Skjemaløsning (Digiforms)

Her finner du en oversikt over alle skjemaene våre.

Generelle arkivrutiner for Digiforms-skjema

Når skjemaet skal legge en ny journalpost inn i ephorte, leter det etter en eksisterende sak hos enheten med en tittel som nøyaktig tilsvarer rutinen for skjemaet. Dersom skjemaet ikke finner en slik sak, oppretter det en ny i henhold til malen det er gitt. Skjemaet bruker ikke skjønn, så tittelen på saken må altså være nøyaktig. Vi skal derfor ikke endre navn på saker som Digiforms-skjema bruker.

Ikke avslutt sakene med mindre du er helt sikker på at det ikke vil komme noe nytt i dem. Finnes det to saker som oppfyller kriteriene skjemaet ser etter, vil det ikke bli importert. Det samme gjelder dersom det finnes en avsluttet sak som oppfyller kriteriene.

Skjemaene har derimot ikke noe å utsette dersom du endrer saksansvarlig.

Konkrete rutiner for de enkelte saksområdene vi har skjema for, finner du i Rutiner for studiesaker.

Om Digiforms

Digiforms er en sikker digital skjemaløsning som muliggjør sikker overføring/innsending av skjema som journalpost i ny eller eksisterende sak i ephorte. Skjema, og relevante metadata for sak/journalpost lagres i ephorte gjennom integrasjonsgrensesnittet ephorte Integration Services (eIS) fra Sikri (tidligere EVRY).

Løsningen er en klient-tjener-løsning hvor skjemaklienten støtter utvikling av skjema med XML-struktur, i et grafisk grensesnitt som benytter XML FO (Formatting Objects), som lagres på Digiforms Server. UiB har to Digiforms servere, Digiforms Test og Digiforms Prod. Begge driftes lokalt av UiB.

Bilde av Digiforms arkitektur

Muligheter med Digiforms

  • Nivå 4 autentisering/pålogging med BankID/BankID på mobil i skjematjenester for taushetsbelagt informasjon

  • Pålogging med engangspassord (SMS OTP) med validering opp mot data i FS for studenter som ikke har norsk fødselsnummer/D-nummer og BankID

  • Sikker innsending av skjemadata til journalpost i ny eller eksisterende sak, hoveddokument på PDF-format, vedlagt skjemadata på XML-format (muliggjør videre automatisert bruk av skjemadata vha. RPA (Robot)

  • Sikker opplasting av filer/dokumenter til ephorte, som vedlegg til skjema

  • Innsender får automatisk kvittering/e-post med forvaltningsmelding, med referanse til aktuell ephorte-sak.

  • Gjenbruk av data UiB allerede har gjennom webtjeneste for oppslag i FS (personalia, studieprogram, oppmeldte emner etc), i tråd med Digitaliseringsstrategien (det administrativt selvbetjente universitet) og Digitaliseringsrundskrivet

  • Design av skjematjenester i tråd med retningslinjer for universell utforming (WCAG 2.0) og brukskvalitet (ELMER 3)