Øvrige saker i saksarkivet

Her finner du rutiner for forskjellige saker som hører hjemme i saksdelen i sakarkivsystemet.

Avtaler og kontrakter

Det er viktig at sakstittelen for avtaler og kontrakter er beskrivende slik at den er lett å finne igjen og sakene ikke fragmenteres i sakarkivsystemet. Ta for eksempel med navn på samarbeidsinstitusjon, hva avtalen gjelder og kontraktsnumre der de finnes. Journalposttitlene bør inneholde det samme i tillegg til informasjon om avtalens varighet.

Se egne rutiner for anskaffelser og for forskningssaker.

Sakstittel: Avtale om tema mellom samarbeidsinstitusjon og enhet ved UiB Administrativ enhet: Enheten Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 053.1 Én sak per kalenderår
Journalposter	Dok	U. off.
Signert avtale om tema mellom samarbeidsinstitusjon og enhet dd.mm.åååå - dd.mm.åååå	U/I	Vurderes

Bestilling av faglig råd fra Helsedirektoratet

Helsedirektoratet sender inn bestilling av faglig råd om autorisasjon om psykolog (fordeles til det psykologiske fakultet) eller helsepersonell (fordeles til det medisinske fakultet).

Sakstittelen følger dette oppsettet:

• Autorisasjon eller lisens som yrkestittel - bestilling av faglig råd - Navn på den som vurderes

• For eksempel: Autorisasjon eller lisens som psykolog - bestilling av faglig råd - Carl G. Jung

• For eksempel: Autorisasjon eller lisens som helsepersonell - bestilling av faglig råd - Florence Nightingale

Sakstittel: Autorisasjon eller lisens som yrkestittel - bestilling av faglig råd - Navn på den som vurderes Administrativ enhet: Fakultet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 376.1
Journalposter	Dok	U. off.
Bestilling av faglig råd - Navn på den som vurderes	I
Gjennomført faglig råd - sak xx/xxxx (helsedirektoratets saksnummer)	U

Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

Strålevern

Det opprettes tre årlige saker om strålevern ved UiB. I første sak arkiveres årsrapporter for strålevern, som sendes til henholdsvis Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet (DSA) og til arbeidsmiljøutvalget (AMU). Her legges også annen korrespondanse mellom UiB og DSA.

Sakstittelen følger dette oppsettet:

• Årsrapport strålevern UiB åååå

• For eksempel: Årsrapport strålevern UiB 2024

Sakstittel: Årsrapport strålevern UiB åååå Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 254 Én sak per kalenderår
Journalposter	Dok	U. off.
Årsrapport strålevern 2023 - Universitetet i Bergen Sendes til DSA	U
Årsrapport strålevern UiB 2023 Sendes til AMU	S

I neste sak arkiveres årsrapportene til de enkelte enhetene ved UiB. Det er omtrent 18-20 enheter på UiB som arbeider med ulike typer strålekilder.

Sakstittelen følger dette oppsettet:

• Strålevernrapporter åååå

• For eksempel: Strålevernrapporter 2024

Sakstittel: Strålevernrapporter åååå Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 254 Én sak per kalenderår
Journalposter	Dok	U. off.
Strålevernrunde ved enhet	X

I tredje sak arkiveres andre dokumenter knyttet til strålevern, for eksempel godkjenninger.

Sakstittelen følger dette oppsettet:

• Strålevern åååå

• For eksempel: Strålevern 2024

Sakstittel: Strålevern åååå Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 254 Én sak per kalenderår
Journalposter	Dok	U. off.

Høringer

Høringer samles i én sak per høring i sakarkivsystemet, og den individuelle høringssaken løper for hele høringssaken. Slik holder vi oversikt over fagmiljøenes eventuelle tilbakemeldinger på de ulike sakene samt svarbrevet som går tilbake til departementene.

Høringssaker registreres sentralt til 2120 Universitetsdirektørens kontor som så eventuelt fordeler saken videre til et fakultet.

