Ordliste for WebSak¶
- administrativ enhet¶
en enhet i den administrative inndelingen av UiB eller en annen virksomhet
OrgReg leverer masterdata for administrative enheter ved UiB. Kortnavnet i WebSak er identisk med det i OrgReg.
- arkivdel¶
en inndeling av arkivet med hensyn til klassering, periodisering, tilgangsstyring eller type dokumentasjon
Hos UiB brukes
PERSONAL for personalmapper med ansattnummer som primært ordningsprinsipp
STUDENT for studentmapper med studentnummer som primært ordningsprinsipp
EIENDOM for eiendomssaker med matrikkelnummer som primært ordningsprinsipp
SAK for de fleste andre med Fuppen som primært ordningsprinsipp
- arkivtjenesten¶
- dokumentasjonstjenesten¶
- dokumentsenteret¶
- dokumentasjonsforvaltningen¶
faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning
- autorisert¶
- autorisasjon¶
- tilgang på enhetsnivå¶
En autorisasjon for en tilgangskode ved en administrativ enhet gir brukere med autorisasjonen tilgang til tilgang til alle saker og dokumenter ved denne enheten som er skjermet med denne tilgangskoden.
Eksempel: tilgangskode P ved den administrative enheten ADM-HR
En autorisasjon kan omfatte flere administrative enheter eller tilgangskoder. Den kan også omfatte arkivdeler i stedet for eller i tillegg til administrative enheter.
Brukere søker om autorisasjoner i UiBtilgang. Leder ved enheten autorisasjonen gjelder, må godkjenne. Dersom autorisasjonen gjelder hele UiB, godkjennes den av leder ved enheten som er ansvarlig for tilgangskoden (for eksempel HR-direktør for tilgangskoder på personalfeltet).
Ledere ved en administrativ enhet i Websak er allerede autorisert for alle (ordinære) tilgangskoder ved sin enhet.
Dersom en er autorisert for en tilgangskode, er man automatisk også klarert.
- avskjermingskode¶
Angir hvilke opplysninger som skal skjermes.
Dersom et dokument skjermes, skjermes alltid også filene (med unntak av eventuelle offentlige versjoner eller vedlegg uten skjerming).
Ellers kan man velge å skjerme tittel 2 og avsender/mottaker.
- avskriving¶
- avskrive¶
registrering av opplysninger om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument eller et intent notat med oppfølging har blitt avsluttet
- dokument (WebSak)¶
en registrering i en sak, i Elements kalt «journalpost»
Et dokument har én eller flere filer og diverse metadata (tittel, tilgangskode, saksbehandler, dokumenttype, avsender/mottaker med mer).
Må ikke forveksles med «dokument» i lovverket (og i dagligtale).
- dokumenttype¶
i WebSak én av følgende:
I: inngående dokument
U: utgående dokument
N: organinternt dokument for oppfølging, internt notat med restanse
X: organinternt dokument uten oppfølging, internt notat uten restanse
S: saksframlegg
Koden for dokumenttypen vises i ikonet for dokumentet.
- fil¶
- dokumentfil¶
filene i et dokument (slik begrepet brukes i Websak), enten hoveddokument eller vedlegg
I normalt språk kaller man dette «dokument», men det ordet har en annen betydning i WebSak.
- forberedt¶
- klarert¶
- klarering¶
- tilgang på personnivå¶
gjelder en tilgangskode og er en nødvendig forutsetning for at brukeren kan få tilgang til saker og dokumenter som er skjermet med denne tilgangskoden
En klarering gir en ikke tilgang til konkrete saker eller dokumenter.
Brukere søker om klareringer i UiBtilgang. Nærmeste leder må godkjenne.
Viktig
Ved innføring av WebSak er bestilling av klarering ennå ikke aktivert.
Brukere er automatisk klarert for alle ordinære tilgangskoder.
- Fuppen¶
- FUP-en¶
et funksjonsbasert klassifikasjonssystem (ordningsprinsipp) for administrative aktiviteter i universitets- og høyskolesektoren med bevaringsbestemmelser som er godkjent av Nasjonalarkivet
Fuppen brukes som ordningsprinsipp i WebSak og angir om dokumentasjonen som inngår i en prosess, skal tas vare på for ettertiden, eller oppbevaringstiden.
Fuppen er tilgjengelig på fupperåd.no. Utgaven i WebSak har noen endringer sammenlignet med denne.
