Organisering og behandling av arkiv

Framfinningssystemer

Journalsystemer

Et journalsystem er et system for fortløpende registrering av referanseopplysninger (metadata) om arkivdokumenter. Journalopplysningene i elektroniske arkiv spiller en sentral rolle for styring og gjenfinning av dokumenter.

Universitetet i Bergen benytter elektronisk saksbehandling- og arkiv. Saksbehandling- og arkivsystemet ePhorte ble tatt i bruk 12. september 2006. ePhorte leveres av SIKRI og ble introdusert som et Noark 4-godkjent system. UiB fikk et Noark 5-godkjent system da ePhorte 5 ble tatt i bruk 1. september 2015. UiB benytter versjon 6 av ePhorte og det alternative brukergrensesnittet Elements. Universitetet i Bergen benytter i dag ikke andre journalsystemer enn ePhorte, men har tatt i bruk fagsystemer uten journalføringsfunksjonalitet som også inneholder arkivdokumenter. UiB vil arbeide videre med å sikre at arkivfaglige hensyn ivaretas i bruken av disse systemene.

UiB har tatt i bruk et elektronisk arkiv for eksamensbesvarelser, EksArk. UiB er i dialog med Riksarkivaren om godkjenning av dette arkivet , jf. Riksarkivarens forskrift, kapittel IX , B. I brev fra Riksarkivaren av 21.12.2010 vil Riksarkivaren starte arbeidet med å spesifisere nødvendige metadata for et prøveuttrekk (jf. Riksarkivarens sak 10/53603). En nærmere beskrivelse av EksArk er lagt ved arkivplanen.

Sentralarkivet ved UiB tok 1. mars 1992 i bruk journalsystemet Doculive. Doculive som journalsystem ble gradvis tatt i bruk ved flere av fakultetene og 1. april 2002 ble det en felles journaldatabase for Universitetet i Bergen. Disse historiske basene er nå konvertert til historiske baser i ePhorte og arkivuttrekkene fra doculive er godkjent av Riksarkivaren (Riksarkivets sak 2009/7725, UiB sak 2009/4989). En nærmere beskrivelse av de historiske databasene er lagt ved arkivplanen i Rutinehåndbokens kapittel 5.

Arkivnøkler

En arkivnøkkel er et prinsipp for ordning av saksarkiv, basert på ett eller flere ordningsprinsipp. Arkivnøkkelen skal omfatte alle saksområder hos virksomheten. Sentralarkivet ved Universitetet i Bergen har hatt arkivnøkler basert på fellesnøkkelen i staten. Følgende arkivnøkler har vært i bruk ved Universitetet i Bergen sitt Sentralarkiv:

1973 - 1977
1978 - 1982
1983 - 1987
1988 - 1990
1991 - 1992
1993 - 1997
1998 - 2006
2006 - d. d

Arkivavgrensing

Arkivforskriften § 14 definerer arkivavgrensing som dokumenter som verken har inngått i saksbehandlingen til organet eller har verdi som dokumentasjon, og disse skal holdes utenfor eller fjernes fra arkivet ved arkivavgrensing. Denne skal gjennomføres senest før avlevering. § 14 a) og b) lister opp konkret materiale som holdes utenfor arkiv gjennom arkivavgrensing. Blant annet skal generelle rundskriv, trykksaker og allment tilgjengelig materiale holdes utenfor arkiv. Videre skal arbeidsdokumenter som konsept, kladder o.l. ikke arkiveres, med mindre de er viktige for å forstå en sak og sakens sammenheng.

Bevarings- og kassasjonsbestemmelser

Bevaring er når arkivmateriale blir tatt vare på for ettertiden jf. Riksarkivarens forskrift § 7-2, i). Kassasjon innebærer at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, og som ikke er underlagt bestemmelser om bevaring, blir tatt ut av arkiv og destruert. (Jf. Riksarkivarens forskrift § 7-2, j).

Universitetet i Bergen er underlagt de generelle bevarings- og kassasjonsbestemmelsene i staten slik det går fram av arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift. Følgende arkivmateriale skal alltid bevares, jf. arkivforskriftens § 15 (Bevaringspåbud):

arkivmateriale fra 1950 eller før, etter at arkivavgrensning er utført.
presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innenfor saksgrupper som kan eller skal kasseres.
journaler, medregnet journaldatabaser, og journalregistre.
arkivplaner.

For materiale som ikke kommer inn under bestemmelsene om arkivavgrensing i arkivforskriften § 14 eller bevaringspåbud i § 15, skal det utarbeides kassasjonsregler. Riksarkivarens forskrift inneholder bevarings- og kassasjonsbestemmelser for statens egenforvaltning (Kap. 7, del II.) For fagsakene skal statlige organ utarbeide egne spesifiserte kassasjonsregler. Riksarkivaren skal godkjenne kassasjonsregler, jf. arkivforskriften § 16, andre ledd. Med unntak av eksamensbesvarelser, er det ikke utarbeidet egne bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fagsaker ved universiteter og vitenskapelige høgskoler. Det ble satt i gang et felles bevarings- og kassasjonsprosjekt som del av BOTT samarbeidet, der UNIT også var involvert (Nå UH-sak). Målsetningen i dette prosjektet var å utvikle bevarings- og kassasjonsbestemmelser som skal være felles for sektoren. I mai 2022 fikk UiB godkjent den utviklede bevarings- og kassaksjonsplanen av Riksarkivaren. Bevarings- og kassasjonsplan for universiteter, vitenskapelige høgskoler og ikke-etatsinterne statlige høgskoler i Norge.

