Innsynskrav

Hva er innsyn?

Alle saksdokumenter og journaler hos et forvaltningsorgan er i utgangspunktet offentlige, noe som innebærer at hvem som helst har rett til å be om innsyn i dokumentene, jf. offentleglova § 3. Et innsynskrav kan sendes inn anonymt og trenger ikke å begrunnes.

Arkivering av innsynskrav

Innsynskrav til Universitetet i Bergen sendes som regel på e-post til post@uib.no eller via et eget Digiforms-skjema.

Alle innsynskrav arkiveres i ephorte i saken «Krav om innsyn etter offentlighetsloven – [årstall]». Ny sak opprettes i begynnelsen av hvert år. For omfattende innsynskrav kan det opprettes egne saker. Disse skal ha toveis lenke til årets sak.

Sakstittel: Krav om innsyn etter offentlighetsloven - åååå

Administrativ enhet: HR-avdelingen 2190
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 041.1
En samlesak per år, lenkes toveis til forrige sak

Journalposter

Dokumenttype

Krav om innsyn

I

Klage på avslag på krav om innsyn

I

Svar på krav om innsyn

U

Mediehenvendelser

De fleste mediehenvendelser er innsynskrav, men det kan også komme henvendelser fra journalister som ønsker en uttalelse fra UiB om en bestemt sak. Slike mediehenvendelser journalføres og legges ufordelt på fakultetet, og e-posten videresendes til desk@uib.no med kopi til fakultetsdirektøren. Legg ved saksnummeret i ephorte når e-posten videresendes!

Svare på innsynskrav

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning («arkivtjenesten») besvarer innsynskravene. Et innsynskrav skal normalt besvares innen tre arbeidsdager. Går det mer enn fem dager, blir det regnet som et avslag, jf. offentleglova § 32 andre ledd. Er det ikke mulig å få svart innen denne tidsfristen, må du sende et foreløpig svar hvor du bekrefter at innsynskravet er mottatt og vil bli behandlet så raskt som mulig.

Ansvarsfordeling

HR-avdelingen ved faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning

  • tar imot innsynskrav, som regel via et eget Digiforms-skjema eller post@uib.no

  • veileder saksbehandlere som behandler innsynskrav

  • bistår ved behov med vurdering av innsynskravet, sladding og lignende

  • ekspederer (sender) svaret fra ephorte

Enheten som er ansvarlig for saken det bes om innsyn i

  • vurderer (og avgjør) innsynskravet

  • viser til relevante lovhjemler dersom den avslår kravet helt eller delvis og dokumenterer eventuelle vurderinger (helst med X-notat i ephorte)

  • klargjør eventuelle dokumenter i andre systemer enn ephorte for ekspedering

  • utfører sine oppgaver «uten ugrunnet opphold», i henhold til de fristene som følger av lovverket og Sivilombudets praksis

Særlig om innsynskrav fra regionale eller nasjonale medier

Innsynskrav fra regionale eller nasjonale medier innebærer noen flere oppgaver.

  • HR-avdelingen ved faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning

    • orienterer kommunikasjonsdirektøren og seksjonssjef ved universitetsdirektørens kontor

    • sender utkast til svar til seksjonssjef ved universitetsdirektørens kontor for kvalitetssjekk før det ekspederes fra ephorte

  • Kommunikasjonsdirektøren vurderer om det av omdømme- eller kommunikasjonshensyn er nødvendig å informere universitetsledelsen eller andre.

  • Seksjonssjef ved universitetsdirektørens kontor er ansvarlig for å vurdere om ledelsen skal involveres i behandlingen av innsynskravet.

  • Den som behandler innsynskravet, sørger for at sin avdelings- eller fakultetsdirektør informeres om innsynskravet.

Fremgangsmåte ved behandling av innsynskrav

  1. Arkivtjenesten tar straks kontakt med ansvarlig saksbehandler av dokumentene kravet gjelder. Får den ikke tak i saksbehandleren, tar den kontakt med vedkommendes leder eller en annen med samme ansvarsområde. Se liste over ofte brukte kontaktpersoner nedenfor. Ved innsynskrav fra regionale eller nasjonale medier informerer den også andre, jf. ovenfor.

  2. Når arkivtjenesten får kontakt med den som skal behandle innsynskravet,

    • informerer den om ansvarsfordelingen og fremgangsmåten ved behandling av innsynskrav

    • avklarer den eventuelle behov for veiledning eller annen bistand

  3. Den ansvarlige enheten

    • vurderer og avgjør kravet

    • dokumenterer vurderingene dersom det ikke gis fullt innsyn

    • gjør eventuelle dokumenter fra andre systemer enn ephorte klare for utsending

  4. Arkivtjenesten gjør svaret klart for ekspedering, sender det til godkjenning og ekspederer det.

Selve vurderingen

Enheten må også vurdere om de skal ta direkte kontakt med innsender for spesifisering eller avgrensing av kravet dersom det av tekniske årsaker ikke lar seg gjøre å imøtekomme kravet fullt ut eller det ikke kan gjøres ved enkle fremgangsmåter, jf. offentleglova § 9.

Innsyn i dokumenter som ikke er unntatt offentlighet

Gjelder kravet et dokument som ikke er unntatt offentlighet, kan det i de fleste tilfeller gis ut. Kontakt likevel alltid saksbehandler først for å sjekke om de er enig i din vurdering.

Eksempeltekst til svarbrev:

Vi viser til ditt innsynskrav av [dato] hvor du ber om innsyn i dokument [saks- og journalpostnummer]. Du innvilges innsyn, og dokumentet er vedlagt.

