Varsling

UiB har to digitale løsninger for varsling:

Gjennom Si fra kan studenter si fra om kritikkverdige forhold. Alvorlige forhold med taushetsbelagt informasjon skal registreres og følges opp i ephorte/Elements om det gjelder en av følgende kategorier:
1. radikalisering og ekstremisme
2. mobbing, trakassering og seksuell trakassering, fra ansatte eller studenter
3. kritikkverdige forhold ved felt, tokt og praksisplass
Gjennom Varsel om kritikkverdige forhold ved UiB kan ansatte varsle om kritikkverdige forhold, enten selv, eller på vegne av en annen. Varsel registreres i en egen arkivdel i ephorte/Elements, og følges opp av jurist ved HR-avdelingen.

En varsler kan velge å benytte de digitale skjemaene for varsling, som automatisk oppretter en varslingssak i ephorte/Elements med varslingsskjemaet som en inngående journalpost med eventuelle vedlegg, eller den kan velge å formidle varselet på andre måter, for eksempel til en saksbehandler eller leder.

Registrering av varsel manuelt

Manuell registrering av SiFra-varsel

Benytt denne rutinen om du skal registrere et SiFra-varsel sendt utenom digitalt skjema fra en student.

Sakstittel: Varsel: Kritikkverdige forhold ved læringsmiljøet ved UiB Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor Tilgangskode: VS § 13,1 Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 335
Journalposter	Dok	U. off.
Varsel: Kritikkverdige forhold ved læringsmiljøet ved UiB	I	VS § 13,1

Obs

SiFra-varsel skal i første instans behandles av universitetsdirektørens kontor, som gjør en habilitetsvurdering av læringsmiljøutvalg/-kontakt, før (om det ikke er noen habilitetskonflikt) saken settes til aktuelt fakultet og fakultetets læringsmiljøkontakt, med de øvrige i læringsmiljøutvalg på kopi (se saksbehandlergruppe «LMK [fakultet]» i ephorte/Elements og offisiell oversikt).

Manuell registrering av varsel fra ansatt

Benytt denne rutinen om du skal registrere et varsel sendt utenom digitalt skjema fra en ansatt.

Sakstittel: Varsel - [den ansattes enhetsnummer] - [enhetsnavn] Administrativ enhet: 7800 Varsel (ikke enhetsnummeret fra sakstittelen!) Tilgangskode: V § 13,1 Arkivdel: Varsel Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 229
Journalposter	Dok	U. off.
Varsel om …	I	V § 13,1

Obs

For å legge inn et varsel fra en ansatt i ephorte/Elements, må du først ha fått tildelt rollen Varslingsmottaker (7800), og tilgangskoden V på person-nivå. Om du ikke allerede har dette, må lederen din fylle ut søknadsskjema.

Nedgradering av varsel

I noen tilfeller vurderes et varsel innsendt via UiBs digitale skjema til ikke å kvalifisere som varsling.

Nedgradering av varsel som ikke kvalifiserer er viktig både for å ivareta en forholdsmessig saksbehandling av varselet, og for å bidra til at svar på innsynsbegjæringer som omhandler varsler gir et riktig bilde og kun omfatter reelle varsler.

Nedgradering av varsel gjøres av en dokumentasjonsforvalter ved faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning på anmodning i UiBhjelp (med referanse til saksnummer, og for øvrig ingen taushetsbelagte opplysninger).

Nedenfor finner du rutiner for hvordan varsler nedgraderes i ephorte/Elements. Dette utføres av arkivtjenesten.

Nedgradering av SiFra-varsel

Anmodning om nedgradering av SiFra-varsel kommer primært fra universitetsdirektørens kontor, men kan også komme fra et fakultet og fakultetets læringsmiljøkontakt, (se offisiell oversikt). Anmodningen skal lagres som et X-notat i samme sak som varselet.

Ved nedgradering av SiFra-varsel endres følgende:

I sak- og journaltittel endres «Varsel» til «Melding».
Tilgangskode i sak og journalpost endres fra VS § 13,1 til ST § 13,1.

Sakstittel: Melding: Kritikkverdige forhold ved læringsmiljøet ved UiB Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor Tilgangskode: ST § 13,1 Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 335
Journalposter	Dok	U. off.
Melding: Kritikkverdige forhold ved læringsmiljøet ved UiB	I	ST § 13,1

Tekst markert i kursiv endres ved nedgradering av varsel.

Nedgradering av varsel fra ansatt

Anmodning om nedgradering av varsel fra ansatt kommer primært fra jurist ved HR-avdelingen. Anmodningen skal lagres som et X-notat i samme sak som varselet.

Ved nedgradering av varsel fra ansatt endres følgende:

I sak- og journaltittel endres «Varsel» til «Melding».
Administrativ enhet endres til den ansattes enhet (fra sakstittelen).
Tilgangskode i sak og journalpost endres fra VS § 13,1 til PT § 13,1.
Arkivdel endres fra Varsel til Personal.

Sakstittel: Melding - [den ansattes enhetsnummer] - [enhetsnavn] Administrativ enhet: Enheten Tilgangskode: PT § 13,1 Arkivdel: Personal Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 229
Journalposter	Dok	U. off.
Melding om …	I	PT § 13,1

Tekst markert i kursiv endres ved nedgradering av varsel.

Obs

For å nedgradere et varsel fra en ansatt i ephorte/Elements, må du først ha fått tildelt rollen Varslingsmottaker (7800), og tilgangskoden V. Om du ikke allerede har dette, må arkivleder fylle ut søknadsskjema.