Retningslinjer for behandling av post og saksdokument
Postmottak
Til retningslinjer for postmottak hører også arkivets praksis for arkivbegrensning, jf. her arkivforskriften § 14.
Personlig adressert post leveres uåpnet direkte til rette vedkommende. Saksbehandlere som mottar arkivverdig post (og eller e-post) er ansvarlig for å bringe denne til Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning for registrering dersom en ikke selv kan få registrert dette i saks- og arkivsystemet jf. etablert praksis basert på tidligere regelverk.
Post (og/eller e-post) adressert til organet eller til saksbehandlende enheter følger vanlige retningslinjer for arkivverdig og eller arkivverdig i tråd med rutiner for dette.
Krav om innsyn, Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning registrerer og ekspederer innsynsbegjæringer for saksdokumenter fra Universitetet i Bergens Offentlige journal.
Varslingssaker som mottas hos dokumentsentrene behandles iht. gjeldende retningslinjer for Varsling/Whistleblowing ved Universitetet i Bergen.
Rutinemessig korrespondanse som kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og lignende om regnskap går direkte til rett enhet uten journalføring.
Informasjonspost som regnes som ikke arkivverdig materiale blir sendt til rett person evt. avdeling.
Uadressert reklame, papirpost og eller e-post som ikke er relevant som informasjon for organets enheter kasseres.
Feilsendt papirpost åpnes dersom konvolutten ikke er påført avsender informasjon og returneres eller sendes rett avsender.
All rekommandert post mottas og registreres av Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning, deretter åpnes og behandles den rekommanderte posten etter vanlige rutiner.
For detaljerte rutinebeskrivelser for postmottak, se arkivets Rutineverk vedrørende Behandling av post.
Retningslinjer for skanning og journalføring
Retningslinjer for offentlighet ved UiB
De enkelte saksdokumenter registreres og journalføres i saks- og arkivsystemet iht. retningslinjer for unntak av offentlighet og hjemmel for dette. UiB har utarbeidet følgende retningslinjer:
Retningslinjer for offentlighet i personalsaker
Retningslinjer for offentlighet i studentsaker
Retningslinjer for offentlighet i anskaffelser og innkjøp
Retningslinjene beskriver med unntak i hvilken hjemmel og intern skjermingskode dokumentet (dokumentinnhold) og evt. tilhørende metadata skal unntas fra offentligheten.
Retningslinjedokumentene er tilgjengelig i saks- og arkivsystemet2 og på Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltnings nettside arkiwiki3. Henvisninger til relevante dokument finnes også i de enkelte delene i arkivets Rutineverk.
Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering til arkivformat
Dokumenter som regnes som saksdokument for organet skal registreres i saks- og arkivsystemet ePhorte. Arkivformater som skal benyttes er PDF/A, TXT og XML, i tillegg oppbevares registrerte saksdokumenter som er mottatt i papir i 6 måneder før disse kasseres. Noen typer av dokumenter som er skannet oppbevares lenger enn 6 måneder i papir etter at de er skannet, jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6. (Se også punkt 6.2.3 under.)
Saksdokumentene konverteres automatisk til arkivformat PDF/A, etter arkivaren har satt journalposten til status J - (Journalført). Dokumenter i formatet TXT konverteres ikke, men beholdes i sitt opprinnelige format etter journalføring. ePhorte støtter dokumentformatene Word, Excel og PDF.
Kun arkivarrollen har tilgang til å utføre journalføringsoppgaven, og ved konvertering av dokumenter til arkivformat kvalitetssikrer arkivaren at det enkelte dokument er lesbart samt at dette fremstår korrekt og komplett. Et unntak er derimot ulike skjema (digiforms) som brukes for digitalisering og for å effektivisere prosesser. I noen av disse så fyller brukere ut skjemaet på nett, og når skjemaet sendes, så havner det på riktig sak i saks- og arkivsystemet med status J - (journalført).
Arkivaren journalfører både ved direkte registrering av saksdokumenter til status J -(Journalført), og ved kvalitetssikring av dokumenter produsert av saksbehandler. Fra status S- (Registrert/oppdatert av saksbehandler), F- (Ferdig), og E- (Ekspedert) til status J- (Journalført).
Mer detaljerte rutinebeskrivelser finnes i Rutinehåndboken kapittel 1 og 2.
Skanning og journalføring
Dokumentregistrering ved arkivaren
Når arkivaren registrerer dokumenter i saks- og arkivsystemet (status J - Journalført) kvalitetssikres arbeidet iht. gjeldende rutiner:
Arkivaren sikrer alltid at dokumentene er lesbare samt at disse fremstår korrekt og komplette etter skanning og eller e-postimport. Arkivaren som skanner kontrollerer i Pixedit etter skanningen at dokumentene er komplett før disse lagres, og de havner i importsentral for import til saks- og arkivsystemet (ePhorte).
