Elektroniske system og sikkerhet

Fysisk sikkerhet og datasikkerhet

Sikring av arkivlokaler med papirarkiv

Riksarkivarens forskrift kapittel 2 stiller krav til arkivlokaler og oppbevaring av arkiv. Papirarkiv som er mye i bruk, kan oppbevares i kontorlokaler, men bortsettingsarkiver skal være i et spesialrom for arkiv. (jf. Riksarkivarens forskrift § 2-11, (1))

Bortsettingsarkivene ved UiB er spesialrom for arkiv, med nødvendig sikring mot vann og brann. (Jf. ‘Krav til arkivlokale’ i Arkivforskriften § 7). Papirarkivene er plassert i arkivreoler som har klaring fra gulv. En del av de avslutta arkivene ved fakultet og institutt oppbevares på kontor eller lagerrom. Det er ikke funnet arkiver som oppbevares i lokaler hvor de utsettes for akutt skade på kort sikt, men på noe lengre sikt jobbes det mot at alle UiB sine avslutta arkiver overføres til enten til bortsettingsarkivet i Herman Foss gate 6, eller til bortsettingsarkivet i Damsgårdsveien 106. Arkiver som er plassert i utilfredsstillende lokaler vil bli overført til UiB sine bortsettingslokaler. Deler av nyere papirarkiv oppbevares i arkivskap i bortsettingsarkiv.

Befaring i forbindelse med bestandskartlegging har ikke avdekket at arkiver oppbevares på en måte som gjør det nødvendig å flytte til bortsettingsarkiv fordi de står i fare for å bli skadd, men kvaliteten på lokalitetene varierer. Kravene i Riksarkivarens forskrift § 2-10, (1) om fast tilsyn og renhold har ikke vært etterlevd fullt ut.

Sikring av elektronisk arkivmateriale

Det elektroniske saksbehandlings- og arkivsystemet ePhorte driftes av USIT - Universitetet i Oslo sitt senter for informasjonsteknologi. Pålogging baserer seg på FEIDE, og tilgang til dokumenter i basen sikres gjennom system for tilgangskontroll som er beskrevet i vedlegg til arkivplan. ePhorte er et Noark-5 godkjent saksbehandlings- og arkivsystem.

Elektroniske system

Ephorte Systemnavn: Ephorte Tatt i bruk: 12.09.2006 Avsluttet dato: Administrative data Arkivdeler: Innhold: Saksarkiv Personalarkiv Lisensinnehaver: Universitetet i Bergen Brukergruppe: Arkivarer, ledere og saksbehandlere i administrative stillinger Systemansvarlig: HR direktør Sonja Dyrkorn, HR avdelingen Driftsansvarlig: USIT Relasjon til andre system: Leverandør/kontaktperson: SIKRI Merknader: Tekniske data Databaseplattform: Oracle Produksjonsformat: Word, txt, html, pdf Arkivformat: PDF/A og txt
Lydia Systemnavn: Lydia Innhold: LYDIA er et fagsystem til bruk i eiendomsforvaltningen. Det inneholder en del dokumenter av teknisk art, samt en del utleiekontrakter
www.kvalitetsbasen.app.uib.no Systemnavn: kvalitetsbasen.app.uib.no Innhold: Utdanningsmelding.uib.no/Rapporteringsdatabase: Denne databasen har primært fungert som lagringssted for UiBs utdanningsmeldinger, samt som et frivillig arkiv for emnerapporter og studieprogramrapporter. Samdalutvalget har i sin rapport, ‘Dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i universitets- og høgskolesektoren’, sagt at de nå ønsker at databasen blir obligatorisk å benytte også for arkivering av alle typer relevante dokumenter knyttet til fagmiljøenes emneevalueringsrapporter, studieprogramrapporter, instituttmeldinger osv.
Konkurransegjennomføringsverktøy og kontraktsarkiv Systemnavn: Konkurransegjennomføringsverktøy og kontraktsarkiv Innhold: Dette inneholder dokumentasjon og dokumenter knyttet til anskaffelser, f. eks utlysinger, kontraktstilbud, kontrakter og anskaffelsesprotokoller.