Universitetsbiblioteket
Advarsel
Disse rutinene er under arbeid og er ikke endelig godkjent av enhetene ved UB.
Her finner du rutiner knyttet til Universitetsbiblioteket ved UiB. Det er flere administrative tilknyttet biblioteket i sakarkivsystemet, men i saksarkivsystemet er det 3201 Universitesbiblioteket og 3209 Skeivt arkiv som brukes mest. Rutinene gjelder på tvers av enhetene, men Skeivt arkiv har egne tilgangskoder.
Arkivstatistikk
Arkivverket sender årlig ut brev med spørreskjema til arkiv i biblioteker og museer. Disse arkiveres i en samlesak per kalenderår, og saktittelen følger dette oppsettet:
Arkivstatistikk for åååå
For eksempel: Arkivstatistikk for 2024
Sakstittel: Arkivstatistikk for åååå
Administrativ enhet: 3201 Universitetsbiblioteket
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 044
En samlesak per kalenderår
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Arkivstatistikk for åååå |
I |
Avtaler
Databehandleravtale
Det opprettes en sak per avtale inkludert forlengelser. Sakstittelen skal inneholde avtalens parter og følger dette oppsettet:
Databehandleravtale mellom avtaleparter
For eksempel: Databehandleravtale mellom bibliotekene og BIBSYS
Sakstittel: Databehandleravtale mellom avtaleparter
Administrativ enhet: 3201 Universitetsbiblioteket / 3209 Skeivt arkiv
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 053.1
En sak per avtale
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Databehandleravtale mellom avtaleparter |
X |
Generelle avtaler
Avtaler som ikke faller inn under de øvrige kategoriene, arkiveres etter følgende rutine. Både avtalen samt korrespondanse mellom partene om avtalen legges inn i saken. Sakstittelen bør spesifisere avtalepartene, hva avtalen gjelder samt varighet dersom dette er forhåndsbestemt. For eksempel:
Avtale mellom Universitetsbiblioteket og KulturIT om Oslobilder.no
Avtale mellom Skeivt arkiv og Smalvik pride 2025
Sakstittel: Avtale mellom avtaleparter om tema
Administrativ enhet: 3201 Universitetsbiblioteket / 3209 Skeivt arkiv
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 053.1
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Avtale mellom avtaleparter om tema |
X |
Lisensavtale
Det opprettes en sak per leverandør. Det vil si at en sak kan inneholde flere lisenavtaler fra samme leverandør, noe som gjør det særlig viktig at det står oppført i journalposttittelen hvilken lisens det gjelder. Sakstittelen skal inneholde leverandørens navn og følger dette oppsettet:
Lisensavtale - Leverandør
For eksempel: Lisensavtale - Ex Libris
Sakstittel: Lisensavtale - Leverandør
Administrativ enhet: 3201 Universitetsbiblioteket / 3209 Skeivt arkiv
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 044.3
En sak per leverandør
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Lisensavtale: Leverandør: Produkt |
X |
NFR-prosjekt
Det opprettes en sak per prosjekt, og sakstittelen følger dette oppsettet:
NFR-prosjekt ”Tittel på prosjektet” prosjektnummer xxxxxx, enhet, prosjektleders navn
For eksempel: NFR-prosjekt «Biblioteker i endring» prosjektnummer 123123, Universitesbiblioteket, prosjektleder John Dewey
Sakstittel: NFR-prosjekt «Tittel på prosjektet» prosjektnummer xxxxxx,
enhet, prosjektleders navn
Administrativ enhet: 3201 Universitetsbiblioteket / 3209 Skeivt arkiv
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 044.3
En sak per prosjekt
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Avtale med samarbeidspart om prosjekttittel |
I/U |
|
Korrespondanse, forlengelser, etc. |
Donasjon, utlån og bruk av materiale
Donasjon av materiale
Denne rutinen gjelder enkeltpersoner eller organisasjoner som vil donere materiale til Universitetsbiblioteket eller Skeivt arkiv. Ord som donasjon, gave og avlevering er tidligere brukt vekselvis i slike saker, men av hensyn til gjenfinnbarhet er det ønskelig at vi fremover bruker ordet donasjon.
