Øvrige saker i saksarkivet ========================== Her finner du rutiner for forskjellige saker som hører hjemme i saksdelen i sakarkivsystemet. .. contents:: Innhold på denne siden :depth: 3 :local: Avtaler og kontrakter --------------------- Det er viktig at sakstittelen for avtaler og kontrakter er beskrivende slik at den er lett å finne igjen og sakene ikke fragmenteres i sakarkivsystemet. Ta for eksempel med navn på samarbeidsinstitusjon, hva avtalen gjelder og kontraktsnumre der de finnes. Journalposttitlene bør inneholde det samme i tillegg til informasjon om avtalens varighet. Se egne rutiner :doc:`for anskaffelser ` og :doc:`for forskningssaker `. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Avtale om tema mellom samarbeidsinstitusjon og enhet ved UiB** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: Enheten   | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 053.1 | | | | | Én sak per kalenderår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Signert avtale om tema mellom samarbeidsinstitusjon og enhet dd.mm.åååå - dd.mm.åååå | U/I | Vurderes | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Bestilling av faglig råd fra Helsedirektoratet ---------------------------------------------- Helsedirektoratet sender inn bestilling av faglig råd om autorisasjon om psykolog (fordeles til det psykologiske fakultet) eller helsepersonell (fordeles til det medisinske fakultet). Sakstittelen følger dette oppsettet: * Autorisasjon eller lisens som yrkestittel - bestilling av faglig råd - Navn på den som vurderes * For eksempel: Autorisasjon eller lisens som psykolog - bestilling av faglig råd - Carl G. Jung * For eksempel: Autorisasjon eller lisens som helsepersonell - bestilling av faglig råd - Florence Nightingale +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Autorisasjon eller lisens som yrkestittel - bestilling av faglig råd -**| | | | | **Navn på den som vurderes** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: Fakultet   | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 376.1 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Bestilling av faglig råd - Navn på den som vurderes | I | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Gjennomført faglig råd - sak xx/xxxx *(helsedirektoratets saksnummer)* | U | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Helse, miljø og sikkerhet (HMS) ------------------------------- Strålevern ~~~~~~~~~~ Det opprettes tre årlige saker om strålevern ved UiB. I første sak arkiveres årsrapporter for strålevern, som sendes til henholdsvis Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet (DSA) og til arbeidsmiljøutvalget (AMU). Her legges også annen korrespondanse mellom UiB og DSA. Sakstittelen følger dette oppsettet: * Årsrapport strålevern UiB åååå * For eksempel: Årsrapport strålevern UiB 2024 +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Årsrapport strålevern UiB åååå** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 254 | | | | | Én sak per kalenderår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Årsrapport strålevern 2023 - Universitetet i Bergen | | U | | | | | *Sendes til DSA* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Årsrapport strålevern UiB 2023 | | S | | | | | *Sendes til AMU* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ I neste sak arkiveres årsrapportene til de enkelte enhetene ved UiB. Det er omtrent 18-20 enheter på UiB som arbeider med ulike typer strålekilder. Sakstittelen følger dette oppsettet: * Strålevernrapporter åååå * For eksempel: Strålevernrapporter 2024 +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Strålevernrapporter åååå** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 254 | | | | | Én sak per kalenderår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Strålevernrunde ved enhet | X | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ I tredje sak arkiveres andre dokumenter knyttet til strålevern, for eksempel godkjenninger. Sakstittelen følger dette oppsettet: * Strålevern åååå * For eksempel: Strålevern 2024 +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Strålevern åååå** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 254 | | | | | Én sak per kalenderår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Høringer -------- Høringer samles i én sak per høring i sakarkivsystemet, og den individuelle høringssaken løper for hele høringssaken. Slik holder vi oversikt over fagmiljøenes eventuelle tilbakemeldinger på de ulike sakene samt svarbrevet som går tilbake til departementene. Høringssaker registreres sentralt til 2120 Universitetsdirektørens kontor som så eventuelt fordeler saken videre til et fakultet. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Høring - Høringstittel** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 008 | | | | | Én sak per høring | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Høring - Høringstittel | | I | | | | | *Høringsbrevet skal være hoveddokumentet* | | | | | | | *Vedlegg: høringsnotat, høringsinstanser, oversendelse* | | | | | | | *Husk å legge inn høringsfrist som forfallsdato i journalposten!* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Oversender høring om høringstittel | | N | | | | | *Høringen oversendes til enhetene* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Høringssvar fra enhet | | N | | | | | *Enhetene svarer med sine innspill* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Svar på høring om høringstittel | | U | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Invitasjoner til kurs og konferanser ------------------------------------ De fleste invitasjoner til kurs og konferanser kommer på e-post og videresendes til aktuelle enheter. Invitasjoner som er spesifikt rettet mot UiB legges inn i ephorte i saken tilhørende det samarbeidet som møtet dreier seg om. Kurs ved Forsvarets høgskole (sjefskurs, krisehåndtering m.m) ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Avtale om tema mellom samarbeidsinstitusjon og enhet ved UiB** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 274 | | | | | Én samlesak per arkivperiode | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Invitasjon til å søke Sjefskurs nr. xx | I | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Invitasjon til å søke deltakelse på FHS Sjefskurs nr xx/åååå | I | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Lokale lønnsforhandlinger og streik ----------------------------------- Lokale lønnsforhandlinger ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Dokumentasjon på lønnsforhandlinger knyttet til navngitte ansatte, arkiveres i den ansattes egen personalsak i personalarkivet. Protokoller fra lokale lønnsforhandlinger legges i en årlig samlesak. Journalpostenes tittel skal inneholde dato for forhandlingene, avtalepunktene det forhandles om samt partene i forhandlingene, for eksempel slik: * Protokoll fra lokale lønnsforhandlinger per 1. mai 2023 etter HTA 2.5.1 - LO Stat og YS stat +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Lokale lønnsforhandlinger åååå** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen   | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 231.3 | | | | | Én sak per kalenderår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Protokoll fra lokale lønnforhandlinger per dd.mm.åååå etter HTA XXX - partene | X | P § 23,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Streik ~~~~~~ Alle streikedokumenter samles i én samlesak per streik, det vil gjerne si én samlesak per år. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Streikeberedskap åååå** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen   | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 231.1 | | | | | Én sak per streik | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Områdevarsel fra fagforeningene | I | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Streikeberedskap, navnelister, osv. | I | Vurderes | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Pasientklage ved Odontologisk Universitetsklinikk ------------------------------------------------- +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Pasientklage ved Odontologisk Universitetsklinikk,** | | | | | **Det medisinske fakultet** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 1319 Institutt for klinisk odontologi | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 123 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Pasientklage | I | KP § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Svar på klage | U | KP § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Samarbeidsmidler mellom UiB og Christian Michelsens institutt (CMI) ------------------------------------------------------------------- +-------------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Samarbeidsmidler mellom UiB og Christian Michelsens institutt (CMI) åååå**| | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 081 | | | | | Én sak per søkeår med toveis lenke til forrige sak | | | +-------------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-------------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Søknad om samarbeidsmidler mellom CMI og UiB åååå | I | | +-------------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Tildeling av samarbeidsmidler mellom CMI og UiB åååå | U | | +-------------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Statistisk sentralbyrå (SSB) ---------------------------- Undersøkelse om egenmeldt sykefravær ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Undersøkelse om egenmeldt sykefravær åååå - Statistisk** | | | | | **sentralbyrå (SSB)** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2170 Økonomiavdelingen   | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 208 | | | | | Én sak per rapporteringsår med toveis lenke til forrige sak | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Undersøkelsen egenmeldt sykefravær (RA-0182) x.kvartal åååå | I | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Undersøkelse om ledige stillinger ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Undersøkelse om ledige stillinger åååå - Statistisk sentralbyrå (SSB)** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen   | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 208 | | | | | Én sak per rapporteringsår med toveis lenke til forrige sak | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Undersøkelsen Ledige stillinger (RA-0678) x. kvartal åååå | I | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Ærespriser ---------- Ærespriser, for eksempel Kongens fortjenestemedalje, skal alltid skjermes fra offentligheten (UO § 5, 1.) inntil kunngjøring av prisen.