ABC for arkivering

Dette er en kortfattet oversikt over hva som skal arkiveres og hva som er viktig å tenke på når man arkiverer.

Hva skal arkiveres i ephorte/Elements?

  • Alt som er journalføringspliktig. Dette omfatter mer enn de fleste er klar over. Unntak gjelder hvor bare der hvor vi har fått innvilget dispensasjon fra Riksarkivaren.

  • Mye av det som skal bevares for ettertiden. Dette skal senere avleveres til Arkivverket, og da må det arkiveres i og behandles i et sakarkivsystem som ephorte.

Og merk at journalføringsplikten i vårt tilfelle også gjelder brev, meldinger og notater som sendes fra administrasjonen til et styre samt det som utveksles mellom fakulteter.

Videre lesning:

Hva er viktig når du arkiverer?

Oppsummert handler det om å sørge for at

  • dokumenter/dokumentasjon er gjenfinnbar

  • taushetsbelagte opplysninger ikke er tilgjengelig for uvedkommende – men samtidig at prinsippet om en offentlig forvaltning ivaretas!

Hvis du ikke gjør dette, må arkivtjenesten gjøre det. Det tar imidlertid lenger tid for oss som ikke kjenner saken. Det fører til at vi ikke rekker å gjøre de andre kontrolloppgavene vi har.

Gjenbruk saksmapper

Søk etter en eksisterende sak før du arkiverer noe!

Her finner du veiledninger for søk i arkivsystemet:

Bruk beskrivende titler for saksmapper og journalposter

Lag en beskrivende tittel for å sikre at det blir enkelt å finne igjen saken – både for deg og andre, for i dag og for fremtiden.

Tips: Tenk på hvilke ord det er naturlig å bruke hvis en vil finne saken.

Her finner du veiledninger for oppretting av saksmapper:

Bruk riktig arkivdel for personaldokumentasjon

Når du oppretter en personalmappe, velg alltid arkivel PERSONAL («Personalarkiv for UiB»). Samme personalmappe skal ikke brukes for flere personer.

Ta kontakt med arkivtjenestens brukerstøtte dersom du er usikker.

Bruk riktig dokumenttype

Det er viktig at du velger riktig dokumenttype. Det er nemlig veldig omstendelig for arkivtjenesten å endre dette i etterkant:

Dokumenttype

Bruksområde

Utgående

Brev UiB sender til en ekstern mottaker

Inngående

Brev UiB mottar fra en ekstern avsender

Internt notat (N)

Både avsender og mottaker er intern, mottakere får restanse og må avskrive det.

Internt notat (X)

Kan være uten mottaker, og eventuelle mottakere får ingen restanse. Brukes for eksempel for kontrakter.

Obs

Dersom du importerer en lengre korrespondanse i én e-post: Velg internt notat (N eller X avhengig om noen skal ha restanse) og gi journalposten en beskrivende tittel (for eksempel «Korrespondanse med X om Y»).

Skjerm taushetsbelagte opplysninger

Du må bruke tilgangskode på journalposter med taushetsbelagte opplysninger og journalposter i personalarkivet. Ellers har alle ephorte-brukere tilgang til dokumentene.

Du må skjerme taushetsbelagte opplysninger i saks- eller journalposttittel. Ellers vil de være synlig i offentlig journal.

Opplysninger som ikke er taushetsbelagt, skal ikke skjermes, da de skal være synlig i offentlig journal. (Men journalposten kan ha en tilgangskode.)

Unntak: Navn i tittel på personalmapper skjermes alltid.

Les mer om tilganger og skjerming i ephorte.

Legg inn riktig dokumentdato

Hvis du ikke gjør noe med feltet kalt dokumentdato, får journalposten automatisk dagens dato. Hvis dokumentet har en annen dato enn dagens, må dette endres. Dette er viktig både for at offentlig journal skal gi korrekt informasjon om virksomhetens inn- og utgående dokumentasjon, og for at det skal være mulig å søke opp dokumentasjon i sakarkivsystemet etter dato.

Hvis et dokument har flere datoer, for eksempel en kontrakt undertegnet av flere personer til forskjellige datoer, er dokumentdato den seneste oppgitte datoen på dokumentet.

Her finner du veiledninger for skjerming av informasjon i sakarkivsystemet:

Ordforklaringer

Dokument

en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring, overføring eller lignende1

Eksempler: Word-dokument, PDF-dokument, en bildefil, en e-post, en tekstmelding

Saksdokument

dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet2

Det vil si: alt en som ansatt i organet mottar, sender fra seg eller forfatter.

Journalpost

En journalpost er en registrering i sakarkivsystemet, som består av et saksdokument med eventuelle vedlegg og tilhørende opplysninger (metadata).

Det finnes forskjellige typer journalposter, såkalte dokumenttyper. Her er de viktigste:

Dokumenttype

Bruksområde

Inngående journalpost

Brev/saksdokument UiB mottar fra en ekstern avsender.

Utgående journalpost

Brev/saksdokument UiB sender til en ekstern mottaker.

Internt notat (N)

Notat/saksdokument som sendes internt i organet. Gir restanse som må avskrives.

Internt notat (X)

Kan være uten mottaker, og eventuelle mottakere får ingen restanse. Brukes for eksempel for kontrakter.

Saksfremlegg

Saksdokument som skal legges frem for et styre eller utvalg.

Saksmappe

Inneholder alle journalposter som tilhører samme aktivitet/prosess.

En aktivitet kan kan være å ansette noen eller å tilrettelegge studier for noen. Det er også en aktivitet når UiB gjør et innkjøp eller sender en henvendelse eller søknad til noen andre.

Hovedregelen er at det skal én mappe per aktivitet og objekt (personen blir skal ansettes, studenten det skal tilrettelegges for, vares som skal kjøpes, dispensasjonen det søkes om). Dette kalles enkeltsak. Når aktiviteter henger tett sammen og antall journalposter for hver aktivitet er liten, brukes ofte samlesaker.

Saker som gjelder ansatte, skal alltid være enkeltsaker. Det vil si at de kun gjelder én ansatt, men saken kan følge den ansatte gjennom hele ansettelsesperioden. De oppbevares i en egen arkivdel (personal) hvor de er knyttet til personens ansattnummer. Dette er for å sikre at de blir behandlet riktig også på lang sikt.

Avskrivning/restanse

Du avskriver en journalpost du er mottaker av, når du har avsluttet behandlingen av den. En restanse er en mottatt journalpost som ikke er avskrevet.

Sakarkiv

Den delen av arkivet som inneholder saksdokumenter.

Sist endret: 25.06.2024


1

Forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav f. Offentlighetsloven § 4 første ledd og arkivloven § 2 bokstav a har samme definisjon.

2

Offentlighetsloven § 4 annet ledd.