Styre-, råd og utvalg

For å sikre at dokumentasjon av beslutninger i råd- og beslutningsfora bevares for ettertiden, skal møteinnkallinger, saksforelegg og referater fra styre-, råd- og utvalg registreres i sakarkivsystemet (se ephortesak 2010/4054). Lagring på fellesområder er ikke tilstrekkelig.

Mange bruker felles maler for å sikre at arkivreferanser (saksnumre i ephorte) samt nummer på saksfremlegg (sak xx/24) fremkommer på dokumentene, men her er det forskjellig praksis mellom enhetene. Maler for møteinnkallinger (sakslister) og referater (protokoller) finnes i ephorte.

Videre lesning:

• Saksbehandling for universitetsstyret ved UiB .

• Saker til universitetsstyret: Veiledning for bruk av ephorte i saksbehandlingen

Instituttråd/instituttstyrebehandling

Møteinnkallinger (sakslister) og referater (protokoller)

Møteinnkalling og referater registreres løpende i en samlesak per år og per styre, råd elller utvalg. Sakstittel skal innholde type styre, råd eller utvalg samt årstall. Møteinnkallingene (sakslistene) og referatene (protokollene) registreres som X-notat. Journalpostene skal inneholde tittel på møtet og møtedato (dd.mm.åååå).

Sakstittel: Instituttråd ved enhet - Innkallinger og referater 20_ Saksansvarlig: Instituttet Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 011.5 En samlesak per år
Journalposter	Dok.	U. off.
Innkalling (saksliste) til instituttrådsmøte dd.mm.åååå	X
Referat (protokoll) fra instituttrådsmøte dd.mm.åååå	X

Saksfremlegg

Saksfremleggene registreres i de ephortesakene som omhandler de enkelte temaene, enten som X-notat eller S-notat. Universitetsstyret og de fleste fakultetene arkiverer saksfremlegg som S-notater (styresaksfremlegg).

Tittelen på journalposten skal inneholde nummer på forelegget, tema og møtedato, etter dette oppsettet:

Sak xx/24 – tema dd.mm.åååå

Mindre råd og utvalg

Møteinnkalling og referater registreres i en samlesak per år og per råd el utvalg og sakstittel skal innholde type råd/styre samt årstall.

For å sikre dokumentfangsten for mindre råd og utvalg, der sekretærene ikke bruker sakarkivsystemet på daglig basis, kan en etterregistrere møteinnkalling, referat og saksfremlegg som en samlet journalpost, x-notat, med de ulike saksfremleggene som vedlegg. Journalposten skal inneholde innkalling, referat og saksfremlegg for møte samt dato.

Saksfremleggene registreres i ephortesaken som omhandler det enkelte temaet.

Sakstittel: Råd/utvalg ved enhet 20_ Saksansvarlig: Enheten Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 011.5 En samlesak per år
Journalposter	Dok.	U. off.
Innkalling, referat og saksfremlegg fra møte dd.mm.åååå Vedlegg: Saksfremlegg sak xx/24 - tema dd.mm.åååå	X

Obs

Saksfremleggene må registreres enkeltvis som vedlegg slik at krav til skjerming av dokumentinnhold opprettholdes der dette er nødvendig.