Øvrige saker i saksarkivet

Her finner du rutiner for forskjellige saker som hører hjemme i saksdelen i sakarkivsystemet.

Avtaler og kontrakter

Det er viktig at sakstittelen for avtaler og kontrakter er beskrivende slik at den er lett å finne igjen og sakene ikke fragmenteres i sakarkivsystemet. Ta for eksempel med navn på samarbeidsinstitusjon, hva avtalen gjelder og kontraktsnumre der de finnes. Journalposttitlene bør inneholde det samme i tillegg til informasjon om avtalens varighet.

Se egne rutiner for anskaffelser og forskningssaker.

Sakstittel: Avtale om tema mellom samarbeidsinstitusjon og enhet ved UiB

Administrativ enhet: Enheten
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 053.1
Én sak per kalenderår

Journalposter

Dok

U. off.

Signert avtale om tema mellom samarbeidsinstitusjon og enhet dd.mm.åååå - dd.mm.åååå

U/I

Vurderes

Bestilling av faglig råd fra Helsedirektoratet

Helsedirektoratet sender inn bestilling av faglig råd om autorisasjon om psykolog (fordeles til det psykologiske fakultet) eller helsepersonell (fordeles til det medisinske fakultet).

Sakstittelen følger dette oppsettet:

  • Autorisasjon eller lisens som yrkestittel - bestilling av faglig råd - Navn på den som vurderes

  • For eksempel: Autorisasjon eller lisens som psykolog - bestilling av faglig råd - Carl G. Jung

  • For eksempel: Autorisasjon eller lisens som helsepersonell - bestilling av faglig råd - Florence Nightingale

Sakstittel: Autorisasjon eller lisens som yrkestittel - bestilling av faglig råd -
Navn på den som vurderes

Administrativ enhet: Fakultet
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 376.1

Journalposter

Dok

U. off.

Bestilling av faglig råd - Navn på den som vurderes

I

Gjennomført faglig råd - sak xx/xxxx (helsedirektoratets saksnummer)

U

Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

Strålevern

Det opprettes tre årlige saker om strålevern ved UiB. I første sak arkiveres årsrapporter for strålevern, som sendes til henholdsvis Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet (DSA) og til arbeidsmiljøutvalget (AMU). Her legges også annen korrespondanse mellom UiB og DSA.

Sakstittelen følger dette oppsettet:

  • Årsrapport strålevern UiB åååå

  • For eksempel: Årsrapport strålevern UiB 2024

Sakstittel: Årsrapport strålevern UiB åååå

Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 254
Én sak per kalenderår

Journalposter

Dok

U. off.

Årsrapport strålevern 2023 - Universitetet i Bergen
Sendes til DSA
U



Årsrapport strålevern UiB 2023
Sendes til AMU
S



I neste sak arkiveres årsrapportene til de enkelte enhetene ved UiB. Det er omtrent 18-20 enheter på UiB som arbeider med ulike typer strålekilder.

Sakstittelen følger dette oppsettet:

  • Strålevernrapporter åååå

  • For eksempel: Strålevernrapporter 2024

Sakstittel: Strålevernrapporter åååå

Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 254
Én sak per kalenderår

Journalposter

Dok

U. off.

Strålevernrunde ved enhet

X

I tredje sak arkiveres andre dokumenter knyttet til strålevern, for eksempel godkjenninger.

Sakstittelen følger dette oppsettet:

  • Strålevern åååå

  • For eksempel: Strålevern 2024

Sakstittel: Strålevern åååå

Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 254
Én sak per kalenderår

Journalposter

Dok

U. off.

Høringer

Høringer samles i én sak per høring i sakarkivsystemet, og den individuelle høringssaken løper for hele høringssaken. Slik holder vi oversikt over fagmiljøenes eventuelle tilbakemeldinger på de ulike sakene samt svarbrevet som går tilbake til departementene.

Høringssaker registreres sentralt til 2120 Universitetsdirektørens kontor som så eventuelt fordeler saken videre til et fakultet.

