Forskningssaker =============== .. contents:: Innhold på denne siden :depth: 3 :local: EU-prosjekter ------------- Prosjekter finansiert med midler fra EU/REA/ERC. Sakstittelen følger dette oppsettet: * HE-prosjekt ”Tittel på prosjektet-akronym" 1011xxxxx, enhet, prosjektleders navn * For eksempel: HE-prosjekt "HORIZON-CL5-2022 Impetus4Change" - 101081555 - NORCE koordinator, Geofysisk institutt +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: HE-prosjekt "Tittel på prosjektet-akronym" 1011xxxxx, enhet** | | | | | **prosjektleders navn** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen   | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Grant areement - akronym – prosjektnummer 1011xxxxx | | N | | Vurderes | | | Vedlegg: erklæring, host letter, proposal, supplementary agreement, etc. | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Consortium Agreement – akronym – prosjektnummer 1011xxxxx | | N | | Vurderes | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Generelle avtaler ----------------- Prosjekter finansiert med midler diverse oppdragsgivere. Sakstittelen følger dette oppsettet: * Prosjekt ”Tittel på prosjektet” mellom navn på finansiør og enhet, prosjektnummer xxxxxx, prosjektleder navn * Prosjekt "Law and order" ml Hudson University og Det juridiske fakultet, 334455, Dominick Carisi +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Oppdrag ”Tittel på prosjektet” mellom navn på oppdragsgiver og enhet,** | | | | | **prosjektleders navn** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen   | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Signert NDA/konfidensialitetsavtale mellom institusjon og UiB | N | Vurderes | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Material Transfer Agreement (MTA) --------------------------------- Sakstittelen følger dette oppsettet: * Material Transfer Agreement – Materiale fra institusjon til UiB, enhet ved UiB - prosjektleder: navn * For eksempel: Material Transfer Agreement – Materiale fra University of Gallifrey til UiB, Institutt for biomedisin, prosjektleder: Kari Nordmann Data transfer agreement (DTA) følger samme oppsett, om man bytter ut ordet "material" med "data". +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Material Transfer Agreement – Materiale fra institusjon til UiB,** | | | | | **enhet ved UiB - prosjektleder: navn** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen   | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Signert MTA - prosjektnummer | U/I | Vurderes | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Memorandum of understanding (MoU) --------------------------------- Sakstittelen følger dette oppsettet: * Memorandum of Understanding (MoU) mellom institusjon og UiB * For eksempel: Memorandum of Understanding (MoU) mellom Hudson University og UiB +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Memorandum of Understanding (MoU) mellom institusjon og UiB** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen   | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 072-074 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Signert Memorandum of Understanding (MoU) mellom institusjon og UiB | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ NFR-prosjekter -------------- Prosjekter finansiert med midler fra Norsk forskningsråd (NFR). For prosjekter med samarbeidspartnere ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Sakstittelen følger dette oppsettet: * NFR-samarbeid ”Tittel på prosjektet” prosjektnummer xxxxxx, enhet, prosjektleders navn * For eksempel: NFR-samarbeid ”Levende organismer” 334455, Institutt for biologi +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: NFR-samarbeid ”Tittel på prosjektet” prosjektnummer xxxxxx, enhet** | | | | | **prosjektleders navn** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen   | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Oversendelse av kontrakt - prosjektnummer xxxxxx | | I | | Vurderes | | | *Kontrakt fra NFR* | | | | | | | *Vedlegg: Prosjektbeskrivelse, generelle retningslinjer* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Akseptering av kontrakt - prosjektnummer xxxxxx | | N | | Vurderes | | | *Til institutt med frist for akseptering, knyttes til hoveddokumentet* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Godkjent kontrakt - prosjektnummer xxxxxx | | X | | Vurderes | | | *Godkjent kontrakt* | | | | | | | *Signerte samarbeidsavtaler* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ For prosjekter uten samarbeidspartnere ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ Sakstittelen følger dette oppsettet: * NFR-prosjekt ”Tittel på prosjektet” prosjektnummer xxxxxx, enhet, prosjektleders navn * For eksempel: NFR-prosjekt ”Levende organismer” 334455, Institutt for biologi +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: NFR-prosjket ”Tittel på prosjektet” prosjektnummer xxxxxx, enhet** | | | | | **prosjektleders navn** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen   | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Oversendelse av kontrakt - prosjektnummer xxxxxx | | I | | Vurderes | | | *Kontrakt fra