Eksamensbesvarelser

Riksarkivaren har i vedtak 13. mars 2007 vedtatt felles bevarings- og kassasjonsbestemmelser for eksamensbesvarelser mm. i universitetssektoren og de vitenskapelige høgskolene. Eksamensbesvarelser (doktorgradbesvarelser, hovedfagsoppgaver og mastergradsoppgaver) er definert som arkivmateriale og ikke kun publikasjoner. Spørsmålet om universitetsbibliotekene og Nasjonalbiblioteket skulle ivareta bevaringsbehovet ble drøftet i prosjektet forut for vedtaket, men ble forkastet. Følgende eksamensmateriale skal derfor bevares:

Alle eksamensbesvarelser mv. frem til og med skoleåret 1949/1950 bevares.
Eksamensoppgaver bevares.
Eksamensprotokoller bevares
For eksamensbesvarelser fra og med skoleåret 1950/1951 og frem til Kvalitetsreformen skal avsluttende avhandlinger til høyere grad (doktorgrad,

hovedfag eller tilsvarende) bevares i papirform.
For eksamensbesvarelser (vurderingsmateriale) fra og med Kvalitetsreformen skal følgende bevares:
- For Mastergraden eller tilsvarende utdanningsløp med klart forskningspreg bevares avsluttende oppgave
- For PhD-graden eller andre doktorgrader organisert som forskerutdanningsprogram bevares ett eksemplar av avhandlingen
- For Dr. philos bevares ett eksemplar av avhandlingen.
- Dokumentasjon av innholdet i prøveforelesninger bevares hvis det er krav om at slikt materiale skal innleveres
- Refuserte avhandlinger skal bevares, dersom det ikke finnes en revidert versjon som er godkjent ved senere innlevering etter fastsatt frist. Refuserte avhandlinger skal være godt merket for å hindre misbruk. Arkivverket vil gi innsyn etter gjeldende regler.

Kassasjon i strid med reglene i arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift er forbudt med mindre det er innhentet samtykke fra Riksarkivaren. (Jf. Arkivloven § 9, (c) og § 12.)

Periodisering og bortsetting av saksarkiv

Periodisering er behandlet i arkivforskriften § 13 og i Riksarkivarens forskrift kapittel 4. Innenfor papirarkiv innebærer dette å sette et kontrollert tidsskille i arkivet som har som formål å skille ut avsluttede saker for at disse kan overføres til bortsettingsarkiv. En arkivperiode skal normalt være på minst fire til fem år. Den elektroniske journalen for en periode kan omfatte flere perioder i arkivet. (jf. Riksarkivarens forskrift § 4-1, (1)). Dette er ikke benyttet ved Universitetet i Bergen. Arkivperiodene samsvarer med de arkivnøkler som er brukt i saksarkivet. Det er ikke foretatt noen periodisering i UiB sitt elektroniske arkivsystem, ePhorte. Arkivperioden 1948-1972 er ryddet og klar for avlevering til Statsarkivet i Bergen, men dette har ikke blitt gjennomført grunnet manglende magasinkapasitet.

Det emneinndelte saksarkivet ved UiB sitt sentralarkiv er inndelt i følgende perioder:

1948 - 1972
1973 - 1977
1978 - 1982
1983 - 1987
1988 - 1990
1991 - 1992
1993 - 1997
1998 - 2006
2006 - d. d

Personalmappene, også kalt KK-mapper (karrierekort-mapper), er ordnet etter navn, og de fleste er satt bort i bortsettingsarkiv når personer har sluttet. Personalmappene er inndelt i følgende perioder, med angitt plassering:

1967 - 1994 - sluttet innen 1994 - bortsettingsarkivet
1995 - 2002 - sluttet innen 2002 - bortsettingsarkivet
2002 - 2009 - sluttet innen 2009 – bortsettingsarkivet og fakultetene

*Det kan være noe overlapping mellom periodene

Den 1. januar 2009 tok Universitet i Bergen i bruk en personalarkivdel i ePhorte som er ordnet etter primære ordningsprinsipp - ansattnummer og sekundærprinsipp - arkivnøkkel ved UiB. Dette beskrives i større detalj i kapittel 5 i Rutinehåndboken.

Bestandsoversikt

Universitetet i Bergen er geografisk spredd over store områder og arkivbestanden er foreløpig bare delvis satt bort i sentrale lokaler. I det følgende beskrives arkivbestanden på et overordnet nivå og arkivenes fysiske plassering. Detaljert oversikt framgår av vedlegg til arkivplanen.

Et bortsettingsarkiv inneholder arkivmateriale i papir (saker), som ikke lenger er i aktivt bruk. Ved overføring av arkiv til bortsettingsarkiv er det viktig at arkivene beholder sin indre orden og struktur, og sin proveniens. Arkiver som overføres til bortsetting bør være ryddet, men dette prinsippet kan fravikes dersom tungtveiende hensyn taler for det. Et trekk ved arkivbestanden ved Universitetet i Bergen er at den er svært mangfoldig og uensartet. Arkivene har vokst fram i ulike administrative sammenhenger, i kulturer med varierende arkivfaglig fokus og kompetanse, noe som preger arkivtilstanden.

Sentraladministrasjonen har overført arkivmateriale til bortsettingsarkiv med arkiver fra 1948. Enkelte serier går til 2003. Dette arkivmaterialet omfatter en rekke ulike arkivskapere og arkivserier som saksarkiv, kopibøker, journaler, eksamensprotokoller, jf. allment arkivskjema.

Bestanden ved fakultetene er også kartlagt og bestandsoversikten ligger ved arkivplanen. Arkivene befinner seg i svært ulike lokaliteter av varierende kvalitet og det er ikke gjort noe anslag over totalt antall hyllemeter arkiver grunnet de mange ulike måter materialet er oppbevart på. Bestandsoversikt ved fakultetene er lagt ved arkivplanen.