Personalsaker

Rutiner for personalarkiv

All personaldokumentasjon ved Universitetet i Bergen skal ligge i personalarkivet organisert i personalsaker. Med personalarkiv menes en egen arkivdel med saker som inneholder dokumenter som gjelder arbeidsforholdet til den enkelte ansatte. Med personalsaker eller personalmapper menes saksmapper som inneholder dokumenter om eller med korrespondanse mellom arbeidsgiver og arbeidstaker som berører arbeidsforholdet til den enkelte ansatte.

Personalmapper ved Universitetet i Bergen

UiB har siden 01.01.2009 brukt elektroniske personalmapper i sakarkivsystemet ephorte, med tillegg av Elements siden 2021. Personalarkivet i ephorte består av tematiske mapper for den enkelte ansatte, der hver mappe er tilknyttet en navngitt person. Det vil kunne være mange mapper på en person, avhengig av sakstype (tema). Gjenfinning av mappene skjer ved å søke på ordningsverdi eller på navn – hvor ordningsverdi vil gi det mest presise søkeresultatet, fordi primærklasseringen på personalmapper er den enkeltes unike ansattnummer.

Se delen kalt Bortsettingsarkivet for informasjon om personalmapper ved UiB før 2009.

Følgende skal inngå i personalarkivet:

  • Attester

  • Flyttegodtgjørelse

  • Forskningstermin

  • Frikjøp av stilling

  • Hjemmearbeid

  • Hospitering og arbeidsrettede tiltak

  • Lønn, inkludert lønnstillegg, stedfortredergodtgjørelse, lønnslån, lønnsforhandlinger

  • Opplæringsmidler

  • Opprykk etter kompetanse

  • Oppsigelse fra arbeidsgiver (avskjed) og fra arbeidstager (avskjed i nåde)

  • Permisjon, inkludert foreldrepermisjon, omsorgspermisjon, utdanningspermisjon, permisjon uten lønn

  • Personalsak, inkludert disiplinærsaker og tilrettevisning

  • Personskade

  • Sidegjøremål/bistilling

  • Sykefraværsoppfølging, inkludert korrespondanse med NAV, Statens pensjonskasse og oppfølgingsplaner

  • Tilsetting

  • Verv ved UiB

  • Eventuelle andre dokumenter mellom arbeidstaker og UiB

Generelt oppsett for personalmapper

All personaldokumentasjon skal ligge i arkivdelen personalarkiv, sakstittel skal inneholde personnavn og sakstype, og navnet skal skjermes. Den som oppretter saken, bør legge inn ansattnummeret (ANR) som primærklassering (ordningsverdi), og denne unntas fra offentligheten. Alle personalsaker påføres tilgangskode P – Personalmappe.

Sakene opprettes i saksarkivsystemet enten av dokumentasjonsforvaltere ved faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning eller av personalkonsulenter ved de forskjellige enhetene. Saker som er opprettet av personalkonsulenter, kontrolleres siden av en dokumentasjonsforvalter som også legger inn arkivkode ved kontroll av opprettede saker.

Personalarkiv

Personalmappe

Sakstittel

Etternavn, Fornavn Mellomnavn – sakstype ved enhet

Administrativ enhet

Enheten: institutt eller avdeling

Tilgangskode

P - Personalmappe

Arkivdel

Personal

Primærklassering

Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000

Sekundærklassering

Arkivnøkkel UiB

Navnet (markert her i kursiv) merkes som skjermet og får rød skrift i ephorte.

Noen sjekkpunkter ved oppretting av en ny sak:

  • Søk i sakarkivsystemet for å se om det allerede eksisterer en passende sak. Det er viktig at sakene ikke fragmenteres!

  • Saken skal gis en beskrivende tittel i henhold til gjeldende rutine samt norsk rettskrivning. Vi benytter som hovedregel ikke forkortelser i titler, med unntak av allment kjente forkortelser som UiB eller NAV.

