Post og e-post

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning forvalter dokumentasjon for hele Universitetet i Bergen. Post og dokumentasjon kommer inn til universitetet på flere måter hver dag, blant annet som papirpost, e-post, digitale skjemaløsninger utformet lokalt samt gjennom offentlige løsninger som Altinn og eFormidling. Post som ikke er arkivpliktig, videresendes direkte til adressaten, mens arkivpliktig post registreres og journalføres i sakarkivsystemet.

Les mer om journalføringsplikt og arkiveringsplikt her.

Postmottak ved faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning mottar vanligvis papirpost 1 gang om dagen for følgende journalenheter: Sentraladministrasjonen (DS01), Det samfunnsvitenskapelige fakultet (DS02), Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet (DS03), Det medisinske fakultet (DS04), Det humanistiske fakultet (DS05), Det juridiske fakultet (DS06), Det psykologiske fakultet (DS07), Universitetsbiblioteket (DS08) og Fakultet for kunst, musikk og design (DS24). Det omfatter post fra samtlige av UiBs postbokser 7800-7810.

Rutiner for sortering av post

Ved postmottaket mottas både arkivpliktig post som skal skannes, registreres og journalføres samt post som kun skal videresendes til gjeldende person eller enhet ved UiB. Det kan være en fordel å grovsortere posten først og legge til side det som åpenbart skal videresendes, for så å åpne og finsortere resten.

Post som skal videresendes til fakultetene eller andre enheter, buntes sammen og markeres med rett omslagsark.

Innhold	Handling
Anskaffelser/anbud	Skal ikke åpnes, men sendes til seksjon for innkjøp i internposten.
Cotutelle-avtaler	Registreres i ephorte. Signert avtale oppbevares med utenlandske kontrakter.
Eiendomsselskap	Skal ikke åpnes, men sendes til eiendomsavdelingen i internposten.
Feilsendt post	Åpnes dersom konvolutten ikke er påført avsenderinformasjon og returneres til avsender, eller sendes til rett mottaker.
Felles fakturamottak	Skal ikke åpnes, men sendes til seksjon for regnskap i internposten.
Henvisning til psykolog	Sendes til Institutt for klinisk psykologi i internposten.
Informasjonspost	Informasjonspost som ikke er arkivpliktig, sendes til rett person eller enhet.
Karakterutskrift	Karakterutskrifter fra andre studiesteder skannes og registreres i ephorte, for så å sendes videre til rett fakultet (eller institutt når det gjelder Det humanistiske fakultet).
Kontrakter	Alle kontrakter skannes og registreres i ephorte, men kontrakter som skal signeres av UiB, sendes videre til rett enhet etter skanning. Utenlandske kontrakter skannes og oppbevares i egen arkivboks.
Lønn	Sendes til seksjon for lønn i internposten.
Oppholdstillatelse for student	Brev fra UDI om opphold sendes til studieavdelingen i internposten.
Personlig adressert post	Leveres/videresendes uåpnet direkte til rette vedkommende. Saksbehandlere som mottar arkivpliktig post, er ansvarlig for at den blir arkivert i sakarkivsystemet.
Politianmeldelser	Brev om bekreftelse på anmeldt forhold fra politiet skannes og registreres i ephorte. Finnes det ikke en sak som inneholder anmeldelsen, opprettes en ny. Kontakt politiet dersom det er behov for flere opplysninger.
Regnskap / felles fakturamottak	Sendes til seksjon for regnskap i internposten. Fakturaer påført fakultetsnavn sendes direkte til fakultetet.
Rekommandert post	Se eget avsnitt under.
Regnskapsbilag	Regnskapsbilag som kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og annet knyttet til regnskap går direkte til rett enhet uten journalføring.
Studentkort	Sendes til studieavdelingen i internposten.
Sykemelding ansatt	Sendes til rett enhet. (Som regel kommer sykemeldinger inn i Altinn.)
Sykemelding student	Skal journalføres.
Trusselbrev	Se eget avsnitt under.
Uadressert reklame	Uadressert reklame, som ikke er relevant for UiBs enheter, kastes.
Vognkort	Sendes til eiendomsavdelingen i internposten.
Vurderingsprotokoller	Se eget avsnitt under.

