Arkivorganiseringen

Arkivtjenesten ved Universitetet i Bergen var lenge desentralisert. Sentralarkivet var arkivtjenesten for universitetsledelsen og var tilknyttet universitetsdirektøren. Sentralarkivet hadde ansvar for deler av sentraladministrasjonen. Fakultetene og instituttene var egne arkivskapere og førte egne journaler. I mars 1992 tok sentraladministrasjonen ved universitetet i bruk elektronisk journaldatabase, men hadde flere arkivdeler. Dette er beskrevet nærmere i avsnittet om historiske journaldatabaser. Fakultetene tok fra 2000 gradvis i bruk elektronisk journal, og 1. april 2002 ble det opprettet én felles journaldatabase for universitetet. Først ved innføringen av fullelektronisk saksbehandlings- og arkivsystem 12. september 2006 fikk universitetet ett arkiv.

Arkivtjenesten ved Universitetet i Bergen inngår i den ordinære organisasjonsstrukturen. Da fullelektronisk saksbehandlings og arkivsystem (ephorte) ble innført i 2006, så bestod Arkivtjenesten ved Universitetet i Bergen av åtte dokumentsentre under faglig ledelse av arkivleder. Hvert dokumentsenter var et postmottak og journalførende enhet, og ble ledet av en arkivansvarlig. Det var ett dokumentsenter til hvert av fakultetene, ett for sentraladministrasjonen med Universitetsmuseet i Bergen og ett for Universitetsbiblioteket. Disse dokumentsentrene hadde ansvar for oppfølging av sine enheter.

Fra september 2011 så begynte en prosess med sentralisering av arkivtjenesten ved UiB. Først ut var dokumentsenteret ved Det psykologiske fakultet (DS07), som da ble innlemmet i dokumentsenteret for sentraladministrasjonen (DS01). Siden fulgte resten av de opprinnelige fakultetene, og Fakultet for kunst, musikk og design da dette ble opprettet januar 2017. I 2019 ble også dokumentsenteret ved Universitetsbiblioteket (DS08) sentralisert. På dette tidspunkt var da arkivtjenesten sentralisert og samlet ved Seksjon for dokumentasjonsforvaltning som den da het, som er en del av HR-avdelingen. Målsetninger med sentraliseringen har vært å utvikle en helhetlig, effektiv og faglig sterk dokumentasjonsforvaltning ved Universitetet i Bergen. Forvaltning da både av fullelektronisk arkiv og arkivmateriale i papir som Universitetet enda ikke har avlevert. I forbindelse med sentraliseringen så falt rollen arkivansvarlig bort da dokumentsentrene ble sentralisert. Arkivmedarbeiderne ved Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning, som enheten er kalt siden 2021, er nå delt inn i to grupper. En gruppe som følger opp sentraladministrasjonen og Universitetsmuseet i Bergen, og en gruppe som følger opp fakultetene.

Ansvar og fullmakter på arkivområdet

I dette avsnittet trekkes det opp roller og ansvar for det arkivfaglige arbeidet ved universitetet. Det følger av arkivforskriften at det overordnete ansvar for arkivet ligger til organets øverste ledelse, jf. arkivforskriftens § 1, andre ledd. I det følgende er det konkretisert hva ansvaret for arkivarbeidet innebærer for universitetets ledere, saksbehandlere og arkivtilsatte.

Det overordnede ansvaret for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet ved Universitetet i Bergen er i samsvar med lover og forskrifter ligger hos universitetsdirektøren, jf. arkivforskriftens § 1, andre ledd hvor det heter at «Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet»

Arkivleders ansvar

Administrativ tilknytning

  • Arkivleder er faggruppeleder ved Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning som er tilknyttet HR-avdelingen og rapporterer til avdelingsdirektør ved HR-avdelingen.

Arkivleders ansvar

  • Arkivleder har det faglige og det daglige ansvaret for universitetets samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av administrativt arkivmateriale.

  • Arkivleder har ansvar for at arkivene sikres som informasjonskilder for samtid og ettertid både gjennom forsvarlig oppbevaring og sikring av arkivene, og forsvarlige arkivdanningsprosesser, jf. arkivlovens § 6, jf. § 1.

  • Arkivleder skal påse at arkivdanningen, herunder saksbehandlingen, skjer i overensstemmelse med krav i arkivlov med forskrifter, offentleglova og annet relevant lov- og regelverk.

  • Arkivleder skal være i dialog med universitetets ledelse og avdelingsledere om arkivfaglige spørsmål, herunder å ha kontakt med Universitetsbiblioteket og fagmiljøer om forskningsarkiver der det er relevant, jf. Faghistorisk dokumentasjonsprosjekt.

  • Arkivleder skal utforme instrukser og retningslinjer for arkivdriften og for saksbehandlingsprosessene der det er relevant for arkivdanningen og bevaringen av arkiver.

  • Arkivleder skal påse at arkivfaglige hensyn blir ivaretatt i omorganiseringsprosesser, flytteprosesser og ved innføring og videreutvikling av administrative fagsystemer med arkivfunksjonalitet, jf. Riksarkivarens forskrift kapittel 3 (Krav til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokument). Det er derfor nødvendig at arkivleder på et tidlig tidspunkt involveres i omorganiserings- og endringsprosesser for å avklare eventuelle arkivfaglige implikasjoner. Arkivleder skal også informeres når det vurderes å utvikle eller anskaffe administrative system eller portaler som kan tenkes å inneholde arkivverdig og/eller journalføringspliktig informasjon.

  • Arkivleder skal bidra til at arkivtjenesten er organisert på en måte som best ivaretar formålet med arkivlov med forskrifter.