  • Personalsaker skal ha ansattnummer (som unntas offentlighet). Ansattnummer settes som 00000000 og saken beholdes i status Reservert dersom den ansatte ennå ikke er tildelt ansattnummer.

Attest og bekreftelse på arbeidsforhold

Attester og bekreftelser på arbeidsforhold legges i den ansattes tilsettingssak for dette forholdet. Det opprettes kun en ny sak for attesten eller bekreftelse dersom det ikke allerede eksisterer en tilsettingssak.

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Bekreftelse på arbeidsforhold, attest

Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 224

Journalposter

Dok

U. off.

Attest
Navn skjermes ikke
U

P § 13,1

Bekreftelse på arbeidsforhold
Navn skjermes ikke
U

P § 13,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Bistilling (sidegjøremål, ekstraerverv)

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Bistilling ved sted

Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 215

Journalposter

Dok

U. off.

Søknad om bistilling ved sted

I

P § 25,1

Svar søknad om bistilling ved sted

U

P § 25,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Flyttegodtgjørelse

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Flyttegodtgjørelse

Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 242

Journalposter

Dok

U. off.

Søknad om flyttegodtgjørelse (med dokumentasjon)
Navn skjermes ikke
I

P § 13,1

Svar på søknad om flyttegodtgjørelse
Navn skjermes ikke
U

P § 13,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Forlengelse av ansettelsesperiode

Søknader om forlengelse av ansettelsesperiode for stipendiater og postdoktorer kommer inn i ephorte gjennom skjemaløsningen og fordeles til den ansattes enhet. Unntaksvis vil enheter opprette egne saker dersom søknaden kommer inn i andre former. Med skjemaløsningen kommer navnet i sakstittelen bakerst.

Sakstittel: Forlengelse av ansettelsesperiode Etternavn, Fornavn

Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.21

Journalposter

Dok

U. off.

Ber om forlengelse av ansettelsesperiode
I
PT § 13,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Forskningstermin

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Forskningstermin

Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 43

Journalposter

Dok

U. off.

Søknad om forskningstermin

I

P § 25,1

Prioriteringer/saksforelegg

X

P § 14,1

Svar på søknad om forskningstermin

U

P § 25,1

Rapport

I

P § 25,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Frikjøp

Frikjøp fra stilling

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Frikjøp fra stilling ved enhet

Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 214.5

Journalposter

Dok

U. off.

Avtale om frikjøp av stilling mellom enhet og enhet

I/U

P § 25,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Frikjøp for verv som tillitsvalgt

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Frikjøp for verv som tillitsvalgt

Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 214.5

Journalposter

Dok

U. off.

Frikjøp for verv som tillitsvalgt

U

P § 25,1

Ber om registrering i SAP - Frikjøp for verv som tillitsvalgt
Fra 2190 til 2179
N

P § 25,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Hjemmearbeid

Avtaler om hjemmearbeid (hjemmekontor) skal legges i den ansattes tilsettingssak. Dersom tilsettingssaken ikke ligger i sakarkivsystemet, kan det opprettes en egen personalmappe for avtale om hjemmearbeid.

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Hjemmearbeid

Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 250

Journalposter

Dok

U. off.

Avtale om hjemmearbeid
Sendes som signeringsoppdrag
U

P § 26,5

Signert: Avtale om hjemmearbeid

I

P § 26,5

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Rutine for oppretting av avtale om hjemmearbeid

  1. Medarbeider kontakter leder, ber om avtale om hjemmearbeid, og opplyser samtidig om detaljer som hjemmeadresse, arbeidsrom i boligen, og antall/hvilke dager som ønskes avtalefestet for hjemmekontor.

  2. Leder ber HR/saksbehandler ved enheten opprette avtalen i medarbeiders personalmappe (tilsettingssak). Leder kan evt. gjøre dette selv.

  3. Avtalen opprettes som en utgående journalpost. Mottaker (medarbeider) angis ved oppslag i Folkeregisteret, og ved valg av mal velger en først malkategorien «Standardbrev», og deretter «Avtale om hjemmearbeid.

