Sjekkliste for saksbehandlere

Nedenfor følger en liste over søk saksbehandlere bør bruke i ephorte og i Elements. Oversikten inkluderer ikke alle søk som framkommer, og det er selvsagt lov til også å klikke på søkene som ikke nevnes nedenfor. Søkene vi lister opp er anbefalinger.

Hvor ofte man sjekker disse søkene beror på hvor mye en jobber med programvaren. Men merk at selv om du gjerne ikke oppretter særlig med saker og dokumenter, kan det være at du får fordelt informasjon som du skal lese.

Husk også å arkivere e-post du mottar og sender fortløpende!

Fortløpende:

Søk	Forklaring
Mine restanser	Avskriv restanser etter hvert som oppgavene er ferdige.
Under arbeid	Her ligger filer man jobber med. Disse har status R (reservert).
X-notater fordelt til meg	Notater fordelt til deg, men uten restanse. Her forventes det ikke svar eller videre oppfølging.
Til info (kopi)	Kopier fordelt til deg.
Utsjekkede dokumenter	Her skal bare filer en jobber med her og nå vise. Andre filer som måtte dukke opp her, må sjekkes inn.
Til ekspedering	Her ligger filer (brev ut) som er klare til å bli ekspedert. Dette er filer som er ferdigstilt via godkjenning eller filer en selv har endret status på til Ferdig.
Teknisk feil (digital post)	Skulle den digitale forsendelsen stoppe opp, vil journalpostene vise her. Her finner du informasjon om feil.
Under sending (digital post)	Her får en treff på journalposter bare i tidspunktet fra en har valgt å ekspedere til journalpostene er ekspedert. Blir journalposter liggende her, forsøk å ekspedere en gang til.

Ved behov:

Søk	Forklaring
Mine sendte brev og notater	Brev og notater du har skrevet.
Min forfallsliste	Forfall de kommende syv dager.
Mine aktive saksmapper	Saker som ikke er satt til Ferdig enda. Ta gjerne en regelmessig rydderunde og ferdigstill saker som ikke skal brukes mer.
Mine avsluttede saksmapper	Saker i status Ferdig eller i status Avsluttet (saker avsluttes av arkivtjenesten).
Siste saker jeg har sett på / Siste journalposter jeg har sett på	I praksis de 10 siste sakene og journalpostene du har klikket på. Disse kan spare deg for tid når du skal hente frem informasjon du har sett på tidligere.