  • Arkivleder skal sikre at arkivdriften er effektiv og rasjonell, har høy servicegrad slik at interne og eksterne brukere av arkivet mottar de tjenester de har behov for.

  • Arkivleder skal sikre at arkivtjenesten bidrar til gode og tjenlige saksbehandlingsprosesser.

  • Arkivleder har det overordnede ansvar for opplæring i UiB sitt elektroniske saksbehandlings- og arkivsystem.

  • Arkivleder har et ansvar for å bidra til at arkivtjenesten ved universitetet styrker sin samlede arkivfaglige kompetanse.

  • Arkivleder skal, etter fullmakt, være universitetets kontaktperson utad i spørsmål som gjelder arkivtjenesten.

  • Arkivleder har ansvar for at krav om innsyn i UiB sine saksdokumenter blir behandlet i tråd med Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova).

  • Arkivleder har ansvar for at Universitetet i Bergen sin offentlige journal gjøres tilgjengelig.

  • Arkivleder har ansvar for at ordning og rydding av historiske saksarkiv skjer i tråd med Riksarkivarens retningslinjer for dette.

  • Arkivleder har ansvar for kontakt med Arkivverket i spørsmål om avlevering og deponering av universitetets administrative arkiver.

  • Arkivleder er systemansvarlig for det elektroniske saksbehandlings- og arkivsystemet ePhorte.

  • Arkivleder skal ha dialog med tjeneste- og driftsleverandører samt egen IT-avdeling om spørsmål om drift, vedlikehold og videreutvikling universitetets elektroniske saksbehandlings- og arkivsystem.

  • Arkivleder har ansvar for at det blir utformet retningslinjer for forvaltning av brukerrettigheter og tilgangsstyring i det fullelektroniske saksbehandlings- og arkivsystemet ePhorte.

  • Arkivleder skal bidra til at universitetet oppfyller krav satt av Riksarkivaren til Noark-godkjenning av administrative system med arkivverdig informasjon, jf. Riksarkivarens forskrift kapittel 3.

Arkivmedarbeidere

Tilsatte ved Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning har ansvar for å:

  • At mottatt post på papir som skal registreres i saksbehandlings- og arkivsystemet, skannes og registreres i tråd med retningslinjer for dette.

  • Behandle dokument som skal inngå i arkiv jf. Arkivforskriften § 12. Dette gjelder post mottatt både på papir og elektronisk.

  • Bidra til å kvalitetssikre journalen ved Universitetet i Bergen, og bidra til kvalitetssikring av registreringer i saksbehandlings- og arkivsystemet gjennom oppgaver som kontroll og avslutning av saker, oppfølging av enhetene med tanke på saks- og arkivsystemet.

  • Yte brukerstøtte til ledere og saksbehandlere.

  • Behandle henvendelser om historiske saksarkiv.

Ansvar tillagt ledere og saksbehandlere på arkivområdet

Lederes særlige ansvar

  • Ledere skal bidra til at UiB oppfyller Arkivlovens formål (§ 1) om å «tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida»

  • Bidra til at saksbehandlingsprosessene ved egen enhet er i samsvar med lover, forskrifter og interne retningslinjer for dette.

  • Ledere skal godkjenne dokumenter i tråd med delegasjonsreglementet ved UiB.

  • Løpende fordele brev og notater enheten har mottatt, eller sikre at dette er ivaretatt på en forsvarlig måte ved egen enhet.

  • Ha god dialog med Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning om egen enhet sine saksbehandlings- og arkivdanningsprosesser.

  • Informere arkivleder om omorganiseringsprosesser i god tid før disse finner sted slik at de nødvendige arkivfaglige vurderinger kan inngå som en del av prosessen.

  • Informere arkivleder når det vurderes å utvikle, innføre eller endre bruken av administrative systemer for å avklare eventuelle arkivfaglige forhold på et tidlig tidspunkt, jf. Arkivforskriften §§ 11 og 12, og Riksarkivarens forskrift kapittel 3. Blant annet om krav til Noark-godkjenning eller unntak fra denne standarden.

Saksbehandlere og ledere må bidra til at arkivdanningen og saksbehandlingsprosessene skjer i tråd med lover og forskrifter samt interne retningslinjer for dette.

Saksbehandleres ansvar:

Saksbehandlere skal:

  • Bruke universitetets elektroniske saksbehandlings- og arkivsystem i saksbehandlingen

  • Inngående e-post som er post til organet skal fortrinnsvis registreres i saksbehandlingssystemet av saksbehandler. Øvrig inngående brev og annen journalføringspliktig og/eller arkivverdig korrespondanse de har mottatt direkte skal sendes til Faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning for journalføring.

  • Returnere personlig adressert post til dokumentsenteret dersom det viser seg å være post til organet i tråd med retningslinjene for dette.

  • Avskrive restanser løpende, enten ved at brev og interne notater besvares eller ved at de tas til etterretning.

  • Ferdigstille saker de er saksansvarlige for, når saksbehandlingen anses som avsluttet og det ikke forventes ytterligere korrespondanse i saken.

  • Ha god dialog med arkivtjenesten om saksoppretting, for å sikre at saksdokumenter som hører til samme sakskompleks registreres i samme sak (får samme saksnummer). Det kan også være aktuelt å dele eller slå sammen saker dersom det viser seg å være hensiktsmessig.

  • Offentlighetsvurdere dokumenter før de sendes ut av egen enhet.

  • Sende dokumenter på elektronisk godkjenning i tråd med retningslinjer for dette.

  • Bidra til gode – og tjenlige saksbehandlingsprosesser.