Rekommandert post

All rekommandert post skal registreres av faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning før den deretter videresendes eller importeres til sakarkivsystemet etter vanlige rutiner. Det siste gjelder ikke returnerte vitnemål, som videresendes til rett fakultet uten å bli skannet.

Den rekommanderte posten registreres ved å kopiere forsiden av konvolutten. Kopien påføres dato og initialer til den som har sortert posten, før den settes i egen perm for rekommandert post.

Trusselbrev

Mottar vi brev som inneholder trusler mot Universitetet eller samfunnet generelt, skal disse skannes og registreres i ephorte. Visse forholdsregler blir tatt ved håndtering av brevet i tilfelle det blir bevismateriale ved en eventuell anmeldelse:

• Bruk hansker.

• Uten å datostemple brevet, skannes både det og konvolutten på glassplaten på kopimaskinen, dette for å unngå å trekke papiret gjennom skanneren.

• Legg brevet og konvolutten i et beskyttende omslag og oppbevar sammen med postlistene i bortsettingsarkivet.

• Det skannede brevet importeres til ephorte og fordeles til universitetsdirektørens kontor (2120). Vi lar journalposten stå ufordelt til saksbehandler, men gir beskjed til sekretariatet for universitetsledelsen om at brevet er mottatt.

Vurderingsprotokoller

Hva vi gjør med innkommende vurderingsprotokoller, avhenger av hvor de kommer fra. Dersom vi mottar en vurderingsprotokoll fra en ekstern avsender, som regel en sensor, skal protokollen sendes til rett fakultet gjennom internposten. Enheten registrerer så vurderingsprotokollen.

Dersom vurderingsprotokollen kommer fra en intern avsender, skal protokollen kun legges til oppbevaring i et omslagsark merket «Vurderingsprotokoller» og dagens dato. Omslagsarkene oppbevares i en arkivboks merket «Vurderingsprotokoller» og første til siste dato.

Skanning av post med Pixedit

Arkivpliktig post skannes med Pixedit for å kunne importeres til ephorte. Før dokumentene kan skannes, må de klargjøres.

• Benytt skilleark foran hvert hoveddokument. Skilleark for vedlegg brukes der det skal komme frem at nødvendig dokumentasjon følger med. Et hoveddokument kan ha flere vedlegg, og de må ligge bak hoveddokumentet.

• Fjern alle stifter og binderser.

• Tilhører dokumentet en eksisterende sak, skriv saksreferansen øverst i det høyre hjørnet av brevet.

• Brev som omhandler lønn i forbindelse med sykefravær, trygd eller lignende skal fordeles til enheten den ansatte jobber ved med økonomiavdelingen og fagspesialistteamet satt som kopimottakere. Skriv derfor «Kopi til 2170 og 2179» på brevet.

• Skann posten i separate bunker til de respektive journalenhetene.

• Kontroller at kvaliteten på skanningen er god nok:

  • Alle hoveddokumenter, vedlegg og sider skal ha kommet med.

  • Teksten skal være leselig.

  • Dokumenter som har tabeller, bilder og lignende i farger, skal være scannet i farger.

• Dokumenter som skal sendes videre etter skanning, plukkes ut av omslagsarket etter at innskanningen er gjort. Når dokumenter fjernes fra postlisten, noteres dette på omslagsarket; skriv hvilket dokument det gjelder og hvor det er sendt.

• Når posten er ferdig skannet, legges det ut en melding i Teams om hvilke enheter som har fått post. Husk å tagge faggruppen!

Oppbevaring og kassering av papirdokumenter

Papirpost som er registrert i ephorte, oppbevares i ett år før den destrueres. Den lagres i papiromslag for alle eller enkelte journalenheter, avhengig av mengde. Det lages et nytt papiromslag hver dag det er skannet post, og de individuelle papiromslagene merkes «Postliste», enhet(er) og dagens dato, for eksempel «Postliste, 15.12.2022, DS01». Papiromslagene lages av et A3-ark som brettes på midten og legges rundt den skannede posten. Omslagene lagres i arkivbokser merket «Postlister» samt første og siste dato. Arkivboksene oppbevares i bortsettingsarkivet, hvor de ved endt lagring makuleres.

