Alle oppdaterte rutiner

Oppdaterte rutiner for forskjellige typer saker samles her.

Forskning

Rutiner for noen typer dokumentasjon

forskningsutvalg

forskerutdanningsutvalg

forskningsetisk utvalg

redelighetsutvalg

forskningsetisk vurdering av prosjekt

Flere fakulteter har egne utvalg som behandler saker som gjelder forskning, forskningsutdanningen, forskningsetiske spørsmål og/eller redelighetssaker.

Dersom utvalget ikke bruker modulen Møte+, opprett en sak for møtene i utvalget per år eller per periode.

Saksmal

Møtevirksomhet i styre/råd/utvalg

Dersom utvalget primært driver med forskningsetiske vurderinger, opprett en sak for møtene i utvalget per år eller per periode med følgende saksmal:

Saksmal

Forskningsetisk vurdering

En kan også opprette egne saker per prosjekt med samme saksmal dersom en ønsker det.

Utdanning

Generelt

samlemappe for student

sak i samlemappe for student

All dokumentasjon som gjelder forholdet til en konkret student, skal i utgangspunktet arkiveres i en samlemappe for vedkommende.

Dette gjelder også delvis for opptak, se rutinene for denne type saker.

Unntaket er dersom saksforholdet i seg selv er taushetsbelagt. Da skal saken ikke ligge i samlemappen, siden det ellers vil være mulig for alle brukere å se hvem saken gjelder. Dette gjelder først og fremst saker med tilgangskode SX (fusk, skikkethet med mer).

Varslingssaker skal ikke arkiveres i noens samlemappe.

Hint

Les mer om samlemapper under «Arkivering av personal- og studentdokumentasjon».

Før du oppretter en sak som gjelder en student, søk etter studentens navn eller studentnummer for å se om det allerede finnes en sak du skal gjenbruke.

Når du oppretter en ny sak, bruk fortrinnsvis en saksmal. Da blir tittel, skjerming og andre metadata forhåndsutfylt. Meld behov om nye saksmaler til brukerstøtten.

Se liste over tilgjengelige saksmaler på siden om studiesaker.

For dokumentasjonsforvaltere

Ved kontroll av saken sjekk at den har studentnummer som primærklassering og riktig prosess fra det funksjonsbaserte klassifikasjonssystemet (FK) som sekundærklassering.

skjerming av studentsaker

En studentsak skal skjermes med tilgangskode S, SF, ST eller SX. For mer informasjon om de ulike tilgangskodene se «tilganger-skjerming».

Skjerming av studentens navn i tittel 2 følger avskjermingskoden (tallet etter tilgangskoden). Tittel 2 skjermes når man bruker tilgangskode PT eller PX (avskjermingskode 3), ellers ikke (avskjermingskode 1).

Viktig

Ikke legg til eller fjerne haken for skjerming for tittel eller klassering.

Hint

Tittel 2 og klassering er ikke synlig i offentlig journal på eInnsyn.no.

Se bort fra at det er haket av for skjerming av tittel og klassering ved tilgangskode INT-0.

Rutiner for noen typer dokumentasjon

begrunnelse eller klage på vedtak i samordna opptak

begrunnelse eller klage på vedtak i lokalt opptak (toårig mastergrad)

Begrunnelse og klage på vedtak i opptak arkiveres i en sak i samlemappen for søkeren det gjelder.[1]

Saksmaler

• Begrunnelse og klage – lokalt opptak (toårig mastergrad)

• Begrunnelse og klage – samordna opptak

For dokumentasjonsforvaltere

Dersom UiB ikke omgjør vedtaket i opptaket og det skal behandles av klageinstansen (nemnd for studentsaker eller nasjonal klagenemnd), endre ordningsverdi

• fra C.b.3 Gjennomføre lokalt opptak til C.b.4 Gjennomføre lokalt opptak - behandle i klagenemnd

• fra C.b.5 Gjennomføre nasjonalt opptak (Nasjonal opptaksmodell, NOM) til C.b.6 Gjennomføre nasjonalt opptak (Nasjonal opptaksmodell, NOM) - behandle i klagenemnd

inndragning av studierett (betinget opptak til toårig master)

???

politiattester for studenter

Saksbehandlere arkiverer politiattester i en sak med tittel «Politiattest» i samlemappen til studenten det gjelder.

Dersom det ikke finnes en slik sak, opprett en ny i samlemappen fra saksmalen samme navn.