  4. Journalposten sendes på godkjenningsrunde fra ephorte / Elements til leder.

  5. Avtalen ekspederes digitalt som signeringsoppdrag til medarbeider.

  6. Avtalen legger seg automatisk inn på sak når medarbeider har signert avtalen (hos Posten Signering).

Prosessflytskjema for avtale om hjemmearbeid Prosessflytskjema for avtale om hjemmearbeid

Prosessflytskjema for avtale om hjemmearbeid

Prosessflytskjema for avtale om hjemmearbeid

Hospitering og arbeidsrettede tiltak

Hospitering mellom enheter ved Universitetet i Bergen

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Hospitering ved enhet

Administrativ enhet: enhet for hospiteringsperioden
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 270

Journalposter

Dok

U. off.

Eventuell dialog i forkant

N/X

P § 25,1

Avtale om hospitering
Sendes som signeringsoppdrag
U

P § 25,1

Signert: Avtale om hjemmearbeid

I

P § 26,5

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Hospitering av eksterne personer og arbeidsrettede tiltak

Personer i arbeidstrening fra NAV eller en av NAVs samarbeidspartnere får opprettet en tilsettingssak ved enheten de skal arbeide i. Som regel utarbeides det en avtale hos NAV som UiB signerer.

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Hospitering ved enhet

Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.42

Journalposter

Dok

U. off.

Avtale om hospitering med aktør ved enhet
Fra aktør til UiB
I

PT § 13,1

Signert avtale om hospitering

U

PT § 13,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Lønnstilskudd

Dokumenter om tilsagn om tilskudd fra NAV og lignende arkiveres i den ansattes tilsettingssak. Dersom lønnstilskuddet kommer i forbindelse med en hospiteringsperiode, bør disse dokumentene legges i saken for hospiteringen.

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Lønnstilskudd

Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.42

Journalposter

Dok

U. off.

Innvilget lønnstilskudd dd.mm.åååå - dd.mm.åååå
Fra NAV til UiB
Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179
I


PT § 13,1


Påminnelse om refusjonskrav med frist dd.mm.åååå
Fra NAV til UiB
Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179
I


PT § 13,1


Refusjonskrav dd.mm.åååå - dd.mm.åååå

U

PT § 13,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Lønn

Lønnsforhandlinger etter hovedtariffavtalen (HTA) pkt. x.x.x.

Rutinen omfatter både lønnsforhandlinger etter Hovedtariffavtalen samt forhandlinger om omgjøring av stilling etter HTA pkt. 2.3.4..

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Lønnsforhandlinger etter Hovedtariffavtalen
(HTA) pkt. x.x.x

Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 231.3

Journalposter

Dok

U. off.

Ber om forhandlinger etter HTA pkt. x.x.x

N

P § 23,1

Lønnsendring etter HTA pkt. x.x.x

U

P § 23,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Lønnslån

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Lønnslån

Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 234

Journalposter

Dok

U. off.

Søknad om lønnslån

I

PT § 13,1

Svar på søknad om lønnslån

U

PT § 13,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Kronetillegg

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Kronetillegg

Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 232.3

Journalposter

Dok

U. off.

Anmodning om utbetaling av kronetillegg for arbeid ved enhet
Fra enheten til 2190
N

P § 23,1

Utbetaling av kronetillegg

U

P § 23,1

Ber og registrering i SAP - Utbetaling av kronetillegg i perioden dd.mm.ååå - dd.mm.åååå

N

P § 23,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Stedfortredergodtgjørelse – fungeringstillegg

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Stedfortredergodtgjørelse,
fungeringstillegg som stilling ved enhet

Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 232.1

Journalposter

Dok

U. off.

Anmodning om stedfortredergodtgjørelse
Fra enheten til 2190
X

P § 23,1

Fungeringstillegg - Fungerende stilling ved enhet

U

P § 23,1

Ber og registrering i SAP - Utbetaling av fungeringstillegg i perioden
dd.mm.ååå - dd.mm.åååå

N

P § 23,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Opplæringsmidler

Opplæringsmidler

Ansatte som har søkt om opplæringsmidler ved Universitetet i Bergen, skal ha én sak for opplæringsmidler som følger dem så lenge de er ansatt, selv om de over tid er ansatt ved forskjellige enheter. Vi bruker ikke lenger samlesaker for opplæringsmidler per enhet.