Innsyn i dokumenter som er unntatt offentlighet

Gjelder kravet et dokument som har tilgangskode og dermed har grunn til å unntas offentlighet, trengs det en nøyere vurdering av dokumentet. Kontakt saksbehandler for å få deres vurdering.

Avslag

Dersom hele eller deler av dokumentet skal unntas, er dette et avslag. Avslag på innsynskrav skal være skriftlig, og man må grunngi vedtaket ved å vise til hvilken hjemmel innsynsretten unntas med, jf. offentleglova § 31 første ledd. Henvisningen skal være nøyaktig og inneholde ikke bare hvilken paragraf, men også hvilket ledd, punktum, bokstav eller nummer som er brukt. I første omgang er det ikke nødvendig med en nærere begrunnelse enn dette.

Svarbrevet må også inneholde informasjon om at dette er et vedtak som kan påklages, jf. offentleglova § 32, jf. forvaltningsloven § 28. Klagefristen er 3 uker fra vedtaket er mottatt, jf. offentleglova § 31 andre ledd, jf. forvaltningsloven § 29.

Eksempeltekst til svarbrev:

Vi viser til ditt innsynskrav av [dato] hvor du ber om innsyn i dokument [saks- og journalpostnummer]. Din forespørsel om innsyn avslås. Dette er et organinternt dokument som unntas med hjemmel i offentleglova § 14 første ledd. Merinnsyn er vurdert, jf. offentleglova § 11, men vår konklusjon er at hensynet til offentlig innsyn ikke veier tyngre enn behovet for unntak i dette tilfellet. Dette er et forvaltningsrettslig enkeltvedtak som kan påklages, jf. offentleglova § 32, jf. forvaltningsloven § 28. Klagefristen er tre uker fra vedtaket er mottatt, jf. offentleglova § 31 andre ledd, jf. forvaltningsloven § 29.

Merinnsyn

Ved avslag skal merinnsyn vurderes når det er mulighet for det, jf. offentleglova § 11. I de tilfellene der man har rett til å gjøre unntak, skal det likevel vurderes å gi helt eller delvis innsyn.

Men det skal ikke gis merinnsyn i opplysninger som er unntatt med § 13 første ledd. I motsetning til mange andre unntak i offentleglova, hvor det bare gis rett til å nekte innsyn, innebærer § 13 første ledd at man har en plikt til å nekte innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Utlevering av slike opplysninger kan tvert imot være straffbart etter straffeloven § 121. Legg merke til at § 13 første ledd sier at taushetspliktige opplysninger er unntatt, mens ordlyden i §§ 14 til 27 er at opplysninger kan unntas.

Delvis innsyn

Dersom dokumentet kan gis ut så lenge visse opplysninger skjules (sladdes), kalles det delvis innsyn. Dette blir regnet som et avslag ettersom ikke hele dokumentet blir utgitt. Da må man angi hjemmelen som gir grunnlag for dette.

Opplys om at vedtaket som kan påklages, jf. offentleglova § 32, jf. forvaltningsloven § 28. Klagefristen er 3 uker fra vedtaket er mottatt, jf. offentleglova § 31 andre ledd, jf. forvaltningsloven § 29.

Eksempeltekst til svarbrev:

Vi viser til ditt innsynskrav av [dato] hvor du ber om innsyn i dokument [saks- og journalpostnummer]. Du innvilges delvis innsyn, og dokumentet er vedlagt. Visse opplysninger har blitt sladdet og er unntatt retten til innsyn med hjemmel i offentleglova § 13 første ledd, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1. Dette gjelder informasjon som er underlagt taushetsplikt eller som kan identifisere de involverte partene i saken. Delvis innsyn blir regnet som et avslag, og dette er et forvaltningsrettslig enkeltvedtak som kan påklages, jf. offentleglova § 32, jf. forvaltningsloven § 28. Klagefristen er tre uker fra vedtaket er mottatt, jf. offentleglova § 31 andre ledd, jf. forvaltningsloven § 29.

Sladdet dokument

Det sladdete dokumentet legges inn som et vedlegg på den journalposten som inneholder originaldokumentet. Får vi flere innsynskrav ved en senere anledning som gjelder det samme dokumentet, har vi dermed den sladdete versjonen lett tilgjengelig og sparer oss selv for merarbeid. Slik unngår vi også å sende fra oss ulike sladdete versjoner og på den måten gi ut flere opplysninger til én innsender enn en annen.

Anmodning om utvidet begrunnelse

Den som har bedt om innsyn kan kreve en utvidet begrunnelse for avslaget. Dette må skje innen tre uker fra vedtaket er mottatt, og vår frist for å svare er innen ti arbeidsdager, jf. offentleglova § 31 andre ledd. En slik begrunnelse må inneholde tilstrekkelig informasjon til at det går klart frem hvilke hensyn det har blitt lagt vekt på og hvorfor det er behov for unntak.

Klage

Et avslag kan påklages, jf. offentleglova § 32, jf. forvaltningsloven § 28. I et slikt tilfelle, opprett en egen klagesak i ephorte hvor du flytter det opprinnelige innsynskravet, vedtaket, klagen og eventuelle notat. Disse dokumentene oversendes til Felles klagenemnd for behandling. Vedtaket skal fattes uten ugrunnet opphold og helst innen to uker.

Liste over kontaktpersoner

Hvis innsynskravet ikke gjelder en spesifikk sak eller du er usikker på hvem du skal henvende deg til, kan du bruke denne listen i Teams over kontaktpersoner som tidligere har vært behjelpelige med å svare på innsynskrav.