Elektroniske system og sikkerhet

Fysisk sikkerhet og datasikkerhet

Sikring av arkivlokaler med papirarkiv

Riksarkivarens forskrift kapittel 2 stiller krav til arkivlokaler og oppbevaring av arkiv. Papirarkiv som er mye i bruk, kan oppbevares i kontorlokaler, men bortsettingsarkiver skal være i et spesialrom for arkiv. (jf. Riksarkivarens forskrift § 2-11, (1))

Bortsettingsarkivene ved UiB er spesialrom for arkiv, med nødvendig sikring mot vann og brann. (Jf. ‘Krav til arkivlokale’ i Arkivforskriften § 7). Papirarkivene er plassert i arkivreoler som har klaring fra gulv. En del av de avslutta arkivene ved fakultet og institutt oppbevares på kontor eller lagerrom. Det er ikke funnet arkiver som oppbevares i lokaler hvor de utsettes for akutt skade på kort sikt, men på noe lengre sikt jobbes det mot at alle UiB sine avslutta arkiver overføres til enten til bortsettingsarkivet i Herman Foss gate 6, eller til bortsettingsarkivet i Damsgårdsveien 106. Arkiver som er plassert i utilfredsstillende lokaler vil bli overført til UiB sine bortsettingslokaler. Deler av nyere papirarkiv oppbevares i arkivskap i bortsettingsarkiv.

Befaring i forbindelse med bestandskartlegging har ikke avdekket at arkiver oppbevares på en måte som gjør det nødvendig å flytte til bortsettingsarkiv fordi de står i fare for å bli skadd, men kvaliteten på lokalitetene varierer. Kravene i Riksarkivarens forskrift § 2-10, (1) om fast tilsyn og renhold har ikke vært etterlevd fullt ut.

Sikring av elektronisk arkivmateriale

Det elektroniske saksbehandlings- og arkivsystemet Elements driftes av USIT - Universitetet i Oslo sitt senter for informasjonsteknologi. Pålogging baserer seg på FEIDE, og tilgang til dokumenter i basen sikres gjennom system for tilgangskontroll som er beskrevet i vedlegg til arkivplan. Elements er et Noark-5 godkjent saksbehandlings- og arkivsystem.

Elektroniske system

Elements

Systemnavn:

Elements

Tatt i bruk:

12.09.2006

Avsluttet dato:

Administrative data

Arkivdeler:

Innhold:

Saksarkiv, personalarkiv

Lisensinnehaver:

Universitetet i Bergen

Brukergruppe:

Arkivarer, ledere og saksbehandlere i administrative stillinger

Systemansvarlig:

HR-direktør Kathrine Brosvik Thorsen, HR-avdelingen

Driftsansvarlig:

UiO

Relasjon til andre system:

Leverandør/kontaktperson:

Sikri

Merknader:

Tekniske data

Databaseplattform:

Oracle

Produksjonsformat:

Word, txt, html, pdf

Arkivformat:

PDF/A og txt

Lydia

Systemnavn:

Lydia

Innhold:

LYDIA er et fagsystem til bruk i eiendomsforvaltningen. Det inneholder en del dokumenter av teknisk art, samt en del utleiekontrakter

www.kvalitetsbasen.app.uib.no

Systemnavn:

kvalitetsbasen.app.uib.no

Innhold:

Utdanningsmelding.uib.no/Rapporteringsdatabase: Denne databasen har primært fungert som lagringssted for UiBs utdanningsmeldinger, samt som et frivillig arkiv for emnerapporter og studieprogramrapporter. Samdalutvalget har i sin rapport, ’Dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i universitets- og høgskolesektoren’, sagt at de nå ønsker at databasen blir obligatorisk å benytte også for arkivering av alle typer relevante dokumenter knyttet til fagmiljøenes emneevalueringsrapporter, studieprogramrapporter, instituttmeldinger osv.

Konkurransegjennomføringsverktøy og kontraktsarkiv

Systemnavn:

Konkurransegjennomføringsverktøy og kontraktsarkiv

Innhold:

Dette inneholder dokumentasjon og dokumenter knyttet til anskaffelser, f.eks. utlysinger, kontraktstilbud, kontrakter og anskaffelsesprotokoller.