Dersom det er mulig, kan sakstittelen gjerne inneholde hva slags materiale det dreier seg om og hvor donasjonen kommer fra, for eksempel:
Donasjon av arkivmateriale fra Gerhard Amauer Hansens arkiv til Spesialsamlingene ved UiB
Donasjon av arkivmateriale fra Oslo Pride fotosamling
Sakstittel: Donasjon av materiale fra giver
Administrativ enhet: 3201 Universitetsbiblioteket / 3209 Skeivt arkiv
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 044.1
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Henvendelse om donasjon av materiale |
I |
|
Svar på henvendelse om donasjon av materiale |
I |
|
Eventuelle avtaler, takkebrev eller korrespondanse vedrørende donasjonen |
I/X |
Utlån av materiale
Denne rutinen gjelder utlån av materiale fra Universitetsbiblioteket eller Skeivt arkiv til enkeltpersoner eller organisasjoner. Sakstittelen bør spesifisere materialet det dreier seg om, hvem som låner det og til hvilket formål.
Sakstittelen følger dette oppsettet:
Utlån av materiale fra Universitetsbiblioteket til låntager/formål
Utlån av materiale fra Skeivt arkiv til låntager/formål
For eksempel: Utlån av fotografisk materiale fra Universitetsbiblioteket i Bergen til Nasjonalbiblioteket - digitalisering av 35 mm negativer - samlingen etter Trygve Schønfelde
Sakstittel: Utlån av materiale fra Universitetsbiblioteket / Skeivt arkiv til
låntager/formål
Administrativ enhet: 3201 Universitetsbiblioteket / 3209 Skeivt arkiv
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 603.5
En sak per utlånsavtale
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Forespørsel om lån av materiale |
I |
|
Svar på forespørsel om lån av materiale |
I |
|
Eventuelle avtaler, kvitteringer eller korrespondanse vedrørende utlån |
I/X |
Bruk av materiale
Denne rutinen gjelder bruk av materiale tilhørende Universitetsbiblioteket eller Skeivt arkiv som ikke skal returneres, enten det er digitalisert materiale som kan oversendes elektronisk eller materiale som gjøres tilgjengelig ved besøk.
Sakstittelen bør så langt det er hensiktsmessig spesifisere materialet det dreier seg om, hvem som låner det og til hvilket formål, for eksempel:
Bruk av bilde i artikkel til Hjemmet
Bruk av digitaliserte plakater til undervisning i videregående skole
Sakstittel: Bruk av arkivmateriale
Administrativ enhet: 3201 Universitetsbiblioteket / 3209 Skeivt arkiv
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 044
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Forespørsel om bruk av materiale |
I |
|
Svar på forespørsel om bruk av materiale |
I |
|
Eventuelle avtaler eller korrespondanse vedrørende bruk |
I/X |
Erasmus+ ansattmobilitet
Sakstittelen følger dette oppsettet:
Erasmus+ ansattmobilitet - Universitetsbiblioteket åååå
For eksempel: Erasmus+ ansattmobilitet - Universitetsbiblioteket 2024
Sakstittel: Erasmus+ ansattmobilitet - Universitetsbiblioteket åååå
Administrativ enhet: 3201 Universitetsbiblioteket
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 306
En sak per kalenderår
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Søknad om Erasmus ansattmobilitet for navn
Søknaden sendes til 2190 Studieavdelingen
|
N
|
|
Svar på søknad om Erasmus ansattmobilitet for navn
Svar på søknad fra 2190 Studieavdelingen
|
N
|
Generelle henvendelser
Sakstittelen bør si noe om hva henvendelsen gjelder, og ordningsverdien bestemmes også etter tema for henvendelsen. Eksempler på sakstitler kan være:
Masteroppgave om regnbueflaggets historie
Skolebesøk til universitetsbiblioteket fra Galtvort skole
Sakstittel: Tema for henvendelsen
Administrativ enhet: 3201 Universitetsbiblioteket / 3209 Skeivt arkiv
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi:
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Henvendelse om tema |
I |
Vurderes |
Svar på henvendelse om tema |
U |
Vurderes |
Merknad
Merk forskjellen i titlene på saks- og journalpostnivå: Der sakstittelen bare inneholder tema, vil journalposttittelen spesifisere at det er en henvendelse, til forskjell fra for eksempel en erklæring eller kontrakt. Henvendelser kan også kalles «Søknad om …» eller «Spørsmål om …».