Innkommende post (elektronisk og eller papirpost) registreres ufordelt til saksbehandlende enhet. Fordeling av post er et lederansvar.
Arkivaren registrerer dokumentene iht. kontrollpunkter for journalposter, saker, standardtitler, klassering og lignende i arkivets Rutineverk. Samt retningslinjer for unntak av offentlighet og hjemmel for dette.
Innkommende e-post behandles og evt. registreres etter samme prinsipper som papir post.
Arkivverdige dokumenter journalføres i saks- arkivsystemet med følgende metadata:
Dokumentdato.
Dato for journalføring.
Saks- og dokumentnummer.
Opplysninger om dokumentet dvs. journalposttittel, eventuelt merknad
Avsender eller mottaker.
Eventuell forfallsdato.
Eventuell hjemmel for unntatt offentlighet iht. rutiner for offentlighet ved UiB.
Metadataene fremkommer på UiBs offentlige journal iht. retningslinjer for skjerming av informasjon som er unntatt offentlighet.
For utfyllende detaljer se arkivets Rutineverk.
Journalføring av dokumenter produsert eller registrert av saksbehandler
Ved journalføring fra status F – (Ferdig), status S- (Registrert/oppdatert av saksbehandler), og status E- (Ekspedert) til status J – (Journalført) kvalitetssikrer Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning:
Logg for elektronisk godkjenning.
Rett dokumenttype.
Rett skjerming iht. retningslinjer for unntak av offentlighet og hjemmel for dette.
Sikrer at dokumentene er lesbare samt at disse fremstår korrekt og komplette.
Samsvar med metadata og det skrevne dokumentet, herunder:
mottakere
kopimottakere
vedlegg
opplysninger om dokumentet dvs. journalposttittel
likelydende dokumentdato i det skrevne dokumentet og metadata
Rett sak og sakstype: saker skal ikke fragmenteres.
Journalposter skal registreres ifølge retningslinjer for offentlighet, kontrollpunkter for journalposter, saker, standardtitler, klassering og lignende i arkivets Rutineverk.
Kassasjon av innskannet post
Papirdokumenter som er skannet inn i saks- og arkivsystemet oppbevares kun hos Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning i et begrenset tidsrom før disse kasseres. Dette tidsrommet er 6 måneder, som nevnt under punkt 6.2.1.1.
Dokumenter som skal oppbevares for en tid av juridiske eller andre hensyn jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6, 1 ledd, arkivlegges også i papirarkiv i rett arkivdel, i forbindelse med registrering i ePhorte. Dette gjelder for eksempel signerte kontrakter med utenlandske institusjoner.
Dokumentproduksjon ved saksbehandler
Ved elektronisk saksbehandling oppretter og registrerer saksbehandlerne flere av dokumentene i saks- og arkivsystemet, saksbehandlerne skal før ferdigstilling av journalposter fra status R – (Reservert) til status F – (Ferdig), eller status S – (Registrert/oppdatert av saksbehandler) ved e-postimport, påse at:
Metadata og dokumentinnhold er skjermet i følge UiBs retningslinjer.
At journalposten er registrert i rett sak og følger retningslinjer for eventuell elektronisk godkjenning.
At journalposten følger retningslinjer for rett sak og arkivdel.
Fordeling til saksbehandling
Arkivaren registrerer som hovedregel inngående (e-post og eller papirpost) ufordelt til saksbehandlende enhet i saks- og arkivsystemet da det er et lederansvar å sikre at post fordeles (restanser og/eller kopier) til den enkelte saksbehandler.
Det finnes noen få unntak fra retningslinjene og disse er beskrevet i mer detalj i Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltnings Rutineverk.
Retningslinjer for avskriving, utsendelse og avslutning av saker
Når innkomne saksdokumenter er registrert i saks- og arkivsystemet ved Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning (status J - Journalført), går de ufordelt til saksbehandlende enhet hvor de fordeles til saksbehandling. Saksbehandler kan også selv registrere e-poster som har gått utenom sentralt e-postmottak, men som likevel må regnes som saksdokumenter for organet, (status S – Registrert/oppdatert av saksbehandler ved e-postimport). Slike e-poster skal i utgangspunktet registreres av saksbehandler, men dersom dette ikke er mulig videresendes de til Faggruppen for registrering.
