Lover og bestemmelser
I det følgende vises det i korte trekk til de lover og bestemmelser som er av størst betydning for universitetets virksomhet, med særlig vekt på følger for arkivarbeidet ved institusjonen.
Lov om universiteter og høyskoler
Universitets- og høyskoleloven regulerer virksomheten til universiteter og høyskoler som er akkreditert etter loven. Loven er Universitetet i Bergen sin faglov. Loven har ingen direkte berøringspunkt med arkivloven, men har stor betydning for universitetets organisasjon og faglige og administrative virksomhet.
Universitet skal etter § 5-1 nr. 1 opprette en klagenemnd skal behandle klager over enkeltvedtak og, etter styrets bestemmelse, andre klagesaker for kandidatene. Klagenemnda skal ikke behandle klager på avslag om krav om innsyn etter offentleglova. Inntil bestemmelsen i § 5-1 om klagenemndas kompetanse i klagesaker etter offentleglova eventuelt endres, er det Kunnskapsdepartementet som behandler klagesaker, jf. brev fra Kunnskapsdepartementet av 21. juni 2010.
Se lovdata.no for hele universitets- og høyskoleloven
Lov om arkiv
Lov om arkiv, heretter arkivloven, har som formål «å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida», jf lovens § 1. Loven er en fullmaktslov og det i medhold av § 12 gis det hjemmel for å gi utfyllende forskrifter.
Lovens kapittel II gjelder for offentlig virksomhet. I arkivlovens kapittel II, § 6 pålegges offentlige organ å ha arkiv som er ordna og innrettet på en måte som sikrer at lovens formål bli ivaretatt. Riksarkivaren har etter § 7 et tilsyns- og veiledningsansvar og Universitetet i Bergen har etter § 8 plikt til å gi Riksarkivaren opplysninger om forhold som gjelder UiB sine arkiver, uten at taushetsplikt i lov eller medhold av lov setter begrensninger for denne opplysningsplikten. Etter § 9 kan ikke arkivmateriale avhendes, føres ut av landet, kasseres eller rettes. Retting eller sletting kan kun skje dersom det er gitt hjemmel for det i medhold av lovens § 12, personopplysningsloven eller helseregisterloven. UiB avleverer sine arkiver til Arkivverket etter bestemmelsene i § 10, og disse kan etter § 11 kreve refusjon for merkostnader dersom arkivene ikke er avlevert i henhold til forskrifter for dette.
Se lovdata.no for hele arkivloven
Forskrift om offentlige arkiv
Arkivforskriften er fastsatt ved kongelig resolusjon av 18. desember 2017 med hjemmel i arkivlovens § 12 og forvaltningslovens § 20.
Arkivforskriften gjelder, etter § 1 første ledd, for offentlige organ og pålegger disse å holde arkiv i samsvar med bestemmelsene i forskriften. Det følger av forskriften at det overordna arkivansvaret er tillagt organets øverste ledelse, jf. § 1, andre ledd. Forskriftens kapittel II regulerer arkivprosessene, herunder plikten til å føre journal (§ 9), krav til system for elektronisk journal og arkiv (§ 11), periodisering av arkiv (§ 13), arkivavgrensing, bevaringspåbud og kassasjon (§§ 14-16) og overføring av arkiv (§ 17). Avlevering til arkivdepot omtales i §§ 18-20, og tilgang for organ til avlevert materiale (§ 23).
Se lovdata.no for hele arkivforskriften
Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver
Riksarkivarens forskrift er fastsatt av Riksarkivaren 22.12.2017 med hjemmel i arkivforskriftens §§ 3 til 7, §§ 11 til 13, § 16, §§ 18 til 20.
Forskriften inneholder en rekke tekniske krav på ulike områder. Deriblant inneholder kapittel 2 krav til arkivlokaler og oppbevaring av arkiv, og kapittel 3 krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument. Videre gir kapittel 7 bestemmelser for Bevaring og kassasjon (BK bestemmelser). Del II i dette kapitlet regulerer egenforvaltningssaker i statlige organer. (klasse 0,1 og 2) i felles arkivnøkkel i staten.
