Skjematjenester

Her finner du en oversikt over alle skjemaene våre.

Arkitektur

UiB bruker Interact som skjemaløsning. Innsendte skjema overføres («avleveres») til WebSak via Mottak.

Teknisk dokumentasjon av Interact finnes her.

Prinsipper for avlevering til WebSak

Bruk saksmaler og utnytt arv av verdier.

  • Dokumentasjonstjenesten oppretter en saksmal i WebSak.

  • Saksmalen knyttes til skjemaId-en i mappingregelen i Mottak.

  • Verdier for sak arves hvor mulig fra saksmalen.

  • Verdier for dokument arves hvor mulig fra saken.

Saksmaler har forhåndutfylte verdier for blant annet tittel og skjerming. Men av tekniske årsaker må en del verdier likevel oppgis ved avlevering, blant annet tittel 1 og arkivdel.

Saker som gjelder en student, arkiveres i en samlemappe for vedkommende i arkivdel STUDENT.

Saker som gjelder en ansatt eller oppdragstaker, arkiveres i en samlemappe for vedkommende i arkivdel PERSONAL.

Dersom studenten eller den ansatte / oppdragstakeren ikke har henholdsvis student- eller ansattnummer, arkiveres samlemappen og saken i arkivdel ANDRE. Reglene for hvordan dette skjer, er bekrevet nedenfor.

Oppsett av avlevering i Interact

Sak

Sakstype (påkrevd av Interact)

Oppgi samme sakstype som saksmalen har, for eksempel «PERS».

Arkivdel (påkrevd av Mottak for student- og personalsaker)

Avklar med dokumentasjonstjenesten hvilken arkivdel skjermaet skal arkiveres i, og oppgi arkivdel «STUDENT» eller «PERSONAL» hvis relevant.

Ikke oppgi andre arkivdeler enn dette.

Status (påkrevd av Interact)

Oppgi «R» med mindre noe annet er avklart med dokumentasjonstjenesten.

Denne skal endres til «B» når dokumentasjonstjenesten har bekreftet at det ikke er nødvendig med manuell kontroll av opprettede saker.

Adm.enhet (valgfri)

Angis med kortnavn for den administrative enheten dersom ikke en statisk verdi arves fra saksmalen.

Tittel 1 (påkrevd av Interact)

Oppgi samme tittel 1 som saksmalen har, eventuelt med variabler for verdier angitt med vinkelparentes i saksmalen.

Tittel 2 (valgfri)

Oppgi tittel 2 i henhold til saksmalen hvis saksmalen bruker dette feltet. La ellers stå tom.

Tittel 2 inneholder ofte for- og etternavn til personen saken gjelder.

Følgende felter skal i utgangspunktet være tomme:

  • Saksnr.

  • Saksansvarlig

  • Journalenhet

  • Tilgangskode: Oppgi bare dersom den skal avvike fra verdien i saksmalen, og bare etter avtale med dokumentasjonstjenesten.

  • Avskjermingskode: Oppgi bare dersom den skal avvike fra verdien i saksmalen, og bare etter avtale med dokumentasjonstjenesten.

  • Paragraf: Oppgi bare dersom den skal avvike fra verdien i saksmalen, og bare etter avtale med dokumentasjonstjenesten.

Dokument

Doktype (påkrevd av Interact)

Avklar verdi med dokumentasjonstjenesten.

Status (påkrevd av Interact)

Avklar verdi med dokumentasjonstjenesten.

Tittel 1 (påkrevd av Interact)

Avklar verdi med dokumentasjonstjenesten.

Tittel 2 (valgfri)

Avklar verdi med dokumentasjonstjenesten. Skal ofte være tom.

Følgende felter skal i utgangspunktet være tomme:

  • Adm.enhet: Oppgi bare dersom verdien ikke skal arves fra saken.

  • Saksbehandler: Settes som tom i Mottak.

