Offentlig journal

Alle journalførte dokumenter vises i UiBs offentlige journal, som publiseres på eInnsyn med omtrent en ukes forsinkelse etter journalføring.

Merknad

Merk at vi høsten 2026 fortsatt er på etterskudd med publisering av offentlig offentlig på grunn av overgang til nytt sakarkivsystem.

Hva vises i offentlig journal?

Dokumenter registreres i journalen med

  • tittel (på dokumentet)

  • tittel på saken som dokumentet tilhører dokumenttype (internt notat, inngående brev, utgående brev)

  • saks- og dokumentnummer

  • journaldato

  • saksbehandler og saksansvarlig

  • avsender eller mottaker

  • hjemmel dersom dokumentet er unntatt fra innsyn

Taushetsbelagte metadata skjermes.

Kontroll av offentlig journal før publisering

Dette er siste kvalitetssjekk før publisering av offentlig journal. Vi følger prinsippene fra journalføring og kontroll av saker og korrigerer eventuelle feil.

Sjekkliste:

  • Tittel 1 på dokument og sak har ingen taushetsbelagte opplysninger.

  • Titler er uten skrivefeil.

  • Dokumentet er arkivert i riktig sak.

  • Dokumentet har riktig skjerming.

  • Avsendere/mottakere som er fysiske personer, er markert som dette.

Her er en liste over søkeord for kontroll av offentlig journal.

Viktig å være klar over:

  • Noen ganger vil man oppdage at en underskjermet journalpost er ledsaget av mange eldre journalposter i samme sak som ikke har rett skjerming. Da skjermes også disse.

  • Journalposter av typen «ber om registrering i SAP» kan inneholde ansattnummer, fødselsnummer, bankkontonummer og informasjon om sykdom. Disse må skjermes deretter.

  • Alt som gir indikasjoner om sykdom må skjermes med PT/ST. Særlig dokumenter vedrørende permisjoner, vikariater, forlengelser og utsettelser kan inneholde informasjon om sykdom hos navngitte personer.

  • Personnavn i tittelen på ph.d.-saker skjermes normalt ikke, men når saken inneholder dokumenter som normalt krever skjerming av navn, skjermes også navnet i tittelen.

Publisering av offentlig journal

Vi publiserer offentlig journal på eInnsyn omtrent en uke etter at dokumentene er journalført.

Retningslinjer for offentlighet for dokumenter ved UiB

Advarsel

Retningslinjene er ikke blitt oppdatert på flere år og må derfor brukes med skjønn.