Der ikke annet er bestemt fastsetter organene selv kassasjonsfrister, men som hovedregel skal det skje så snart sakene har mistet sin administrative betydning og senest ved avlevering (§ 7-3) (jfr. Arkivforskriften § 16). Arkivmateriale som ikke er nevnt i felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser kan ikke kasseres uten samtykke fra Riksarkivaren. (§ 7-5, (3), jf. arkivloven § 9).
Se lovdata for Riksarkivarens forskrift
Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)
Offentleglova sitt formål er å styrke grunnleggende demokratiske verdier. I lovens formålsparagraf står det: «Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon», jf. § 1.
Lovens virkeområde er statlig, kommunal og fylkeskommunal virksomhet og andre rettssubjekt som fatter enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. Loven gjelder også selvstendige rettssubjekt hvor offentlig virksomhet (stat, kommune eller fylkeskommune) direkte eller indirekte har en eierandel som gir mer enn halvparten av stemmene i rettssubjektets øverste organ, eller hvor de direkte eller indirekte har rett til å velge mer enn halvparten av medlemmene med stemmerett i det øverste organet i rettssubjektet. Loven gjelder ikke for rettssubjekt som driver konkurranse med og på samme vilkår som private, jf. § 2. Lovens virkeområde er videre definert i offentlegforskrifta.
I lovens kapittel 2 trekkes hovedreglene om innsyn opp. Lovens hovedprinsipp er at alle saksdokumenter, journaler og liknende register er åpne for innsyn, med mindre annet følger av lov eller i medhold av lov, jf. § 3. Det kan etter § 9 også kreves innsyn i sammenstilling av opplysninger som er elektronisk lagra i database dersom sammenstillinga kan gjøre med enkle midler. Alle kan kreve innsyn, også anonymt, men kravet må, etter § 28, gjelde en bestemt sak, eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art. Etter § 11 har et offentlig organ plikt til å vurdere om det likevel kan gis helt eller delvis innsyn i et dokument som det etter bestemmelsene i lovens kapittel 3 ellers er hjemmel for å unnta for innsyn. Offentlige organ har etter § 10 plikt til å føre journal etter reglene i arkivlova med forskrifter.
Lovens kapittel 3 gjør unntak fra hovedregelen om innsynsrett, mens lovens kapittel 4 omhandler regler for saksbehandling av innsynskrav og klage.
Offentlig organ som mottar krav om innsyn skal vurdere kravet konkret og selvstendig og det skal avgjøres uten ugrunnet opphold, jf. § 29. Avslag på krav om innsyn skal være skriftlige, jf. § 31. Mangel på svar innen fem virkedager skal regnes som avslag som kan påklages, jf. § 32, andre ledd. Klagefristen er tre uker fra avslag er mottatt, jf. bestemmelsene i forvaltningslovens kapittel VI. Den som har krevd innsyn kan innen tre uker fra avslag er mottatt, kreve en nærmere begrunnelse for avslaget, og organet skal da så snart som mulig, og senest innen 10 virkedager, gi denne begrunnelsen, jf. § 31, andre ledd. Klagefristen på tre uker vil løpe fra begrunnelsen er mottatt.
Kunnskapsdepartementet er klageorgan for klager på avslag om innsyn etter offentleglova.
Se lovdata.no for hele offentleglova
Forskrift til offentleglova
Offentlegforskrifta gjør visse unntak for lovens virkeområde, jf. § 1. Loven gjelder blant annet ikke for rettssubjekt uten fast tilsatte i administrativ stilling, jf. § 1, andre ledd, bokstav a). Det følger videre av forskriftens § 8 at unntak for innsyn i organinterne dokument, jf. offentleglova § 14, 1. ledd, ikke gjelder for «… dokument frå administrasjonen til kollegial eining ved universitet og høgskular og dokument som blir utveksla mellom fakultet ved universitet og høgskular».
Etter offentlegforskrifta § 6 skal statlige organ etter bokstav a til d som fører elektronisk journal også gjøre denne tilgjengelig for allmennheten på Internett. Universitetet i Bergen er ikke omfattet av denne plikten.