Kopier av rekommandert post i perm bevares i et halvt kalenderår.

Vurderingsprotokoller oppbevares i egne arkivbokser i bortsettingsarkivet på ubestemt tid.

Ved makulering legges dokumentene i en egen makuleringsbeholder med hengelås – makulering er en tjeneste vi kjøper av eksterne leverandører som periodevis kommer og bytter ut beholderne.

E-postmottak ved faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning

Arkivpliktig e-post sorteres og enten videresendes til rett person eller enhet, eller importeres og registreres i sakarkivsystemet etter gjeldende rutiner. Hvert e-postmottak har sine egne rutiner for videresending av e-post.

De enkelte e-postmottak

Arkivpliktig e-post som skal importeres til ephorte, flyttes enhetens e-postmottak til den underliggende mappen «E-post til import». All e-post som er ferdig registrert eller videresendt, flyttes til mappen «Ferdig». Selve e-posten for videresending skal flyttes fra mappen «Sendt» til «Videresendt e-post».

Obs

Rutiner for videresending av e-post ligger for tiden i Teams.

Enhet	Kode	E-postadresse	Rutine
Sentraladministrasjonen	DS01	post@uib.no
Det samfunnsvitenskapelige fakultet	DS02	post.svfa@uib.no
Det matematisk- naturvitenskapelige fakultet	DS03	post.mnfa@uib.no
Det medisinske fakultet	DS04	post.med@uib.no
Det humanistiske fakultet	DS05	post.hf@uib.no
Det juridiske fakultet	DS06	post.jurfa@uib.no
Det psykologiske fakultet	DS07	post.psyfa@uib.no
Universitetsbiblioteket	DS08	post.ub@uib.no
Fakultet for kunst, musikk og design	DS24	post.kmd@uib.no

Brukerstøttehenvendelser

Brukerstøttehenvendelser kommer i all hovedsak inn gjennom UiBhjelp og følges opp av den som etter ukeplanen har ansvaret for brukerstøtten. Dersom slike henvendelser likevel kommer inn på e-post, skal den som bemanner e-postmottaket så fort som mulig legge henvendelsen inn i UiBhjelp, ved å videresende den til dok-hjelp@uib.no.

Oppbevaring og kassering av e-poster

E-poster som er registrert i ephorte, oppbevares i de respektive enhetenes Outlook-mapper «Ferdig» og «Videresendt e-post» i ett kalenderår før de slettes.

eFormidling (DPO)

eFormidling er en digital løsning for offentlige virksomheter, og gjennom denne mottar UiB brev fra det offentlige som legges direkte inn i en mottakssak i ephorte. Herfra flytter dokumentforvalteren innkommende journalposter over i rett sak og fordelt til rett enhet. I mange tilfeller er det behov for endring av metadata etter våre rutiner for registrering av journalposter.

Sakstittel: Postmottak for eFormidling Saksansvarlig: HR-avdelingen 2190 Arkivdel: Saksarkiv Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 000 Saksnummer 2021/18131
Journalposter	Dokumenttype
	I

Registrering av dokumenter i sakarkivsystemet

Når posten/e-posten er åpnet og gjennomgått, arkivbegrensning er utført og det er tatt stilling til hva som er saksdokumenter for organet og dermed arkivpliktig, klargjøres dokumentene for registrering. Registrering av post skal skje før dokumentene går til saksbehandling.

Journalføring

Her finner du rutine for journalføring og kontrollpunkter ved registrering av dokumenter i ephorte.

Etter dokumentregistrering

• Se til at dokumentet ikke er skadet under import eller under konvertering til PDF!

• Når dokumenter skannet med PixEdit er registrert i sakarkivsystemet, må de slettes manuelt fra importsentralen.

• Når e-posten er registrert i sakarkivsystemet, flyttes den over i Ferdig-mappen tilhørende den enheten som dokumentet ble registrert ved.