Kassasjonsregler med oppbevaringstid og rutiner for bevaring og kassasjon [UTKAST]
Merknad
Dette er et utkast til et kapittel i revidert arkivplan.
Generelt om bevaring og kassasjon for statlige organ
Begrepet «dokument» er definert i arkivloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven som en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring, overføring eller lignende.
Dokumenter som er blitt skapt eller mottatt som ledd i organets virksomhet, regnes som arkiv(materiale) og skal dermed behandles som arkiv etter bestemmelsene i arkivloven med forskrifter med mindre det verken har inngått i saksbehandlingen til organet eller har verdi som dokumentasjon, jf. forskrift om offentlige arkiver § 14. Merk at det skal lite til før noe regnes som saksbehandling eller som å ha verdi som dokumentasjon. Det er også unntak for trykksaker som organet mottar som ikke er knyttet til en bestemt sak, samt kladder og lignende når de verken har er nødvendig for å forstå en sak eller sammenhengen den står i, eller har verdi som dokumentasjon.
Det er forbudt å kassere (slette, destruere) arkivmateriale hvis det ikke skjer i samsvar med arkivloven § 9. Dette generelle forbudet har i utgangspunktet forrang foran bestemmelser om kassasjon eller oppbevaringsfrister i annet lovverk. Arkivloven § 9 bokstav c har en bestemmelse om når personregister eller deler av personregister kan slettes etter bestemmelser i helseregisterloven, helseregisterforskriften eller politiregisterloven.
Statlige organ skal utarbeide kassasjonsregler for materiale som ikke omfattes av bestemmelsene om arkivavgrensning eller bevaringspåbudet i forskrift om offentlige arkiver §§ 14 og 15. Kassasjonsreglene gir oversikt over hva som skal bevares, og hva som kan eller skal kasseres, jf. § 16 første avsnitt. At noe skal bevares, vil si at det skal tas vare på for ettertiden og ikke skal kasseres.
For fagsaker skal organet utarbeide egne kassasjonsregler. Disse må godkjennes av Riksarkivaren for å være gyldige. For saker som gjelder organets administrasjon (egenforvaltningssaker), har Riksarkivaren gir forskrift om kassasjonsregler, jf. § 16 fjerde avsnitt. Disse er fastsatt i Riksarkivarens forskrift kapittel 7 del II.
Organet må fastsette oppbevaringstid før det kan kassere arkivmateriale, jf. Riksarkivarens forskrift § 7-3. Oppbevaringstid angir når arkivmateriale tidligst kan kasseres. Ved fastsettelse av oppbevaringstid skal det vurderes hvor lenge det er behov for å oppbevare materialet av hensyn til
bestemmelser om tidsbegrenset oppbevaring i annet lovverk
egne administrative og juridiske dokumentasjonsbehov
borgernes dokumentasjonsbehov
offentlige og private virksomheters juridiske dokumentasjonsbehov
Det skal lages en summarisk liste over materiale som blir kassert, jf. Riksarkivarens forskrift § 4-3 tredje avsnitt.
For fagsakene skal statlige organ utarbeide egne spesifiserte kassasjonsregler. Riksarkivaren skal godkjenne kassasjonsregler, jf. arkivforskriften § 16, andre ledd.
Bevaring og kassasjon ved Universitetet i Bergen
Selv om det i UH-sektoren i to omganger er blitt utarbeidet felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser siden UiB tok i bruk Elements (tidligere ephorte) i 2006, har UiB verken operasjonalisert dem eller søkt om å få dem godkjent for bruk i dette arkivet.
Stiftelsen Asta utarbeidet en bevarings- og kassasjonsplan for UH-sektoren som Arkivverket godkjente «som grunnlag for utarbeiding av bevarings- og kassasjonsplan hos den enkelte institusjon» 11.02.2015. Hvert organ måtte imidlertid søke for å få den godkjent. UiB gjorde dette ikke den gang.
I 2019 søkte UiB om å kunne bruke den nevnte BK-planen for sine fysiske arkiver, noe Riksarkivaren godkjente 26.08.2019.
I forbindelse med prosjetet UH sak og innføring av nytt sakarkivsystem for sektoren utarbeidet UH-sektoren på nytt bevarings- og kassasjonsbestemmelser. UiB søkte Riksarkivaren om å få bruke disse, og søknaden ble godkjent 13.05.2022.
UH sak-prosjektet ble stoppet i 2024. I 2025 inngikk UiB avtale om overgang til WebSak med planlagt innføring i mars 2026. Da vil gjeldende bevarings- og kassasajonsbestemmelser blir operasjonalisert.
