolonne L for å vise hvilken dato du har publisert.

Retningslinjer for offentlighet for dokumenter ved UiB

Advarsel

Retningslinjene er ikke blitt oppdatert på flere år og må derfor brukes med skjønn.