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Opplæringsmidler

Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 274

Journalposter

Dok

U. off.

Søknad om opplæring

I

P § 26,5

Svar på søknad om opplæring

U

P § 26,5

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Norskkurs for ansatte

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Norskkurs for ansatte

Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 274

Journalposter

Dok

U. off.

Søknad om refusjon for norskkurs (med dokumentasjon)

I

P § 26,5

Svar søknad om refusjon for norskkurs

U

P § 26,5

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Oppsigelse

Den ansatte leverer sin oppsigelse i selvbetjeningsportalen SAP, og fagspesialisten arkiverer oppsigelsen i sakarkivsystemet etter at den er saksbehandlet i selvbetjeningsportalen.

Også saker hvor oppsigelser er blitt avslått, skal arkiveres i ephorte/Elements. Unntaket er når de åpenbart ikke har verdi som dokumentasjon, for eksempel når de er blitt sendt inn ved en misforståelse. Også saker hvor lederen aldri tar stilling til oppsigelsen, skal arkiveres dersom de har verdi som dokumentasjon.

Dokumentet som skal arkiveres, er PDF-filen med oppsigelsen og merknader eksportert fra selvbetjeningsportalen. Dersom ikke alle merknader kommer med i dokumentet, skal de legges til som en merknad til journalposten.

Oppsigelsen arkiveres som en utgående journalpost fordi den tilsvarer det svaret den ansatte får i selvbetjeningsportalen.

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Oppsigelse ved enhet

Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 213

Journalposter

Dok

U. off.

Oppsigelse med leders beslutning / Oppsigelse
Fagspesialistteam (2179) er saksbehandler og fakultetet intern mottaker med
restanse, evt. underliggende enhet som kopimottaker
Journalposten skal påføres merknaden: «Dokumentet er blitt sendt fra
selvbetjeningsportalen.»
U




P § 25,1




Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Avskjedigelse

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Avskjedigelse

Administrativ enhet: HR-avdelingen 2190
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 227

Journalposter

Dok

U. off.

Forhåndsvarsel om avskjedigelse
Kopi: enheten
U

PX § 13,1

Melding om vedtak
Kopi: enheten
U

PX § 13,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Permisjon

Den ansatte søker om permisjon i DFØs selvbetjeningsportal, hvor den behandles av en fagspesialist. Nå søknaden er behandlet, arkiveres den sammen med lederens beslutning automatisk i ephorte ved hjelp av en integrasjon («PTE», som står for «permisjoner til ephorte»). Fagspesialistteamet mottar ukentlige rapporter fra PTE og arkiverer søknader som ikke er blitt arkivert automatisk. (Per juni 2024 gjelder dette også alle permisjoner hvor det ikke er blitt sendt inn en permisjonssøknad i SAP.)

Med unntak av foreldrepermisjoner arkiveres alle typer permisjonssøknader i én saksmappe per ansatt. Også saker hvor permisjonssøknaden er blitt avslått, skal arkiveres i ephorte/Elements. Unntaket er når de åpenbart ikke har verdi som dokumentasjon, for eksempel når de er blitt sendt inn ved en misforståelse. Også saker hvor leder aldri tar stilling til permisjonssøknaden, skal arkiveres dersom de har verdi som dokumentasjon.

Permisjonssøknaden arkiveres som en utgående journalpost fordi den tilsvarer det svaret den ansatte får i selvbetjeningsportalen.

Foreldrepermisjon

Personalmappen for foreldrepermisjon gjenbrukes dersom personen får flere barn. Som regel er dokumentasjonen vedlagt permisjonssøknaden.