Dato |
Myndighet |
Vår ref. (løpenr.) |
Arkivverkets ref. |
Tittel og oppsummering |
|---|---|---|---|---|
13.03.2007 |
Riksarkivaren |
13627/2007 |
2005/13708 |
Vedtak om bevaring og kassasjon av eksamensbesvarelser m.m. i universitetssektoren og de vitenskapelige høgskolene |
15.06.2007 |
Riksarkivaren |
62087/2021 |
2007/2312 |
Håndtering av politiattest Politiattester som innhentes i forbindelse med en tilsettingssak, skal journalføres, men kan kasseres når det ikke lenger foreligger et administrativt behov. |
07.09.2012 |
Riksarkivaren |
54294/2012 |
2012/13354 |
Vedtak om endring av vedtak av 11.6.1985 om bevaring av prøver av søknader om opptak til universiteter og høgskoler «Søknader om opptak til studieprogram, studier og kurs ved universiteter og høgskoler kan kasseres når de har mistet sin administrative betydning. Vedtaket gjøres gjeldende også for prøver som også er bevart.» |
11.02.2015 |
Riksarkivaren |
17484/2015 |
2014/25963 |
Overordnet regelverk for bevaring og kassasjon innen høyere utdanning Riksarkivaren godkjenner det vedlagte overordnete regelverket som grunnlag for utarbeiding av bevarings- og kassasjonsplan hos den enkelte institusjon. Den enkelte institusjon må sende sitt forslag til bevarings- og kassasjonsplan til Riksarkivaren for godkjenning på vanlig måte. Denne BK-planen ble utarbeidet for UH-sektoren av Stiftelsen Asta, se UiBs saksnr. 2010/6736. BK-planen er vedlagt journalposten med løpenummeret ovenfor. |
26.08.2019 |
Riksarkivaren |
66138/2019 |
2019/10638 |
Vedtak om bevaring og kassasjon - Universitetet i Bergen Riksarkivaren godkjenner at UiB kan bruke «Bevarings- og kassasjonsplan for fagsaker i universitets- og høyskolesektoren» av 25.11.2014 som sin bevarings- og kassasjonsplan. UiB søkte 29.05.2019 om å få bruke BK-planene for sine papirarkiver (se søknad med løpenr. 64872/2025). |
09.06.2021 (?) |
Riksarkivaren |
50235/2024 |
2021/13737 |
Innvilget overføring av arkivuttrekk med vurderingsprotokoller fra Felles studentsystem (FS) Overføringen omfatter vurderingsprotokoller fra Felles studentsystem (FS) som skal overføres av Sikt (tidligere Unit) på vegne av institusjoner som er spesifisert i skjema for arkivbeskrivelse. Overføringen skal skje hvert 5. år med oppstart fra 2016. Sikts ref.: 21/00930-4 |
01.09.2021 |
Riksarkivaren |
2021/13640 |
62087/2021 |
Kassasjon av politiattest lagt frem etter universitets- og høgskuleloven § 4-9 [LOV-2005-04-01-15, nå erstattet av LOV-2024-03-08-9 § 12-2] Bekrefter Riksarkivarens vedtak av 15.06.2007 (ref. 2007/2312) og viser til politiregisterforskriften § 37-2: «Politiattesten kan oppbevares så lenge det er nødvendig for formålet med politiattesten, men ikke utover det tidspunkt vedkommende slutter i den stillingen som ga grunnlaget for vandelskontroll. Politiattest som ikke lenger er nødvendig for formålet skal tilintetgjøres.» |
14.01.2022 |
UiB (arkivleder) |
5150/2022 |
Avgjørelse om oppbevaringstid for fysiske tanntekniske gipsmodeller som er digitalisert Fysiske tanntekniske gipsmodeller som konverteres uten kvalitetstap for digital bevaring kan destueres. Det digitale arkivmaterialet skal bevares. |
|
09.03.2022 |
UiB (univ.dir.) |
22919/2022 |
Fastsettelse av oppbevaringstid før kassasjon for arkivmateriale som gjelder lønn og lønnsnær HR Gjelder først og fremst dokumentasjon i personalsystemet. |
|
10.05.2022 |
UiB (univ.dir.) |
27750/2022 |
Fastsettelse av oppbevaringstid før kassasjon for skriftlig advarsel til en statsansatt For skriftlige advarsler som ikke inneholder dokumentasjon av betydning for den ansattes pensjonsforhold, ordensstraff, arbeidsulykker, yrkesskader eller yrkessykdommer, fastsettes oppbevaringstid før kassasjon på oppbevaringstid på 2 år generelt og 0 år dersom partene har et gjensidig ønske om å legge saken bak seg. |
|
13.05.2022 |
Riksarkivaren |
39106/2022 |
2022/8041 |
Vedtak om bevaring og kassasjon - Universitetet i Bergen Riksarkivaren godkjenner «Bevarings- og kassasjonsplan for universiteter, vitenskapelige høgskoler og ikke-etatsinterne statlige høgskoler i Norge» av 18.02.2022. Hun ber orientering «om fra hvilket tidspunkt bevarings- og kassasjonsplanen er ment å gjelde fra, og for hvilke systemer planen skal gjelde for. |
11.12.2023 |
Riksarkivaren |
95425/2023 |
2022/8041 |
Vedtak om kassasjon - pasientjournaler ved UiBs bedriftshelsetjeneste Pasientjournalene ved bedriftshelsetjenesten ved UiB kan kasseres når eventuelle dokumentasjonsbehov har bortfalt og det av hensyn til helsehjelpens karakter ikke lenger antas å bli bruk for dem. |