NFR* | | | | | | | *Vedlegg: Prosjektbeskrivelse, generelle retningslinjer* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Akseptering av kontrakt - prosjektnummer xxxxxx | | N | | Vurderes | | | *Til institutt med frist for akseptering, knyttes til hoveddokumentet* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Godkjent kontrakt - prosjektnummer xxxxxx | | X | | Vurderes | | | *Godkjent kontrakt* | | | | | | | *Signerte samarbeidsavtaler* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Non-disclosure Agreement (NDA) / Konfidensialitetsavtaler --------------------------------------------------------- Sakstittelen følger dette oppsettet: * NDA mellom institusjon og UiB, enhet - prosjektleder: navn * For eksempel: NDA mellom University of Gallifrey og UiB, Institutt for biomedisin, prosjektleder: Kari Nordmann +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: NDA mellom institusjon og UiB, enhet - prosjektleder: navn** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen   | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Signert NDA/konfidensialitetsavtale mellom institusjon og UiB | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Oppdragsavtaler --------------- Prosjekter finansiert med midler diverse oppdragsgivere. Sakstittelen følger dette oppsettet: * Oppdrag ”Tittel på prosjektet” mellom navn på oppdragsgiver og enhet, prosjektleders navn * For eksempel: Oppdrag ”Radium og menneskekroppen” mellom Universitetet i Paris og Institutt for biovitenskap, Marie Curie +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Oppdrag ”Tittel på prosjektet” mellom navn på oppdragsgiver og enhet,** | | | | | **prosjektleders navn** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen   | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Signert oppdragsavtale prosjektnavn | N | Vurderes | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Ph.d.-saker ----------- Kandidatmapper ~~~~~~~~~~~~~~ Den samme saken følger kandidaten (studenten) gjennom hele ph.d.-forløpet. Ved permisjoner eller utsettelser som skyldes sykdom eller andre taushetsbelagte årsaker, skjermes kandidatens navn i sakstittelen, og journalposttittelen får tilgangskode ST. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Ph.d.-kandidat – Kandidatens navn, institutt** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: Institutt | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 474 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Søknad om opptak til organisert forskerutdanning (ph.d.-graden) | | I | | S § 13,1 | | | *Søknaden kommer inn gjennom skjemaløsningen. Navnet skjermes ikke.* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Anbefaling av opptak til ph.d.-programmet | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Opptak til organisert forskerutdanning | | U | | | | | Avslag om opptak | | U | | S § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Avtale om opptak til ph.d.-utdanning | I | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Søknad om bytte av veileder | | I | | Vurderes | | | *Skjermes når årsaken for bytte er personlig, men ikke når årsaken er praktisk* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Svar på søknad om bytte av veileder | U | Vurderes | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Søknad endringer i opplæringsdelen | I | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Godkjenning av endringer i opplæringsdelen | U | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Fremdriftsrapport | X | S § 26,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Søknad om å få avhandlingen bedømt | I | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Avhandling | | X | | S § 5,1 | | | *Dersom avhandlingen ikke er vedlagt søknad om bedømmelse* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Forslag til bedømmelseskomité | | I | | | | | *Fra hovedveileder* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Godkjent bedømmelseskomité | X | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Oppnevning av komité | U | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Papirer til leder for disputas | X | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Orientering om disputas | | U | | | | | *For dr.philos* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Habilitetserlæringer | I | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Bedømmelseskomiteens innstilling | | I | | | | | *Se eget handlingsforløp ved underkjenning* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Oversender komiteens innstilling til kandidaten | U | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Merknad fra kandidaten | I | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Tilsvar fra komiteen | U | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Forslag til tema for prøveforelesning | U | S § 5,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Godkjenning av prøveforelesning | I | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Godkjenning av disputas | I | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Custosbrev | I | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Bedømmelse for PhD-graden | I | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ .. note:: Ved innføring av skjemaløsningen ble sakstittel til doktorgradssaker bestemt å følge det samme oppsettet for hele universitetet. I en tidligere rutine var tittelen "Doktorgrad (PhD) – Ola Normann". Søk derfor kun etter kandidatnavnet når du skal søke opp kandidatmapper. Ved underkjenning ^^^^^^^^^^^^^^^^^ Dersom bedømmelseskomiteen underkjenner avhandlingen sendes saken til fakultetsstyret for videre behandling. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Bedømmelseskomiteens innstilling – underkjent | I | S § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Oversender underkjent innstilling til kandidaten | U | S § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Fakultetsstyresak: Opprettholder underkjenning / Overstyrer underkjenning | X | S § 13,1 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Oversender fakultetsstyrets vedtak til kandidaten | | U | | S § 13,1 | | | *Om fakultetsstyret opprettholder underkjenning* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Saken oversendes til Universitetsstyret for endelig vedtak | | N | | S § 13,1 | | | *Om fakultetsstyret opprettholder underkjenning* | | | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Cotutelle-avtaler ~~~~~~~~~~~~~~~~~ Cotutelle-avtaler er avtaler med UiB og utenlandske utdanningsinstitusjoner angående PhD-kandidater som tar en grad ved begge institusjonene samtidig. PhD-kandidater med cotutelle-avtale får sin egen kandidatmappe på linje med andre PhD-kandidater, med et tillegg av "cotutelle" i sakstittelen: "Ph.d.-kandidat – Ola Nordmann, Kjemisk institutt (cotutelle)" De signerte avtalene arkiveres både i papirform og digitalt som en egen journalpost i kandidatens mappe etter følgende oppsett: * Cotutelle-avtale for kandidatens navn mellom utenlandsk utdanningsinstitusjon og UiB, enhet ved UiB * For eksempel: Cotutelle-avtale for Jane Doe mellom Aarhus Universitet og UiB, Institutt for geovitenskap Fremdriftsrapportering ph.d. ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Fremdriftsrapportering ph.d. åååå** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2160 Forsknings- og innovasjonsavdelingen   | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 400 | | | | | En samlesak per kalenderår | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Fremdriftsrapportering åååå. Forberedelse til gjennomføring | X | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Brukertilganger enhet | X | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Oppsummering av fremdriftsrapportering åååå | X | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ REK-prosjekter hvor UiB er forskningsansvarlig ---------------------------------------------- Det opprettes én saksmappe per prosjekt tilknyttet de regionale komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk (REK). Den samme saksstrukturen gjelder uavhengig av hvilken komité det gjelder (REK vest, REK nord, og så videre). Både sak og journalposter legges ufordelt ved fakultetet tilknyttet prosjektet. Sakstitler følger følgende oppsett: * REK region prosjektnummer prosjekttittel - prosjektleder: navn på leder * For eksempel: REK vest 720964 Hvordan opplever bruker og pårørende oppgavedeling mellom helsetjenester i hjemmebaserte tjenester - prosjektleder Gunnhild Namtveit Journalposttittelen skal inneholde besrkivelse av vedtaket, og det er vedtaksbrevet som er hoveddokument. Oversendelsen legges ved som vedlegg med navnet "Oversendelse". Eksempler på journalposttitler: * Prosjektsøknad - søknaden avvist, prosjektet faller utenfor mandat * Prosjektsøknad - søknaden godkjennes * Prosjektsøknad - utsatt vurdering av prosjektsøknaden +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: REK prosjektnummer prosjekttittel - prosjektleder: navn** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: fakultetet    | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 482 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | Prosjektsøknad - vedtak | | I | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ Uredelighet i forskning ----------------------- Melding om mulig uredelighet i forskning kommer i hovedsak inn gjennom skjemaløsningen og fordeles til universitetsdirektørens kontor som eventuelt fordeler saken videre til det aktuelle fakultet. Meldingen blir så gjenstand for videre behandling, og den samme saken skal benyttes under hele forløpet. Det kan være aktuelt å flytte saken til personalarkivet. +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | | **Sakstittel: Bekymringsmelding - Mistanke om vitenskapelig uredelighet** | | | | | | | | | | Administrativ enhet: 2120 Universitetsdirektørens kontor    | | | | | Arkivdel: Saksarkiv    | | | | | Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 459 | | | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | **Journalposter** | **Dok** | **U. off.** | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+ | Melding om mulig uredelighet i forskning | I | UO § 24,2 | +-----------------------------------------------------------------------------------------+---------+-------------+