  • Tilgangskode: Oppgi bare dersom verdien ikke skal arves fra saken.

  • Avskjermingskode: Oppgi bare dersom verdien ikke skal arves fra saken.

  • Paragraf: Oppgi bare dersom verdien ikke skal arves fra saken.

  • Kategori

  • Beh.type

Kontakter: Avsendere

Offentlignummer

Oppgi alltid fødsels- eller d-nummer hvis du har denne opplysningen.

Hvis du bare har fødselsdato, oppgi den i formatet DDMMYYYY00000.

Fornavn

Selvforklarende.

Etternavn

Selvforklarende.

E-post

Som regel vil det ikke være nødvendig å oppgi avsenderens e-postadresse. Unntaket er hvis det er sannsynlig at henvendelsen skal bevares på e-post.

Andre felt skal som regel være tomme.

Klassering

Klassering skal som regel alltid oppgis. Avklar verdier med dokumentasjonstjenesten.

Ordningsprinsipp

Se hvilke klasseringer som er påkrevd for hvilke arkivdeler, her.

I arkivdel STUDENT er ordningsprinsippene UiB SNR og FK, i arkivdel PERSONAL er de UiB FNR og FK.

Ordningsverdi

Dersom ordningsprinsippet er UiB SNR og ordningsverdien er ukjent, må du oppgi ordningsverdien «000000» (seks nuller). Dersom ordningsprinsippet er UiB ANR og ordningsverdien er ukjent, må du oppgi ordningsverdien «00000000» (åtte nuller). Mappingregelen vil da sørge for at skjemaet blir arkivert i arkivdel ANDRE med UiB FNR som ordningsprinsipp.

Se oversikt over klassifikasjonssystemet FK her.

Oppsett i Mottak

Klassering

I mappingregelen og metoden brukes klasseringene som er oppgitt i Interact, til å

  • gjenfinne en eventuell eksisterende samlemappe eller opprette en ny (med klassering)

  • gjenfinne en eventuell eksisterende sak eller opprette en ny (med klassering)

Når primærklasseringen har ordningsprinsipp «UiB SNR» og ordningsverdi «000000» eller ordningsprinsipp «UiB ANR» og ordningsverdi «00000000», bruker mappingregelen i stedet

  • ordningsprinsippet «UiB FNR» og innsenderens fødselsnummer som ordningsverdi

  • arkivdel ANDRE i stedet for henholdsvis STUDENT eller PERSONAL

Mappingregel

Mappingregelen «Interact» gjør følgende:

Gjenfinner eksisterende mapper basert på primærklassering og sakstype.

Samlemappe

Gjenfinner eventuelle samlemapper med

  • primærklasseringen oppgitt i avleveringen (med eventuelle endringer beskrevet over)

  • sakstype PER hvis SAS_ARKIVDEL er «PERSONAL» og sakstype STUD hvis SAS_ARKIVDEL er «STUDENT»

Oppretter ny samlemappe fra en saksmal med attributtene oppgitt i avleveringen.

Sak

Gjenfinner eventuelle saker med

  • primær- og sekundærklasseringene som er oppgitt i avleveringen (med eventuelle endringer beskrevet over)

  • sakstype PER hvis SAS_ARKIVDEL er «PERSONAL» og sakstype STUD hvis SAS_ARKIVDEL er «STUDENT».

Feltet for saksansvarlig SA.ANSVINIT settes som tomt (%TOM%).

Oppretter ny sak, fortrinnsvis fra en saksmal, med attributtene oppgitt i avleveringen.

Dokument

Oppretter dokument med attributter oppgitt i avleveringen.

Feltet for saksansvarlig JP.SBHINIT settes som tomt (%TOM%).

Metode

Bruk metoden «To klasseringer, første ved flere (Ny sak)». Denne arkiverer skjemaet i nyeste eksisterende sak med

  • primærklassering lik ED.ORDNPRI1 og ED.ORDNVER1

  • sekundærklassering lik ED.ORDNPRI2 og ED.ORDNVER2

  • saksstatus B eller R

Digiforms

Digiforms var UiBs skjemaløsning med innebygd arkivering frem til 23.03.2026.