Fuppen er delt inn i funksjoner, underfunksjoner og prosesser (derav navnet «FUP»)
- klassering¶
ordningsprisippene og -verdiene som brukes på en sak
- oppgave¶
- oppgaveflyt¶
benyttes til å dele dokumenter for samarbeid, som for eksempel be om uttalelser eller godkjenning
- ordningsprinsipp¶
prinsipp for ordning av arkivmateriale, for eksempel Fuppen (funksjonsbasert), ansattnummer, studentnummer, matrikkelnummer (alle sammen objektbasert)
- ordningsverdi¶
en verdi som tildeles den enkelte sak ut fra et ordningsprinsipp
Eksempel: ansattnummer.
En ordningsverdi har som regel også en beskrivelse av verdien (ved ansattnummer den ansattes navn).
Ordningsverdi kalles også «arkivkode».
- paragraf¶
henvisning til bestemmelse (som regel i offentleglova) som begrunner hvorfor en sak, et dokument eller en fil unntas fra innsyn
I WebSak er hovedregelen å skjerme uten paragraf for å unngå såkalt forhåndsklassifisering. Forhåndsklassifisering kan brukes ved taushetsbelagte filer og opplysninger.
- postfordeler¶
rettighet til å fordele saker og dokumenter ved en enhet
Leder ved enheten har automatisk denne rettigheten. Hen kan be dokumentasjonstjenesten om å også tildele den andre personer.
Viktig
Den som har denne rettigheten, har potensielt tilgang til alle saker og dokumenter ved enheten.
Dersom dette ikke er ønskelig, bør alternativer vurderes. Ta kontakt med dokumentasjonstjenesten ved spørsmål.
- restanse¶
- oppfølging¶
mottatt dokument som ikke er avskrevet (se avskriving)
- rolle¶
avgjør hvilke operasjoner en bruker kan utføre i WebSak
UiB har rollene «arkivansvarlig» (AR1), «leder» (LD) og «saksbehandler» (SB). Rettighetene for leder- og saksbehandlerrollene er nesten de samme.
- sak¶
omfatter dokumenter, merknader og andre opplysninger om og så videre som oppstår og/eller inngår i behandlingen av et spørsmål som er til behandling i organet.
- saksmal¶
- dokumentmal¶
en mal for en sak eller et dokument med forhåndsutfylte felt (tittel, skjerming, arkivdel, klassering med mer)
I tittel og tittel 2 brukes vinkelparenteser for opplysninger som skal erstattes av den som oppretter saken/dokumentet.
Brevmaler og lignende kalles «tekstmal» i WebSak.
- samlemappe¶
brukes til å bygge opp mappestruktur tilsvarende det som finnes i Filutforsker
En samlemappe inneholder enten andre samlemapper (hvitt mappeikon), eller andre saker (blått mappeikon). En samlemappe kan ikke inneholde dokumenter.
Ved UiB brukes samlemapper blant annet for saker som gjelder en ansatt, en student, eller en eiendom.
- skjerme¶
- skjerming¶
begrense tilgangen til en sak, et dokument eller en fil ved hjelp av tilgangskode, avskjermingskode og paragraf
Når man skjermer en sak / et dokument / en fil, avgjør
tilgangskoden hvilken klarering/autorisasjon man trenger for å få tilgang til det som er skjermet
avskjermingskoden hvilke metadata som skjermes
paragrafen hvilken begrunnelse som vises i offentlig journal
- tekstmal¶
mal for en fil, som regel med fletting av metadata
Eksempel: UiBs brevmaler
Må ikke forveksles med «dokumentmal».
- tilgangsgruppe¶
TODO
Faste tilgangsgrupper (for eksempel for tilrettelegging eller ansettelsesutvalg) administreres av prosesseier i UiBtilgang. Bestilling av medlemskap skjer utenfor UiBtilgang i henhold til prosesseiers rutine.
Hvis det er behov for å gi noen tilgang til en bestemt sak eller et bestemt dokument, kan dette enkelt gjøres direkte i WebSak av saksansvarlig eller saksbehandler (likt som i Elements) så lenge personen som skal ha tilgang, er klarert eller autorisert for tilgangskoden.
- tilgangskode¶
funksjon for klassering av informasjon og for tilgangsstyring
Tilgangskoden INT brukes for saker og dokumenter som skal være åpent tilgjengelig for alle brukere hos UiB.
TODO: spesielle tilgangskoder
- tilleggsdata¶
TODO
- tittel 2¶
ekstra tittelfelt som ikke vises i offentlig journal og som også kan skjermes internt.
I saker brukes feltet som regel til navnet på personen saken gjelder.
- UiBtilgang¶
tilgangsstyringssystem for IT-tjenester ved UiB
Klareringer og autorisasjoner bestilles og godkjennes i UiBtilgang.
Faste tilgangsgrupper administreres i UiBtilgang. Tilgangsgrupper for enkeltsaker eller -dokumenter administreres direkte i WebSak.
- WebSak¶
TODO
sakarkivsystem og ett av flere brukergrensesnitt