Varsling ======== UiB har to digitale løsninger for varsling: 1. Gjennom `Si fra `_ kan studenter si fra om kritikkverdige forhold. Alvorlige forhold med taushetsbelagt informasjon skal registreres og følges opp i ephorte/Elements om det gjelder en av følgende kategorier: a. radikalisering og ekstremisme b. mobbing, trakassering og seksuell trakassering, fra ansatte eller studenter c. kritikkverdige forhold ved felt, tokt og praksisplass 2. Gjennom `Varsel om kritikkverdige forhold ved UiB `_ kan ansatte varsle om kritikkverdige forhold, enten selv, eller på vegne av en annen. Varsel registreres i en egen arkivdel i ephorte/Elements, og følges opp av jurist ved HR-avdelingen. En varsler kan velge å benytte de digitale skjemaene for varsling, som automatisk oppretter en varslingssak i ephorte/Elements med varslingsskjemaet som en inngående journalpost med eventuelle vedlegg, eller den kan velge å formidle varselet på andre måter, for eksempel til en saksbehandler eller leder. Registrering av varsel manuelt ------------------------------ Manuell registrering av SiFra-varsel ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Benytt denne rutinen om du skal registrere et SiFra-varsel sendt utenom digitalt skjema fra en student. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Varsel: Kritikkverdige forhold ved læringsmiljøet ved UiB** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor | | | | | Tilgangskode: VS § 13,1    | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 335 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Varsel: Kritikkverdige forhold ved læringsmiljøet ved UiB | I | VS § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ .. note:: SiFra-varsel skal i første instans behandles av universitetsdirektørens kontor, som gjør en habilitetsvurdering av læringsmiljøutvalg/-kontakt, før (om det ikke er noen habilitetskonflikt) saken settes til aktuelt fakultet og fakultetets læringsmiljøkontakt, med de øvrige i læringsmiljøutvalg på kopi (se saksbehandlergruppe «LMK [fakultet]» i ephorte/Elements og `offisiell oversikt `_). Manuell registrering av varsel fra ansatt ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Benytt denne rutinen om du skal registrere et varsel sendt utenom digitalt skjema fra en ansatt. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Varsel - [den ansattes enhetsnummer] - [enhetsnavn]** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 7800 Varsel (ikke enhetsnummeret fra sakstittelen!) | | | | | Tilgangskode: V § 13,1    | | | | | Arkivdel: Varsel    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 229 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Varsel om ... | I | V § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ .. note:: For å legge inn et varsel fra en ansatt i ephorte/Elements, må du først ha fått tildelt rollen Varslingsmottaker (7800), og tilgangskoden V på person-nivå. Om du ikke allerede har dette, må lederen din fylle ut `søknadsskjema `_. Nedgradering av varsel ---------------------- I noen tilfeller vurderes et varsel innsendt via UiBs digitale skjema til ikke å kvalifisere som varsling. Nedgradering av varsel som ikke kvalifiserer er viktig både for å ivareta en forholdsmessig saksbehandling av varselet, og for å bidra til at svar på innsynsbegjæringer som omhandler varsler gir et riktig bilde og kun omfatter reelle varsler. Nedgradering av varsel gjøres av en dokumentasjonsforvalter ved faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning på anmodning i UiBhjelp (med referanse til saksnummer, og for øvrig ingen taushetsbelagte opplysninger). Nedenfor finner du rutiner for hvordan varsler nedgraderes i ephorte/Elements. Dette utføres av arkivtjenesten. Nedgradering av SiFra-varsel ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Anmodning om nedgradering av SiFra-varsel kommer primært fra universitetsdirektørens kontor, men kan også komme fra et fakultet og fakultetets læringsmiljøkontakt, (se `offisiell oversikt `_). Anmodningen skal lagres som et X-notat i samme sak som varselet. Ved nedgradering av SiFra-varsel endres følgende: * I sak- og journaltittel endres "Varsel" til "Melding". * Tilgangskode i sak og journalpost endres fra VS § 13,1 til ST § 13,1. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Melding:* **Kritikkverdige forhold ved læringsmiljøet ved UiB** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor | | | | | Tilgangskode: *ST § 13,1*    | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 335 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | *Melding:* Kritikkverdige forhold ved læringsmiljøet ved UiB | I | *ST § 13,1* | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ *Tekst markert i kursiv endres ved nedgradering av varsel.* Nedgradering av varsel fra ansatt ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Anmodning om nedgradering av varsel fra ansatt kommer primært fra jurist ved HR-avdelingen. Anmodningen skal lagres som et X-notat i samme sak som varselet. Ved nedgradering av varsel fra ansatt endres følgende: * I sak- og journaltittel endres "Varsel" til "Melding". * Administrativ enhet endres til den ansattes enhet (fra sakstittelen). * Tilgangskode i sak og journalpost endres fra VS § 13,1 til PT § 13,1. * Arkivdel endres fra Varsel til Personal. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel:** *Melding* **- [den ansattes enhetsnummer] - [enhetsnavn]** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: *Enheten* | | | | | Tilgangskode: *PT § 13,1*    | | | | | Arkivdel: *Personal*    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 229 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | *Melding* om ... | I | *PT § 13,1* | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ *Tekst markert i kursiv endres ved nedgradering av varsel.* .. note:: For å nedgradere et varsel fra en ansatt i ephorte/Elements, må du først ha fått tildelt rollen Varslingsmottaker (7800), og tilgangskoden V. Om du ikke allerede har dette, må arkivleder fylle ut søknadsskjema.