Saker til kontroll
Saker dukker opp i søket ”Saker til kontroll” eller «Personalsaker til kontroll» når den saksansvarlige saksbehandleren har opprettet saken. Da har den status Reservert, og arkivtjenesten skal så kontrollere at saken følger gjeldende rutiner før saken får status Under behandling.
Sjekkliste for kontroll av saker
Dokumentasjonsforvalteren vurderer først følgende:
Er saken i riktig arkivdel? Om ikke, flyttes saken til personalarkivet.
Inneholder saken minst én journalført journalpost? Om ikke, la saken ligge. Kontakt saksbehandler dersom det ligger reserverte journalposter som ikke har vært rørt på en stund, for å høre hva de vil gjøre med saken. Kanskje den kan utgå.
Finnes det en sak fra før? Dersom det finnes en passende sak fra før, flyttes innholdet over dit. Husk å gi beskjed til saksbehandleren!
Deretter ser vi nærmere på saken:
Sakstittel skal være beskrivende og etter gjeldende rutine (dersom det finnes en rutine) og
følge norsk rettskrivning,
ikke inneholde forkortelser med unntak av forkortelser i parentes, eller allment kjente forkortelser som UiB eller NAV,
ikke være skrevet med STORE BOKSTAVER,
ha skjermet personnavn dersom temaet for saken tilsier dette,
inneholde informasjonen som er nødvendig for at brukere av arkivet både nå og i fremtiden skal kunne finne frem til sakens dokumenter på en enkel måte.
Saken skal ligge ved rett administrativ enhet. Her stoler vi som regel på saksbehandlers vurdering.
Saken skal ha en fornuftig klassering etter gjeldende rutine (dersom det finnes en rutine).
Sjekkliste for kontroll av personalsaker
Dokumentasjonsforvalteren vurderer først følgende:
Er saken i riktig arkivdel? Om ikke, flyttes saken til saksarkivet.
Inneholder saken minst én journalført journalpost? Om ikke, la saken ligge. Kontakt saksbehandler dersom det ligger reserverte journalposter som ikke har vært rørt på en stund, for å høre hva de vil gjøre med saken. Kanskje den kan utgå.
Finnes det en sak fra før? Dersom det finnes en passende sak fra før, flyttes innholdet over dit. Husk å gi beskjed til saksbehandleren!
Deretter ser vi nærmere på saken:
Sakstittel skal være beskrivende og etter gjeldende rutine (dersom det finnes en rutine) og
følge norsk rettskrivning,
ikke inneholde forkortelser med unntak av forkortelser i parentes, eller allment kjente forkortelser som UiB eller NAV,
ikke være skrevet med STORE BOKSTAVER,
ha skjermet personnavn, i riktig rekkefølge (Etternavn, Fornavn),
inneholde informasjonen som er nødvendig for at brukere av arkivet både nå og i fremtiden skal kunne finne frem til sakens dokumenter på en enkel måte.
Saken skal ligge ved rett administrativ enhet. Her stoler vi som regel på saksbehandlers vurdering.
Saken skal ha tilgangskode P med hjemmel Personalmappe.
Personalsaker skal ha ansattnummer (som unntas offentlighet). Ansattnummer settes som 00000000 dersom personen ennå ikke har fått et ansattnummer.
Saken skal ha en fornuftig sekundærklassering etter gjeldende rutine (dersom det finnes en rutine).
Det skal være en toveis lenke mellom tilsettingssaken i saksarkivet og korresponderende personalmappe om tilsettingen i personalarkivet.