Personalsaker ============= .. contents:: Innhold på denne siden :depth: 3 :local: Rutiner for personalarkiv ------------------------- All personaldokumentasjon ved Universitetet i Bergen skal ligge i personalarkivet organisert i personalsaker. Med personalarkiv menes en egen arkivdel med saker som inneholder dokumenter som gjelder arbeidsforholdet til den enkelte ansatte. Med personalsaker eller personalmapper menes saksmapper som inneholder dokumenter om eller med korrespondanse mellom arbeidsgiver og arbeidstaker som berører arbeidsforholdet til den enkelte ansatte. Personalmapper ved Universitetet i Bergen ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ UiB har siden 01.01.2009 brukt elektroniske personalmapper i sakarkivsystemet ephorte, med tillegg av Elements siden 2021. Personalarkivet i ephorte består av tematiske mapper for den enkelte ansatte, der hver mappe er tilknyttet en navngitt person. Det vil kunne være mange mapper på en person, avhengig av sakstype (tema). Gjenfinning av mappene skjer ved å søke på ordningsverdi eller på navn – hvor ordningsverdi vil gi det mest presise søkeresultatet, fordi primærklasseringen på personalmapper er den enkeltes unike ansattnummer. Se delen kalt :doc:`Bortsettingsarkivet ` for informasjon om personalmapper ved UiB før 2009. **Følgende skal inngå i personalarkivet:** * Attester * Flyttegodtgjørelse * Forskningstermin * Frikjøp av stilling * Hjemmearbeid * Hospitering og arbeidsrettede tiltak * Lønn, inkludert lønnstillegg, stedfortredergodtgjørelse, lønnslån, lønnsforhandlinger * Opplæringsmidler * Opprykk etter kompetanse * Oppsigelse fra arbeidsgiver (avskjed) og fra arbeidstager (avskjed i nåde) * Permisjon, inkludert foreldrepermisjon, omsorgspermisjon, utdanningspermisjon, permisjon uten lønn * Personalsak, inkludert disiplinærsaker og tilrettevisning * Personskade * Sidegjøremål/bistilling * Sykefraværsoppfølging, inkludert korrespondanse med NAV, Statens pensjonskasse og oppfølgingsplaner * Tilsetting * Verv ved UiB * Eventuelle andre dokumenter mellom arbeidstaker og UiB Generelt oppsett for personalmapper ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ All personaldokumentasjon skal ligge i arkivdelen personalarkiv, sakstittel skal inneholde personnavn og sakstype, og navnet skal skjermes. Den som oppretter saken, bør legge inn ansattnummeret (ANR) som primærklassering (ordningsverdi), og denne unntas fra offentligheten. Alle personalsaker påføres tilgangskode P – Personalmappe. Sakene opprettes i saksarkivsystemet enten av dokumentasjonsforvaltere ved faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning eller av personalkonsulenter ved de forskjellige enhetene. Saker som er opprettet av personalkonsulenter, kontrolleres siden av en dokumentasjonsforvalter som også legger inn arkivkode ved kontroll av opprettede saker. +------------------------+------------------------------------------------------+ | Personalarkiv | Personalmappe | +========================+======================================================+ | **Sakstittel** | *Etternavn, Fornavn Mellomnavn* – sakstype ved enhet | +------------------------+------------------------------------------------------+ | **Administrativ enhet**| Enheten: institutt eller avdeling | +------------------------+------------------------------------------------------+ | **Tilgangskode** | P - Personalmappe | +------------------------+------------------------------------------------------+ | **Arkivdel** | Personal | +------------------------+------------------------------------------------------+ | **Primærklassering** | Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | +------------------------+------------------------------------------------------+ | **Sekundærklassering** | Arkivnøkkel UiB | +------------------------+------------------------------------------------------+ Navnet (markert her i kursiv) merkes som skjermet og får rød skrift i ephorte. **Noen sjekkpunkter ved oppretting av en ny sak:** * Søk i sakarkivsystemet for å se om det allerede eksisterer en passende sak. Det er viktig at sakene ikke fragmenteres! * Saken skal gis en beskrivende tittel i henhold til gjeldende rutine samt norsk rettskrivning. Vi benytter som hovedregel ikke forkortelser i titler, med unntak av allment kjente forkortelser som UiB eller NAV. * Personalsaker skal ha ansattnummer (som unntas offentlighet). Ansattnummer settes som 00000000 og saken beholdes i status Reservert dersom den ansatte ennå ikke er tildelt ansattnummer. Attest og bekreftelse på arbeidsforhold --------------------------------------- Attester og bekreftelser på arbeidsforhold legges i den ansattes tilsettingssak for dette forholdet. Det opprettes kun en ny sak for attesten eller bekreftelse dersom det ikke allerede eksisterer en tilsettingssak. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Bekreftelse på arbeidsforhold, attest** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enheten    | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 224 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Attest | | U | | P § 13,1 | | | *Navn skjermes ikke* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Bekreftelse på arbeidsforhold | | U | | P § 13,1 | | | *Navn skjermes ikke* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Bistilling (sidegjøremål) ------------------------- +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Bistilling ved sted** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 215 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Søknad om bistilling ved sted | I | P § 25,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Svar søknad om bistilling ved sted | U | P § 25,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Flyttegodtgjørelse ------------------ +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Flyttegodtgjørelse** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen   | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 242 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Søknad om flyttegodtgjørelse (med dokumentasjon) | | I | | P § 13,1 | | | *Navn skjermes ikke* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Svar på søknad om flyttegodtgjørelse | | U | | P § 13,1 | | | *Navn skjermes ikke* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Forlengelse av ansettelsesperiode --------------------------------- Søknader om forlengelse av ansettelsesperiode for stipendiater og postdoktorer kommer inn i ephorte gjennom skjemaløsningen og fordeles til den ansattes enhet. Unntaksvis vil enheter opprette egne saker dersom søknaden kommer inn i andre former. Med skjemaløsningen kommer navnet i sakstittelen bakerst. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Forlengelse av ansettelsesperiode** *Etternavn, Fornavn* | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enheten | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.21 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Ber om forlengelse av ansettelsesperiode | | I | | PT § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Forskningstermin ---------------- +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Forskningstermin** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enheten    | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 43 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Søknad om forskningstermin | I | P § 25,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Prioriteringer/saksforelegg | X | P § 14,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Svar på søknad om forskningstermin | U | P § 25,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Rapport | I | P § 25,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Frikjøp ------- Frikjøp fra stilling ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Frikjøp fra stilling ved enhet** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enheten   | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 214.5 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Avtale om frikjøp av stilling mellom enhet og enhet | I/U | P § 25,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Frikjøp for verv som tillitsvalgt ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Frikjøp for verv som tillitsvalgt** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 214.5 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Frikjøp for verv som tillitsvalgt | U | P § 25,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Ber om registrering i SAP - Frikjøp for verv som tillitsvalgt | | N | | P § 25,1 | | | *Fra 2190 til 2179* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Hjemmearbeid ------------ Avtaler om hjemmearbeid (hjemmekontor) skal legges i den ansattes tilsettingssak. Dersom tilsettingssaken ikke ligger i sakarkivsystemet, kan det opprettes en egen personalmappe for avtale om hjemmearbeid. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Hjemmearbeid** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enheten | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 250 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Avtale om hjemmearbeid | | U | | P § 26,5 | | | *Sendes som signeringsoppdrag* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Signert: Avtale om hjemmearbeid | I | P § 26,5 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Rutine for oppretting av avtale om hjemmearbeid ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ #. Medarbeider kontakter leder, ber om avtale om hjemmearbeid, og opplyser samtidig om detaljer som hjemmeadresse, arbeidsrom i boligen, og antall/hvilke dager som ønskes avtalefestet for hjemmekontor. #. Leder ber HR/saksbehandler ved enheten opprette avtalen i medarbeiders personalmappe (tilsettingssak). Leder kan evt. gjøre dette selv. #. Avtalen opprettes som en utgående journalpost. Mottaker (medarbeider) angis ved oppslag i Folkeregisteret, og ved valg av mal velger en først malkategorien «Standardbrev», og deretter «Avtale om hjemmearbeid. #. Journalposten sendes på godkjenningsrunde fra ephorte / Elements til leder. #. Avtalen