Postmottak med mer¶

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning (dokumentasjonstjenesten) håndterer inngående og utgående dokumentasjon i flere kanaler

Kanal	Oppgaver
Digital post (inkludert eSignering)	Fordele mottatte dokumenter. Overvåke mottak og sending: Sjekke kurver for feilede forsendelser. Sjekke importjobber som har feilet, i Mottak.
E-post	Betjene sentrale e-postmottak: Registrere arkivpliktig dokumentasjon, videresende annen dokumentasjon. Sjekke om sending av e-post fra postmottakene har feilet. Støtte ekspedering av e-post fra sakarkivsystemet (ingen overvåking av forsendelser).
Fysisk post	Betjene postmottak: Skanne og registrere arkivpliktig dokumentasjon, videresende annen dokumentasjon.
Altinn	Overvåke innboks, varsle om uleste meldinger Arkivere noen typer dokumentasjon.
Skjemaløsning	Overvåke mottak av innsendte skjema: Sjekke importjobber som har feilet, i Mottak.
Direktearkivering fra fagsystemer	Overvåke mottak av dokumentasjon: Sjekke importjobber som har feilet, i Mottak.
eInnsyn	Publisere offentlig journal Fulltekstpublisere dokumenter Overvåke publisering av møtedokumentasjon i møtekalenderen
Møteportal	Overvåke tilgjengeliggjøring av møtedokumentasjon for møtedeltakere.

Arkivtjenesten registrerer arkivpliktig dokumentasjon i sakarkivsystemet.

Les mer om journalføringsplikt og arkiveringsplikt her.

E-postmottak¶

Dokumentasjonstjenesten registrerer arkivpliktig e-post i sakarkivsystemet og videresender annen e-post i henhold til rutiner for dette. Fellesadministrasjonen og hvert av fakultetene har egne rutiner.

Merknad

Rutiner for videresending av e-post ligger for tiden i Teams.

Videresend brukerstøttehenvendelser som kommer på e-post, til dok-hjelp@uib.no.

Flytt arkivpliktig e-post til den underliggende mappen «E-post til import». Etter registrering i sakarkivsystemet flytt e-posten til mappen «Ferdig».

Flytt også videresendt e-post til mappen «Ferdig». «Ferdig». Flytt ditt eget eksemplar av den videresendte e-posten fra mappen «Sendt» (i din egen postboks) til «Videresendt e-post» i postmottakenes postboks.

Slett e-poster i mappene «Ferdig» og «Videresendt e-post» etter ett år.

Oversikt over e-postmottak¶
Enhet	Kode	E-postadresse
Sentraladministrasjonen	DS01	post@uib.no
Det samfunnsvitenskapelige fakultet	DS02	post.svfa@uib.no
Fakultet for naturvitenskap og teknologi	DS03	post.nt@uib.no
Det medisinske fakultet	DS04	post.med@uib.no
Det humanistiske fakultet	DS05	post.hf@uib.no
Det juridiske fakultet	DS06	post.jurfa@uib.no
Det psykologiske fakultet	DS07	post.psyfa@uib.no
Universitetsbiblioteket	DS08	post.ub@uib.no
Fakultet for kunst, musikk og design	DS24	post.kmd@uib.no

Digital post og signeringsoppdrag¶

Saksbehandlere kan ekspedere brev som digital post til innbyggere i Norden og virksomheter i Norge med eFormidling og SvarUt.

UiB kan motta digital post fra virksomheter i de samme kanalene. Disse kommer til fordeling i WebSak via Mottak. Dokumentasjonstjenesten fordeler mottatt post.

Saksbehandlere kan også ekspedere brev som signeringsoppdrag med eSignering.

Dokumentasjonstjenesten overvåker utgående og innkommende meldinger.

Fysisk post¶

Dokumentasjonstjensten behandler og skanner fysisk post til UiB, som regel to ganger i uken.

Rutiner for sortering av post¶

Ved postmottaket mottas både arkivpliktig post som skal skannes, registreres og journalføres samt post som kun skal videresendes til gjeldende person eller enhet ved UiB. Det kan være en fordel å grovsortere posten først og legge til side det som åpenbart skal videresendes, for så å åpne og finsortere resten.

Post som skal videresendes til fakultetene eller andre enheter, buntes sammen og markeres med rett omslagsark.

