Skal du slutte?
Skal du slutte ved Universitetet i Bergen, eller bare gå over til en ny enhet, er det viktig at du rydder etter deg i Elements. I papirets tidsalder var det lett å se når det lå igjen gamle papirer på skrivebordet, men uferdig arbeid kan være vanskelig å få øye på når vi bruker et digitalt sakarkivsystem.
Her er derfor en liten sjekkliste for hva du må gjøre før du slutter:
Journalposter må være ferdigstilt. Det vil si at ingen journalposter skal stå i status Reservert eller Midlertidig registrert.
Journalposter må være ferdig godkjent (ingen har status G). Eventuelle journalposter som ikke ennå er godkjent, må overføres til en annen saksbehandler.
Restanser må enten være avskrevet, eller journalpostene må overføres til en annen saksbehandler.
Utgående brev (journalposter med dokumenttype U) i status Ferdig må være ekspedert til mottaker. Dette skal framkomme i feltene Forsendelsesmåte og Forsendelsesstatus.
Journalposter sendt ut som signeringsoppdrag – men som ikke er signert eller avvist - må overføres til en annen saksbehandler. Dette da signeringsoppdrag må returneres til en aktiv saksbehandler. Ikke-signerte oppdrag vises i saksbehandlersøket Teknisk feil (digital post).
Søket Utsjekkede dokumenter skal være tomt. Dokumenter som måtte finnes i dette søket, må sjekkes inn.
Saker i søket Mine aktive saksmapper må ferdigstilles eller flyttes til en annen bruker.
Bruk gjerne de predefinerte søkene «Rydding i mine ting» under «Mine søk» i venstremenyen Elements, og ta kontakt med brukerstøtten vår ved behov for hjelp.
Lykke til videre!
Er du leder for noen som skal slutte?
Sørg for at de går gjennom sjekklisten over før de slutter!
Godkjenn (eller avvis) journalposter mottatt for godkjenning (i søket Mottatte oppgaver).
Send inn skjema for avslutning av bruker.