Styre-, råd og utvalg

For å sikre at dokumentasjon av beslutninger i råd- og beslutningsfora bevares for ettertiden, skal møteinnkallinger, saksforelegg og referater fra styre-, råd- og utvalg registreres i sakarkivsystemet (se ephortesak 2010/4054). Lagring på fellesområder er ikke tilstrekkelig.

Mange bruker felles maler for å sikre at arkivreferanser (saksnumre i ephorte) samt nummer på saksfremlegg (sak xx/24) fremkommer på dokumentene, men her er det forskjellig praksis mellom enhetene. Maler for møteinnkallinger (sakslister) og referater (protokoller) finnes i ephorte.

Videre lesning:

Instituttråd/instituttstyrebehandling

Møteinnkallinger (sakslister) og referater (protokoller)

Møteinnkalling og referater registreres løpende i en samlesak per år og per styre, råd elller utvalg. Sakstittel skal innholde type styre, råd eller utvalg samt årstall. Møteinnkallingene (sakslistene) og referatene (protokollene) registreres som X-notat. Journalpostene skal inneholde tittel på møtet og møtedato (dd.mm.åååå).

Sakstittel: Instituttråd ved enhet - Innkallinger og referater 20_

Saksansvarlig: Instituttet
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 011.5
En samlesak per år

Journalposter

Dok.

U. off.

Innkalling (saksliste) til instituttrådsmøte dd.mm.åååå

X

Referat (protokoll) fra instituttrådsmøte dd.mm.åååå

X

Saksfremlegg

Saksfremleggene registreres i de ephortesakene som omhandler de enkelte temaene, enten som X-notat eller S-notat. Universitetsstyret og de fleste fakultetene arkiverer saksfremlegg som S-notater (styresaksfremlegg).

Tittelen på journalposten skal inneholde nummer på forelegget, tema og møtedato, etter dette oppsettet:

Sak xx/24 – tema dd.mm.åååå

Mindre råd og utvalg

Møteinnkalling og referater registreres i en samlesak per år og per råd el utvalg og sakstittel skal innholde type råd/styre samt årstall.

For å sikre dokumentfangsten for mindre råd og utvalg, der sekretærene ikke bruker sakarkivsystemet på daglig basis, kan en etterregistrere møteinnkalling, referat og saksfremlegg som en samlet journalpost, x-notat, med de ulike saksfremleggene som vedlegg. Journalposten skal inneholde innkalling, referat og saksfremlegg for møte samt dato.

Saksfremleggene registreres i ephortesaken som omhandler det enkelte temaet.

Sakstittel: Råd/utvalg ved enhet 20_

Saksansvarlig: Enheten
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 011.5
En samlesak per år

Journalposter

Dok.

U. off.

Innkalling, referat og saksfremlegg fra møte dd.mm.åååå
Vedlegg: Saksfremlegg sak xx/24 - tema dd.mm.åååå

X

Obs

Saksfremleggene må registreres enkeltvis som vedlegg slik at krav til skjerming av dokumentinnhold opprettholdes der dette er nødvendig.

Statlige utvalg der UiB er sekretariat

Med ujevne mellomrom tildeles UiB rollen som sekretariat for statlige utvalg. Et eksempel på dette er Grimstadutvalget (se sakene 2018/13634 og 2018/3135). Les mer om utvalgsarbeid i staten på regjeringens nettsider.

Det er ønskelig å holde dokumentasjonen for slike utvalg samlet, men dersom det er hensiktsmessig, kan det opprettes flere saker per utvalg. Sakstitlene følger dette oppsettet:

  • Navn på utvalg «Tittel på utvalgets arbeid» - Tema for saken (UiB er sekretariat)

  • For eksempel: Grimstadutvalget «Studieplasser i medisin i Norge» - Møter i arbeidsgruppen (UiB er sekretariat)

  • For eksempel: Grimstadutvalget «Studieplasser i medisin i Norge» - Arbeid med utredning (UiB er sekretariat)

Sakstittel: Navn på utvalg «Tittel på utvalgets arbeid» - Tema for saken
(UiB er sekretariat)

Administrativ enhet: Utpekt enhet
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Følger tema for utvalgets arbeid

Journalposter

Dok

U. off.