Innhold	Handling
Anskaffelser/anbud	Skal ikke åpnes, men sendes til seksjon for innkjøp i internposten.
Cotutelle-avtaler	Registreres i Elements. Signert avtale oppbevares med utenlandske kontrakter.
Eiendomsselskap	Skal ikke åpnes, men sendes til eiendomsavdelingen i internposten.
Feilsendt post	Åpnes dersom konvolutten ikke er påført avsenderinformasjon og returneres til avsender, eller sendes til rett mottaker.
Felles fakturamottak	Skal ikke åpnes, men sendes til seksjon for regnskap i internposten.
Henvisning til psykolog	Sendes til Institutt for klinisk psykologi i internposten.
Informasjonspost	Informasjonspost som ikke er arkivpliktig, sendes til rett person eller enhet.
Karakterutskrift	Karakterutskrifter fra andre studiesteder skannes og registreres i Elements, for så å sendes videre til rett fakultet (eller institutt når det gjelder Det humanistiske fakultet).
Kontrakter	Alle kontrakter skannes og registreres i Elements, men kontrakter som skal signeres av UiB, sendes videre til rett enhet etter skanning. Utenlandske kontrakter skannes og oppbevares i egen arkivboks.
Lønn	Sendes til Tjenestesenter for lønn, reise og fravær internposten.
Oppholdstillatelse for student	Brev fra UDI om opphold sendes til studieavdelingen i internposten.
Personlig adressert post	Leveres/videresendes uåpnet direkte til rette vedkommende. Saksbehandlere som mottar arkivpliktig post, er ansvarlig for at den blir arkivert i sakarkivsystemet.
Politianmeldelser	Brev om bekreftelse på anmeldt forhold fra politiet skannes og registreres i Elements. Finnes det ikke en sak som inneholder anmeldelsen, opprettes en ny. Kontakt politiet dersom det er behov for flere opplysninger.
Regnskap / felles fakturamottak	Sendes til seksjon for regnskap i internposten. Fakturaer påført fakultetsnavn sendes direkte til fakultetet.
Rekommandert post	Se eget avsnitt under.
Regnskapsbilag	Regnskapsbilag som kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og annet knyttet til regnskap går direkte til rett enhet uten journalføring.
Språktester i engelsk	TOEFL-tester skannes ikke, men videresendes til Studieavdelingen.
Studentkort	Sendes til studieavdelingen i internposten.
Sykemelding ansatt	Sendes til rett enhet. (Som regel kommer sykemeldinger inn i Altinn.)
Sykemelding student	Skal journalføres.
Graderte dokumenter	Se eget avsnitt under.
Trusselbrev	Se eget avsnitt under.
Uadressert reklame	Uadressert reklame, som ikke er relevant for UiBs enheter, kastes.
Vognkort	Sendes til eiendomsavdelingen i internposten.
Vurderingsprotokoller	Se eget avsnitt under.

Rekommandert post¶

Ta kopi om brevomslaget før skanning eller videresending. Påfør dato og dine intialer på kopien og sett den i egen perm for rekommandert post.

Dette gjelder ikke returnerte vitnemål. Videresend disse til rett fakultet uten å ta kopi av brevomslaget.

Graderte dokumenter¶

Informasjon som er sikkerhetsgradert etter sikkerhetsloven eller beskyttelsesgradert etter beskyttelsesinstruksen, betegner vi som gradert. Se siden «Graderte dokumenter»

Når UiB mottar slike graderte dokumenter, skal de være i dobbel konvolutt. Den indre konvolutten skal være forseglet og påført sikkerhets- eller beskyttelsesgrad. Den ytre konvolutten skal være umerket.

Dersom du har åpnet den ytre, umerkede konvolutten og ser at den indre konvolutten har påført sikkerhets- eller beskyttelsesgrad, ikke åpne den, men overlever denne snarest mulig i henhold til rutinen for håndtering av graderte dokumenter.

Unntaket er dokumenter med beskyttelsesgraden «FORTROLIG». Disse registrerer du i sakarkivsystemet på normalt vis.

Trusselbrev¶

Mottar vi brev som inneholder trusler mot Universitetet eller samfunnet generelt, skal disse skannes og registreres i Elements. Visse forholdsregler blir tatt ved håndtering av brevet i tilfelle det blir bevismateriale ved en eventuell anmeldelse:

Bruk hansker.
Uten å datostemple brevet skann både det og konvolutten på glassplaten på kopimaskinen, dette for å unngå å trekke papiret gjennom skanneren.
Legg brevet og konvolutten i et beskyttende omslag og oppbevar det sammen med postlistene i bortsettingsarkivet.
Det skannede brevet importeres til Elements og fordeles til universitetsdirektørens kontor (2120). Vi lar journalposten stå ufordelt til saksbehandler, men gir beskjed til sekretariatet for universitetsledelsen om at brevet er mottatt.

