samlemappe for ansatt/oppdragstaker

sak i samlemappe for ansatt/oppdragstaker

All dokumentasjon som gjelder arbeidsforholdet til en konkret ansatt eller oppdragstaker, skal i utgangspunktet arkiveres i en samlemappe for vedkommende.

Unntaket er dersom saksforholdet i seg selv er taushetsbelagt. Da skal saken ikke ligge i samlemappen, siden det ellers vil være mulig for alle brukere å se hvem saken gjelder. Dette gjelder først og fremst saker med tilgangskode PX (konflikt, bekymringsmelding, avskjedigelse med mer).

Varslingssaker skal ikke arkiveres i noens samlemappe.

Hint

Les mer om samlemapper under «Arkivering av personal- og studentdokumentasjon».

Før du oppretter en sak som gjelder en ansatt, søk etter den ansattes navn eller ansattnummer for å se om det allerede finnes en sak du skal gjenbruke.

Når du oppretter en ny sak, bruk fortrinnsvis en saksmal. Da blir tittel, skjerming og andre metadata forhåndsutfylt. Meld behov om nye saksmaler til brukerstøtten.

Se liste over tilgjengelige saksmaler på siden om personalsaker.

For dokumentasjonsforvaltere

Ved kontroll av saken sjekk at den har ansattnummer som primærklassering og riktig prosess fra det funksjonsbaserte klassifikasjonssystemet (FK) som sekundærklassering.

skjerming av personalsaker

En personalsak skal skjermes med tilgangskode P, PF, PT eller PX. For mer informasjon om de ulike tilgangskodene se «Tilganger og skjerming i WebSak».

Skjerming av den ansattes navn i tittel 2 følger avskjermingskoden (tallet etter tilgangskoden). Tittel 2 skjermes når man bruker tilgangskode PT eller PX (avskjermingskode 3), ellers ikke (avskjermingskode 1).

Viktig

Ikke legg til eller fjerne haken for skjerming for tittel eller klassering.

Hint

Tittel 2 og klassering er ikke synlig i offentlig journal på eInnsyn.no.

Se bort fra at det er haket av for skjerming av tittel og klassering ved tilgangskode INT-0.

generelt oppsett for personalsaker

Sakstittel 1	[Hva saken gjelder]
Sakstittel 2	[Fornavn Etternavn]
Administrativ enhet	[Enheten den ansatte tilhører]
Journalenhet	UiB - Universitetet i Bergen
Arkivdel	PERSONAL - Personalarkiv for UiB
Sakstype	PER - Personal
Primærklassering	Ordningsprinsipp: UiB ANR; Ordningsverdi: ansattnummer
Sekundærklassering	Ordningsprinsipp: FK
Tilgangs- og avskjermingskode	P-1/PF-1/PT-3/PX-3