Anskaffelser

Rutiner for noen typer dokumentasjon

dokumentasjon som gjelder anskaffelser

Dokumentasjon som inngår i prosessen A.i.2 Forberede og gjennomføre anskaffelse av varer og tjenester, kan vurderes kassert etter 5 år etter en gjennomgang for vurdering av kassasjon.

For dokumentasjonsforvaltere

Dette er i tråd med bevaringsforskriften § 13. Det går frem av Riksarkivarens forskrift [opphevet] § 7-15 at det er overordnet dokumentasjon som skal bevares, ikke dokumentasjon om den enkelte anskaffelse.

Dokumentasjonen skal ellers forvaltes som arkiv i henhold til arkivplikten. Dokumentasjonen forvaltes i utgangspunktet i systemet Hyyr.

Følgende dokumentasjon må overføres til WebSak (manuelt) for bevaring:

• journalen fra Hyyr

• eventuell dokumentasjon fra anskaffelser som blir besluttet bevart etter en gjennomgang for vurdering av kassasjon

innsynskrav som gjelder anskaffelser

Hyyr publiserer offentlig journal på eInnsyn. Innsynskrav kan behandles direkte i Hyyr.

Dokumenter som gjelder eller innholder en nærmere begrunnelse, en klage, et krav om betaling eller et spørsmål om hvordan innsyn skal gis, må imidlertid arkiveres i WebSak. Se artikkelen «arkivering av dokumenter som gjelder innsyn».