Ordlister¶

Lovverk¶

arkivforskrifta¶: forskrift 17.12.2025 nr. 2647 om dokumentasjon og arkiv (FOR-2025-12-17-2647)
arkivlova¶: lov 20.06.2025 nr. 96 om dokumentasjon og arkiv (LOV-2025-06-20-96)
bevaringsforskrifta¶: forskrift 19.12.2025 nr. 2729 om kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida (FOR-2025-12-19-2729)
forvaltningsloven¶: lov 10.02.1978 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (LOV-1967-02-10)
offentleglova¶: lov 19.05.2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (LOV-2006-05-19-16)
personopplysningsloven¶: lov 15.06.2018 nr. 38 om behandling av personopplysninger (LOV-2018-06-15-38)
personvernforordningen¶: Europaparlaments- og rådsforordning (EU) 2016/679 av 27. april 2016 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger samt om oppheving av direktiv 95/46/EF

Arkivfaglege omgrep¶

arkiv¶

dokumentasjon som skal takast vare på i eit avgrensa tidsrom eller for ettertida (arkivlova § 2 bokstav a)

arkivplikta¶

Organa skal forvalte dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda, som arkiv. Dokumentasjonen skal sikrast slik at informasjonen ikkje går tapt, og forvaltast slik at

opphavet til informasjonen alltid er kjent
det går fram i kva samanheng informasjonen er skapt, og kva samanheng han inngår i
informasjonen ikkje blir endra
informasjonen er tilgjengeleg på ein måte som ikkje avgrensar framtidig nytte.

(arkivlova § 5)

Når eit organ skal avgjere kva dokumentasjon det skal forvalte som arkiv etter arkivlova § 5, skal det særleg ta omsyn til om dokumentasjonen

er relevant for å stadfeste korleis organet har handsama saker, løyst oppgåvene sine og handtert andre vesentlege tilhøve ved verksemda
kan tene som prov på privatpersonar eller andre private rettssubjekt sine rettar og plikter
allereie blir sikra og forvalta som arkiv i eit anna informasjonssystem i organet eller av eit anna organ i eit system for felles oppgåveløysing som avtalt etter § 8 i denne forskrifta.

(arkivforskrifta § 1)

arkivverdig¶

arkivpliktig¶

Sjå arkivplikta.

bevare¶

bevaring¶

ta vare på dokumentasjon for ettertida

Nasjonalarkivet gir forskrift om kva dokumentasjon organa skal ta vare på for ettertida (arkivforskrifta § 2).

Bevaringsforskrifta inneheld desse føresegna.

Statlege organ skal utarbeide framlegg om kva som skal takast vare på for ettertida av dokumentasjon som gjeld deira faglege ansvarsområde (og som ikkje er omfatta av andre føresegn i bevaringsforskrifta). På grunnlag av framlegget avgjer Nasjonalarkivet kva dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida (bevaringsforskrifta § 18).

bevaringsbestemmelse¶

bevaringsføresegn¶

føresegn om kva dokumentasjon som skal bevarast eller kasserast

bevaringsplan¶

beverings- og kassasjonsplan¶

BK-plan¶

B/K-plan¶

kartlegging av prosesser i en virksomhet med forslag til bevaringsbestemmelser

bevaringsverdig¶

bevaringspliktig¶

dokumentasjon som skal bevarast

BK¶

B/K¶

forkorting for «bevaring og kassasjon»

dokument¶

ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande (offentleglova § 4 første ledd)

Format eller medium speler ingen rolle: Brev, notat, skjema ein fyller ut, e-postar, chatmeldingar, tekstmeldingar, bilde, lydopptak, lysbilde er dokument. Møte og telefonsamtalar er ikkje dokument. Men opplysingar frå møtet som er «lagra på eit medium …» – som eit referat, notat eller opptak – er det.

I WebSak har ordet ei anna tyding, sjå dokument (WebSak).

dokumentasjon¶

dokument som nemnt i offentleglova § 4 første ledd og annan informasjon som organet sjølv har lagra i informasjonssystema sine, og som gjeld sakshandsaminga, oppgåveløysinga eller andre vesentlege tilhøve ved verksemda (arkivlova § 2 bokstav e)

dokumentasjonsplan¶

Eit organ skal ha ein oppdatert dokumentasjonsplan som viser korleis organet har organisert arbeidet med å etterleve pliktene etter arkivlova.

Planen skal

vere utforma slik at han kan tene som ein reiskap i internkontrollen
gi oversyn over kva slags dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda
gi oversyn over kva dokumentasjon organet forvaltar som arkiv
gjere greie for korleis dokumentasjon etter bokstav b og c blir lagra.

