ABC for arkivering
Dette er en kortfattet oversikt over hva som skal arkiveres og hva som er viktig å tenke på når man arkiverer.
Hva skal arkiveres i ephorte/Elements?
Alt som er journalføringspliktig: Dette omfatter mer enn de fleste er klar over. Unntak gjelder hvor bare der hvor vi har fått innvilget dispensasjon fra Riksarkivaren.
NB: UiBhjelp skal ikke brukes for journalføringspliktige henvendelser.
Mye av det som skal bevares for ettertiden: Dette skal senere avleveres til Arkivverket, og da må det arkiveres i og behandles i et sakarkivsystem som ephorte.
Se Arkivverkets veileder for arkivering og journalføring i departementene og statlige virksomheter.
Og merk at journalføringsplikten i vårt tilfelle også gjelder
brev/meldinger/notater o.l. som sendes fra administrasjonen til et styre
brev/meldinger/notater o.l. som utveksles mellom fakultet
Se artikkelen Arkiveringsplikt og journalføringsplikt.
Hva er viktig når du arkiverer?
Oppsummert handler det om å sørge for at
dokumenter/dokumentasjon er gjenfinnbar
taushetsbelagte opplysninger ikke er tilgjengelig for uvedkommende – men samtidig at prinsippet om en offentlig forvaltning ivaretas
Hvis du ikke gjør dette, må arkivtjenesten gjøre det. Det tar imidlertid lenger tid for oss som ikke kjenner saken. Det fører til at vi ikke rekker å gjøre de andre kontrolloppgavene vi har.
Gjenbruk saksmapper
Søk etter en eksisterende sak før du arkiverer noe!
Her finner du veiledninger for søk i arkivsystemet:
Bruk beskrivende titler for saksmapper og journalposter
Lag en beskrivende tittel for å sikre at det blir enkelt å finne igjen saken – både for deg og andre, for i dag og for fremtiden.
Tips: Tenk på hvilke ord det er naturlig å bruke hvis en vil finne saken.
Her finner du veiledninger for oppretting av saksmapper:
Bruk riktig arkivdel for personaldokumentasjon
Når du oppretter en personalmappe, velg alltid arkivel PERSONAL («Personalarkiv for UiB»). Samme personalmappe skal ikke brukes for flere personer.
Ta kontakt med arkivtjenestens brukerstøtte dersom du er usikker.
Bruk riktig dokumenttype
Det er viktig at du velger riktig dokumenttype. Det er nemlig veldig omstendelig for arkivtjenesten å endre dette i etterkant:
Dokumenttype |
Bruksområde |
|---|---|
Utgående |
Brev UiB sender til en ekstern mottaker |
Inngående |
Brev UiB mottar fra en ekstern avsender |
Internt notat (N) |
Både avsender og mottaker er intern, mottaker(e) får restanse og må avskrive det. |
Internt notat (X) |
Kan være uten mottaker, og eventuelle mottaker(e) får ingen restanse. Brukes for eksempel for kontrakter. |
Obs
Dersom du importerer en lengre korrespondanse i én e-post: Velg internt notat (N eller X avhengig om noen skal ha restanse) og gi journalposten en beskrivende tittel (for eksempel «Korrespondanse med X om Y»).
Skjerm taushetsbelagte opplysninger
Du må bruke tilgangskode på journalposter med taushetsbelagte opplysninger og journalposter i personalarkivet. Ellers har alle ephorte-brukere tilgang til dokumentene.
Du må skjerme taushetsbelagte opplysninger i saks- eller journalposttittel. Ellers vil de være synlig i offentlig journal.
Opplysninger som ikke er taushetsbelagt, skal ikke skjermes, da de skal være synlig i offentlig journal. (Men journalposten kan ha en tilgangskode.)
Unntak: Navn i tittel på personalmapper skjermes alltid.
Les mer om tilganger og skjerming i ephorte.
Her finner du veiledninger for skjerming av informasjon i sakarkivsystemet:
Skjerming av saker i Elements. (Se videoen «Registrere en fast tilgangsgruppe på sak» her for å se hvordan du redigerer en sak som allerede er opprettet.)
Ordforklaringer
Dokument
en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring, overføring eller lignende1
Eksempler: Word-dokument, PDF-dokument, en bildefil, en e-post, en tekstmelding
Saksdokument
dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet2
Det vil si: alt en som ansatt i organet mottar, sender fra seg eller forfatter.
Journalpost
En journalpost er en registrering i som består av et saksdokument med eventuelle vedlegg og tilhørende opplysninger (metadata).
Det finnes forskjellige typer journalposter, såkalte dokumenttyper. De viktigste:
- Inngående journalpost
Brev/saksdokument som organet mottar.
- Utgående journalpost
Brev/saksdokument som organet sender.
- Internt notat
Notat/saksdokument som sendes internt i organet: N-notat gir restanse, X-notat gjør ikke det.
- Saksfremlegg
Saksdokument som skal legges frem for et styre eller utvalg
Saksmappe
Inneholder alle journalposter som tilhører samme aktivitet/prosess.
En aktivitet kan kan være å ansette noen eller å tilrettelegge studier for noen. Det er også en aktivitet når UiB gjør et innkjøp eller sender en henvendelse eller søknad til noen andre.
Hovedregelen er at det skal én mappe per aktivitet og objekt (personen blir skal ansettes, studenten det skal tilrettelegges for, vares som skal kjøpes, dispensasjonen det søkes om). Dette kalles enkeltsak. Når aktiviteter henger tett sammen og antall journalposter for hver aktivitet er liten, brukes ofte samlesaker.
Saker som gjelder ansatte, skal alltid være enkeltsaker. Det vil si at de kun gjelder én ansatt, men saken kan følge den ansatte gjennom hele ansettelsesperioden. De oppbevares i en egen arkivdel (PERSONAL) hvor de er knyttet til personens ansattnummer. Dette er for å sikre at de blir behandlet riktig også på lang sikt.
Avskrivning/restanse
Du avskriver en journalpost du er mottaker av, når du har avsluttet behandlingen av den. En restanse er en mottatt journalpost som ikke er avskrevet.
Sakarkiv
Den delen av arkivet som inneholder saksdokumenter.