ABC for arkivering

Dette er en kortfattet oversikt over hva som skal arkiveres og hva som er viktig å tenke på når man arkiverer.

Hva skal arkiveres i Elements?

Alt som er journalføringspliktig. Dette omfatter mer enn de fleste er klar over. Unntak gjelder bare der hvor vi har fått innvilget dispensasjon fra Riksarkivaren.
Mye av det som skal bevares for ettertiden. Dette skal senere avleveres til Arkivverket, og da må det arkiveres i og behandles i et sakarkivsystem som Elements.

Og merk at journalføringsplikten i vårt tilfelle også gjelder brev, meldinger og notater som sendes fra administrasjonen til et styre samt det som utveksles mellom fakulteter.

Videre lesning:

Hva er viktig når du arkiverer?

Oppsummert handler det om å sørge for at

dokumenter/dokumentasjon er gjenfinnbar
taushetsbelagte opplysninger ikke er tilgjengelig for uvedkommende – men samtidig at prinsippet om en offentlig forvaltning ivaretas!

Hvis du ikke gjør dette, må arkivtjenesten gjøre det. Det tar imidlertid lenger tid for oss som ikke kjenner saken. Det fører til at vi har mindre tid til de andre kontrolloppgavene vi har.

Gjenbruk saksmapper 

Søk etter en eksisterende sak før du arkiverer noe!

Her finner du veiledning for søk i Elements.

Bruk beskrivende titler for saksmapper og journalposter 

Lag en beskrivende tittel for å sikre at det blir enkelt å finne igjen saken – både for deg og andre, for i dag og for fremtiden.

Tips: Tenk på hvilke ord det er naturlig å bruke hvis noen vil finne saken.

Her finner du veiledninger for oppretting av saksmappe i Elements.

Bruk riktig arkivdel for personaldokumentasjon 

Når du oppretter en personalmappe, velg alltid arkivel PERSONAL («Personalarkiv for UiB»). Samme personalmappe skal ikke brukes for flere personer.

Ta kontakt med arkivtjenestens brukerstøtte dersom du er usikker.

Dersom du importerer en lengre korrespondanse (for eksempel en e-posttråd): Velg internt notat (N eller X avhengig av om noen skal ha restanse) og gi journalposten en beskrivende tittel (for eksempel «Korrespondanse med X om Y»).

Skjerm taushetsbelagte opplysninger 

Du må bruke tilgangskode på journalposter med taushetsbelagte opplysninger og journalposter i personalarkivet. Ellers vil alle Elements-brukere få tilgang til dokumentene.

Du må skjerme taushetsbelagte opplysninger i saks- eller journalposttittel. Ellers vil de være synlig i offentlig journal.

Opplysninger som ikke er taushetsbelagt, skal ikke skjermes, da de skal være synlig i offentlig journal. (Men journalposten kan likevel ha en tilgangskode selv om tittelen ikke skal skjermes.)

Unntak: Navn i tittel på personalmapper skjermes alltid.

Les mer om tilganger og skjerming i Elements.

Legg inn riktig dokumentdato 

Hvis du ikke gjør noe med feltet kalt dokumentdato, får journalposten automatisk dagens dato. Hvis dokumentet har en annen dato enn dagens, må dette endres. Dette er viktig både for at offentlig journal skal gi korrekt informasjon om virksomhetens inn- og utgående dokumentasjon, og for at det skal være mulig å søke opp dokumentasjon i sakarkivsystemet etter dato.

Hvis et dokument har flere datoer, for eksempel en kontrakt undertegnet av flere personer til forskjellige datoer, er dokumentdato den seneste oppgitte datoen på dokumentet.

Her finner du veiledninger for skjerming av informasjon i sakarkivsystemet:

Skjerming av saker i Elements. (Se videoen «Registrere en fast tilgangsgruppe på sak» her for å se hvordan du redigerer en sak som allerede er opprettet.)
Skjerming av journalpost i Elements

Ordforklaringer 

Dokument 

en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring, overføring eller lignende[1]

Eksempler: Word-dokument, PDF-dokument, en bildefil, en e-post, en tekstmelding

Saksdokument 

dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet[2]

Det vil si: alt en som ansatt i organet mottar, sender fra seg eller forfatter.

Journalpost 

En journalpost er en registrering i sakarkivsystemet som består av et saksdokument med eventuelle vedlegg og tilhørende opplysninger (metadata).

Det finnes forskjellige typer journalposter, såkalte dokumenttyper. Les om de ulike dokumenttypene her.

Saksmappe 

Inneholder alle journalposter som tilhører samme aktivitet/prosess.

En aktivitet kan kan være å ansette noen eller å tilrettelegge studier for noen. Det er også en aktivitet når UiB gjør et innkjøp eller sender en henvendelse eller søknad til noen andre.

Hovedregelen er at det skal være én mappe per aktivitet og objekt (personen som skal ansettes, studenten det skal tilrettelegges for, varen som skal kjøpes, dispensasjonen det søkes om). Dette kalles enkeltsak. Når aktiviteter henger tett sammen og antall journalposter for hver aktivitet er liten, brukes ofte samlesaker.

Saker som gjelder ansatte, skal alltid være enkeltsaker. Det vil si at de kun gjelder én ansatt, men saken kan følge den ansatte gjennom hele ansettelsesperioden. De oppbevares i en egen arkivdel (personal) hvor de er knyttet til personens ansattnummer. Dette er for å sikre at de blir behandlet riktig også på lang sikt.

Sakarkiv 

Den delen av arkivet som inneholder saksdokumenter.

Avskrivning/restanse 

Du avskriver en journalpost du er mottaker av når du har avsluttet behandlingen av den. En restanse er en mottatt journalpost som ikke er avskrevet og dermed fortsatt under behandling.

Administrativ enhet 

En administrativ enhet kan være et fakultet, et institutt eller en avdeling ved UiB. I Elements har hver bruker en (eller flere) rolle(r) ved sin enhet (og i noen tilfeller ved flere enheter). Alle saksmapper og journalposter tilhører en administrativ enhet og er fordelt til en saksbehandler ved enheten.

I Elements kan man søke opp en liste over alle de administrative enhetene med tilhørende stedkoder. Noen av disse enhetene finnes ikke lenger - sorter på dato i kolonnen «Nedlagt» for å se hvilke som er aktive. (NB! Man må ha en Elements-bruker for å få tilgang til denne listen.)

Sist endret: 25.06.2024

Dokumenttype	Bruksområde
Inngående brev (I)	Brev UiB mottar fra en ekstern avsender.
Utgående brev (U)	Brev UiB sender til en ekstern mottaker.
Internt notat (N)	Både avsender og mottaker er interne. Mottaker(e) får en restanse som må avskrives.
Internt notat uten oppfølging (X)	Kan være uten mottaker. Eventuelle mottakere er interne og får ingen restanse. Brukes for eksempel for kontrakter, referat, arbeidsnotat.
Saksfremlegg/innstilling (S)	Saksdokumenter for styrer og utvalg som benytter møtemodulen.
Dokumentpost i saksmappe (Y)	Skal som hovedregel ikke brukes.