(arkivlova § 8 første ledd, sjå nærare arkivforskrifta § 12)

forskingsdokumentasjon¶

dokumentasjon som blir samla inn eller produsert som ledd i forskingsverksemda ved universitetet

Forskingsdokumentasjon kjem inn under definisjonen av arkiv, men det har likevel vore ei vanleg oppfatning at forskarana sjølv har eigedomsretten til dokumentasjonen som blir til som ledd i den einskilde si forsking, og denne oppfatninga har i praksis vore godteken av arkivstyresmakta.[1]

førehandsklassifisering¶

å fastsetje at det heilt eller delvis skal eller kan og bør gjerast unntak frå innsyn i dokument, utan at nokon har bede om innsyn

Dette skal som den klare hovudregel ikkje førekome,[2]

gradert¶

informasjon som er sikkerhetsgradert etter sikkerhetsloven eller beskyttelsesgradert etter beskyttelsesinstruksen

informasjonssystem¶

eit system for å organisere og handtere informasjon (arkivlova § 2 bokstav f)

internkontroll med dokumentasjonsforvaltninga¶

Den øvste leiinga i organ har ansvar for at det blir ført internkontroll med at dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda, blir forvalta etter arkivlova med forskrifter.

Organet skal løpande vurdere om det er risiko for brot på reglane og setje i verk dei tiltaka som trengst for å redusere risikoen til eit forsvarleg nivå.

Organet skal særleg vurdere risiko ved vedlikehald av digitale arkiv, jf. § 7 og risiko ved destruksjon av analoge arkiv etter konvertering, jf. § 18.

Dokumentasjonsplanen skal leggjast fram for den øvste leiinga i organet som ein del av internkontrollen minst éin gong i året.

(arkivforskrifta § 13 andre ledd)

journal¶

kassasjonsforbod¶

Eit organ kan berre kassere dokumentasjon som

ikkje skal takast vare på i medhald av forskrift gitt av Nasjonalarkivet med heimel i § 12 andre ledd, eller
det er gitt løyve frå Nasjonalarkivet til å kassere.

(arkivlova § 13)

Organet kan først kassere dokumentasjonen etter oppbevaringstida.

kassere¶

kassasjon¶

å gjere til inkjes dokumentasjon slik at han ikkje lenger finst (arkivlova § 2 bokstav g)

offentleg journal¶

journal der teiepliktige opplysningar er skjerma

oppbevaringstid for dokumentasjon¶

kor lenge det er naudsynt å oppbevare dokumentasjon som det ikkje er krav om at skal takast vare på for ettertida, før han kan kasserast

Oppbevaringstider blir fastset av organet, jf. arkivforskrifta § 3.

organ¶

verksemder som [arkiv]lova gjeld for, utanom rettssubjekt som berre er omfatta av kapittel 3 (arkivlova § 2 bokstav h)

UiB er et organ.

personopplysning¶

enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person («den registrerte»); en identifiserbar fysisk person er en person som direkte eller indirekte kan identifiseres, særlig ved hjelp av en identifikator, f.eks. et navn, et identifikasjonsnummer, lokaliseringsopplysninger, en nettidentifikator eller ett eller flere elementer som er spesifikke for nevnte fysiske persons fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sosiale identitet (personvernforordningen artikkel 4 nr. 1)

privatarkiv¶

arkiv som er skapt av andre enn eit organ (arkivlova § 2 bokstav i)

sakarkivsystem¶

saksbehandlings- og arkivsystem¶

TODO

saksdokument for organet¶

dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet (offentleglova § 4 andre ledd, med nokre unntak i tredje ledd)

særlige kategorier av personopplysninger¶

sensitive opplysninger¶

følgende personopplysninger:

opplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse
opplysninger om politisk oppfatning
opplysninger om religion
opplysninger om filosofisk overbevisning
opplysninger om fagforeningsmedlemskap
genetiske opplysninger
biometriske opplysninger med det formål å entydig identifisere noen
helseopplysninger
opplysninger om seksuelle forhold
opplysninger om seksuell legning

(personvernforordningen artikkel 9 nr. 1)

teieplikt¶

taushetsplikt¶

Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om:

noens personlige forhold, eller
tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår.

(forvaltningsloven § 13 første ledd)

ndre lover inneheld eigne føresegn om teieplikt. G-2009-419 `Rettleiar il offentleglova https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/rettleiar-til-offentleglova/id537812/>`__ ide 75 ff.) gjev ei god innføring i føresegna om teieplikt.

Begrep i Noark (Norsk arkivstandard)¶

dokumentnummer¶

løpenummer for registreringene i en mappe

journalpost¶

en registrering i journalen

løpenummer¶

unik referanse til en registering, forkortelse «lnr.»