Sakstittel: Høring - Høringstittel

Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 008
Én sak per høring

Journalposter

Dok

U. off.

Høring - Høringstittel
Høringsbrevet skal være hoveddokumentet
Vedlegg: høringsnotat, høringsinstanser, oversendelse
Husk å legge inn høringsfrist som forfallsdato i journalposten!
I







Oversender høring om høringstittel
Høringen oversendes til enhetene
N



Høringssvar fra enhet
Enhetene svarer med sine innspill
N



Svar på høring om høringstittel
U

Invitasjoner til kurs og konferanser

De fleste invitasjoner til kurs og konferanser kommer på e-post og videresendes til aktuelle enheter. Invitasjoner som er spesifikt rettet mot UiB legges inn i ephorte i saken tilhørende det samarbeidet som møtet dreier seg om.

Kurs ved Forsvarets høgskole (sjefskurs, krisehåndtering m.m)

Sakstittel: Avtale om tema mellom samarbeidsinstitusjon og enhet ved UiB

Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 274
Én samlesak per arkivperiode

Journalposter

Dok

U. off.

Invitasjon til å søke Sjefskurs nr. xx

I

Invitasjon til å søke deltakelse på FHS Sjefskurs nr xx/åååå

I

Jubileum

Sakstittelen følger dette oppsettet:

  • Jubileum - Jubilanten jubileumsår i åååå

  • For eksempel: Jubileum - Universitetsmuseet 200 år i 2025

Sakstittel: Jubileum - Jubilanten jubileumsår i åååå

Administrativ enhet: Ansvarlig enhet
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 046.4
Én sak per jubileum

Journalposter

Dok

U. off.

Lokale lønnsforhandlinger og streik

Lokale lønnsforhandlinger

Dokumentasjon på lønnsforhandlinger knyttet til navngitte ansatte, arkiveres i den ansattes egen personalsak i personalarkivet.

Protokoller fra lokale lønnsforhandlinger legges i en årlig samlesak. Journalpostenes tittel skal inneholde dato for forhandlingene, avtalepunktene det forhandles om samt partene i forhandlingene, for eksempel slik:

  • Protokoll fra lokale lønnsforhandlinger per 1. mai 2023 etter HTA 2.5.1 - LO Stat og YS stat

Sakstittel: Lokale lønnsforhandlinger åååå

Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 231.3
Én sak per kalenderår

Journalposter

Dok

U. off.

Protokoll fra lokale lønnforhandlinger per dd.mm.åååå etter HTA XXX - partene

X

P § 23,1

Streik

Alle streikedokumenter samles i én samlesak per streik, det vil gjerne si én samlesak per år.

Sakstittel: Streikeberedskap åååå

Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 231.1
Én sak per streik

Journalposter

Dok

U. off.

Områdevarsel fra fagforeningene

I

Streikeberedskap, navnelister, osv.

I

Vurderes

Pasientklage ved Odontologisk Universitetsklinikk

Sakstittel: Pasientklage ved Odontologisk Universitetsklinikk,
Det medisinske fakultet

Administrativ enhet: 1319 Institutt for klinisk odontologi
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 123

Journalposter

Dok

U. off.

Pasientklage

I

KP § 13,1

Svar på klage

U

KP § 13,1

Samarbeidsmidler mellom UiB og Christian Michelsens institutt (CMI)

Sakstittel: Samarbeidsmidler mellom UiB og Christian Michelsens institutt (CMI) åååå

Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 081
Én sak per søkeår med toveis lenke til forrige sak

Journalposter

Dok

U. off.

Søknad om samarbeidsmidler mellom CMI og UiB åååå

I

Tildeling av samarbeidsmidler mellom CMI og UiB åååå

U

Statistisk sentralbyrå (SSB)

Undersøkelse om egenmeldt sykefravær

Sakstittel: Undersøkelse om egenmeldt sykefravær åååå - Statistisk
sentralbyrå (SSB)

Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 208
Én sak per rapporteringsår med toveis lenke til forrige sak

Journalposter

Dok

U. off.

Undersøkelsen egenmeldt sykefravær (RA-0182) x.kvartal åååå

I

Undersøkelse om ledige stillinger

Sakstittel: Undersøkelse om ledige stillinger åååå - Statistisk sentralbyrå (SSB)

Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 208
Én sak per rapporteringsår med toveis lenke til forrige sak

Journalposter

Dok

U. off.

Undersøkelsen Ledige stillinger (RA-0678) x. kvartal åååå

I

Ærespriser

Ærespriser, for eksempel Kongens fortjenestemedalje, skal alltid skjermes fra offentligheten (UO § 5, 1.) inntil kunngjøring av prisen.