Arkivinndeling i WebSak¶
Arkivdeler¶
Dokumentasjonen i WebSak forvaltes i forskjellige arkivdeler avhengig av
hvordan dokumentasjonen er ordnet/klassert
behov for intern tilgangsstyring
behov med tanke på periodisering
om det skal publiseres offentlig journal med dokumentasjonen på eInnsyn
om det skal være mulig å fulltekstpublisere filer på eInnsyn
hvilken virksomhet som skaper dokumentasjonen
Vi skiller mellom generelle arkivdeler som brukes ved hele UiB, spesielle arkivdeler som brukes ved enkelte enheter, og arkivdeler som brukes av andre arkivskapere enn UiB.
Merknad
Bare dersom det publiseres offentlig journal fra arkivdelen på eInnsyn, er det mulig å fulltekstpublisere filer via samme kanal. Hvilke filer som kan fulltekstpubliseres, styres av tilgangskoden.
Generelle arkivdeler¶
Dette er arkivdeler som kan brukes på tvers av administrative enheter ved UiB.
Alle ansatte ved UiB har tilgang til uskjermet dokumentasjon i disse arkivdelene.
- SAK¶
Generell dokumentasjon ordnet etter arbeidsprosess
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn
mulig
- PERSONAL¶
Personaldokumentasjon ordnet etter ansattnummer
Ved manglende ansattnummer bruk arkivdel ANDRE.
Påkrevd klassering
Ansattnummer (UiB ANR)
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn
mulig
- STUDENT¶
Studentdokumentasjon ordnet etter studentnummer
Ved manglende studentnummer bruk arkivdel ANDRE.
Påkrevd klassering
Studentnummer (UiB SNR)
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn
mulig
- ANDRE¶
Dokumentasjon som gjelder personer uten ansatt- eller studentnummer
Påkrevd klassering
Fødsels- eller d-nummer [midlertidig klassering] (UiB FNR)
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn
mulig
- EIENDOM¶
Eiendomsdokumentasjon ordnet etter byggnummer
Påkrevd klassering
Byggnummer (UiB BYGGNR)
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn
mulig
Arkivering av personal- og studentdokumentasjon¶
Personalsaker som gjelder en person uten ansattnummer, samt studentsaker som gjelder en student uten studentnummer, arkiveres i arkivdel ANDRE med fødselsnummer som primærklassering i stedet for henholdsvis ansattnummer eller studentnummer.
Det finnes egne saksmaler for alle typer samlemapper:
student (med studentnummer)
ansatt/oppdragstaker (med ansattnummer)
student uten studentnummer
ansatt/oppdragstaker uten ansattnummer
Saker som ikke gjelder bestemt person, arkiveres i arkivdel SAK. Dette inkluderer saker hvor flere henvendelser skal besvares samlet (særlig ved fletting). De som er ansvarlig for slike saker, må sørge for at det opprettes en kryssreferanse mellom saken og samlemappen til hver av personene som saken gjelder.
Spesielle arkivdeler¶
Disse arkivdelene av bestemte administrative enheter til fagdokumentasjon og av Studentombudet.
I utgangspunktet har bare ansatte ved disse enhetene tilgang til dokumentasjon i sine respektive arkivdeler.
Dersom dokumentasjonen er uskjermet (har tilgangskode INT), kan de imidlertid gi andre brukere tilgang ved behov.
Dokumentasjon som er skjermet med en såkalt spesiell tilgangskode, kan i utgangspunktet ikke deles med brukere utenfor enheten det gjelder.
- HOLBERG¶
Fagdokumentasjon som gjelder Holbergprisen
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- PASIENT¶
Pasientdokumentasjon ordnet etter fødselsnummer
Brukes av klinikker ved UiB.
Påkrevd klassering
Fødsels- eller d-nummer til pasient (UiB) (UiB PASFNR)
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
ja
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- SKA¶
Faglig dokumentasjon ved Skeivt arkiv
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- STOMB SAK¶
Dokumentasjon hos UiBs Studentombud ordnet etter prosess
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- STOMB STUD¶
Studentdokumentasjon hos UiBs Studentombud ordnet etter studentnummer
Tas i bruk ved behov.
Påkrevd klassering
Studentnummer (studentombud) (STOMB SNR)
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
Arkivdeler som brukes av andre arkivskapere¶
WebSak brukes også av andre arkivskapere enn UiB. Disse har egne arkiv med arkivdelene nedenfor.
Brukere ved UiB har i utgangspunktet tilgang til uskjermet dokumentasjon hos fond og stiftelser, men ikke hos eiendomsselskapene.
- MAGØR¶
Arkiv for Magør eiendom AS
Hvert eiendomsselskap har eget arkiv og egen arkivdel.
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- MELZER¶
Arkiv for L. Meltzers universitetsstiftelse
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- NEAS¶
Arkiv for Nygårdshøyden eiendom AS
Hvert eiendomsselskap har eget arkiv og egen arkivdel.
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- UiBeiendom¶
Arkiv for Universitetet i Bergen eiendom AS
Hvert eiendomsselskap har eget arkiv og egen arkivdel.
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- UNIFOB¶
Arkiv for Stiftelsen Universitetsforskning Bergen
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
- UNIFOND¶
Arkiv for Unifond AS og for FOL-stiftelsene
Meltzers universitetsstiftelse og Stiftelsen Unifob har egne arkiv.
Påkrevd klassering
Funksjonsbasert klassifikasjonssystem (FK)
Offentlig journal på eInnsyn
nei
Fulltekstpublisering på eInnsyn
nei (sperret)
Klassering¶
Samlemapper og saker¶
Dokumentasjon som gjelder en ansatt, oppdragstaker eller lignende, skal fortrinnsvis arkiveres i saker i en samlemappe for vedkommende. Det samme er tilfellet for dokumentasjon som gjelder en student eller ph.d.-kandidat.
Samlemapper klasseres med ansatt- eller studentnummer. Når man arkiverer dokumentasjon i saker i en slik samlemappe, har man en entydig kobling til personen det gjelder. Dette sikrer at dokumentasjonen er gjenfinnbar.
Når man samler dokumentasjon for flere personer i såkalte samlesaker, øker risikoen for at man ikke finner dokumentasjonen. Det er nok med en skrivefeil i navnet.
Prinsippet:
Personaldokumentasjon som gjelder en person, skal i utgangspunktet
registreres i saker i en samlemappe med ansattnummer som primærklassering i arkivdel PERSONAL dersom vedkommende har ansattnummer
registreres i saker i en samlemappe med fødselsnummer som primærklassering i arkivdel ANDRE dersom vedkommende ikke har an
registreres i arkivdel PERSONAL med ansattnummer som primærklassering dersom vedkommende har ansattnummer
registreres i
skal arkiveres i arkivdel SAK med dersom vedkommende ikke har ansattnummer
kan flytte