ekspederes digitalt som signeringsoppdrag til medarbeider. #. Avtalen legger seg automatisk inn på sak når medarbeider har signert avtalen (hos Posten Signering). .. image:: ./bilder/hjemmearbeid/avtale-om-hjemmearbeid-elements.png :alt: Prosessflytskjema for avtale om hjemmearbeid .. image:: ./bilder/hjemmearbeid/avtale-om-hjemmearbeid-ephorte.png :alt: Prosessflytskjema for avtale om hjemmearbeid Prosessflytskjema for avtale om hjemmearbeid ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ .. image:: ./bilder/hjemmearbeid/hjemmearbeid-prosessflyt.png :alt: Prosessflytskjema for avtale om hjemmearbeid Hospitering og arbeidsrettede tiltak ------------------------------------ Hospitering mellom enheter ved Universitetet i Bergen ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Hospitering ved enhet** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enhet for hospiteringsperioden | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 270 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Eventuell dialog i forkant | N/X | P § 25,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Avtale om hospitering | | U | | P § 25,1 | | | *Sendes som signeringsoppdrag* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Signert: Avtale om hjemmearbeid | I | P § 26,5 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Hospitering av eksterne personer og arbeidsrettede tiltak ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Personer i arbeidstrening fra NAV eller en av NAVs samarbeidspartnere får opprettet en tilsettingssak ved enheten de skal arbeide i. Som regel utarbeides det en avtale hos NAV som UiB signerer. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Hospitering ved enhet** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enheten | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.42 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Avtale om hospitering med aktør ved enhet | | I | | PT § 13,1 | | | *Fra aktør til UiB* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Signert avtale om hospitering | U | PT § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Lønnstilskudd ~~~~~~~~~~~~~ Dokumenter om tilsagn om tilskudd fra NAV og lignende arkiveres i den ansattes tilsettingssak. Dersom lønnstilskuddet kommer i forbindelse med en hospiteringsperiode, bør disse dokumentene legges i saken for hospiteringen. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Lønnstilskudd** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enheten | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 212.42 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Innvilget lønnstilskudd dd.mm.åååå - dd.mm.åååå | | I | | PT § 13,1 | | | *Fra NAV til UiB* | | | | | | | *Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Påminnelse om refusjonskrav med frist dd.mm.åååå | | I | | PT § 13,1 | | | *Fra NAV til UiB* | | | | | | | *Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Refusjonskrav dd.mm.åååå - dd.mm.åååå | U | PT § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Lønn ---- Lønnsforhandlinger etter hovedtariffavtalen (HTA) pkt. x.x.x. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Rutinen omfatter både lønnsforhandlinger etter Hovedtariffavtalen samt forhandlinger om omgjøring av stilling etter HTA pkt. 2.3.4.. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Lønnsforhandlinger etter Hovedtariffavtalen**| | | | | **(HTA) pkt. x.x.x** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enheten | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 231.3 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Ber om forhandlinger etter HTA pkt. x.x.x | N | P § 23,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Lønnsendring etter HTA pkt. x.x.x | U | P § 23,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Lønnslån ~~~~~~~~ +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Lønnslån** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 234 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Søknad om lønnslån | I | PT § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Svar på søknad om lønnslån | U | PT § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Kronetillegg ~~~~~~~~~~~~ +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Kronetillegg** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enheten    | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 232.3 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Anmodning om utbetaling av kronetillegg for arbeid ved enhet | | N | | P § 23,1 | | | *Fra enheten til 2190* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Utbetaling av kronetillegg | U | P § 23,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Ber og registrering i SAP - Utbetaling av kronetillegg i perioden dd.mm.ååå - dd.mm.