Arkivorganiseringen

Arkivfunksjonen ved UiB

Arkivtjenesten ved Universitetet i Bergen var lenge desentralisert. Sentralarkivet var arkivtjenesten for universitetsledelsen og var tilknyttet universitetsdirektøren. Sentralarkivet hadde ansvar for deler av sentraladministrasjonen. Fakultetene og instituttene var egne arkivskapere og førte egne journaler.

På et tidspunkt begynte man å kalle arkivene «dokumentsenter». Før sentraliseringen av arkivfunksjonen (se nedenfor) hadde UiB av åtte dokumentsentre: et for sentraladministrasjonen med Universitetsmuseet (dokumentsenter 1), et ved hvert fakultet, og et ved Universitetsbiblioteket. arkivleder. Hvert dokumentsenter var et postmottak og journalførende enhet og ble ledet av en arkivansvarlig. Den faglige ledelsen lå hos arkivleder ved dokumentsenter 1.

Fra september 2011 begynte en prosess med sentralisering av arkivtjenesten ved UiB hvor dokumentsentrene ved de forskjellige fakultetene ble innlemmet i dokumentsenteret for sentraladministrasjonen («dokumentsenter 1», DS01).

Først ut var dokumentsenteret ved Det psykologiske fakultet (DS07). Siden fulgte resten av de opprinnelige fakultetene. Da Kunst- og designhøgskolen i Bergen (KHiB) ble funsjonert med UiB i 2017 til Fakultet for kunst, musikk og design (UiB), ble arkivfunksjonen innlemmet i DS01. I 2019 ble også dokumentsenteret ved Universitetsbiblioteket (DS08) sentralisert.

Dokumentsenter 1 ble overført fra universitetsdirektørens kontor til HR-avdelingen 01.01.2016.[1] Det byttet navn til «seksjon for dokumentasjonsforvaltning» 01.01.2018.[2] Siden 01.01.2021 har enheten navnet «faggruppe for dokumentasjons- og systemforvaltning» og vært underlagt seksjon for HR-fellestjenester.[3]

Arkivsystem

I mars 1992 tok sentraladministrasjonen ved universitetet i bruk elektronisk journaldatabase en arkivdel per fakultet. Dette er beskrevet nærmere i avsnittet om historiske journaldatabaser.

Fakultetene tok fra 2000 gradvis i bruk elektronisk journal. 1. april 2002 ble det opprettet én felles journaldatabase for universitetet.

Ved innføringen av fullelektronisk saksbehandlings- og arkivsystem 12. september 2006 fikk universitetet ett arkiv (arkivenhet) med en journalenhet per dokumentsenter.

Ansvar og fullmakter på arkivområdet

«Den øvste leiinga … har ansvar for at det blir ført internkontroll med at dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda, blir forvalta etter arkivlova med forskrifter.»[4]

Arkivleder har «delegert faglig ansvar [for] UiBs arkiver, herunder vedlikehold og arkivplan».[5]

Enheten for dokumentasjonsforvaltning

  • har det faglige og det daglige ansvaret for universitetets samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av administrativt arkivmateriale

  • skal sørge for at arkivdanningen skjer i henhold til arkivloven med forskrifter skal være i dialog med universitetets ledelse og avdelingsledere om arkivfaglige spørsmål, herunder å ha kontakt med Universitetsbiblioteket og fagmiljøer om forskningsarkiver der det er relevant

  • utforme og vedlikeholde instrukser og retningslinjer for dokumentasjonsforvaltning

  • påse at arkivfaglige hensyn blir ivaretatt i omorganiseringsprosesser (med betydning for arkivering, flytteprosesser og ved innføring av informasjonssystemer

    • Det er derfor nødvendig at enheten på et tidlig tidspunkt involveres i omorganiserings- og endringsprosesser for å avklare eventuelle arkivfaglige implikasjoner.

    • Arkivleder skal også informeres når det vurderes å utvikle eller anskaffe administrative system eller portaler som kan tenkes å inneholde arkivverdig og/eller journalføringspliktig informasjon.

  • skal være organisert på en måte som best ivaretar formålet med arkivlov med forskrifter.

  • skal ha en effektiv og rasjonell drift

  • skal ha høy servicegrad, slik at interne og eksterne brukere av arkivet mottar de tjenester de har behov for

  • bidra til gode og tjenlige saksbehandlingsprosesser

  • har ansvaret for opplæring i UiBs sakarkivsystem

  • skal styrke sin samlede arkivfaglige kompetanse

  • har en koordinerende rolle ved behandling av innsynskrav, se /rutinesamling/innsyn

  • publisere offentlig journal

  • sørge for at ordning og rydding av historiske saksarkiv skjer i tråd med gjeldende regler

  • har ansvar for dialog med Nasjonalarkivet i spørsmål om avlevering og deponering av universitetets administrative arkiver

  • er systemansvarlig for UiBs sakarkivsystem (avdelingsdirektør er systemeier)

  • skal ha dialog med tjeneste- og driftsleverandører samt egen IT-avdeling om spørsmål om drift, vedlikehold og videreutvikling av sakarkivsystemet

  • har ansvar for retningslinjer for forvaltning av brukerrettigheter og tilgangsstyring i sakarkivsystemet

  • skal registrere dokumentasjon de mottar i forskjellige kanaler, i sakarkivsystemet i henhold til gjeldende regler

  • skal kvalitetssikre dokumentasjon som blir registrert i sakarkivsystemet

Alle ansatte skal behandle dokumentasjon i tråd med arkivloven med forskrifter samt interne retningslinjer.

Ledere skal fordele dokumenter som blir registrert eller fordelt til deres enhet.