Ved saksbehandling produseres det i mange tilfeller nye dokumenter: Dokumentproduksjon: Når saksbehandler har ferdigstilt en journalpost, fra status R – (Reservert) til status F – (Ferdig), ekspederes det eller de dokumentene som er produsert. Dokumenter til eksterne mottakere ekspederes fortrinnsvis elektronisk, status E- (Ekspedert), til mottakers digitale postkasse. Dokumenter kan også ekspederes via e-post dersom innholdet ikke er unntatt offentlighet. Unntaksvis kan det også sendes ut i papir til mottaker.
Avskriving av restanser: Saksbehandler registrerer avskrivingen av restanser i saks- og arkivsystemet samtidig med opprettelsen av svardokument(er). Når et dokument ikke krever svar avskriver saksbehandler dette direkte i journalposten (TE og el. lignende).
Ferdigstilling: Når journalposten er ferdigstilt går denne til journalføring hos Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning, fra status F – (Ferdig) eller E – (Ekspedert) til status J – (Journalført).
Ekspedering og utsendelse av post
Interne rutiner på enhetene følges i forbindelse med saksbehandlers ekspedering av brev og notater. Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning kontrollerer og evt. ferdigstiller registreringen før ekspederte dokumenter journalføres, og at disse dermed konverteres til godkjent arkivformat.
Saksavslutning/kvalitetssikring
Saksansvarlig saksbehandler ferdigstiller saken, status F – (Ferdig), når saksforløpet er avsluttet. Faggruppe for dokumentasjons og systemforvaltning kvalitetssikrer at sakene er i tråd med gjeldende rutiner før sakene avsluttes, status A – (Avsluttet,) i saks- og arkivsystemet:
Arkivaren kontrollerer at alle journalposter (også kopier) er fordelt, at restansene er avskrevet samt at eventuell skjerming av metadata og dokumentinnhold er iht. retningslinjer for offentlighet ved UiB.
Arkivaren kontrollerer at saken er komplett, at journalpostene ligger i rett sak og arkivdel, samt vurderer eventuell sammenslåing av saker.
Arkivaren kontrollerer at rutiner for sak og arkivdel; herunder standardtitler, klassering og lignende er fulgt jf. arkivets Rutineverk.
Rutiner for utlån fra papir arkivene
Arkivet benytter normalt papirkopier eller skannede kopier ved utlån av arkivmateriale fra bortsettingsarkivet. Dersom en likevel av spesielle årsaker låner ut arkivmateriale skal dette registreres. Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning fører liste over utlån fra bortsettingsarkivet. Mer detaljerte rutiner for utlån finnes i delen om rutiner for internkontroll for dokumentasjonsforvaltning i Rutineverket.
Offentlig journal for UiB
Offentlig journal inneholder offentlig informasjon om saker og dokumenter fra UiBs postjournal. Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning kvalitetssikrer journalføringen for sine ansvarsområder i samsvar med Retningslinjer for offentlighet ved UiB, før Offentlig journal publiseres på UiB sine nettsider. Denne publiseres 1 uke etter journalføringsdato i samsvar med arkivets Rutinehåndbok, og gir informasjon om dokumenttypene I – (Inngående brev), U – (Utgående brev), N – (Internt notat), X – (Internt notat uten oppfølging) og S – (Saksframlegg/innstilling). Dvs. søket Rapporter, Offentlig journal, Offentlig journal (intervall).
UiBs offentlige journal gir opplysninger om:
Opplysninger om dokument innhold dvs. journalposttittel.
Opplysninger om sakens innhold dvs. sakstittel.
Dokumenttype.
Saks- og dokumentnummer (løpenummer).
Dato for journalføring.
Dokumentdato.
Saksansvarlig.
Eventuell hjemmel for unntak fra offentlighet
Klassering.
Avsender/mottaker.
Saksbehandler.
Avskrivingsdato.
Avskrivingsmåte.
Dokumentinnhold.
Eventuell forfallsdato.
Journalen er tilgjengelig på UiB sine nettsider: Offentlig journal for UiB
Periodiske arbeidsoppgaver
Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning følger opp enhetene med utsendelser av statistikk to ganger i året. Statistikken sendes til administrativ leder ved den enkelte enhet og gir oversikt over:
Utvikling i antall restanser.
Saker under behandling.
Journalposter under arbeid (status R).
Ufordelte brev og notater.
Ufordelte kopier.
Det er tilrettelagt et eget rapportsøk i ”Ledersøk”, tilgjengelig i saks- og arkivsystemet, hvor Leder/ saksfordeler kan søke opp lister pr. saksbehandler eller på egen enheten etter behov.