I Elements har løpenummer formatet [nr]/ÅÅÅÅ.

I Websak er løpenummer identisk med saks- og journalpostreferanse (det vil altså endre seg dersom registreringen flyttes til en annen mappe).

mappe¶

en samling av én eller flere registreringer med tilhørende arkivdokumenter som er knyttet sammen under en felles identitet

Se «sak» i Websak

registrering¶

dokumentasjon av en transaksjon, også metadata til registreringen

saks- og journalpostreferanse¶

I både Elements og Websak er formatet [saksnummer]-[dokumentnummer]

saksnummer¶

unik referanse til en mappe eller sak

I Elements og i WebSak er formatet ÅÅÅÅ/[nr]

transaksjon¶

de enkelte trinnene i en aktivitet

Det er transaksjoner som skaper arkivdokumenter.

[1]

Sjå Fonnes, Ivar. 2009. Arkivhåndboken for offentlig forvaltning. 2. utg. Oslo: Kommuneforlaget, s. 79 f.:

En spesiell type problemer er knyttet til behandlingen av offentlige forskningsarkiver, dvs. materiale som samles inn eller produseres som ledd i forskningsvirksomheten ved universiteter, høgskoler, offentlige forskningsinstitutter og lignende. Slike forskningsinstitusjoner er offentlige organer i arkivlovens forstand, og forskningsmaterialet er dokumenter som skapes som ledd i den virksomhet disse organene driver. Det kan således ikke være særlig tvil om at forskningsmaterialet kommer inn under arkivlovens definisjon av offentlig arkiv.

På den annen side har det hittil vært en vanlig oppfatning at det er forskerne selv som har eiendomsretten til det materialet som blir til gjennom den enkeltes forskning. Dette gjelder både det materiale de samler inn og det de produserer, herunder forskningsrapporter og andre publikasjoner. I mange tilfeller gjelder det også faglig korrespondanse med andre instanser, blant annet med andre forskere og forskningsmiljøer.

Denne oppfatningen har i praksis vært godtatt av arkivmyndigheten (Riksarkivaren), og det er også dette som har ligget til grunn for arbeidet med forskningsarkiver hittil. Eksempelvis har flere forskere ved universitetene avlevert sine arkiver som privatarkiver, dvs. som gave, til Arkivverket eller andre arkivdepoter. De har også fritt kunnet velge ut hva som skal bevares, uten å forholde seg til regelverket for kassasjon av offentlige arkiver.

Forskningsarkivene er ikke eksplisitt unntatt fra bestemmelsene om offentlige arkiver i arkivloven med forskrifter. På den annen side er det verken i forarbeidene til loven eller i tilknytning til arkivforskriften uttrykt noen oppfatning om hvordan bestemmelsene skal anvendes på forskningsarkiver. Enkelte forskningsinstitusjoner tok opp dette spørsmålet i sine høringsuttalelser til arkivforskriften, men spørsmålet ble ikke nærmere vurdert under det avsluttende arbeidet med forskriften. Dette kan imidlertid ikke tolkes dit hen at bestemmelsene uten videre skal gjøres gjeldende for alle forskningsarkiver. En slik tolkning ville bety en total omvurdering av forskningsarkivenes status i forhold til tidligere praksis, og det ville kreve en nærmere drøfting av konsekvensene. Spørsmålet må derfor betraktes som uavklart.

[s. 80] I 2000 konstaterte vi at spørsmålet krever avklaring. Det er lite tilfredsstillende at så mange offentlige organer formelt sett er underlagt et regelverk som reelt sett ikke kan praktiseres. Men i de årene som har gått siden arkivloven trådte i kraft, har ingen av de involverte instanser hatt kapasitet til i ta fatt på denne problemstillingen i dens fulle bredde. Trolig vil det være behov for grundig utredning. Forskningsarkivene er mangfoldige og spenner over alt fra enkeltpersoners eller forskergruppers materiale til større institutt- eller institusjonsarkiver. En slik utredning vil kreve at minst to departementer er innstilt på å avsette de nødvendige ressurser. Inntil dette er gjort og en avklaring kan finne sted, vil det være naturlig at Riksarkivaren gir veiledning og råd om hvordan man skal forholde seg til forskningsarkiver, jf. for eksempel arkivforskriften $ 1-3 som gir adgang til å fastsette unntak fra forskriften.

Det understrekes for ordens skyld at det administrative arkivmaterialet i offentlige forskningsinstitusjoner ikke berøres av de problemstillinger som er nevnt ovenfor. Dette er offentlig arkivmateriale i vanlig forstand og skal behandles etter bestemmelsene om offentlige arkiver.