Politiattester uten anmerkninger har en oppbevaringstid på 2 år.

Politiattester med anmerkninger:

Dersom politiattesten har anmerkninger, flytter saksbehandler saken ut av samlemappen («løsriv fra strukturen») slik at uvedkommende ikke kan se at saken er knyttet til denne personen. Det er viktig at saken er klassert med studentnummer før du gjør dette. Ta kontakt med brukerstøtten ved spørsmål.

For dokumentasjonsforvaltere

Dersom politiattesten har anmerkninger, endre FK-klassering fra C.b.22 Håndtere politiattest til C.d.21 Behandle politiattest med anmerkninger.

vedlegg til søknader i samordna opptak

Disse arkiveres i en samlesak per år. De sendes som regel inn via et Interact-skjema.

Bruk saksmal Generell sak og endre

• tittel til «Samordna opptak [årstall] – vedlegg til søknader»

• tilgang fra INT-0 til ST-3

. admonition:: For dokumentasjonsforvaltere

class:

dropdown

BRUK klassering FK :term:`C.b.5 Gjennomføre nasjonalt opptak (Nasjonal

opptaksmodell, NOM)`

Fotnoter

[1]

Denne samlemappen er i utgangspunktet som en samlemappe for studenter, men arkiveres alltid i arkivdel «ANDRE» med søkerens fødselsnummer primær ordningsverdi (likt som for studenter uten studentnummer).

Rekruttering og ansettelse av personale

rekruttering

ansettelse

tilbud om stilling

Ved begynnelsen av en rekrutteringssprosess opprettes det en sak i arkivdel SAK som inneholder all dokumentasjon frem til tilbud om stilling, inkludert søknad og CV for personen(e) som blir ansatt.

Saksmal

Rekruttering (ansettelse)

Tilbud om stilling og etterfølgende dokumentasjon arkiveres i en sak i samlemappen for personen det gjelder. Se artikkelen «personalsaker».

Rekrutteringssaken har tilgangskode INT.

Dokumenter i saken som krever skjerming, for eksempel utvidet søkerliste og innstilling, skal ha tilgangskode R-1 («rekruttering»).

Ved ansettelser uten utlysning opprettes det som regel ingen rekrutteringssak. Anmodningen om ansettelse arkiveres i stedet i en sak i samlemappen for personen det gjelder.

Personalforvaltning

Generelt

samlemappe for ansatt/oppdragstaker

sak i samlemappe for ansatt/oppdragstaker

All dokumentasjon som gjelder arbeidsforholdet til en konkret ansatt eller oppdragstaker, skal i utgangspunktet arkiveres i en samlemappe for vedkommende.

Unntaket er dersom saksforholdet i seg selv er taushetsbelagt. Da skal saken ikke ligge i samlemappen, siden det ellers vil være mulig for alle brukere å se hvem saken gjelder. Dette gjelder først og fremst saker med tilgangskode PX (konflikt, bekymringsmelding, avskjedigelse med mer).

Varslingssaker skal ikke arkiveres i noens samlemappe.

Hint

Les mer om samlemapper under «Arkivering av personal- og studentdokumentasjon».

Før du oppretter en sak som gjelder en ansatt, søk etter den ansattes navn eller ansattnummer for å se om det allerede finnes en sak du skal gjenbruke.

Når du oppretter en ny sak, bruk fortrinnsvis en saksmal. Da blir tittel, skjerming og andre metadata forhåndsutfylt. Meld behov om nye saksmaler til brukerstøtten.

Se liste over tilgjengelige saksmaler på siden om personalsaker.

For dokumentasjonsforvaltere

Ved kontroll av saken sjekk at den har ansattnummer som primærklassering og riktig prosess fra det funksjonsbaserte klassifikasjonssystemet (FK) som sekundærklassering.

skjerming av personalsaker

En personalsak skal skjermes med tilgangskode P, PF, PT eller PX. For mer informasjon om de ulike tilgangskodene se «tilganger-skjerming».

Skjerming av den ansattes navn i tittel 2 følger avskjermingskoden (tallet etter tilgangskoden). Tittel 2 skjermes når man bruker tilgangskode PT eller PX (avskjermingskode 3), ellers ikke (avskjermingskode 1).

Viktig

Ikke legg til eller fjerne haken for skjerming for tittel eller klassering.

Hint

Tittel 2 og klassering er ikke synlig i offentlig journal på eInnsyn.no.