Digiforms er en sikker digital skjemaløsning som muliggjør sikker overføring/innsending av skjema som journalpost i ny eller eksisterende sak i Elements. Skjema, og relevante metadata for sak/journalpost lagres i Elements gjennom integrasjonsgrensesnittet ephorte Integration Services (eIS) fra Sikri (tidligere EVRY).

Løsningen er en klient-tjener-løsning hvor skjemaklienten støtter utvikling av skjema med XML-struktur, i et grafisk grensesnitt som benytter XSL FO (Formatting Objects), som lagres på Digiforms Server. UiB har to Digiforms servere, Digiforms Test og Digiforms Prod. Begge driftes lokalt av UiB.

Mellomlagring av personopplysninger i forbindelse med utfylling og innsending av skjema

Tabellene nedenfor angir når, hvor og hvor lenge hvilke personopplysninger lagres ved utfylling og innsending av Digiforms-skjema.

Generelt for alle skjema

Hva

Hvilke personopplysninger

Når

Hvor

Hvor lenge

Kommentar

HTTP-kall fra klient til Digiforms-server

IP-adresse, operativsystem, nettleser, hvilket skjema som fylles ut, hvor store filer som lastes opp. Ikke innhold.

Skjema fylles ut.

Lastbalanserer

3 uker?

Må bekreftes

Feillogg fra webserver

I noen tilfeller tekst som skrives inn i skjemaet.

Skjema fylles ut.

Digiforms-server

30 dager

/var/log/tomcat/

Logg fra Digiforms Server

Operativsystem, nettleser, hvilket skjema som fylles ut, feilmeldinger i skjema; i noen tilfeller fødselsnummer, mobilnummer, studentnummer.

Skjema fylles ut.

Digiforms-server

14 dager

/digiforms/logs/

Utfylt skjema

Alt innhold i skjema samt vedlegg.

Skjema sendes inn.

Digiforms-server

Som regel mindre enn ett minutt. Men dersom det er problemer med arkivering av skjemaet, kan det være lengre, unntaksvis i flere dager. Men ikke lengre.

Manuell kontroll sikrer at skjemaene slettes.

Utfylt skjema

Alt innhold i skjema samt vedlegg.

Innsendt skjema overføres til integrasjonsserver.

Integrasjonsserver

Som regel mindre enn ett minutt. Men dersom det er problemer med arkivering av skjemaet, kan det være lengre, unntaksvis i flere dager. Men ikke lengre.

Utfylt skjema

Alt innhold i skjema samt vedlegg.

Skjema arkiveres.

Sakarkivsystem

Avhengig av bevaringsbestemmelser

Sikkerhetskopi av logger fra lastbalanserer

Logg med HTTP-kall fra klient til Digiforms-server

hvert døgn

på tape

ca. 30 dager

Sikkerhetskopi av Digiforms-server

Alt innhold som er lagret på serveren på det tidspunktet.

hvert døgn

på tape

ca. 30 dager

Sikkerhetskopi av integrasjonsserver

Alt innhold som er lagret på serveren på det tidspunktet.

hvert døgn

på tape

ca. 30 dager

Unntak for enkelte skjema

Hva

Hvilke personopplysninger

Når

Hvor

Hvor lenge

Kommentar

Ph.d.-søknadsskjema: Utfylt skjema

Alt innhold i skjema samt vedlegg

Skjema mellomlagres.

Digiforms-server

180 dager

Skjema for semesterregistrering: Utfylt skjema.

Navn, fødselsnummer, studierett, valgte innføringsemner

Skjema sendes inn.

Digiforms-server (i eXist-databasen)

Til det slettes manuelt noen måneder etter semesterstart etter avtale med studieavdelingen.