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Foreldrepermisjon ved enhet

Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 214.2

Journalposter

Dok

U. off.

Søknad om foreldrepenger ved fødsel
Kopi av søknad til NAV fra den ansatte
Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179
I


PT § 13,1


Vedtak om foreldrepenger
Kopi av svar fra NAV fra den ansatte
Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179
I


PT § 13,1


Søknad om permisjon (godkjent av leder) - Foreldrepermisjon
U
PT § 13,1
Korrespondanse om ammefri
I/U
PT § 13,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Permisjoner med og uten lønn

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Permisjon

Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 214.8

Journalposter

Dok

U. off.

Søknad om permisjon (godkjent av leder) - Permisjonstype og -kode
Permisjonskode er den tre- eller firesifrede koden i selvbetjeningsportalen,
U

PT § 13,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Personalsak

Saker kalt «personalsak» brukes ved bekymringsmeldinger, tilrettevisninger og konflikter knyttet til navngitte ansatte. Alle journalposter gis tilgangskoden PX. I noen tilfeller leder de til en avskjedigelse.

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Personalsak

Administrativ enhet: enheten eller unntaksvis 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 257

Journalposter

Dok

U. off.

Innkalling til møte dd.mm.åååå

U

PX § 18

Referat fra møte dd.mm.åååå

X

PX § 18

Skriftlig advarsel / Tjenstlig tilrettevisning

U

PX § 18

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Personskade

Melding om personskade kommer inn gjennom skjemaet ved samme navn og fordeles automatisk til 2190 HR-avdelingen. Unntaksvis vil enheter opprette egne saker dersom meldingen kommer inn i andre former. Med skjemaløsningen kommer navnet i sakstittelen bakerst.

Sakstittel: Melding om personskade Etternavn, Fornavn

Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen
Tilgangskode: P - Personalmappe
Tilgangsgruppe: IKO_Personskade (uavhengig av enheten hvor skaden inntraff)
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 254.2

Journalposter

Dok

U. off.

Melding om personskade med medisinsk behandling
HR-avdelingen (2190) er saksbehandler og enheten kopimottaker
Samme tilgangsgruppe som for saksmappen.
I


PT § 13,1


Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Sykefraværsoppfølging

Sykemeldte ansatte ved Universitetet i Bergen skal ha én sak for sykefraværsoppfølging, som følger dem selv om de over tid er ansatt ved forskjellige enheter. Saken skal inneholde all arkivverdig dokumentasjon og korrespondanse som gjelder den sykmeldte.

Permisjonssøknader som følger ved utløp av sykepengerettighetene, sendes gjennom selvbetjeningsportalen SAP. Fagspesialisten arkiverer søknaden i saksarkivsystemet etter at den er saksbehandlet i selvbetjeningsportalen.

Sakstittel: Etternavn, Fornavn - Sykefraværsoppfølging

Administrativ enhet: enheten
Tilgangskode: P - Personalmappe
Arkivdel: Personalarkiv
Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000
Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 214.1

Journalposter

Dok

U. off.

Individuell oppfølgingsplan
Skjema sendes til NAV.
U

PT § 13,1

Innkalling til dialogmøte
Brev fra NAV.
Mottaker: enheten
I


PT § 13,1


Referat fra dialogmøte
Brev fra NAV.
Mottaker: enheten
I


PT § 13,1


Unntak fra dialogmøte
Brev fra NAV.
Mottaker: enheten
I


PT § 13,1


Rettigheter til lønn ved sykdom - søknad om uførepensjon og ulønnet permisjon
Sendes fra 2170 til den ansatte. Enheten er kopimottaker
U

PT § 13,1

Sykepenger - melding om vedtak
Brev fra NAV.
Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179
I


PT § 13,1


Innvilgelse / avslag på søknad om uførepensjon fra Statens pensjonskasse
Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179
I

PT § 13,1

Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.

Tilsetting

Her finner du rutiner for tilsettingssaker i både saksdelen og personaldelen av sakarkivsystemet.