åååå| N | P § 23,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Stedfortredergodtgjørelse – fungeringstillegg ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Stedfortredergodtgjørelse,** | | | | | **fungeringstillegg som stilling ved enhet** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enheten    | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 232.1 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Anmodning om stedfortredergodtgjørelse | | X | | P § 23,1 | | | *Fra enheten til 2190* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Fungeringstillegg - Fungerende stilling ved enhet | U | P § 23,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Ber og registrering i SAP - Utbetaling av fungeringstillegg i perioden | N | P § 23,1 | | | dd.mm.ååå - dd.mm.åååå | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Opplæringsmidler ---------------- Opplæringsmidler ~~~~~~~~~~~~~~~~ Ansatte som har søkt om opplæringsmidler ved Universitetet i Bergen, skal ha én sak for opplæringsmidler som følger dem så lenge de er ansatt, selv om de over tid er ansatt ved forskjellige enheter. Vi bruker ikke lenger samlesaker for opplæringsmidler per enhet. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Opplæringsmidler** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 274 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Søknad om opplæring | I | P § 26,5 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Svar på søknad om opplæring | U | P § 26,5 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Norskkurs for ansatte ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Norskkurs for ansatte** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 274 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Søknad om refusjon for norskkurs *(med dokumentasjon)* | I | P § 26,5 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Svar søknad om refusjon for norskkurs | U | P § 26,5 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Oppsigelse ---------- Den ansatte leverer sin oppsigelse i selvbetjeningsportalen SAP, og fagspesialisten arkiverer oppsigelsen i sakarkivsystemet etter at den er saksbehandlet i selvbetjeningsportalen. Også saker hvor oppsigelser er blitt avslått, skal arkiveres i ephorte/Elements. Unntaket er når de åpenbart ikke har verdi som dokumentasjon, for eksempel når de er blitt sendt inn ved en misforståelse. Også saker hvor lederen aldri tar stilling til oppsigelsen, skal arkiveres dersom de har verdi som dokumentasjon. Dokumentet som skal arkiveres, er PDF-filen med oppsigelsen og merknader eksportert fra selvbetjeningsportalen. Dersom ikke alle merknader kommer med i dokumentet, skal de legges til som en merknad til journalposten. Oppsigelsen arkiveres som en utgående journalpost fordi den tilsvarer det svaret den ansatte får i selvbetjeningsportalen. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Oppsigelse ved enhet** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enheten    | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 213 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Oppsigelse med leders beslutning / Oppsigelse | | U | | P § 25,1 | | | *Fagspesialistteam (2179) er saksbehandler og fakultetet intern mottaker med* | | | | | | | *restanse, evt. underliggende enhet som kopimottaker* | | | | | | | *Journalposten skal påføres merknaden: «Dokumentet er blitt sendt fra* | | | | | | | *selvbetjeningsportalen.»* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Avskjedigelse ~~~~~~~~~~~~~ +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Avskjedigelse** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: HR-avdelingen 2190   | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 227 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Forhåndsvarsel om avskjedigelse | | U | | PX § 13,1 | | | *Kopi: enheten* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Melding om vedtak | | U | | PX § 13,1 | | | *Kopi: enheten* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Permisjon --------- Den ansatte søker om permisjon i selvbetjeningsportalen SAP, hvor den behandles av en fagspesialist. Nå søknaden er behandlet, overfører en integrasjonsløsning mellom de to systemene søknaden over til ephorte, hvor den så journalføres av arkivtjenesten. Alle typer permisjonssøknader arkiveres i én sak per ansatt; kun foreldrepermisjon arkiveres i egne saker. Også saker hvor permisjonssøknaden er blitt avslått, skal arkiveres i ephorte/Elements. Unntaket er når de åpenbart ikke har verdi som dokumentasjon, for eksempel når de er blitt sendt inn ved en misforståelse. Også saker hvor leder aldri tar stilling til permisjonssøknaden, skal arkiveres dersom de har verdi som dokumentasjon. Permisjonssøknaden arkiveres som en utgående journalpost fordi den tilsvarer det svaret den ansatte får i selvbetjeningsportalen. Foreldrepermisjon ~~~~~~~~~~~~~~~~~ Personalmappen for foreldrepermisjon gjenbrukes dersom personen får flere barn. Som regel er dokumentasjonen vedlagt permisjonssøknaden. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Foreldrepermisjon ved enhet** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enheten    | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 214.2 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Søknad om foreldrepenger ved fødsel | | I | | PT § 13,1 | | | *Kopi av søknad til NAV fra den ansatte* | | | | | | | *Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Vedtak om foreldrepenger | | I | | PT § 13,1 | | | *Kopi av svar fra NAV fra den ansatte* | | | | | | | *Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Søknad om permisjon (godkjent av leder) - Foreldrepermisjon | | U | | PT § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Korrespondanse om ammefri | | I/U | | PT § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Permisjoner med og uten lønn ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Permisjon** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enheten    | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 214.8 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Søknad om permisjon (godkjent av leder) - Permisjonstype og -kode | | U | | PT § 13,1 | | | *Permisjonskode er den tre- eller firesifrede koden i selvbetjeningsportalen,* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Personalsak ----------- Saker kalt «personalsak» brukes ved bekymringsmeldinger, tilrettevisninger og konflikter knyttet til navngitte ansatte. Alle journalposter gis tilgangskoden PX. I noen tilfeller leder de til en avskjedigelse. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Personalsak** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enheten eller unntaksvis 2190 HR-avdelingen | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 257 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Innkalling til møte dd.mm.åååå | U | PX § 18 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Referat fra møte dd.mm.åååå | X | PX § 18 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Skriftlig advarsel / Tjenstlig tilrettevisning | U | PX § 18 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Personskade ----------- Melding om personskade kommer inn gjennom skjemaet ved samme navn og fordeles automatisk til 2190 HR-avdelingen. Unntaksvis vil enheter opprette egne saker dersom meldingen kommer inn i andre former. Med skjemaløsningen kommer navnet i sakstittelen bakerst. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Melding om personskade** *Etternavn, Fornavn* | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2190 HR-avdelingen | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Tilgangsgruppe: IKO_Personskade (uavhengig av enheten hvor skaden inntraff) | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 254.2 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Melding om personskade med medisinsk behandling | | I | | PT § 13,1 | | | *HR-avdelingen (2190) er saksbehandler og enheten kopimottaker* | | | | | | | *Samme tilgangsgruppe som for saksmappen.* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte. Sykefraværsoppfølging --------------------- Sykemeldte ansatte ved Universitetet i Bergen skal ha én sak for sykefraværsoppfølging, som følger dem selv om de over tid er ansatt ved forskjellige enheter. Saken skal inneholde all arkivverdig dokumentasjon og korrespondanse som gjelder den sykmeldte. Permisjonssøknader som følger ved utløp av sykepengerettighetene, sendes gjennom selvbetjeningsportalen SAP. Fagspesialisten arkiverer søknaden i saksarkivsystemet etter at den er saksbehandlet i selvbetjeningsportalen. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Etternavn, Fornavn* **- Sykefraværsoppfølging** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: enheten | | | | | Tilgangskode: P - Personalmappe    | | | | | Arkivdel: Personalarkiv    | | | | | Primærklassering: Ansattnummer, 8 siffer eller 00000000 | | | | | Sekundærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 214.1 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Individuell oppfølgingsplan | | U | | PT § 13,1 | | | *Skjema sendes til NAV.* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Innkalling til dialogmøte | | I | | PT § 13,1 | | | *Brev fra NAV.* | | | | | | | *Mottaker: enheten* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Referat fra dialogmøte | | I | | PT § 13,1 | | | *Brev fra NAV.* | | | | | | | *Mottaker: enheten* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Unntak fra dialogmøte | | I | | PT § 13,1 | | | *Brev fra NAV.* | | | | | | | *Mottaker: enheten* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Rettigheter til lønn ved sykdom - søknad om uførepensjon og ulønnet permisjon | | U | | PT § 13,1 | | | *Sendes fra 2170 til den ansatte. Enheten er kopimottaker* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Sykepenger - melding om vedtak | | I | | PT § 13,1 | | | *Brev fra NAV.* | | | | | | | *Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Innvilgelse / avslag på søknad om uførepensjon fra Statens pensjonskasse | | I | | PT § 13,1 | | | *Enheten er hovedmottaker. Kopi: Økonomiavdelingen 2170 og Fagspesialistteam 2179* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Navnet, vist her i kursiv, må merkes som skjermet og får da rød skrift i ephorte.