begrunnelse eller klage på vedtak i samordna opptak

begrunnelse eller klage på vedtak i lokalt opptak (toårig mastergrad)

Begrunnelse og klage på vedtak i opptak arkiveres i en sak i samlemappen for søkeren det gjelder.[1]

Saksmaler:

• Begrunnelse og klage – lokalt opptak (toårig mastergrad)

• Begrunnelse og klage – samordna opptak

For dokumentasjonsforvaltere

Dersom UiB ikke omgjør vedtaket i opptaket og det skal behandles av klageinstansen (nemnd for studentsaker eller nasjonal klagenemnd), endre ordningsverdi

• fra C.b.3 Gjennomføre lokalt opptak til C.b.4 Gjennomføre lokalt opptak - behandle i klagenemnd

• fra C.b.5 Gjennomføre nasjonalt opptak (Nasjonal opptaksmodell, NOM) til C.b.6 Gjennomføre nasjonalt opptak (Nasjonal opptaksmodell, NOM) - behandle i klagenemnd

inndragning av studierett (betinget opptak til toårig master)

???

ph.d.-grad [dokumentasjon]

organisert forskerutdanning

Dokumentasjon som gjelder graden til en ph.d.-kandidat, samles i en sak i vedkommendes samlemappe.

Bruk saksmal Ph.d.-grad.

Klager som behandles i klagenemnd (som gjelder opptak, godkjenning av opplæringsdel eller underkjennelse av ph.d.-avhandling eller kunstnerisk utviklingsarbeid), skal arkiveres i separate saker i samlemappen. (Dette er av hensyn til bevaringsbestemmelser.)

Det varierer om ph.d.-saken arkiveres hos fakultetet (eventuelt hos den ansvarlige seksjonen) eller hos instituttet kandidaten tilhører:

Fakultet	Rutine for arkivering
HF
JUR
KMD
MED	Sak og dokument arkiveres i utgangspunktet hos MED-ADM-FORSK. Følgende dokumenter arkiveres ved instituttet kandidaten tilhører: Søknad om opptak til organisert forskerutdanning (ph.d.-graden) Forslag til bedømmelseskomité
NT
PSY
SV

politiattester for studenter

Saksbehandlere arkiverer politiattester i en sak med tittel «Politiattest» i samlemappen til studenten det gjelder.

Dersom det ikke finnes en slik sak, opprett en ny i samlemappen fra saksmalen samme navn.

Politiattester uten anmerkninger har en oppbevaringstid på 2 år.

Politiattester med anmerkninger:

Dersom politiattesten har anmerkninger, flytter saksbehandler saken ut av samlemappen («løsriv fra strukturen») slik at uvedkommende ikke kan se at saken er knyttet til denne personen. Det er viktig at saken er klassert med studentnummer før du gjør dette. Ta kontakt med brukerstøtten ved spørsmål.

For dokumentasjonsforvaltere

Dersom politiattesten har anmerkninger, endre FK-klassering fra C.b.22 Håndtere politiattest til C.d.21 Behandle politiattest med anmerkninger.

vedlegg til søknader i samordna opptak

Disse arkiveres i en samlesak per år. De sendes som regel inn via et Interact-skjema.

Bruk saksmal Generell sak og endre

• tittel til «Samordna opptak [årstall] – vedlegg til søknader»

• tilgang fra INT-0 til ST-3

For dokumentasjonsforvaltere

Bruk klassering FK C.b.5 Gjennomføre nasjonalt opptak (Nasjonal opptaksmodell, NOM)

Fotnoter

[1]

Denne samlemappen er i utgangspunktet som en samlemappe for studenter, men arkiveres alltid i arkivdel «ANDRE» med søkerens fødselsnummer primær ordningsverdi (likt som for studenter uten studentnummer).