Sakstittel: Høring - Høringstittel Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 008 Én sak per høring
Journalposter	Dok	U. off.
Høring - Høringstittel Høringsbrevet skal være hoveddokumentet Vedlegg: høringsnotat, høringsinstanser, oversendelse Husk å legge inn høringsfrist som forfallsdato i journalposten!	I
Oversender høring om høringstittel Høringen oversendes til enhetene	N
Høringssvar fra enhet Enhetene svarer med sine innspill	N
Svar på høring om høringstittel	U

Invitasjoner til kurs og konferanser

De fleste invitasjoner til kurs og konferanser kommer på e-post og videresendes til aktuelle enheter. Invitasjoner som er spesifikt rettet mot UiB legges inn i ephorte i saken tilhørende det samarbeidet som møtet dreier seg om.

Kurs ved Forsvarets høgskole (sjefskurs, krisehåndtering m.m)

Sakstittel: Avtale om tema mellom samarbeidsinstitusjon og enhet ved UiB Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 274 Én samlesak per arkivperiode
Journalposter	Dok	U. off.
Invitasjon til å søke Sjefskurs nr. xx	I
Invitasjon til å søke deltakelse på FHS Sjefskurs nr xx/åååå	I

Lokale lønnsforhandlinger og streik

Lokale lønnsforhandlinger

Dokumentasjon på lønnsforhandlinger knyttet til navngitte ansatte, arkiveres i den ansattes egen personalsak i personalarkivet.

Protokoller fra lokale lønnsforhandlinger legges i en årlig samlesak. Journalpostenes tittel skal inneholde dato for forhandlingene, avtalepunktene det forhandles om samt partene i forhandlingene, for eksempel slik:

• Protokoll fra lokale lønnsforhandlinger per 1. mai 2023 etter HTA 2.5.1 - LO Stat og YS stat

Sakstittel: Lokale lønnsforhandlinger åååå Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 231.3 Én sak per kalenderår
Journalposter	Dok	U. off.
Protokoll fra lokale lønnforhandlinger per dd.mm.åååå etter HTA XXX - partene	X	P § 23,1

Streik

Alle streikedokumenter samles i én samlesak per streik, det vil gjerne si én samlesak per år.

Sakstittel: Streikeberedskap åååå Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 231.1 Én sak per streik
Journalposter	Dok	U. off.
Områdevarsel fra fagforeningene	I
Streikeberedskap, navnelister, osv.	I	Vurderes

Pasientklage ved Odontologisk Universitetsklinikk

Sakstittel: Pasientklage ved Odontologisk Universitetsklinikk, Det medisinske fakultet Administrativ enhet: 1319 Institutt for klinisk odontologi Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 123
Journalposter	Dok	U. off.
Pasientklage	I	KP § 13,1
Svar på klage	U	KP § 13,1

Samarbeidsmidler mellom UiB og Christian Michelsens institutt (CMI)

Sakstittel: Samarbeidsmidler mellom UiB og Christian Michelsens institutt (CMI) åååå Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 081 Én sak per søkeår med toveis lenke til forrige sak
Journalposter	Dok	U. off.
Søknad om samarbeidsmidler mellom CMI og UiB åååå	I
Tildeling av samarbeidsmidler mellom CMI og UiB åååå	U

Statistisk sentralbyrå (SSB)

Undersøkelse om egenmeldt sykefravær

Sakstittel: Undersøkelse om egenmeldt sykefravær åååå - Statistisk sentralbyrå (SSB) Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 208 Én sak per rapporteringsår med toveis lenke til forrige sak
Journalposter	Dok	U. off.
Undersøkelsen egenmeldt sykefravær (RA-0182) x.kvartal åååå	I

Undersøkelse om ledige stillinger

Sakstittel: Undersøkelse om ledige stillinger åååå - Statistisk sentralbyrå (SSB) Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 208 Én sak per rapporteringsår med toveis lenke til forrige sak
Journalposter	Dok	U. off.
Undersøkelsen Ledige stillinger (RA-0678) x. kvartal åååå	I

Ærespriser

Ærespriser, for eksempel Kongens fortjenestemedalje, skal alltid skjermes fra offentligheten (UO § 5, 1.) inntil kunngjøring av prisen.