Vurderingsprotokoller¶

Hva vi gjør med innkommende vurderingsprotokoller, avhenger av hvor de kommer fra. Dersom vi mottar en vurderingsprotokoll fra en ekstern avsender, som regel en sensor, skal protokollen sendes til rett fakultet gjennom internposten. Enheten registrerer så vurderingsprotokollen.

Dersom vurderingsprotokollen kommer fra en intern avsender, skal protokollen kun legges til oppbevaring i et omslagsark merket «Vurderingsprotokoller» og dagens dato. Omslagsarkene oppbevares i en arkivboks merket «Vurderingsprotokoller» og første til siste dato.

Skanning av post¶

Arkivpliktig post skannes med Pixedit for å kunne importeres til Elements. Før dokumentene kan skannes, må de klargjøres.

Benytt skilleark foran hvert hoveddokument. Skilleark for vedlegg brukes der det skal komme frem at nødvendig dokumentasjon følger med. Et hoveddokument kan ha flere vedlegg, og de må ligge bak hoveddokumentet.
Fjern alle stifter og binderser.
Tilhører dokumentet en eksisterende sak, skriv saksreferansen øverst i det høyre hjørnet av brevet.
Brev som omhandler lønn i forbindelse med sykefravær, trygd eller lignende skal fordeles til enheten den ansatte jobber ved med økonomiavdelingen og fagspesialistteamet satt som kopimottakere. Skriv derfor «Kopi til 2170 og 2179» på brevet.
Skann posten i separate bunker til de respektive journalenhetene.
Kontroller at kvaliteten på skanningen er god nok:
- Alle hoveddokumenter, vedlegg og sider skal ha kommet med.
- Teksten skal være leselig.
- Dokumenter som har tabeller, bilder og lignende i farger, skal være scannet i farger.
Dokumenter som skal sendes videre etter skanning, plukkes ut av omslagsarket etter at innskanningen er gjort. Når dokumenter fjernes fra postlisten, noteres dette på omslagsarket; skriv hvilket dokument det gjelder og hvor det er sendt.
Når posten er ferdig skannet, legges det ut en melding i Teams om hvilke enheter som har fått post. Husk å tagge faggruppen!

Oppbevaring og kassering av papirdokumenter¶

Papirpost som er registrert i Elements, oppbevares i ett år før den destrueres. Den lagres i papiromslag for alle eller enkelte journalenheter, avhengig av mengde. Det lages et nytt papiromslag hver dag det er skannet post, og de individuelle papiromslagene merkes «Postliste», enhet(er) og dagens dato, for eksempel «Postliste, 15.12.2022, DS01». Papiromslagene lages av et A3-ark som brettes på midten og legges rundt den skannede posten. Omslagene lagres i arkivbokser merket «Postlister» samt første og siste dato. Arkivboksene oppbevares i bortsettingsarkivet, hvor de ved endt lagring makuleres.

Kopier av rekommandert post i perm bevares i et halvt kalenderår.

Vurderingsprotokoller oppbevares i egne arkivbokser i bortsettingsarkivet på ubestemt tid.

Ved makulering legges dokumentene i en egen makuleringsbeholder med hengelås – makulering er en tjeneste vi kjøper av eksterne leverandører som periodevis kommer og bytter ut beholderne.

Registrering av dokumenter i sakarkivsystemet¶

Når posten/e-posten er åpnet og gjennomgått, arkivbegrensning er utført og det er tatt stilling til hva som er saksdokumenter for organet og dermed arkivpliktig, klargjøres dokumentene for registrering. Registrering av post skal skje før dokumentene går til saksbehandling.

Journalføring¶

Her finner du rutine for journalføring og kontrollpunkter ved registrering av dokumenter i Elements.

Etter dokumentregistrering¶

Se til at dokumentet ikke er skadet under import eller under konvertering til PDF!
Når dokumenter skannet med PixEdit er registrert i sakarkivsystemet, må de slettes manuelt fra importsentralen.
Når e-posten er registrert i sakarkivsystemet, flyttes den over i Ferdig-mappen tilhørende den enheten som dokumentet ble registrert ved.