Daglig drift ============ Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning har flere ansvarsområder, og blant dem er daglig drift av sakarkivsystemet Elements. Driftsoppgavene fordeles mellom de ansatte i faggruppen i en ukeplan som lages i planleggingsfunksjonen i Teams. Ukeplan: fordeling av driftsoppgaver ------------------------------------ Ukeplanen deler driften inn i følgende oppgaver: * Brukerstøtte (UiBhjelp og brukerstøttetelefon) * Brukerstøtte på chat * Behandling av papirpost * Kurs * Ansvar for de enkelte journalenhetene faggruppen forvalter (DS01, DS02, DS03, DS04, DS05, DS06, DS07, DS08, DS24 og DS99) Oppgaver som ikke er inkludert i ukeplanen, er listet opp i dokumentet `Hvem gjør hva? `_ i Teams. Oppgaver knyttet til journalenhetene ------------------------------------ Hver journalenhet har flere oppgaver som utføres daglig (eller jevnlig): * E-postmottak: * Videresending av e-post * Import av e-post * Import av scannede dokumenter * Kontroll av gårsdagens offentlige journal * Venstremenysøk (kontrolloppgaver): * Journalføring * Journalføring av styresaker * DPI med fors.status S/F * Saker til kontroll * Personalsaker til kontroll * Avslutning av saker * Venstremenysøk som jevnlig bør sjekkes: * Til omfordeling * JP med status M * Til godkjenning uten godkjenner * JP med status R * Saker uten klassering Unntaket er DS99 (varslingsarkiv) hvis oppgaver består i journalføring og kontroll av offentlig journal. Prioritering av oppgaver ------------------------ Dersom dokumentasjonsforvalteren er under tidspress og ikke kan utføre alle driftsoppgavene ved enheten hun er tildelt, prioriteres e-postmottaket, import av scannede dokumenter, kontroll av journal og journalføring. Ved journalføring prioriteres utgående brev, slik at all utgående post blir ekspedert så fort som mulig. Møter ----- I en vanlig uke har faggruppen følgende faste møter: * Mandagsmøte med statistikk * Statusmøte på tirsdag * Faggruppemøte på onsdag * Statusmøte på fredag Det skrives kun referat fra faggruppemøtet. Denne oppgaven går på omgang, og planen ligger i Teams kalt `Referat `_. Selve referatet skrives i OneNote. *Sist oppdatert: 24. juli 2024*