Post i Altinn

Universitetet i Bergen mottar post fra offentlige virksomheter og sender inn skjemaer via Altinn.

Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning følger opp innkommende post i Altinn på vegne av UiBs enheter ved å laste ned brev og legge dem inn i sakarkivsystemet. Økonomiavdelingen håndterer meldinger om økonomi, hovedsakelig fra Skatteetaten, til universitetets hovedenhet i Altinn (874 789 542). For å få tilgang til brev og tjenester må man ha Altinn-tilgang for UiB.

UiBs innbokser i Altinn

Universitetet i Bergen har følgende enheter i Altinn med hver sin innboks.

Roller og tilganger i Altinn

Økonomiavdelingen administrerer Altinn-tilganger, og for å få tilgang må ansattes nærmeste personalleder sende inn søknad via dette skjemaet.

Ved Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning har alle Altinn-rollen post/arkiv som gir muligheten til å logge inn og få tilgang til brev og tjenester ved UiB. Enkelte brev og tjenester krever i tillegg egne roller eller tilganger. I faggruppen har noen enkeltpersoner utvidet rolle for taushetsbelagt post samt tilgang til følgende enkelttjenester:

tilskuddsbrev NAV-tiltak
lønnstilskudd
arbeidstrening
rapportering på tilskudd fra Helsedirektoratet

Innlogging Altinn

Vi logger inn på Altinn med ID-porten/Bank ID.

Når man er innlogget, vil en kunne velge mellom å bruke Altinn på vegne av seg selv eller UiB. Klikker vi på Universitetet i Bergen, får vi en oversikt over UiBs enheter i Altinn, og vi velger den enheten vi ønsker å se. Når vi har valgt enhet, velger vi «innboks» for å se brev/meldinger til denne enheten.

Obs

Vær oppmerksom på at du ikke vil se brev/meldinger du ikke har rolle eller rettighet til å se!

Oppgaver i Altinn

Når en enhet mottar et brev eller en oppgave i Altinn, vil den tilhørende enheten motta en varsling om dette via sitt e-postmottak. Dokumentasjonsforvalteren ved aktuell enhet gjør så en vurdering om brevet er av en art som gjør at det skal registreres i sakarkivsystemet eller ikke. E-post-varslingen fra Altinn gir en kort beskrivelse av hva brevet omhandler og en indikasjon på om dette er noe som skal journalføres. Dersom vi ikke kan se et brev vi har fått varsel om, tyder det på at vi ikke har rett rolle eller tilgang. Ta da kontakt med en person som har utvidede rettigheter i Altinn!

I tillegg til å sjekke Altinn når man har fått varsel på e-post, bør vi også jevnlig logge inn for å se om det har kommet post til egen enhet.

Post mottatt i Altinn som skal journalføres

Når vi skal journalføre et brev mottatt i Altinn, må vi først mellomlagre PDF-versjonen av brevet på egen PC, før vi oppretter journalpost i ephorte/Elements og laster opp brevet til denne.

Brevet i innboksen i Altinn slettes når vi har lagt det over i ephorte/elements ved å velge «Flere valg» og «Slett». På denne måten holder vi innboksen i Altinn så ryddig som mulig. Slettede elementer vil være tilgjengelige i 2 år.

Obs

Meldinger med tittelen «Til utfylling» må ikke slettes før de er ferdig utfylt.

Varslingen vi mottok på e-post legges i ferdigmappen i Outlook.

Post mottat i Altinn som ikke skal journalføres

Noen av meldingene vi mottar i Altinn trenger vi ikke gjøre noe med, men kan legge dem rett i ferdigmappen i Outlook. Det gjelder blant annet:

søknad om sykepenger fra NAV
ny sykmelding fra NAV
mange av brevene fra Skatteetaten (for eksempel om skattekort eller mva-oppgave)

Et lite utvalg av brev UiB mottar via Altinn

Brev	Handling
Ny sykemelding	Ferdigmappe i Outlook
Søknad om sykepenger	Ferdigmappe i Outlook
Ledige stillinger SSB	Til ephorte/Elements. Se rutine her
Bedriftsundersøkelse fra NAV	Videresend på e-post, slett fra Altinn etter ett år
Frist for EU-kontroll av bil	Videresend til enhet som har bilen, som regel EIA, evt. se liste
Taushetsbelagt post fra NAV	ephorte/Elements, krever egen rolle
Nabovarsel	Ephorte, EIA får også varsel og registrerer dette. Gi dem beskjed
Brev om skatt og avgift	Ferdigmappe i Outlook
Rapportering på tilskudd, Helsedirektoratet	Skjema som fylles ut i Altinn av noen som har rettighet til dette. Skjemaet arkiveres automatisk i Altinn når det er ferdig utfylt og signert. Varsel om rapportering legges i ephorte/Elements
Tilskuddsbrev	ephorte/Elements, må ha egen rettighet