Det er etter § 7 gitt adgang til å gjøre dokumenter tilgjengelig på internett, men ikke a) opplysninger som er underlagt taushetsplikt, c) opplysninger som er nevnt i personvern- forordningen (GDPR) artikkel 9 og 10, d) fødselsnummer, personnummer og nummer med tilsvarende funksjon, eller e) opplysninger om lønn og godtgjøring til fysiske personer, med unntak av personer i ledende stillinger.
Det følger av forskriftens § 11, andre ledd at Universitetet i Bergen er klageorgan for avslag om innsyn foretatt av selvstendige rettssubjekt hvor Universitetet i Bergen direkte eller indirekte har en eierandel som gir UiB mer enn halvparten av stemmene i rettssubjektets øverste organ, eller hvor UiB direkte eller indirekte har rett til å velge mer enn halvparten av medlemmene med stemmerett i rettssubjektets øverste organ, jf. offl. § 2, første ledd, bokstav c og d.
Se lovdata.no for hele offentlegforskrifta
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
Forvaltningsloven med forskrifter regulerer saksbehandlingen i forvaltningssaker og har derfor betydning for universitetet som forvaltningsorgan. På arkivområdet har lovens bestemmelser om veiledningsplikt (§ 11), taushetsplikt (§ 13) og kapittel VI om klage og omgjøring særlig relevans. Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt, jf. § 13, har direkte betydning for hvordan arkivtjenesten fører journal, jf. arkivforskriften § 2-7. Kapittel IV regulerer saksbehandlingen av klager på avslag om innsyn etter offentleglova. Forvaltningsloven regulerer også parters rett til innsyn i egne saker, jf. § 18. Forvaltningsforskriftens kapittel 5 omhandler bestemmelser om partsinnsyn i tilsetting i offentlig forvaltning.
Se lovdata.no for forvaltningsloven
Lov om behandling av personopplysninger
Gjeldende Personopplysningslov, kunngjort 15.06.2018, har inkludert EØS personvernforordningen (GDPR), noe som uttrykkes i § 1 (Gjennomføring av personvernforordningen). Personopplysningsloven og personvernforordningen med forskrifter regulerer behandlingen av personopplysninger som inngår i eller skal inngå i et register.
Personopplysningslovens § 8 gir mulighet for behandling av personopplysninger, med visse begrensninger, for arkivformål i allmennhetens interesse, formål knyttet til vitenskapelig eller historisk forskning eller statistiske formål.
Personvernforordningens kapittel 3, avsnitt 3, omhandler retting og sletting av personopplysninger. Arkivverket har gjort en vurdering om arkiv, personvern og GDPR i forhold til arkivering eller sletting. De har så langt konkludert med, «Arkivloven med forskrifter gir regler om hva som kan tilintetgjøres og hva som må bevares for ettertiden. Forordningen innebærer at arkivlovens regler om bevaring på samme måte som i dag vil gå foran retten til sletting … Offentlige organers arkivplikt består, slik at opplysninger ikke kan tilintetgjøres uten at det foreligger hjemmel for kassasjon i eller i medhold av arkivloven». (Arkivverket)
Se lovdata.no for hele personopplysningsloven
Vedtak med hjemmel i Riksarkivarens bestemmelser
Riksarkivaren fatter vedtak med hjemmel om Arkivloven. En oversikt over disse er publisert på arkivverkets hjemmesider1. Riksarkivaren har fattet følgende vedtak med direkte relevans for Universitet i Bergen:
Rundskriv om generell bevaring og kassasjon i Noark-baserte løsninger av 25.6.2010
Rundskriv om PDF-A av 22.1.2009
Vedtak om journalføring av anbudssaker av 7. februar 2008
Vedtak om dispensasjon for journalføring av stillingssøknader av 3.7.2007
Vedtak av 13. mars 2007 om bevaring og kassasjon av eksamensbesvarelser i universitetssektoren
I brev fra Riksarkivaren til UiB av 15. februar 2011 (UiB sak 2010/3616) gis det tilslutning til at doktorgradsoppgavene, som kun arkiveres på papir ved UiB sin sentraladministrasjon, kan avleveres på papir, mens resten av saken kan avleveres elektronisk.