Se bort fra at det er haket av for skjerming av tittel og klassering ved tilgangskode INT-0.

generelt oppsett for personalsaker

Sakstittel 1	[Hva saken gjelder]
Sakstittel 2	[Fornavn Etternavn]
Administrativ enhet	[Enheten den ansatte tilhører]
Journalenhet	UiB - Universitetet i Bergen
Arkivdel	PERSONAL - Personalarkiv for UiB
Sakstype	PER - Personal
Primærklassering	Ordningsprinsipp: UiB ANR; Ordningsverdi: ansattnummer
Sekundærklassering	Ordningsprinsipp: FK
Tilgangs- og avskjermingskode	P-1/PF-1/PT-3/PX-3

Rutiner for noen typer dokumentasjon

lønnsvurdering

lønnsforhandlinger

streikeberedskap

Dokumentasjon fra relevante prosesser arkiveres som følger:

Prosess	Arkivering
Årlige forhandlinger etter HTA 2.5.1	Forhandlingsprotokollen og annen dokumentasjon arkiveres i en samlesak per år. Saksmal Årlige lønnsforhandlinger HTA 2.5.1
Lønnsforhandlinger på særlige grunnlag etter HTA pkt. 2.5.3	Kravet arkiveres i en sak i samlemappen til personen det gjelder. Saksmal Lønnsforhandlinger HTA 2.5.3 på særlige grunnlag Protokoller fra forhandlingene arkiveres i en samlesak per år. Saksmal Lønnsforhandlinger HTA 2.5.3 på særlige grunnlag. Flytt saken til arkivdel «SAK». Et eventuelt svar til den ansatte arkiveres på samme sted som kravet. Merknad Ved felles krav som gjelder mange ansatte, kan kravet arkiveres i en samlesak. Bruk samme saksmal, men endre arkivdel til «SAK». Opprett en kryssreferanse mellom saken og samlemappen til hver enkelt ansatt.
Lønnsvurdering etter HTA pkt. 2.5.5 nr. 3 inntil 12 måneder etter fast ansettelse og ved overgang fra midlertidig til fast ansettelse	Dokumentasjonen arkiveres i samlemappen til personen det gjelder. Saksmal Lønnsvurdering HTA 2.5.5 nr. 3 etter 12 mnd. mv. Merknad Dokumentasjonen skjermes i utgangspunktet som P-1. Dersom innholdet tilsier det, endre tilgangskoden.
Lønnsvurdering etter permisjon uten lønn etter HTA pkt. 2.5.6	Kravet arkiveres i en sak i samlemappen til personen det gjelder. Kravet fremmes i et N-notat til HR-avdelingen. HR-avdelingen formidler det videre til de tillitsvalgte og informerer avsender av kravet om resultatet. Avsenderen formidler resultatet videre til den ansatte og til tjenestesenter for lønn, reise og fravær (ADM-OKA-LONN). Saksmal Lønnsvurdering HTA 2.5.6 etter permisjon uten lønn Merknad Dokumentasjonen skjermes i utgangspunktet som P-1. Dersom innholdet tilsier det, endre tilgangskoden.
Streik, inkludert streikeberedskap	Dokumentasjonen arkiveres i en samlesak per streik, det vil gjerne si én samlesak per år. Saksmal Streikeberedskap

referat fra medarbeidersamtale

Nærmeste leder arkiverer medarbeidersamtaler i WebSak i en sak med tittelen «Oppfølging og medvirkning» i samlemappen til personen det gjelder.

Dersom det ikke finnes en slik sak, opprett en ny i samlemappen fra saksmalen med navnet «Oppfølging av ansatte (medarbeidersamtale med mer)».

Saken har som standard tilgangskode PT-3, som brukes for personaldokumentasjon med helseopplysninger. Dokumenter i saken arver denne som standard. Ved behov for strengere skjerming kan du endre tilgangskoden for saken eller dokumenter til PX-3 eller IA-3 være aktuelt. Les mer om tilgangskodene her.

sykefraværsoppfølging

oppfølgingsplan

dialogmøte

referat fra dialogmøte

Nærmeste leder arkiverer

• en eventuell oppfølgingsplan

• referat fra dialogmøte

• melding om innkalling, endring og avlysning av dialogmøte hvis det er relevant for saken

• annet som dokumenterer sykefraværsoppfølgingen av den ansatte

i en sak med tittel «Sykefraværsoppfølging» i samlemappen for den ansatte.

Dersom det ikke finnes en slik sak, opprett en ny i samlemappen fra saksmalen med samme navn.