Styre-, råd og utvalg ===================== For å sikre at dokumentasjon av beslutninger i råd- og beslutningsfora bevares for ettertiden, skal møteinnkallinger, saksforelegg og referater fra styre-, råd- og utvalg registreres i sakarkivsystemet (se ephortesak 2010/4054). Lagring på fellesområder er ikke tilstrekkelig. Mange bruker felles maler for å sikre at arkivreferanser (saksnumre i ephorte) samt nummer på saksfremlegg (sak xx/24) fremkommer på dokumentene, men her er det forskjellig praksis mellom enhetene. Maler for møteinnkallinger (sakslister) og referater (protokoller) finnes i ephorte. Videre lesning: * `Saksbehandling for universitetsstyret ved UiB `_ . * :download:`Saker til universitetsstyret: Veiledning for bruk av ephorte i saksbehandlingen ` Instituttråd/instituttstyrebehandling -------------------------------------- Møteinnkallinger (sakslister) og referater (protokoller) ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Møteinnkalling og referater registreres løpende i en samlesak per år og per styre, råd elller utvalg. Sakstittel skal innholde type styre, råd eller utvalg samt årstall. Møteinnkallingene (sakslistene) og referatene (protokollene) registreres som X-notat. Journalpostene skal inneholde tittel på møtet og møtedato (dd.mm.åååå). +-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------+-----------+-------------+ | | **Sakstittel:** **Instituttråd ved enhet - Innkallinger og referater 20_** | | | | | | | | | | Saksansvarlig: Instituttet | | | | | Arkivdel: Saksarkiv | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 011.5 | | | | | En samlesak per år | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------+-----------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok.** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------+-----------+-------------+ | Innkalling (saksliste) til instituttrådsmøte dd.mm.åååå | X | | +-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------+-----------+-------------+ | Referat (protokoll) fra instituttrådsmøte dd.mm.åååå | X | | +-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------+-----------+-------------+ Saksfremlegg ~~~~~~~~~~~~ Saksfremleggene registreres i de ephortesakene som omhandler de enkelte temaene, enten som X-notat eller S-notat. Universitetsstyret og de fleste fakultetene arkiverer saksfremlegg som S-notater (styresaksfremlegg). Tittelen på journalposten skal inneholde nummer på forelegget, tema og møtedato, etter dette oppsettet: *Sak xx/24 – tema dd.mm.åååå* Mindre råd og utvalg -------------------- Møteinnkalling og referater registreres i en samlesak per år og per råd el utvalg og sakstittel skal innholde type råd/styre samt årstall. For å sikre dokumentfangsten for mindre råd og utvalg, der sekretærene ikke bruker sakarkivsystemet på daglig basis, kan en etterregistrere møteinnkalling, referat og saksfremlegg som en samlet journalpost, x-notat, med de ulike saksfremleggene som vedlegg. Journalposten skal inneholde innkalling, referat og saksfremlegg for møte samt dato. **Saksfremleggene registreres i ephortesaken som omhandler det enkelte temaet.** +-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------+-----------+-------------+ | | **Sakstittel:** **Råd/utvalg ved enhet 20_** | | | | | | | | | | Saksansvarlig: Enheten | | | | | Arkivdel: Saksarkiv | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 011.5 | | | | | En samlesak per år | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------+-----------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok.** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------+-----------+-------------+ | | Innkalling, referat og saksfremlegg fra møte dd.mm.åååå | X | | | | *Vedlegg: Saksfremlegg sak xx/24 - tema dd.mm.åååå* | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------+-----------+-------------+ .. note:: Saksfremleggene må registreres enkeltvis som vedlegg slik at krav til skjerming av dokumentinnhold opprettholdes der dette er nødvendig.