Masterstipend fra Skeivt arkiv
Det opprettes en samlesak per kalenderår, og saktittelen følger dette oppsettet:
Mastertsipend fra Skeivt arkiv åååå
Mastertsipend fra Skeivt arkiv 2024
Sakstittel: Mastertsipend fra Skeivt arkiv åååå
Administrativ enhet: 3209 Skeivt arkiv
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 569
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Søknad om masterstipend
Karakterutskrifter skjermes. Skjerming av evt. andre vedlegg vurderes.
|
I
|
QK § 13,1
|
Svar på søknad om masterstipend |
U |
Rapportering av publikasjoner
Hvert år sender Universitetsbiblioteket ut et notat der de ber om rapportering av vitenskapelige artikler/oversiktsartikler, bøker og kapitler. Dette rapporteres så videre til Norsk vitenskapsindeks (NVI) via Cristin.
Det opprettes en samlesak per kalenderår, og saktittelen følger dette oppsettet:
Rapportering av publikasjoner åååå
For eksempel: Rapportering av publikasjoner 2024
Sakstittel: Rapportering av publikasjoner åååå
Administrativ enhet: 3201 Universitetsbiblioteket
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 044
En sak per kalenderår
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Rapportering av publikasjoner åååå - frist dd.mm.åååå
Notat sendes til fakultetene, Forsknings- og innovasjonsavd. og Universitetsmuseet
|
N
|
|
Rapportering av vitenskapelige publikasjoner for åååå til Norsk vitenskapsindeks (NVI)
via Cristin
|
X
|
Styre, råd og utvalg
Informasjons- og drøftingsutvalget
Det opprettes en samlesak per kalenderår for dokumenter tilhørende Informasjons- og drøftingsutvalget ved Universitetsbiblioteket, og sakstittelen følger dette oppsettet:
Informasjons- og drøftingsutvalget ved Universitetsbiblioteket åååå
For eksempel: Informasjons- og drøftingsutvalget ved Universitetsbiblioteket 2024
Sakstittel: Informasjons- og drøftingsutvalget ved Universitetsbiblioteket åååå
Administrativ enhet: 3201 Universitetsbiblioteket
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 012
En årlig samlesak
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Saksliste åååå.mm.dd Informasjons- og drøftingsutvalget |
X |
|
Referat åååå.mm.dd Informasjons- og drøftingsutvalget |
X |
Rådet for Universitesbiblioteket
Det opprettes en samlesak per kalenderår, men dersom det er hensiktsmessig kan en sak inneholde dokumentasjon fra flere år, så lenge tidsrommet spesifiseres i tittelen. Sakstittelen følger dette oppsettet:
Rådet for Universitetsbiblioteket (UB) åååå
For eksempel: Rådet for Universitetsbiblioteket (UB) 2020
For eksempel: Rådet for Universitetsbiblioteket (UB) 2021-2025
Sakstittel: Rådet for Universitetsbiblioteket (UB) åååå
Administrativ enhet: 3201 Universitetsbiblioteket
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 012
En årlig samlesak
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Innkalling til møte i Universitetsbibliotekets råd åååå.mm.dd |
X |
|
Referat fra møte i Universitetsbibliotekets råd åååå.mm.dd |
X |
Utviklingsmidler fra Nasjonalbiblioteket
Det opprettes en sak per prosjekt, og sakstittelen følger dette oppsettet:
Utviklingsmidler Nasjonalbiblioteket åååå - prosjekt prosjekttittel
For eksempel: Utviklingsmidler Nasjonalbiblioteket 2023 - prosjekt Digital kildekritikk
Sakstittel: Utviklingsmidler Nasjonalbiblioteket åååå - prosjekt prosjekttittel
Administrativ enhet: 3201 Universitetsbiblioteket
Arkivdel: Saksarkiv
Primærklassering: Prinsipp: Arkivnøkkel UiB, ordningsverdi: 116.3
|
||
Journalposter |
Dok |
U. off. |
Tildeling av utviklingsmidler åååå - prosjekttittel |
I |
|
Akseptskjema - prosjekttittel |
U |
|
Øvrige avtaler, korrespondanse, rapporter |
U |
Sist oppdatert: 31. juli 2024